信息時代的檔案管理探討范文

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一、企業(yè)檔案管理信息化的重要意義

（一）檔案信息是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵和外延都已經(jīng)得到了極大的豐富，已經(jīng)進入了以企業(yè)信息管理為主的階段。可以說，企業(yè)各個階段、各個部門的管理歷史和現(xiàn)狀都需要依靠豐富、完整的檔案進行反映，檔案不僅是企業(yè)積累下的寶貴知識，同時也是企業(yè)難以復(fù)制的戰(zhàn)略信息資源。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理將與企業(yè)的經(jīng)濟利益產(chǎn)生更加緊密的聯(lián)系。首先，企業(yè)要想在更加寬廣的舞臺上發(fā)展，就必須提高對信息的應(yīng)用水平，在這一要求下，文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變迫在眉睫，這不僅僅只是簡單地實現(xiàn)“無紙化辦公”，而是在管理層面的巨大改革。在信息技術(shù)的支持下，大篇幅的文書資料將通過數(shù)字化方式進行分類、歸檔、保存和查詢，同時企業(yè)與企業(yè)之間，企業(yè)與各部門之間還可以通過網(wǎng)絡(luò)交流互通有無，不僅能擴大企業(yè)的信息資源來源，同時還能夠促進企業(yè)形象的樹立。信息時代的到來，要求企業(yè)必須將競爭優(yōu)勢從傳統(tǒng)的技術(shù)生產(chǎn)領(lǐng)域，拓展到培養(yǎng)企業(yè)創(chuàng)新能力的培養(yǎng)上。現(xiàn)代企業(yè)要想獲得生存和發(fā)展，在很大程度上取決于是否擁有高質(zhì)量的信息，在這樣的背景下，企業(yè)的檔案管理就顯得尤為重要。

（二）檔案資料的信息化管理是網(wǎng)絡(luò)信息時代的必然發(fā)展趨勢在過去很長一段時間內(nèi)，紙張一直是檔案進行傳遞的載體和媒介。眾所周知，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要采用大量的紙張來完成對檔案信息的記錄，與此同時，針對檔案的存放和保管，還需要建設(shè)大量的館藏資源，由此可見，傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案會給企業(yè)帶來諸多不便，檔案管理成本一直居高不下。隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，也給檔案管理工作帶來了新的面貌。如今，紙張不再是檔案得以記載和傳遞的唯一媒介，計算機、磁盤、網(wǎng)絡(luò)等高科技手段的應(yīng)用，使得電子檔案應(yīng)運而生。電子檔案的出現(xiàn)，對檔案管理的工作模式有著顛覆性的影響。首先，電子檔案不需要耗費大量的紙張，真正實現(xiàn)了低碳環(huán)保，實現(xiàn)了無紙化辦公。其次，電子檔案的保管無需大量的空間，大幅度減少了對館藏空間和檔案裝具的使用，極大地降低了企業(yè)檔案管理的成本。最后，電子檔案主要依賴于計算機進行文件的處理和傳輸，能夠容納的信息量十分巨大，真正實現(xiàn)了海量存儲的目標。

（三）檔案是企業(yè)寶貴的無形資產(chǎn)，是同國際接軌，進一步完善管理模式的客觀需要由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，檔案管理在企業(yè)中的受重視程度并不高，管理者并沒有意識到檔案是企業(yè)的寶貴無形資產(chǎn)，能夠間接地為企業(yè)創(chuàng)造出客觀的經(jīng)濟效益和社會效益。雖然，從表面上來看，檔案本身并不會直接為企業(yè)帶來效益，然而，如果企業(yè)能夠?qū)n案加以恰當?shù)睦茫敲赐鶗诮鉀Q經(jīng)濟糾紛，提供產(chǎn)權(quán)證明等方面為企業(yè)掃清障礙，從而減少不必要的損失。比如，完整的項目文件，能夠為工程投入使用之后的維護提供依據(jù)；規(guī)范翔實的管理規(guī)定，能夠?qū)T工行為進行制度化的約束，如果發(fā)生因為工作調(diào)動、經(jīng)濟分配而產(chǎn)生的勞動爭議，企業(yè)也可以做到有據(jù)可查。由此可見，檔案在具體的應(yīng)用過程中，是有可能幫助企業(yè)產(chǎn)生新的效益的。另外，檔案管理的信息化也是我國企業(yè)同國際接軌，完善管理模式的客觀需要。在企業(yè)進行現(xiàn)代化管理模式的探索過程中，組織、決策、監(jiān)督、控制等環(huán)節(jié)都是其中的重要內(nèi)容，而檔案信息則可以為這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)的建設(shè)提供全面、充分的依據(jù)。尤其是我國目前有不少企業(yè)剛剛完成改制，產(chǎn)權(quán)性質(zhì)的改變需要涉及到資產(chǎn)評估、清產(chǎn)核資、債權(quán)、債務(wù)等眾多內(nèi)容，而這些內(nèi)容的記錄和保存都是檔案管理的重要工作。

