數字檔案管理范文
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第1篇
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
一、 實施數字檔案管理之目標
1、開發建立與企業各應用系統之接口，實現與各應用系統間的無縫連接，各應用系統所產生的電子文件實現在線自動歸檔，將企業各業務系統數字資料，按檔案的管理規范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實現在企業網上的跨主機、跨地域、跨門類的快速檢索應用，為企業提供便捷而全面的服務。
2、采用J2EE、NET等技術開發管理與利用軟件，與企業綜合信息系統集成，按數據倉庫規范開發數字檔案數據庫作為企業數據倉庫的一個組成部分，使檔案資源庫在服務器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數字檔案。
3、加強對電子原文的防護，通過權限配置、歸檔文檔專題推送、元數據鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與信息的安全，確保網絡傳輸及檔案數據庫的安全。
4、部分電子原文按業務部門要求的模式分件存儲，根據需求顯示為業務部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環境升級遷移，即便脫離開本系統在其他環境下仍可方便利用。同時，數字文件的閱讀器符合國家規定的標準。
二、數字檔案的收集
數字檔案的收集是檔案信息化建設的源頭工作，所收集的數字檔案的數量及質量是數字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現代化和無紙化辦公的推進，各部門產生的電子文件呈數量級的增加，因此，數字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質量優良、結構合理等。數字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網絡存儲轉發等方式實現對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎。
三、移交歸檔的重要性
數字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內容有了新的要求。數字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網絡通信技術將應歸檔保存的檔案（電子版本）發送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。
四、數字檔案管理中存在的安全隱患
1、基于計算機技術特性的檔案數據風險
數字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設備、應用軟件系統和網絡為基礎的。檔案數據的讀取完全依賴于存貯介質和讀取設備。現代技術還不能完全解決數字檔案的長期貯存問題。當前常用的存貯介質(光盤、移動硬盤等)與傳統介質(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統介質相差甚遠；數字檔案信息的讀取必須依賴計算機設備。如果出現硬件故障，如服務器故障、網絡出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數字檔案信息就無法讀取；如果出現軟件故障，如系統癱瘓或關鍵應用發生問題等，數字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環境下的數字檔案不能完全兼容，格式轉化困難，給數據的讀取造成障礙。當軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉換問題，數據也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預測現在形成數字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統，還是Unix操作系統，都存在著漏洞和薄弱環節，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數字檔案的長期安全保管提出了考驗。
2、基于管理能力和技術水平的人為風險
影響數字檔案安全的風險因子是多元的，除了技術問題之外，數字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數字化建設起步較晚，檔案信息數字化方面的法律、法規還不健全，檔案數字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴格規范的程序管理，缺乏科學統一的標準體系和業務管理制度。從概率上講，檔案數據災難是小概率事件，所以很容易讓人產生麻痹思想，對可能造成數字檔案的風險抱有僥幸心理，對防范數字檔案風險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統是個多用戶多管理的系統，因管理不善導致數字檔案載體的損害或工作人員的操作失當也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權訪問、惡意篡改等安全事故。
五、數字檔案的鑒定
目前，只有關于實體檔案的鑒定管理辦法，對數字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關部門要制定相應的數字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內容包括與紙質文件對應的電子文件的鑒定、紙質文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質檔案數字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數字化鑒定、知識產權鑒定、數字簽名鑒定等。
六、數字檔案整理
對于傳統檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環節，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數字檔案而言，筆者認為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數字檔案時與它們的存放位置是毫無關聯的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內，而是借助于計算機和網絡技術，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網絡上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數字檔案的整理可以借鑒教務管理系統，考試系統等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據考核目標、考核內容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯系的。同樣，數字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術進行虛擬“組卷”，實質是利用數據庫技術在各份有聯系的文件的目錄或內容間建立關系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數字檔案目錄和內容從任何角度進行分類組合，盡情展現它們之間在來源、內容、時間等方面的聯系。
七、數字檔案的保管利用
如果數字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領導或各部門工作主動提出決策，讓數字檔案信息的現實實用價值和歷史參考價值得以充分實現。而數字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉錄、介質轉換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
八、如何做到數字檔案管理安全
傳統檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監管嚴密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數字檔案館以網站為其服務的平臺， 對外全天二十四小時服務， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛系統很容易通過尖端的計算機黑客技術得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。
實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數字檔案的簽署就需要通過數字簽名和CA認證（Certificata Authority，也稱電子商務認證中心，是負責發放和管理數字證書的權威機構，并作為電子商務交易中受信任的第三方，承擔公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責任。）來實現，核心技術就是密碼體制。常用的認證方法大致是這樣：發文方和收文方各自都有一對密鑰，分別稱作公開密鑰（以下簡稱公鑰）和私有密鑰（以下簡稱私鑰），用其中任何一個密鑰對原文加密都只能用另一個密鑰解開，公鑰是對外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發文方用收文方的公鑰對發送的文件進行加密，而后再在網絡進行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發過來的，所以還需要發文方在發送密文的同時對原文進行一次hash算法（又稱哈希函數，是一個數學方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然后對同時收到的密文也進行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發文方發的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構進行認證的。
結束語：隨著信息化的快速發展及建設，電子檔案的出現給檔案者管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現企業檔案管理與企業信息系統的無縫鏈接，是現代企業檔案管理的發展方向。
參考文獻：
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內蒙古電大學刊，2007，（9）.
