數(shù)字化檔案論文范文
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第1篇
(一)對城建檔案數(shù)字化工作的認識不全面,觀念落后
城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計算機環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數(shù)字化建設(shè)認識不全面,對計算機信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進行規(guī)劃,就會造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進行再次建設(shè),從而使投入資源嚴重浪費。
(二)基礎(chǔ)條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響
城建檔案數(shù)字化工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數(shù)字化標準和規(guī)范有待細化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標準規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個標準都屬于行業(yè)標準,對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實施的細則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點和質(zhì)量管理辦法等。以便強化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。
(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高
在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網(wǎng)絡(luò)安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計算機數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行,這就涉及到計算機及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。
二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高。基礎(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項目城建檔案驗收辦法》中規(guī)定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業(yè)標準科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務(wù)。城建檔案部門負責對建檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃
1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研
館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調(diào)研。進行城建檔案數(shù)字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。
2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇
城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達到的目標,結(jié)合各個城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時就應(yīng)當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍
城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍。《中華人民共和國行業(yè)標準紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應(yīng)當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻才能進行數(shù)字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價值性原則。價值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。
4.依據(jù)國家制定的標準
結(jié)合實際設(shè)定相應(yīng)加工標準和參數(shù)依據(jù)國家制定的標準,結(jié)合實際設(shè)定符合本單位實際需要的標準和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標準有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實際工作中應(yīng)以國家標準為依據(jù),制定符合本單位實際的城建檔案數(shù)字化具體標準和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標準和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計算機技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計算機存儲容量發(fā)展到T時代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數(shù)的設(shè)置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。
5.加強城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)
提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標準和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計算機與外網(wǎng)實現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責任心和較強業(yè)務(wù)素質(zhì)。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。
(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作
城建檔案進行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。
(四)加強城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對下一環(huán)節(jié)和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時填寫的文件頁數(shù)一致。
(五)加強各個環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗收及評估
城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進行檢查、監(jiān)督、驗收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進行,對出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項參數(shù)等方式加以解決。驗收包括各環(huán)節(jié)的驗收和總體驗收。各環(huán)節(jié)的驗收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計算機數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進行描述。可以表現(xiàn)城建檔案文件的來源機構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標引實現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強對城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
三、結(jié)束
第2篇
（一）需提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蘊含量從城建檔案的工作程序以及技術(shù)角度來看，現(xiàn)在的城建檔案工作以及管理標準并沒有考慮到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點以及未來發(fā)展，再加上現(xiàn)在很多歸檔城建工程的圖紙以及數(shù)據(jù)資料是通過光盤、U盤以及磁盤進行分類、管理，這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段的城建檔案的分類規(guī)范、檔案整理辦法以及管理標準滿足不了城建檔案日益發(fā)展的需求。而且我國現(xiàn)仍舊缺乏完善、可靠的城建檔案安全保障體系，所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全程度有待加強。
（二）需加強城建檔案工作的規(guī)范化程度以及標準化程度城建檔案管理標準化以及規(guī)范化是檔案工作的數(shù)字化、高科技化的基礎(chǔ)。但是從實際情況來看，我國普遍存在各地的檔案業(yè)務(wù)能力以及發(fā)展程度不均衡，系統(tǒng)軟件缺乏移植性能，檔案著錄沒有相容性，案卷質(zhì)量、水平較低等問題。再加上現(xiàn)在仍舊沒有一個統(tǒng)一的城建檔案自動化管理的標準，同時已有的自動化管理規(guī)范只適用與個別城市建設(shè)檔案館，不能滿足所有城市建設(shè)檔案館的需求，所以該自動化管理規(guī)范得不到推廣以及應(yīng)用，這也就導(dǎo)致了城建檔案數(shù)字化的推廣以及應(yīng)用工作受阻。
（三）需提升相關(guān)工作者的素質(zhì)水平要想實現(xiàn)、加強城建檔案數(shù)字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進技術(shù)，可熟練應(yīng)用專業(yè)知識，同時還能夠掌握一定的計算機技術(shù)。但是從實際情況來看，大部分城建檔案機構(gòu)的檔案人員并沒有專業(yè)的計算機技術(shù)知識，同時也沒有能熟練應(yīng)用計算機知識的人才，更沒有不僅能夠建檔，同時也可以對信息進行處理的高級復(fù)合型人才。雖然部分城建檔案機構(gòu)引進了現(xiàn)代化的機械、設(shè)備，但是由于沒有可以熟練應(yīng)用設(shè)備的人才，導(dǎo)致設(shè)備的作用得不到發(fā)揮，進而導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化發(fā)展受阻。
二、優(yōu)化提升城建檔案資料數(shù)字化應(yīng)用的辦法
（一）提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的標準性提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的完善程度，首先應(yīng)當促使城建檔案信息資料數(shù)字化工作更為標準化。也就是說，城建檔案信息資料數(shù)字化工作規(guī)范化、標準化是構(gòu)建數(shù)字化城建檔案信息資料的基本前提，是落實好城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的必要前提，在這角度來看，城建檔案需具備統(tǒng)一、完善、規(guī)范以及具有可實施性的操作文件以及標準處理措施，需落實好城建檔案信息資料數(shù)字化的規(guī)范化、標準化工作。我國當前的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標準一般可以分為兩部分，也就是數(shù)字化檔案管理以及信息化標準規(guī)范。其中數(shù)字化檔案管理包含需建立檔案接收標準，與相應(yīng)的檔案管理以及具體落實細則等；信息化標準包含加強城建檔案信息資料采集、整理，對城建檔案信息資料進行網(wǎng)站式的管理，數(shù)字化建檔需要的格式標準，與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現(xiàn)有的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標準基礎(chǔ)上，不斷地基于實際對規(guī)范標準進行不斷的完善，城建檔案信息資料數(shù)字化才能夠得以實現(xiàn)，才可以保證數(shù)字化應(yīng)用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。
