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對高職院校實行科學的預算管理,有利于對學校合理地規劃使用、分配、籌措辦學資金,提高高職院校財務管理水平,促進高職院校發展,具有十分重要的作用。
(一)加強預算管理,有利于提高辦學經費的使用效益
培養高素質的職業專門人才與為經濟發展服務都是高校教育的重要目標,其客觀上要求在校際間高效配置和合理配置高校資源,并建立一種適應高校需要的預算管理模式。加強預算管理制度建設,使有限的資金得到效益最大的發揮。將財務預算科學化管理,遵循預算的制度性,逐步完善高職院校預算管理規范化制度化,進一步增強學校的預算管理責任。
(二)加強預算管理,有利于增強學校辦學實力
高職院校的辦學資金主要來源于國家政策的支持和自行籌措資金,“在現今的市場經濟條件下,高職院校以政策支持爭取生源作為一定的優勢,并在激烈的競爭中脫穎而出?!盵1]要想提高學校的發展速度,最重要的是提高學校的辦學質量,增強其同類高職院校中的競爭實力。高效合理的預算管理工作模式,將進一步推動學校自身強化內部管理,在如今競爭愈演愈烈的環境下,不僅可以提高學校的生存能力,而且還保障了科研水平和教學質量等方面進一步提高。
(三)加強預算管理,有利于提高學校的市場競爭力
通過財務預算管理,使高職院校收支活動的管理得到了進一步加強,為學校各項資金的合理有效使用提高了保障,使高職院校進行合理定位,比如在人才培養、教學科研和校企(校)等多方面合作中,提升高職教育的市場競爭力。
二、目前高職院校預算存在的問題
(一)預算編制存在的問題
1、對預算編制缺乏科學的方式方法
長期以來,傳統的增量預算法是大多高職院校采納的主要預算方法,并將其作為制定費用預算和進行預算控制的主要方法。可是增量預算法有一個致命的缺陷,存在著教育資源浪費的現象,主要表現在根本沒有有效地調動起各部門的積極性上面。與此同時,各單位在編制部門預算時缺乏科學的方式方法,主要表現在以下幾個方面:比如對于上報預算項目的具體情況有模糊不清的表現,更有因為依據不足對測算不夠準確的表現等。目光短淺,并沒有考慮學院的長期發展,從而降低了預算編制的準確性,更阻礙了預算本來作用的發揮。
2、忽視收入預算的重要性
“高職院校在編制部門預算時,側重點往往只是對支出預算的編制,忽視對收入預算的編制?!盵2]學院統一編制收入預算,并沒有落實到具體的二級單位,導致其忽視收入預算的重要性,沒有以認真的態度進行認真收入預算,特別是對忽視創收收入的預算,二級單位截留大量的事業收入,造成了學院年度收入預算執行偏差較大的局面。
3、存在著預算超支的現象
許多高職院校一是缺乏實際的預算計劃,要求不夠嚴格,二是每一年殊情況較多,造成幾乎年年預算超支的現象產生。
4、預算指標時效性差
高職院校的各部門,有時候在每年的5、6月份才收到年度預算指標,可是此時當年已經開始了半年左右,在這段時間以內,很多財務業務已經開始運行,在每年的開初,預算監管不力,預算管理沒有時效性,甚至是失去了預算本來的用途。
(二)預算執行存在的問題
1、對支出預算執行監管不力
按照相關規定,“預算一經確定,非經規定程序不得進行隨意調整?!盵3]在許多高職院校的實際運用之中,一部分領導思想意識不到位,沒有按照程序走,使用資金隨意性大,這種行為就會造成開支混亂,預算變更次數無法得到控制。與此同時,高職院校對預算,單單只進行簡單的總控制,特別是對二級單位的預算管理與控制不到位,以致于出現各部門互相挪用資金的狀況,預算的嚴肅性得不到重視。
2、預算執行管理落后,缺乏信息化
目前很多高職院校預算工作在執行過程中,仍然是以簡單手工抄寫及人為監督為主。在對預算執行情況進行分析時,最開始是通過手工輔助賬遴選出具體的中取得,再從計算機中找出相應支出的實際發生額,采用手工加減的手段,具體分析預算的執行情況。這樣,下屬各部門本部門的預算執行情況了解和掌握不夠及時,“不能真正做到“心中有數”和及時調整。從而致使其工作量較大,效率卻低,無法滿足目前高校財務工作現代化、信息化的要求?!盵4]
