數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試工作分析范文

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《浙江檔案雜志》2016年第三期

2010年6月，國(guó)家檔案局出臺(tái)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，進(jìn)一步規(guī)范和引導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化深入發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，國(guó)家檔案局于2014年12月出臺(tái)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》，組織專(zhuān)家對(duì)多地?cái)?shù)字檔案館進(jìn)行測(cè)試，產(chǎn)生了首批“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”。2015年9月，紹興市數(shù)字檔案館作為全國(guó)首批接受測(cè)試的數(shù)字檔案館之一，通過(guò)了國(guó)家檔案局技術(shù)部組織的專(zhuān)家測(cè)試。本文圍繞數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試工作談點(diǎn)認(rèn)識(shí)，以期為有關(guān)單位開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)提供有益借鑒。

1數(shù)字檔案館測(cè)試流程

一是參測(cè)單位提出申請(qǐng)。參加測(cè)試的單位按照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》第六條要求，由省級(jí)檔案行政管理部門(mén)認(rèn)定后填寫(xiě)紙質(zhì)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試申請(qǐng)表》并附電子版的自測(cè)試情況材料，自測(cè)試情況材料主要包括各項(xiàng)指標(biāo)自測(cè)試得分、自查情況描述、必要的證明材料等內(nèi)容。二是國(guó)家檔案局批復(fù)。國(guó)家檔案局技術(shù)部負(fù)責(zé)對(duì)測(cè)試申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審查，判斷是否符合測(cè)試要求，必要時(shí)組織相關(guān)人員到申請(qǐng)單位進(jìn)行查看。之后，國(guó)家檔案局以文件形式對(duì)參測(cè)單位提出的測(cè)試申請(qǐng)予以批復(fù)，確定同意組織測(cè)試、測(cè)試專(zhuān)家組成、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試時(shí)間等。三是專(zhuān)家組現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試。現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試分兩部分工作，一是技術(shù)測(cè)試，二是綜合評(píng)估。技術(shù)測(cè)試工作內(nèi)容主要包括“基礎(chǔ)設(shè)施”部分的所有指標(biāo)、“系統(tǒng)功能”部分的所有三級(jí)指標(biāo)核對(duì)以及“檔案資源建設(shè)”部分的所有指標(biāo)；綜合評(píng)估是在技術(shù)測(cè)試工作基礎(chǔ)上對(duì)技術(shù)測(cè)試的結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)其他測(cè)試指標(biāo)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試。現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試提供的材料可使用電子版，專(zhuān)家審閱材料時(shí)使用計(jì)算機(jī)。四是測(cè)試結(jié)果審批。現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試結(jié)果符合《測(cè)試辦法》要求的報(bào)國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)審批后，國(guó)家檔案局將發(fā)文進(jìn)行認(rèn)定，認(rèn)定不涉及具體得分。國(guó)家檔案局在每年適當(dāng)時(shí)候通報(bào)全國(guó)數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試工作情況。

2數(shù)字檔案館測(cè)試指標(biāo)解析

數(shù)字檔案館測(cè)試主要按照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試指標(biāo)表》的要求進(jìn)行測(cè)試，整個(gè)評(píng)估指標(biāo)體系依托于《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》設(shè)計(jì)，分為基礎(chǔ)設(shè)施（12分）、系統(tǒng)功能（12分）、檔案資源（52分）、保障體系（14分）、服務(wù)績(jī)效（10分）5大塊，共99個(gè)指標(biāo)點(diǎn)104個(gè)小項(xiàng)，總分為100分。