二、信息時代加強企業(yè)檔案管理的措施

（一）企業(yè)應(yīng)加快信息建設(shè)步伐，采用先進的信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率隨著信息化時代的到來，企業(yè)應(yīng)該在充分了解自身職能和需求的基礎(chǔ)上，進一步加快信息化建設(shè)的步伐，通過采用相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理的工作模式，提高檔案工作的效率。以吉林網(wǎng)通為例，在采用了信雅達公司提供的電子映像檔案管理系統(tǒng)之后，吉林網(wǎng)通便實現(xiàn)了針對全公司范圍的數(shù)字化檔案管理，能夠完成對重要檔案的數(shù)字化收集、加工和保存，從而在一定程度上實現(xiàn)大難信息的增值。吉林網(wǎng)通目前可以實現(xiàn)快速跨庫信息查詢和存取，提高了信息的傳遞效率。信雅達公司提供的該系統(tǒng)是一個能夠進行擴展的全省網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，功能較為全面，主要體現(xiàn)在檔案信息的海量存儲，并且能夠提供檔案信息從收集、處理、歸檔、保管、利用、等一系列環(huán)節(jié)的一條龍服務(wù)，甚至可以包括超大規(guī)模的、具有互相操作功能的、多個分布式的多媒體資源系統(tǒng)。除此之外，吉林網(wǎng)通還打破了辦公自動化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間的管理屏障，讓二者實現(xiàn)了真正的無縫連接。檔案管理系統(tǒng)的建立，讓吉林網(wǎng)通的各下屬分公司都能夠快速實現(xiàn)公文、單據(jù)、報告等信息檔案的快速傳遞，不僅大幅度縮減了存儲空間，降低了檔案管理成本，還實現(xiàn)了企業(yè)關(guān)于檔案存儲數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)目標。

（二）建立完善的信息保障體系，確保檔案信息的安全在信息化檔案管理的推廣過程中，檔案信息的安全已經(jīng)成為了企業(yè)關(guān)注的重要問題。首先，應(yīng)該建立起專門的電子檔案管理制度，在進行電子檔案的查閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)之前，都應(yīng)該按照規(guī)定完成相應(yīng)的申請、審批、登記工作。在基礎(chǔ)上，企業(yè)還要進行定期檢查和不定期的抽查，確保各項監(jiān)督工作得到順利開展。其次，要加強對移動硬盤、光盤、U盤等電子檔案載體的管理，定期對其進行安全掃描，確保電子信息的安全和完整。同時，電子信息載體不得被隨意借用，并且對其使用范圍進行嚴格控制，確保檔案信息的安全。最后，還要加強檔案工作者的工作責(zé)任心和保密意識，加強思想教育并對相關(guān)法律法規(guī)進行宣傳，讓檔案工作者能夠自覺遵守企業(yè)的信息安全管理制度，將電子檔案的安全風(fēng)險降低至可接受的水平。

（三）重視對檔案管理工作人員的培訓(xùn)企業(yè)檔案信息化程度的高低，往往取決于企業(yè)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在信息時代的宏觀大背景下，企業(yè)檔案管理人員工作的內(nèi)容和難點都在逐步發(fā)生變化，不再是僅僅面對檔案資料本身，而是需要通過大量對電腦、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用來實現(xiàn)對電子檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用。企業(yè)檔案工作中唯有深入地掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，擁有熟練的計算機操作技能，才能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息化管理，為企業(yè)管理層和各部門提供高質(zhì)量的檔案信息化服務(wù)。企業(yè)要重視對檔案工作者的日常培訓(xùn)，及時加強各類業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)出能夠適應(yīng)信息化檔案管理需要的業(yè)務(wù)人員。另外，企業(yè)還需要加強對相關(guān)專業(yè)人才的引進，在信息化檔案管理系統(tǒng)的推廣過程中，可以讓這批工作人員通過講座的形式對檔案部門的其他工作人員進行培訓(xùn)，理論與實踐同步進行，全面提高企業(yè)檔案工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和實際操作能力。

三、結(jié)語

隨著信息時代的來臨，企業(yè)管理的現(xiàn)代化發(fā)展和檔案信息的數(shù)字化處理都已經(jīng)成為不可逆的發(fā)展趨勢，信息化在提高檔案工作管理效率的同時，也對相應(yīng)的管理理念和人員素質(zhì)提出了更高的要求。著眼于未來企業(yè)管理檔案的發(fā)現(xiàn)趨勢，我們必須意識到：我國企業(yè)的檔案管理工作必須在深入分析自身情況的基礎(chǔ)上，充分吸收他國企業(yè)進行檔案管理的成功經(jīng)驗，放眼世界，在深刻理解現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的內(nèi)在要求基礎(chǔ)上，判斷未來信息化檔案管理的發(fā)展趨勢，為企業(yè)贏得更加廣闊的發(fā)展空間。相信，通過我國企業(yè)的不斷學(xué)習(xí)和勤奮實踐，定將把握信息時代的節(jié)拍，在未來邁向信息化檔案管理的新臺階。

作者：杜文霞單位：吉林省安圖縣白河林業(yè)局