3、對預算執行的監督不力
高職院校主要精力用來應對預算的編制和執行,沒有傾注更多的精力去對預算下達后的具體落實情況進行監督,預算總結分析不到位,決策者根本無法準確及時的發現預算中存在的問題,無法進行補救。
4、缺乏相應的考核和激勵機制
對財務預算的考核和獎懲措施貫徹不力,也就是造成預算目標不能很好實現的重要原因。在考核時,考核方則常常摻雜太多的個人感情去評價被考核方,比如怕影響同事關系,被考核方總是為自身開脫犯錯,尋找各種理由,過于關注對客觀因素的解釋,從未從主觀方面去找原因。與此同時,預算管理的激勵機制未被納入高校預算管理制度之中,造成預算管理工作出現賞罰不分明的現象,每年超支現象根本沒有得到控制以及懲罰當時部門,對于節約預算支出卻沒有獎勵的舉措。
三、預算解決方法
(一)將預算管理制度化
“沒有規矩不能成方圓”,對高職院校預算管理就必須要有一套行之有效的制度措施。建立科學合理地預算管理制度,主要針對高校預算的編制和執行,以后的財務活動開展也將“有法可循”。比如對預算編制原則、方法、預算編制程序、預算管理組織機構及其職責、預算執行及預算調整形成一整套的制度管理,并在工作中嚴格按照規定執行。
(二)對預算進行科學編制
首先,要放棄過去單一的預算方式,特指的是“增量預算法”,采用增量預算、零基預算以及滾動預算有機結合的預算方法。人員經費采取增量預算法,對于人員經費,采用固定的人員固定的金額標準;部門預算采用零基預算法,以年度內因素和事項的輕重緩急的程度為依據,測算支出預算需求的具體數目;高職院校的專項經費則采用滾動預算法,以輕重緩急為依據,并結合學校本年的實際財產,將急需、可行的項目納入優先考慮的范圍,當然專項項目還得提供可行性報告經過審查才予以通過。
(三)建立預算執行分析與考核監督機制
1、分析預算的具體執行情況,形成分析報告
學院各二級單位都必須對本季度預算具體執行情況進行分析,比如在支出方面,分析各項支出是否控制在計劃之內,特別是針對每年都預算超支的情況,找出出現超支的原因;在收入方面,可以分析各項收入是否全部到位,將實際收入數和預算數比較,分析收入未完成的原因,以及各項收入的開發潛力。同時各部門根據分析結果寫明應采取的改進措施報財務處監督執行。
2、要建立健全預算考評機制
學院應將部門預算管理工作納入部門工作考核之中??己说膬热莅A算編制的準確性、預算收入完成情況、預算支出執行情況、項目建設完成情況等。預算年度末,財務處將預算執行情況進行匯總,由財務處會同審計處及相關機構對預算執行情況進行評估并提出考核意見,建立績效掛鉤、責權利相一致的獎懲機制。
(四)嚴格預算執行
預算一經批準,財務部門就應當把其當成一種制度去嚴格執行,不僅要進行總量控制,也要進行分項控制。財務人員應嚴格按照預算開支范圍和金額的規定,審核各項支出,特別是招待費、電話費、交通費等費用,必須按項目進行嚴格控制。對于年度內確實需要調整預算的項目,必須按照規定的權限和程序進行,只有這樣,才能提高資金的使用效益,確保預算的權威性。
(五)將預算管理信息化
信息化已經遍及到社會的各個角落,對預算管理應當充分運用信息化技術,特別是計算機技術的利用。高職院??梢岳眯@網對預算管理實行網絡化管理,可以用一種適合學校情況的財務軟件系統進行管理。預算一經領導批準,及時將批準的預算按項目名稱、金額輸入到該系統中,自動生成表格欄,通過該系統后臺,可對整個學校、七個系以及行政部門的預算計劃及具體執行情況進行監控,注意資金的走向,一旦特殊情況,及時像財務處領導以及學校領導報告,以便及時作出準確的決策。
(六)加強預算管理隊伍建設
(一)基本概況