2.1數(shù)字檔案館測(cè)試指標(biāo)分類(lèi)整個(gè)數(shù)字檔案館測(cè)試指標(biāo)大體上可以分為四類(lèi)：定性類(lèi)、定量類(lèi)、測(cè)查類(lèi)和評(píng)價(jià)類(lèi)。定性類(lèi)指標(biāo)主要考查“有沒(méi)有”“是不是”和“對(duì)不對(duì)”，比如“主機(jī)房供電系統(tǒng)應(yīng)采用雙路供電并配備不間斷電源”就是考查“有沒(méi)有”，其印證方法就是提供原始材料、實(shí)證材料或進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查看。定量類(lèi)指標(biāo)主要考查“有多少”“達(dá)到什么程度”，比如“近3年來(lái)在館內(nèi)通過(guò)數(shù)字檔案館查檔的利用人次”就是考查“有多少”，其印證方法就是提供數(shù)據(jù)原始材料、計(jì)算結(jié)果或指標(biāo)吻合程度。測(cè)查類(lèi)指標(biāo)主要考查“是否超標(biāo)”“現(xiàn)場(chǎng)情況抽查”，比如“通過(guò)系統(tǒng)單次檢索查閱檔案目錄信息計(jì)算機(jī)響應(yīng)時(shí)間不超過(guò)5秒，全文信息不超過(guò)20秒”就是考查“指標(biāo)是否超標(biāo)”，其印證方法是做好相應(yīng)的基礎(chǔ)工作，由專(zhuān)家根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)測(cè)查情況而定。評(píng)價(jià)類(lèi)指標(biāo)主要考查“用戶評(píng)價(jià)度”“專(zhuān)家評(píng)價(jià)度”等，比如“政務(wù)網(wǎng)用戶對(duì)數(shù)字檔案館操作和服務(wù)滿意度”就是考查“用戶評(píng)價(jià)度”，其印證方法是通過(guò)一定的測(cè)評(píng)手段取得相應(yīng)的評(píng)價(jià)度。

2.2部分不夠量化模糊性數(shù)字檔案館測(cè)試指標(biāo)解析一是基礎(chǔ)設(shè)施部分，分列如下。“主機(jī)房供電系統(tǒng)應(yīng)采用雙路供電并配備不間斷電源”：雙路供電指主機(jī)房有兩條供電線路，而非特指兩個(gè)不同電網(wǎng)。“主機(jī)房消防系統(tǒng)可配置高壓細(xì)水霧滅火系統(tǒng)、潔凈氣體滅火系統(tǒng)”：滅火系統(tǒng)不能采用水噴淋滅火系統(tǒng)。“主機(jī)房溫濕度應(yīng)控制在開(kāi)機(jī)溫度18℃—28℃，濕度35%—75%；關(guān)機(jī)溫度5℃—35℃，濕度20%—80%范圍內(nèi)；應(yīng)配備專(zhuān)用空調(diào)設(shè)施”：至少應(yīng)提供近三個(gè)月的溫濕度詳細(xì)記錄。“局域網(wǎng)主干線路采用光纖鋪設(shè)，核心交換機(jī)等關(guān)鍵網(wǎng)絡(luò)設(shè)備冗余”：注意冗余不能采用冷備方式。“接入政務(wù)網(wǎng)，并開(kāi)展數(shù)字檔案接收、共享利用和在線監(jiān)督指導(dǎo)等業(yè)務(wù)”：其中在線監(jiān)督指導(dǎo)指采用包括在線解答、郵件咨詢、留置問(wèn)題解答等多種方式向立檔單位提供檔案業(yè)務(wù)支持。“配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測(cè)、安全審計(jì)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施”：安全設(shè)施的配備主要根據(jù)在三網(wǎng)部署系統(tǒng)在等保或分保的不同要求進(jìn)行，并不單是局域網(wǎng)要求。“配備離線備份設(shè)備”：可采用光盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶等。“設(shè)置數(shù)字化工作用房”：數(shù)字化工作用房滿足防潮、防火、防盜及電力供應(yīng)持續(xù)穩(wěn)定等方面要求，同時(shí)國(guó)家檔案局也強(qiáng)調(diào)數(shù)字化掃描臨時(shí)存放區(qū)等同于庫(kù)房管理。“使用滿足系統(tǒng)正常運(yùn)行的正版軟件”：要求提供軟件正版授權(quán)證明，同時(shí)在服務(wù)器和客戶端應(yīng)只安裝具有相應(yīng)授權(quán)的軟件，確保無(wú)盜版軟件。

