科技手段在會議管理中的應用研究范文

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【摘要】科技時代給會議管理工作帶來了新的挑戰，同時也為我們改進會議管理提供了新的機遇和技術支持。在管理實踐中，管理者只有緊跟科學技術發展步伐，將先進的科學技術工具和手段應用到管理過程中去，管理才能充滿生機與活力，會議管理也是如此。在會議過程中有效地應用各種技術手段，淋漓盡致地發揮會議的時效性和高效性作用。

【關鍵詞】科技手段；會議管理；應用

企業經營管理過程中，集體決策、信息傳達、信息交流、資源整合都必不可少的需要通過會議來解決。目前，很多企業都逐步實現了辦公自動化的部署，如財務的ERP系統，銷售的CRM系統。然而，在會議管理方面，大部分企業還是采用人工或者團隊管理的方式，導致會議管理過程隨意性強、資源沖突，會議管理效率低、管理難度大。推動會議管理的發展，在會議管理中融入科技手段，信息化、智能化、自動化將是未來會議發展的趨勢。

一、會議準備的信息化管理

（一）申請平臺信息化。傳統的會議大多采用前臺登記或電話溝通的方式申請，這種申請方式比較陳舊，且存在幾方面的問題：一是人工工作量大、效率低；二是會議申請的時間容易沖突；三是會議室預定時間分散、閑置多、利用率低。基于以上問題，會議管理中可引入辦公自動化系統，如引入OA辦公自動化系統，開設會議管理模塊。會議申請者可通過該系統清晰地了解會議室的占用情況，在會議申請中詳細注明會議時間、會議地點、會議內容、參會人員、會議需求物品、會議通知或其他備注信息。會議管理部門對會議室的預定可實現全局掌握。

（二）會議顯示信息化。信息化可視方面，可采用會議室顯示終端，在會議室門口安裝顯示屏，完整地顯示當前會議室狀態，包括會議預定信息、多媒體播放、天氣預報、簽到二維碼，甚至還可插播臨時性的通知信息等。另外，企業內部會議管理方面，電子設備如計算機等，可加裝演講臺鎖定于會議室內，免去會議工作人員來回搬運的麻煩，同時信息可通過企業內部交流平臺傳遞。該方案可應用于內部信息控制嚴格的企業，防止商業秘密泄露。

（三）溝通過程信息化。會議模式中，會議前的溝通、組織瑣碎且繁雜。會務人員往往需要花費大量的時間和精力與參會人員進行各種溝通交流，包括會前提醒、防止信息疏漏等，這個環節是重復性、低效率的。信息化的引入可以有效地解決這個問題。通過會議APP等手段，進行會議的、分享、審核、交流、互動。會議中的各相關方可通過會議APP及時反饋會議的準備、進行狀態。會議的重要內容，如議程、公告、咨詢、地圖交通信息、行程信息等等都可通過會議APP共享。同時會議APP可實現會議的社交作用，組織者與參會者的溝通交流將不僅僅局限于傳統會議。信息化的引入，降低了傳統管理方式重復勞動出現錯誤的概率，提高了會議籌備效率，為實現有效的、柔性的、集成化的會議管理提供了可操作平臺。

二、會議開展的智能化管理

傳統的會議室，往往會出現這樣的情況：一個寬敞、明亮的大房間，中間是各種形狀的會議桌，周圍擺滿了各式座椅。與會者需要帶上文件、掛圖、投影膠片等大量材料，攜帶極為不便；會議工作人員需要手工操作各類會議設備，按需進行環境控制按鈕切換，手忙腳亂。這樣的情況，不僅降低了會議效率，還給會議的保密性帶來諸多問題。會議室電子化及全面智能化控制正在成為解決上述問題的重要手段。一次重要的會議中，需要視、聽及電腦圖像演示，需要保持適宜的會場溫度等環境狀態，科技越發達、越先進，視、聽、電腦及環境設備的整合便越復雜：關閉窗簾，調暗燈光，打開空調，放下屏幕，投影各種信息，播放音樂，調節音量。控制DVD的播停，控制投影儀的開關，控制投影儀幕布的升降等等，但這一系列的操作，會議工作人員甚至不用走進會議室，會議主持也不用走進控制室，都可以一鍵實現。這種綜合管理不同功能的設備使其相互協調工作的系統，就是中央控制系統。它采用計算機網絡技術的最新成果，將所有設備的操作控制集中在一個界面上完成，集合了各種設備的卓越功能，使復雜瑣碎的操作過程簡單化，工作人員無需在各類設備之間來往奔波，使用者可輕松、從容地使用和管理各類會場設備，提高了會議的管理效率。

三、未來會議的發展趨勢

隨著人們生活節奏和辦公效率的加快，很多企業意識到科技和創新在管理中的重要作用，會紛紛引入信息化、智能化等會議管理系統來輔助企業的運營，搭建企業的管理通道。網絡會議、視頻會議等實用性技術手段，實現遠程可視化協同工作，打破了傳統會議時間、空間的局限性，為企業降低成本、提高效率。3D技術、會議機器人等科技手段，也將為企業發展帶來新的契機。科技手段在會議管理中的應用，是一個綜合的過程，企業在會議科技化的過程中，應遵循原則：總體規劃、分步實施、效益驅動。這是一個處理、反饋、修正、預測、再處理、再反饋、再修正、再預測的過程。會議科技化系統的實施是一個長期的，需要持續改進的過程，因為企業需求在不斷變化，技術和管理也在不斷發展。

四、結束語

未來的企業管理中，信息化、智能化、自動化等科技手段會得到更廣泛的應用。在未來，當大量的科技創新產品出現在會場的時候，當這些產品引領會議業邁向新臺階的時候，當會議不僅是一個專屬名詞而成為一個技術實踐品的時候，我們將進入全新的科技會議時代。

【參考文獻】

[1]王玉榮,王君.別讓會議控制你[M].北京大學出版社,2008.

[2]中華人民共和國工業和信息化部.GB50799-2012電子會議系統工程設計規范[S].中國計劃出版社,2012.

作者：謝寧 張馨怡 單位：機械有限公司