電子文檔論文范文

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第1篇

論文摘要：電子文檔在當前辦公環境中發揮著重要作用，其安全問題理應引起高度重視。由于電子文檔本身的特點，其在制作、使用、銷毀等環節面臨很多安全隱患和威脅。在對上述問題進行深入分析的前提下，提出了保護電子文檔的思路與對策。

隨著各行業在生產、管理上信息化程度日益增高，計算機和網絡已經成為政府、企事業單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網站泄露了25萬份美國駐外使館發給美國國務院的秘密文傳電報。這個事件震驚了全球，同時也反映了當前電子文檔面臨著嚴重的威脅。電子文檔看得見，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問題。

1 電子文檔的定義及特點

所謂電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個特點：存儲介質多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復制、容易損壞丟失、容易還原再生。

1）存儲介質多樣。電子文檔存儲介質很多，目前主要有計算機硬盤、各種光盤、U盤、閃盤，甚至手機和娛樂用的數碼產品也可以用來存儲電子文檔。

2）容易編輯修改。借助于各種專業軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發現。這是電子文檔有別于紙質文件的優點之一，但是如果不能很好的保護，就可能受到非法的修改，會破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來一定程度的損失，這時候它又變成一個缺點。

3）容易傳遞。紙質文件的傳遞必須要當面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網絡，通過電子郵件、即時通訊工具、FTP服務等方式可以快捷方便的傳給有關人員。

4）容易復制。電子文檔相比紙質文檔非常方便快捷。如果不采取技術手段限制拷貝，通過點擊幾下電腦鼠標就能輕松完成復制。這樣，人們就可以非常方便地進行信息共享。

5）容易損壞丟失。一是存儲介質物理損壞或者丟失。電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤不能長期保存。磁盤、光盤、U盤等存儲介質如果損壞，那么相應存儲的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤、閃盤體積很小，容易丟失，相應會造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時恢復，有可能永遠無法恢復。

6）容易還原恢復。電子文檔誤刪后，可以通過數據恢復軟件還原，這本來是電子文檔的又一個優點，但是對一些原本要刪除的機密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數據徹底清除，硬盤被改寫12次還能將原有數據還原，只要存儲介質未被物理損壞，進行特殊處理就能將數據還原。

2 電子文檔壽命過程

電子文檔壽命過程可以分為三個階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷毀。

1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫、編輯生成電子文件，并保存在某些介質上的階段。電子文檔的制作一般在計算機上操作，制作完成后可以保存在計算機硬盤、U盤、光盤等各種介質上。

2）傳遞使用階段。主要指按照規定將電子文檔傳遞給相關人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網絡方式，也包括通過光盤、U盤等物理方式進行傳遞。

3）歸檔銷毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門保管，其他部門和人員所存電子稿銷毀的階段。歸檔以后，服務器及所有處理過本文檔的計算機及存儲介質都應將文件刪除，相關存儲介質也要進行處理。

3 電子文檔面臨的安全威脅分析

電子文檔面臨的安全威脅整體來說可分為內部泄密和外部泄密兩大類型。

3.1 內部泄密

主要是指內部人員有意或者無意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個生命過程中，內部泄密的威脅都存在，而且很難防范。

1）無意泄密是指內部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無意泄密最常見的就是內部計算機非法外聯和移動存儲介質交叉使用。有的人缺乏安全知識，將處理過涉密電子文檔的計算機重新安全后接入互聯網，就有可能被情報人員將涉密文檔還原。移動存儲介質未經授權在內部計算機使用，內部移動存儲介質被帶出在外部使用，移動存儲介質發生故障維修時，里面存儲的涉密文檔被還原，等都會造成內部涉密文檔泄露。移動存儲介質帶來的隱患還包括攻擊者利用移動存儲介質對內網進行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。

2）有意泄密是指內部人員通過各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動傳遞出去。內部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫者可以直接拷貝到U盤、光盤等介質保存，其他人員可以通過網絡下載，有閱讀權限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通過攻擊實現。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個階段，即制作保存和傳遞使用過程。具體方式可分為兩種：

1）惡意代碼。如果內網終端使用時不注意就有可能感染木馬、蠕蟲、僵尸網絡、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經檢測的軟件，使用來歷不明的存儲介質，防護軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會通過網絡竊取重要信息，伺機往外部發送。

2）網絡入侵。攻擊者借助各種手段，對特定目標進行滲透，最終控制目標，進而獲取所需的信息。從攻擊類型看，當前主要有物理攻擊、主動攻擊和被動攻擊三種類型。

4 電子文檔保護的對策與思路

電子文檔保護的目標主要是防止涉密電子文檔被越權訪問和泄漏給無關人員。做好電子文檔保護需要管理與技術并用，同時要加強人員教育。

4.1 采取相應管理措施

首先應該結合單位實際，制定切實管用的制度，規范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷毀等過程，規范電子文檔的存儲介質使用管理。其次，應設法搭建內網辦公平臺，將涉密電子文檔集中管理，采取網絡存儲方式，將涉密電子文檔存儲在網絡服務器上，為每位用戶分配存儲區，用戶只能訪問自己的存儲區，存儲區只能存入文件和進行文檔的編輯，而不能利用復制、剪切等方式將文檔帶走，減少內部人員泄密可能性。