“布設(shè)局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)上開(kāi)展數(shù)字檔案收、管、存、用各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作”：收集是指通過(guò)在線或離線方式接收立檔單位產(chǎn)生的電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化復(fù)制件和重要數(shù)字信息資源；管理是對(duì)館藏各類(lèi)數(shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類(lèi)、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作，使無(wú)序信息有序化，并實(shí)施有效控制；保存是對(duì)數(shù)字檔案信息采取必要的管理和技術(shù)措施進(jìn)行有效和安全存儲(chǔ)，主要從兩方面評(píng)價(jià)：一是長(zhǎng)久保存策略是否科學(xué)，二是存儲(chǔ)技術(shù)和載體選擇是否合理；利用是指根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過(guò)因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。二是系統(tǒng)功能部分，分列如下。“能夠?qū)邮漳夸洈?shù)據(jù)、數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)”：由于現(xiàn)在暫無(wú)相應(yīng)的四性檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，可按各自理解的四性要求采用人工或工具等內(nèi)容進(jìn)行檢測(cè)，但應(yīng)提供相關(guān)工作清單。“能接收文本、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)等不同類(lèi)型數(shù)字檔案”：其中的數(shù)據(jù)庫(kù)接收是指來(lái)源的數(shù)字檔案為數(shù)據(jù)庫(kù)形式，但通過(guò)一定技術(shù)手段把數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案館可識(shí)別的格式，再進(jìn)行導(dǎo)入。“具備數(shù)據(jù)組織功能，具備多種分類(lèi)方式并可定制、可擴(kuò)展；具備數(shù)字檔案編目功能”：其中多種分類(lèi)方式是指對(duì)數(shù)據(jù)能進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，具備一定分類(lèi)方法，例如具備類(lèi)別－全宗－案卷－文件或全宗－類(lèi)別－年度－案卷－文件等；編目功能是指按照一定規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄庫(kù)的過(guò)程。“具備數(shù)據(jù)編輯、功能”：檔案信息可根據(jù)需要到政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)上，在之前需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的編輯，例如篩選字段、轉(zhuǎn)換格式、壓縮、加水印等，編輯完成后系統(tǒng)可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)出。“具備調(diào)卷、出入庫(kù)登記、檔案位置指示、保管狀況描述等輔助實(shí)體檔案管理功能”：這里的調(diào)卷是指導(dǎo)系統(tǒng)可以實(shí)施調(diào)卷申請(qǐng)與響應(yīng)，能查閱檔案的調(diào)閱狀況、被誰(shuí)借閱過(guò)、調(diào)閱頻率等，出入庫(kù)登記是指系統(tǒng)能提示檔案是否被借出、是否超期等，檔案位置指示是指系統(tǒng)能顯示存放位置、統(tǒng)計(jì)排架長(zhǎng)度等，保管狀況描述是指系統(tǒng)具備對(duì)保存的實(shí)體檔案的在庫(kù)狀態(tài)、損毀情況、修裱情況、縮微、數(shù)字化、保管期限、載體情況、酸堿度、蟲(chóng)害等的綜合記錄與描述。