銷售預算是中小企業的一種主要預算:一旦確定了銷售預算,其他預算將利用到它的結果。比如,如果業主經理認為明年的銷售額將達到40萬美元,那么中小企業將基于這個目標來儲存庫存、雇用員工并且制定營銷戰略。當然,除了總銷售額數字以外,業主經理還需要其他更多的信息。業主還需要將總金額根據各個月和季度進行劃分,這樣其他所有預算可以綁定到這些數字上。比如,如果一半的銷售額將在明年的前3個月獲得,那么在這個期間(或者不久以后)內,需要完成一半的產量,并且為運輸做好準備。同樣,在年度的第一個季度可能需要有更多(相對于其他季度)的現金和人員需求。通過將其他預算與銷售預算連接起來,業主經理可以向上或者向下調整花費,這取決于經營的狀態。如果銷售額比預期的高,那么可以提高產量以及增加雇員的數量。相反,如果銷售比較緩慢,那么應當臨時終止生產并且解雇部分員工。如果中小企業擁有足夠的資本,足以安全渡過遲緩的6個月,那么業主經理并不用擔心公司只能夠勉強生存下去,不能承擔任何財務的挫折。取決于必須對運營監控的密切程度,公司可以每周或者每雙周進行監控,或者甚至每3~6個月才監控一次。
(二)預算作用
財務計劃是一個連續的過程,它對于計劃中涉及到各方的交流與溝通起著重要作用。預算是計劃的工具,也是實際工作的控制基準。主要有以下作用:
1、預算使銷售機會、銷售目標、銷售定額清晰化和集中化;
2、預算計劃出為達到目標的合理費用投入;
3、預算有助于促使各職能部門協調合作;
4、預算有助于保持銷售額、銷售成本與計劃結果之間的平衡;
5、預算提供了一個評估結果的工具;6、預算通過集中于有利可圖的產品、市場區域、顧客和潛在顧客而使收益最大化。
二、中小企業預算管理制度之現金預算
(一)基本概況
不管是否可以稱之為預算,也許這是中小企業最重要的一項控制,因為,把可用的現金去償付到期的債務乃是中小企業生存的首要條件?,F金預算對于中小企業的生存是至關重要的?,F金預算過程的核心在于現金計劃。中小企業的現金計劃要求包括兩種類型:企業正常運行每日和每周所需要的現金,以及這個期間內組織的維護費用。前者與日常經營需要保持在手頭的現金有關。通常,中小企業對30天或60天的現金需求進行估計,并確定在這段時間內可能收回的資金額。如果比較現金的流入和流出之后出現了現金短缺,那么就可以安排一個信用限額或者短期貸款。這一預算的維護部分考慮了保險、租金、工資、采購、服務和稅收等費用。這種對經營的長遠考慮給中小企業提供了平衡其每年現金需求的機遇。
(二)預算作用
現金預算的作用及其在中小企業財務管理中的地位:
1、提高中小企業回避財務風險的能力。中小企業經常需要有足夠的現金來支付職工工資,償付應付賬款與票據以及其他到期債務,不能及時償付債務,稱為“無償債能力”。無償債能力的中小企業,可能被迫宣告破產。即使經營管理得很好的中小企業,在市場銀根緊縮、自身搞基本建設、擴大銷售活動或生產規模的時期,有時也會感到手足無措。因此,中小企業經營者必須小心翼翼的規劃現金流量,使手頭現金隨時夠用。現金預算通過對現金持有量的安排,可以使中小企業保持較高的盈利水平,同時,保持一定的流動性,并根據中小企業對資金的運用水平決定負債的種類結構和期限結構,使中小企業在債務到期時不至于很被動。在市場經濟條件下,中小企業面臨各種各樣的風險,而其中對中小企業影響最大的則屬財務風險。財務風險最主要的表現形式就是支付風險,這種風險是由中小企業未來現金流量的不確定性與債務到期日之間的矛盾引起的。許多中小企業正是沒有處理好二者之間的關系,影響中小企業的正常生產經營活動,甚至于破產?,F金預算可以預測未來時期中小企業對到期債務的直接償付能力,可以直接地揭示出中小企業現金短缺的時期,使財務管理部門能夠在顯露短缺時期來臨之前安排籌資,從而避免了在債務到期時,因無法償還而影響中小企業的信譽,為中小企業以后融資增加阻力;或中小企業被迫“拆東墻補西墻”,在高利率條件下舉借新的債務。這些都在一定程度上增加了中小企業的財務風險。
2、促進中小企業內部各部門之間的合作與交流,減少相互間的沖突與矛盾?,F金預算是以銷售預算、生產預算、直接材料預算等各項經營預算為基礎的,需要他們提供的數據,而銷售預算是各項預算的基礎。這就需要中小企業加強內部各部門之間的溝通交流,相互之間提出改進建議,明確了各部門的責任,便于他們之間的協調,避免由于責任不清楚造成相互推諉的事件發生,調動了中小企業各部門的積極性,為中小企業搞好現金預算奠定基礎。