4.2 借助技術手段

綜合運用終端防護技術、身份認證技術、加密技術、網絡監控技術等當今先進成熟的軟件技術，加強技術防護。

1）配齊防護軟件，確保網絡環境安全。對內部計算機進行準入認證，防范非法終端接入和網絡入侵，定期升級終端病毒庫，定期查殺網絡病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。

2）使用文件加密工具，網絡傳輸加密，終端硬盤加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開”。對電子文檔進行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導出電子文檔要審批。

3）加強內網審計。采取網絡審計手段，按照安全性、規范性、真實性等要求，對電子文檔的操作進行客觀、實時的監控與審計，將各種違規操作、可疑操作及時主動阻斷且報警審計。對操作人員的各種操作行為設置相應的監管策略，按照時間、部門、終端、操作行為、源/目標地址等關鍵要素進行實時的操作審計，以備日后需要時進行審計記錄查詢。

4.3 加強人員教育

一要大力普及信息安全知識及網絡竊密知識，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無意丟失和泄露，提高對各種攻擊手段的認識和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。二要進行保密意識教育。使他們認清電子文檔泄露的危害性，認真遵守規則制度，不主動泄密，不協同泄密。

5 結束語

在信息價值日益突出的時代，電子文檔的安全面臨著嚴峻的挑戰。隨著計算機存儲技術不斷發展和計算機病毒種類的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問題，需要我們時刻關注，以便進一步提高電子文檔安全防護能力。

參考文獻

第2篇

醫院科研檔案特點主要表現為以下幾個方面：①形成周期長且強連續性。科研活動經歷的時間均比較長，涉及到的范圍較廣且內容也比較多，資料較為復雜，從立項一直到完成科研課題均需要經歷一個較長時間，為多次失敗和成功所獲結果；②學科突出且專業性強。醫院所開展的科研課題均是根據專業來實施，比如基礎研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內科、婦科以及外科等。醫學研究中針對不同的專業所開展的科研活動均有著各自的特點，對此在科研檔案的分類上也應凸顯出其專業性特點；③項目協作較多且學科綜合性也比較強。隨著社會經濟不斷的發展，信息技術的進步，各種邊緣學科以及交叉學科的出現，在醫學研究中大量創新技術也被廣泛地應用，而這些也使得很多醫學科研課題并非某個獨立的專業或者學科就可完成，而是多個學科和專業共同聯合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進行課題研究，不管是數量還是載體均比較大且多樣，同時綜合性也相對較強，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學科自身的獨立性，同時還要確保課題研究的整體性以及完整性。

2基于電子化實施醫院科研檔案管理的重要性

在醫院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數據以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫院檔案重要構成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數據以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫院社會服務上，還是在醫院內部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫院管理和醫務工作人員有關信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術交流等提供比較可靠且真實的信息依據，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫院領導，為其在選擇科學建設內容和方向上提供合理的決策依據。加強醫院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫院學科發展以及提高醫院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫院科研水平的提高，醫院科研項目的增多，檔案的數量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現代化管理方式，即電子化管理。

3在電子化的基礎上所實施的醫院科研檔案管理

3．1信息管理系統的開發以及應用

隨著科研項目的增多，醫院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發一種信息管理系統，這一系統具備錄入以及查詢科研項目有關信息的功能，不僅能進行科研項目有關信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關科研項目的信息錄入至信息管理系統，比如科研項目編號、項目負責人、科研經費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關于科研項目的信息導入系統中。此外，該系統還能隨時增添數據模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫院領導和有關管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統設置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發送給需要的有關部門和領導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫院學科評估、建設以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關信息，該系統具有某時間段某學科科研項目有關信息資料的查詢功能。基于要查詢的學科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫院職務評聘或者職稱評審等相關情況提供給科研工作人員時，利用該系統能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。

3．2科研檔案的電子化分析

（1）實現科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。

硬件條件就是要具備相應的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應的計算機操作技能。

（2）規范科研檔案電子化。

結合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應的檔案管理規范準則和標準，若有必要可附上相應的說明。在管理中要求科研項目的實驗數據、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結、實驗圖片以及驗收鑒定等應以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。

（3）歸檔。

由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應的檔案目錄，規范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數據和檔案的安全。

（4）宣傳。

加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網絡平臺等方式進行宣傳，確保科研工作人員明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。