“具備分類(lèi)存儲(chǔ)功能”：分類(lèi)存儲(chǔ)是指系統(tǒng)具備按照年度、單位、保管期限、格式、類(lèi)型等對(duì)電子檔案進(jìn)行組織存儲(chǔ)的功能，可以指定不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的區(qū)域，這種位置的指定應(yīng)該可擴(kuò)展，以滿足海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需要。“具備數(shù)字檔案向標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換功能”：并不一定要求在數(shù)字檔案館軟件系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，可以調(diào)用外部工具軟件，完成相應(yīng)的轉(zhuǎn)換功能。“具備檔案利用審核、審批功能”：對(duì)利用者所需檔案信息在提供利用之前的把關(guān)，根據(jù)利用者的申請(qǐng)，接待人員通過(guò)系統(tǒng)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)利用規(guī)定進(jìn)行審核、審批，并授權(quán)。“具備利用過(guò)程記錄監(jiān)控功能”：對(duì)利用者查閱檔案信息的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控記錄，包括利用檔案的調(diào)卷、打印、復(fù)印、數(shù)字檔案的下載等。“具備日志記錄、操作審計(jì)功能”：日志記錄是指系統(tǒng)對(duì)所有操作行為能夠自動(dòng)記錄，并可備查檢索；操作審計(jì)應(yīng)根據(jù)三員分離原則，由專(zhuān)門(mén)的安全審計(jì)員角色對(duì)其他二員的操作日志進(jìn)行審計(jì)。三是檔案資源部分，分列如下。“接收數(shù)字檔案符合《電子檔案移交接收辦法》、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定”：接收的數(shù)字檔案以件為單位整理的，按每10件折為1卷，按卷計(jì)算比例，數(shù)字化質(zhì)量認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)主要是指數(shù)據(jù)掛接錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)質(zhì)量不合規(guī)、目錄數(shù)據(jù)或圖像文件不完整等問(wèn)題。“建立涵蓋所有數(shù)字檔案、具備長(zhǎng)期保存和安全的資源總庫(kù)”：資源總庫(kù)是涵蓋所有館藏?cái)?shù)字資源的一個(gè)庫(kù)，相對(duì)于管理庫(kù)和利用庫(kù)，長(zhǎng)期保存主要是從數(shù)據(jù)格式（標(biāo)準(zhǔn)化、開(kāi)放性）、存儲(chǔ)方式（減少技術(shù)依賴性）等角度考慮。“按照收、管、存、用等不同業(yè)務(wù)環(huán)境，劃分安全域并實(shí)施邊界控制管理”：可以按照數(shù)字檔案館系統(tǒng)收、管、存、用業(yè)務(wù)來(lái)劃分，根據(jù)業(yè)務(wù)設(shè)置安全訪問(wèn)控制和邊界控制策略，配備滿足安全策略的技術(shù)設(shè)備，形成四個(gè)不同的“安全域”，目的是確保不同業(yè)務(wù)中使用檔案資源的安全性。“通過(guò)技術(shù)手段防止數(shù)字檔案資源被篡改”：可采用水印、版式固定、數(shù)字摘要、文件監(jiān)控等技術(shù)手段。

四是保障體系部分，分列如下。“制度制定與實(shí)施”：建立完整的、具有可操作性的數(shù)字檔案館管理制度，并且在實(shí)際的建設(shè)和維護(hù)過(guò)程，應(yīng)嚴(yán)格按照制度要求，留存各類(lèi)表單。“檔案數(shù)字化工作人員通過(guò)安全審查”：檔案數(shù)字化外包時(shí)需對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行無(wú)犯罪記錄、公司無(wú)外資背景審查。“數(shù)字檔案館運(yùn)行維護(hù)經(jīng)費(fèi)保障”：運(yùn)維費(fèi)包括設(shè)備購(gòu)置、耗材、軟件服務(wù)費(fèi)等。“項(xiàng)目建設(shè)符合規(guī)定，執(zhí)行國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”：分階段建設(shè)的項(xiàng)目，核心系統(tǒng)符合項(xiàng)目驗(yàn)收要求即可。五是服務(wù)績(jī)效部分，分列如下。“實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全流程管理”：數(shù)字檔案的收、管、存、用都在系統(tǒng)上進(jìn)行。“實(shí)現(xiàn)輔助實(shí)體檔案管理”：實(shí)體檔案的信息管理都在系統(tǒng)上進(jìn)行。“按計(jì)劃向政務(wù)網(wǎng)提供數(shù)字檔案已全部上載”和“按計(jì)劃向因特網(wǎng)提供數(shù)字檔案已全部上載”：以前一年的工作記錄為測(cè)試對(duì)象。“能夠提供數(shù)字檔案資源館際共享”：指不同檔案館之間共享檔案目錄或全文，可異地出具查檔證明。

3數(shù)字檔案館測(cè)試準(zhǔn)備工作

具體來(lái)說(shuō)，準(zhǔn)備工作可分為四個(gè)階段：一是自查階段。熟悉和掌握數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試指標(biāo)表的要求，并在此基礎(chǔ)上對(duì)照實(shí)際情況進(jìn)行初步自查；二是整改階段。按照實(shí)際情況，及時(shí)整改和彌補(bǔ)在自查階段發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題；三是自檢階段。按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自查認(rèn)定，明確自扣分情況和理由，并準(zhǔn)備好依據(jù)性材料和匯報(bào)材料；四是迎檢階段。向省檔案局提出測(cè)試申請(qǐng)，等待國(guó)家檔案局批復(fù)同意測(cè)試，同時(shí)對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行安排，做好迎接測(cè)試組的準(zhǔn)備。

作者：倪永春 單位：紹興市檔案局