（二）提升城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用隊伍的綜合水平城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用會涉及到很多的專業(yè)、實際問題以及理論知識，所以只有不斷提升檔案從業(yè)人員的理論專業(yè)知識水平以及實踐能力，建立起一支專門進行城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用的隊伍，城建檔案信息資料數(shù)字化才能得以實現(xiàn)。對檔案從業(yè)人員進行專業(yè)的教育培訓(xùn)，同時根據(jù)城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的實際情況，幫助檔案從業(yè)人員不斷積累經(jīng)驗，以加強城建檔案工作者的檔案信息資料數(shù)字化實際應(yīng)用能力以及專業(yè)知識水平。另外城市建設(shè)機構(gòu)還需要不斷引進專業(yè)的人才，引進高校對口的專業(yè)畢業(yè)生，為城建檔案信息資料數(shù)字化管理注入新的血液，內(nèi)外結(jié)合快速提升整個建設(shè)應(yīng)用隊伍的綜合素質(zhì)水平。
（三）優(yōu)化城建檔案信息資料數(shù)字化技術(shù)的辦法城建檔案信息資料數(shù)字化工作由于涉及各種高新技術(shù)，而且也沒有案例、經(jīng)驗可以依靠，所以必須通過實踐積累經(jīng)驗，不斷完善管理系統(tǒng)以對數(shù)字化城建檔案信息資料技術(shù)進行不斷的優(yōu)化。這點的實現(xiàn)需要城建檔案的相關(guān)工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術(shù)應(yīng)用等的實踐應(yīng)用以及相關(guān)知識理論探析，以不斷提升數(shù)字化城建檔案信息資料的技術(shù)水平。優(yōu)化提升數(shù)字化城建檔案信息資料工作的技術(shù)水平實質(zhì)上是對城建檔案進行數(shù)字集成化管理控制，主要是通過對檔案資料轉(zhuǎn)變的所有流程進行全過程監(jiān)控，以促進各個技術(shù)之間更為協(xié)調(diào)。通過集成多種計算機技術(shù)，比如說計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的，對分散在不同區(qū)域以及載體的檔案資料進行集成化管理，使得不同計算機技術(shù)的作用均可以在檔案資料的數(shù)字化應(yīng)用中綜合發(fā)揮出來。
三、結(jié)語
第3篇
一、信息化發(fā)展的背景
1、信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高
自上個世紀90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟的興起，帶動了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會信息化的全面發(fā)展。
僅從政府角度看，我國電子政務(wù)經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運用信息化實現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過信息化手段實現(xiàn)；各級政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①
2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同
互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強烈驅(qū)動，在不斷地擴展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。
政府各機構(gòu)在履行經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務(wù)四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實現(xiàn)。由于應(yīng)用目標的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務(wù)門戶網(wǎng)站，各級各類政府機構(gòu)可以實現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現(xiàn)了對城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②
企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點，全面整合企業(yè)的供銷存、財務(wù)、計劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項經(jīng)營資源的應(yīng)用效率。
實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺管理，進行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標準和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運作，都是需要深入探討的問題。
3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容
2004年12月國家頒布了《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。
從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強政府能力建設(shè)、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進我國經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進行。社會信息資源開發(fā)利用重點是強化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會化增值開發(fā)利用的財政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標準體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國家標準；推進公共文獻基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極開展社會化服務(wù)。③
從機構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。
二、信息化條件下檔案管理的若干問題
信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺正逐漸成為政府機構(gòu)、企業(yè)信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎迹剿鞣闲畔⒒攸c的新思路和新方法。
1、電子文件長久保存和長期可用問題
人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。
歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯Α鬟f和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規(guī)范的方法，等等。
為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計與實施程序等標準規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標準，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。
2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題
在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。
導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：
（1）與傳統(tǒng)文件運轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)流程之中。
（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達一個事項，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲機制來建設(shè)的，從性質(zhì)上來講，可以認為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，
支撐著一個機構(gòu)的業(yè)務(wù)運行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。
（3）網(wǎng)頁類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國的各類機構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網(wǎng)站達到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、雙軌制與雙套制問題
隨著信息化的深入發(fā)展，各類機構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標準、行業(yè)標準中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。
造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機構(gòu)來解決。
雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。
可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達國家在信息化進程中都強調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。
雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對機構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認證標準、規(guī)范，第三方認證機構(gòu)的建設(shè)等。
4、電子文件運動規(guī)律與檔案管理模式選擇
近年來，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關(guān)系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規(guī)律，以求在準確揭示信息運動規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。
“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實質(zhì)，是如何看待文件運動的統(tǒng)一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調(diào)在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調(diào)在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動目標與過程。它強調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強調(diào)的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價值是業(yè)務(wù)的有效運轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價值進行文件系統(tǒng)設(shè)計，其結(jié)果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進程已經(jīng)證實，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。
作為我國的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是，對分布在各個機構(gòu)的業(yè)務(wù)活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。
注釋：
①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報告》。
②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。
③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報告》。
④。
⑤archives.gov/。
