電子檔案管理要求范文
前言：我們精心挑選了數篇優質電子檔案管理要求文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發，助您在寫作的道路上更上一層樓。
第1篇
關鍵詞：電子文檔；管理；利用
電子文檔與傳統文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統檔案管理帶來了新問題和挑戰。如何對電子文檔進行科學有效的管理，更好地為企業的經營決策提供服務，是擺在檔案管理工作者目前的一個嶄新的課題。
一、電子文檔的優勢
首先是共享性的優勢。傳統的紙質文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數、時間、地點都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風險。而電子文檔在虛擬的計算機環境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時間、不同地點被多個需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優勢。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結合自身所需，利用計算機進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質文檔是不能對檔案內容進行改變的，而電子文檔對內容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對文件信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護紙質文檔的原件。將文檔數字化在網絡計算機的環境下以數字化信息的形式的提供給文檔利用者，因為數字化文檔的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現像，使文檔的原件不會受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護了文檔原件。在日常環境下，電子文檔的原件保護性遠遠優越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質文檔上的信息會隨著利用次數的的增加，導致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質文檔不同，電子文檔的復制、打印不會對電子文檔的文件內容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會對電子文檔的壽命產生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會受到影響。
二、電子文檔管理存在的問題
（一）電子文檔與傳統文檔的保存有很大不同。傳統文檔只要避開天災人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實現長期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設備，如果沒有設備，就無法讀取，同時，電子文檔易被更改、易發生數據丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長期保存。
（二）計算機的更新換代對電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進步，計算機系統更新換代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環境下直接使用，給電子文檔的長期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計算機操作系統平臺中，如要使用DOS操作系統下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺，或在上述平臺中仿真DOS環境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計算機平臺中也存在著不同程度的兼容問題。
（三）辦公自動化系統與電子文檔管理系統不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計算機及網絡辦公管理的單位，使用的辦公自動化系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標準和規范的標準。二者的設計單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉為規定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。
三、加強電子文檔管理的措施
（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認識到電子文檔與傳統文檔同樣重要，更要認識到由于電子文檔自身的特點和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術條件實現，其保管期限不僅取決于其內容，還取決于載體壽命、計算機軟硬件的生存周期和電子文檔與計算機軟硬件的一致性。要統一電子文檔的軟硬件設施，對電子文檔的形成、收集、歸檔進行全過程管理，并使管理標準化、規范化、制度化。應規定電子文檔歸檔的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求。確保電子文檔的真實性（內容、結構和背景信息與形成時的原始狀況一致）、完整性（內容、結構、背景信息和表明屬性的數據，包括格式、編排結構、軟硬件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識別、存儲系統可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護，保證電子文檔的內容和載體安全。
（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規定電子文檔管理的有關要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為TXT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對于通過其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉換條件的要盡量轉換，如無法轉換，則將相關軟件一并收集。此外，要注明有關參數，如用CAD或繪圖等設備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環境和相關數據；對通用軟件產生的電子文檔，收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統和工具軟件版本升級的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。
第2篇
【關鍵詞】 醫院管理 電子檔案 問題 對策
隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設,是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1 醫院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
1.2 醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質有待提高
由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。
2 提高醫院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫院的檔案管理網絡
醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。
2.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
2.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。
參 考 文 獻
[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學.2008(20)02：444-445.
第3篇
【關鍵詞】 醫院管理 電子檔案 問題 對策
隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1 醫院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
1.2 醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質有待提高
由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉貼于
2 提高醫院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫院的檔案管理網絡
醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。
2.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
2.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。
參 考 文 獻
[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學.2008(20)02：444-445.
