醫(yī)院科技檔案管理工作的改進范文

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《城建檔案雜志》2015年第四期

一、改進措施

1．宣傳檔案法規(guī)加強領導認識北京市昌平區(qū)婦幼保健院的檔案管理工作由副書記直接領導，并由信息科主任負責，為檔案工作的順利開展提供了可靠的保證。檔案員利用各種形式向領導、全院職工大力宣傳《檔案法》、《科學技術檔案管理暫行規(guī)定》以及科技檔案的重要性，爭取領導的支持和科室的配合，增強醫(yī)務人員自覺歸檔的意識。

2．全面開放收集科技檔案科技檔案收集是檔案工作的基礎，收集的完整、準確、及時是保證科技檔案有效價值的根本保證。擴大科技檔案的收集視野，以檔案室為中心主動“輻射”，把屬于科技檔案的材料全部收集到。擴大科技檔案的收集范圍、收集內容，檔案員到各個科室、病區(qū)收集歸檔材料，提醒各科負責人歸檔時間。收集每一項完整的科研材料，收集科研項目全過程的、全方面的記錄，收集成果性、總結性、鑒定性和獲獎證書的歸檔材料。提高檔案員的工作態(tài)度，明確工作責任，甚至予以獎懲，提高檔案員收集的主動性和積極性，保證科技檔案收集的全面、準確、及時。

3．健全完善科技檔案管理制度醫(yī)院檔案的科學規(guī)范管理，能夠為醫(yī)院發(fā)展提供寶貴借鑒，對推動醫(yī)院的學術、技術進步，推動醫(yī)院管理水平的提高具有重要的支持作用。建立科技檔案管理制度，結合醫(yī)院實際制訂了《科技檔案工作制度》、《科技檔案歸檔范圍與要求》，科研檔案管理納入了管理制度和有關人員的職責范圍。

4．科技檔案工作納入同步管理北京市昌平區(qū)婦幼保健院真正實行了“三納入”、“四同步”的管理制度。把科技檔案的形成、收集、管理、歸檔工作納入醫(yī)院工作程序；科技檔案歸檔納入工作計劃；把科技檔案管理納入職責范圍。計劃任務與要求歸檔同步；檢查科研進度與檢查科研材料同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；評審科研成果與檔案室出具科研課題歸檔證明材料同步。各科課題從立項起，由負責人收集、保管和整理本課題科研過程中形成的全部文件材料。在科研項目完成后，將科研文件材料整理歸檔。每年科研辦給檔案室列出本年結題需歸檔的課題目錄，檔案室出具歸檔證明。恰當?shù)剡\用一定的經(jīng)濟手段，也是做好科研文件材料歸檔工作的有效措施。醫(yī)院上報成果、申報獎勵時，檔案材料歸檔齊全、完整，檔案室才能在申報材料上加蓋檔案章。

5．調動醫(yī)務人員歸檔的積極性北京市昌平區(qū)婦幼保健院正在改革階段，對科技人員的業(yè)績進行考核，重新設崗定位。2013年對醫(yī)務人員的職稱評定晉升工作有新的規(guī)定，科研論文、著作、文件材料必須歸檔。科研人員在填寫考核表、職稱申報表時，發(fā)表的科研論文、出版的著作、獲得的獎狀必須由檔案室核對，個人提供的材料與檔案室核對一致才有效，否則以檔案室提供的為準。醫(yī)院做好離崗人員科研材料的歸檔。科研人員在離崗時，檔案室人員檢查是否有借閱檔案未歸還。科研辦對科研檔案審查工作有重要規(guī)定，科研人員在辦理手續(xù)時，經(jīng)手的課題所形成的文件材料是否交接完畢，如果科研人員所經(jīng)手的課題已結題，必須整理歸檔，如果課題尚未結束，必須有本人辦理課題材料交接手續(xù)。這項改進的實施，保證了科研檔案的及時收集、整理，也使科研人員、課題負責人更加重視科技檔案。

6．樹立檔案工作的效益觀念醫(yī)院在市場競爭中，檔案員要樹立效率觀念，及時、準確地為利用者提供服務，要充分認識到檔案的利用價值，特別要認識到醫(yī)學科技檔案就是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益服務。

二、利用網(wǎng)絡技術提供優(yōu)質服務

1．科學管理優(yōu)質服務以網(wǎng)絡技術為平臺，學習檔案管理的新技術。對檔案管理人員進行技術培訓，使檔案管理人員的知識適應檔案資源數(shù)字化、管理標準化、服務網(wǎng)絡化的需要。北京市昌平區(qū)婦幼保健院2010年安裝了檔案信息管理系統(tǒng)，建立了文書檔案數(shù)據(jù)庫、基建檔案數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫、科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、科技論文數(shù)據(jù)庫、科研著作、獎狀等數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)了檔案工作的現(xiàn)代化管理。實現(xiàn)了全院人員查找、利用檔案時，以最便捷的方式、短時間內為他們提供優(yōu)質的服務。科研檔案既有公開的也有保密的。嚴格做好有密級的科研檔案保密工作，只有參加課題的人員才能借閱，其他人員必須經(jīng)本課題負責人批準方可借閱。在做好科技檔案的保密性的基礎上，為醫(yī)院醫(yī)務人員提供相關技術咨詢、查詢服務。

2．開放科技檔案的利用科技檔案的利用是最終目的，儲存是為利用服務的。科技檔案的開發(fā)性越來越高，讓有現(xiàn)實開發(fā)價值的檔案信息從檔案中游離出來，促進知識的生產(chǎn)和流動，發(fā)揮科技檔案的功能。(1)科技檔案信息加工。根據(jù)醫(yī)院工作需要，圍繞課題對原始數(shù)據(jù)進行歸納、分析、篩選，計算、研究加工，形成專題匯編、專用圖解、大全等，為醫(yī)務人員提供實時的文獻服務。(2)建立科技檔案目錄、檢索工具，對檔案中儲存的新理論、新技術、新成果、新論文等以題目、簡介、文摘等形式，在醫(yī)院“OA”網(wǎng)上發(fā)表，在業(yè)務人員間進行交流宣傳，醫(yī)務人員輕輕點擊鼠標就能及時查到想要的檔案目錄信息。(3)將科技檔案信息資源庫一些非涉密的信息，開放在醫(yī)院“OA”網(wǎng)上，如：醫(yī)院職工，科研課題目錄、科研經(jīng)費查詢等，以方便全院職工查詢，讓檔案服務于民，滿足科研人員的需要。對一些重要的、易受損的、利用率高的紙質科技檔案，利用掃描技術以數(shù)字化形式存入計算機中。對電子形式的科技檔案，采取科學的管理手段，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。醫(yī)院科技檔案是不可再生的的重要資源，作用越來越得到顯示。檔案人員在確保檔案數(shù)據(jù)資源安全的基礎上，提供檔案的整體開放。探索新的管理和服務模式，是新時代對醫(yī)院檔案管理提出的一個新的命題和要求，對實現(xiàn)科技興院必將發(fā)揮更大的作用。

作者：和興蘭 單位：北京市昌平區(qū)婦幼保健院