3、提供中小企業績效評價標準,便于考核、強化內部控制?,F代市場是一個極其復雜的大系統,單個中小企業在這個大系統中僅僅是一個分子,中小企業要在復雜多變、激烈競爭的環境中求得生存與發展,必須強化和依賴于有效的經營管理。財務管理是中小企業經營管理的重要方面,處于整個管理的核心地位,而現金預算則是財務管理的重中之重。由于現金流量與中小企業的生存和發展息息相關,所以中小企業越來越關注現金流量信息。實踐證明,中小企業對現金流量的管理與控制已成為其財務管理的關鍵。
三、中小企業預算管理制度之其他預算
銷售和現金預算并非是中小企業用于控制運作所必需的唯一預算。其他預算實際上是現金預算表中的一些附帶項,包括工資、廣告、銷售費用以及新工廠和設備預算。取決于公司的規模,這些預算類別將通過現金預算進行處理或者準備,并且需要加以特殊考慮。比如,一個制造型企業可能具有制造和采購預算,而一個銷售企業可能會編制銷售費用預算。但是,因為中小企業也并不希望自己負擔過多的預算,因此預算應當盡可能地少。因此,精明的業主經理往往使用“例外控制原則”來處理預算方面的問題。這個原則認為,業主經理應當考慮到極端好或者極端壞的結果,而不是按照期望進行的經營。如果,一月份的預計銷售額是8,000美元,但是,事實上達到了8,200美元,那么公司不需要擔心任何事情。但是,如果銷售額達到了15,000美元,那么中小企業就必須考慮到訂單的處理(如果它是一個制造型企業的話)或者采購更多的物料或產品(如果它是一個零售或者批發企業的話)。同樣,如果,銷售額只有4,000美元,那么在下個月的預算中就必須進行一定的修改,比如,縮減采購量、解雇部分員工或者采取其他的行動。
四、總結
黨的十以來,全總和各級黨政機關根據中央有關規定,相繼出臺了厲行節約,反對浪費的一系列規定,對國內差旅、因公臨時出國(境)、公務接待、會議、培訓等,根據工作特點,綜合考慮各地經濟發展水平、有關貨物和服務的市場價格水平,制定了不同地區的公務活動經費開支范圍和開支標準。各級工會組織應嚴格按照中央和全總有關文件精神,會同紀檢部門共同研究制定具體執行細則,并通過財務會計制度予以規范。在制度宣傳和實施方面,有些地區工會把修訂好的差旅、因公臨時出國(境)、公務接待、會議、培訓等公務活動經費開支范圍、標準及報銷程序等印成小冊子,發放到每個工作人員手中,嚴格按此執行。在財務報銷過程中,還根據不同事項,要求報銷人提供由紀檢人員參與的主席辦公會議紀要等有關文件說明,讓每一項支出更規范,手續更完備。這些做法值得提倡和借鑒。
二、細化預算管理,加強內部控制
工會經費預算是經一定程序核定的工會經費年度收支計劃,是工會財務管理的重要內容之一。根據中央“八項規定”要求,各級工會預算編制要實行科學化、精細化管理,壓縮行政支出,特別是“三公經費”支出。
1.推行部門預算,提高經費使用的透明度。
各部門應根據下一年度工作安排,對每一項經費支出列出詳盡的預算說明,并明確地分配到具體項目上。在工會經費預算安排上,要面向基層,重點向服務職工群眾、維護權益、推動發展等方面傾斜,對職工群眾最關心、最直接、最現實的一些突出問題,要加大工會經費投入予以解決。要優化支出結構,保證工會重點工作的資金需求,分管領導要對每一項預算的合理性、準確性把關確認,最后形成詳細的預算支出明細,并在今后工作中按照“支出明細”嚴把支出關。
2.做好規范、科學的預算編報,提高預算的管理水平,強化預算約束。
工會各部門在經費支出報銷時,應提供年初該項業務的預算支出明細,在預算范圍內報銷。要建立預算執行進度檢查制度,根據各部門年初工作安排,及時督促各項業務經費報銷,嚴禁年底集中報銷。對年初無預算或超預算的費用一律不報,因上級機關、政府臨時工作安排發生的費用,要有紀委巡視組參與的主席辦公會研究同意,并附上級機關、政府的相關通知或文件才能報銷。要加強各部門預算管理,使各部門在具體工作中有目標可尋,有制度可依,減少資金支出的隨意性,形成有效的內部控制。
三、探索工會經費預算績效管理制度