4總結

第3篇

論文摘 要:高校繼續教育培訓工作的快速發展，使得各類公文、檔案數量激增。且由于教育培訓的特殊性質，需要很頻繁快速地調用各類文檔，這增加了管理的難度。而引入電子文檔有效地解決了這一問題。由于種種原因，電子文檔在高校并沒有統一規范。隨著信息技術、網絡技術的深入發展和教育培訓工作的需求，相信必然會一步步實現完全的電子化、信息化。

 

近年來，高校繼續教育培訓進入了一個快速發展期，隨著其規模的不斷擴大，在其內部產生了大量的公文和檔案。由于教育培訓領域自身所獨有的特點，使得管理者對公文、檔案的存取、調用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時地使用這些檔案，是目前高校教育培訓工作中面臨的一個重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術、網絡技術的發展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統文件無法比擬的優勢。在電子文檔大量產生的同時，如何保障電子文檔的有效利用，已經成為人們所關注的重要問題。

一、概念及特性

文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動化系統生成，電子公文流轉結束后就進入了歸檔環節，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創建、流轉和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網絡上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯網技術可以在極短的時間里從任意地點進行查閱、調用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設備依存度較高，而且易于修改、復制、傳播。

二、教育培訓文檔電子化的意義

(一)高校教育培訓公文電子化的意義

高校教育培訓的公文包括請示、資產請示、收文、報文、大型活動審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時效性強，需要準確、快速地完成。如果使用傳統的手工方式完成，則費時費力，且易出差錯。依靠網絡信息技術對文檔進行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉速度，提高了辦公效率和資源利用率，實現了跨平臺的數據信息交換和信息共享，使各個層面的工作有機地聯系起來。

1．辦公效率大幅提高

電子公文與紙質公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓工作的日常內部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發、分發、催辦、歸檔等，上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統的流轉程序時，就擬稿、審稿、定稿程序就會反復幾次修改，若是碰到領導出差的情況，只能等到領導出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領導時，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴重地影響了公文流轉的進程和速度，制約了教育培訓工作的開展。而電子公文相比紙質公文來說方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網絡，不受時間和地點的限制，只要有互聯網，隨時隨地就可簽批。即使領導在大洋彼岸出差，也可以使用互聯網絡及時登錄辦公自動化系統簽批公文。而且辦公自動化系統具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。

2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性

傳統的公文流轉方式在向上報文或向下級部門發送紙質公文時，中間要經過很多人工操作環節，才能到達相關部門。因受時間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時有發生。而電子公文通過辦公自動化平臺，利用計算機網絡技術功能，無論是在制發上傳文件還是向下級信息，都會在短時間內以點帶面的形式信息，減少了中間環節，大大縮短了公文流轉的時間，及時地傳遞了信息，其時效性能高的優勢是紙質公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

3．響應低碳、環保、節約的號召

采用無紙化辦公的方式進行電子公文的流轉，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無疑是對倡導低碳環保生活的響應，為建設環保型、節約型社會貢獻了一份力量。

(二)高校教育培訓檔案電子化的意義

1．提高檔案管理工作的質量和水平

傳統型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異。而電子公文轉化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規范的要求進行編制開發的專用數據庫，任何人進行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質量和水平。

2．文件信息得到充分交流與共享

多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時，由于傳統意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓的檔案管理有其獨特的特點，即查詢調用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內容級，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動化平臺，根據用戶的不同職責設置不同的權限，分級共享信息。而且足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。

3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率

在查閱紙質公文時要根據時間和空間順序在公文檔案中進行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓檔案電子化后，通過計算機網絡技術功能，鍵入相關內容的關鍵字、詞或類目、時間、地域等進行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內搜索到相關檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準率。

三、存在的問題及當前應對方法

電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續發展做出了貢獻，但是在應用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學繼續教育學院為例，在向上級報文時，還是只能使用傳統的手工流轉程序，整個高校在整體上并沒有實行電子公文，也沒有統一規范，二級院系只是各自為戰，電子公文僅僅在院系內部使用，出了院系的文件流轉還是只能依靠傳統的紙質公文流轉方式完成。在財務方面，報銷憑證還是需要紙質文檔且需領導簽字才可生效完成報銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。

鑒于以上原因，文檔實行“兩套制”是有必要的，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。對于只能是紙質文件流轉的工作，事后再利用掃描儀等設備轉化為電子文件進行存儲。這也是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。從歷史和現實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

四、結語

總之，文檔電子化是信息時展的必由之路，是高校教育培訓發展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質量的重要手段。它革命性地改變了延續幾千年的傳統公文傳遞方式，其應用亦必然會越來越深入和普及，必能大力促進高校教育培訓工作信息化的快速發展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展和實現。

參考文獻

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[3]馬學華.高職院校電子文件管理應關注的主要環節[j].辦公自動化, 2009,(6) .