第2篇
關鍵詞：數字檔案館；檔案管理體制；解決措施
一、引言
數字檔案館是一種可以提供網絡資料搜索的網絡信息系統，其主要以信息技術為基礎，使用數據庫的方式進行儲存和應用檔案資料，實現資源的共享，提高檔案資料的利用率。[1]在信息技術不斷發展的情況下，建設超大型檔案存儲已經開始啟動，使得檔案館可以有效突破時間和空間的限制，為檔案利用者提供針對性的檔案信息檢索服務。所以通過建設數字檔案館，不僅可以有效提高檔案館檔案的數量，也可以有效保護檔案資料的安全，使人們可以合理利用檔案資料，最終促進檔案館的發展。
二、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響
第一，促進檔案服務功能的豐富。數字檔案館可以有效解決以往檔案館位置過偏、檔案資料分布不夠合理、信息查閱速度過慢、對空間儲存的要求過高、需要花費大量人力物力等問題，不但可以為檔案使用者提供各種服務，也可以節省檔案管理的時間，使案管理人員可以有更多的精力開發新的業務和服務，提高檔案管理人員的工作效率。[1]第二，促進檔案管理體制的改變。以往檔案管理體制主要以檔案的保管為主，使檔案得到有效保護。這種方式，雖然可以有效保護檔案，但是無法發揮檔案的價值[2]。而通過建設數字檔案館，可以充分發揮網絡的作用，使更多有需要的人員可以進行利用檔案信息資源，并且也可以有效簡化檔案查詢利用方式，使檔案可以被快速找到。在數字檔案館當中，不僅可以有效保護檔案數據的安全，也可以使檔案價值得到有效的發揮。[2]第三，完善現有的檔案管理體系。在以往的檔案管理當中，行政管理的關注點多為檔案實體的監控和規范。但是這種管理方式容易影響到檔案管理工作和檔案利用方面的創新和進步。通過建設數字檔案館的建設，可以有效打破以往管理模式對檔案利用的限制，使檔案管理者可以真正扮演服務者的角色，為檔案利用者數字提供針對性的服務。[3]第四，促進檔案館相關職能的進步。以往在工作當中，檔案管理人員是統一由上級檔案管理部門直接領導的，當數字檔案館之后，可以使檔案管理的各個部門進行互相溝通，共同參與檔案管理[3]。數字檔案館的建設不僅僅是某個部門的事情，其需要涉及各種知識，因此各個部門均需要給予數字檔案館建設足夠的支持，使數字檔案館建設得以順利完成。通過這種方式，不僅可以有效提高各個部門的團結程度，也可以使檔案管理的質量得到提升。
三、利用建設數字檔案館完善檔案管理體制的解決措施
第一，對數字檔案館建設的認識，促進數字檔案館的發展。建設數字檔案館屬于檔案管理體制的創新路徑，因此在實際工作中，檔案管理人員需要轉變自己的觀念，合理利用數字檔案館提高自身的工作效率。同時檔案管理人員需要意識到數字檔案館的重視度，不斷學習各種有關數字檔案館的信息技術，合理利用數字檔案館進行檔案管理工作。另外需要進行掌握數字檔案館應用的方法，這樣不僅可以使自己的辦事效率得到提高，也可以使檔案的管理和利用更加便捷。第二，實現檔案資源共享，促進檔案利用率的提升。要想建設數字檔案館，就需要打破檔案館檔案管理固化、資料利用率不高的現狀，使部門之間可以進行有效溝通，不僅需要完成檔案的保密工作，也可以使檔案資料得到有效共享，使檔案的價值發揮。因此需要進行檔案管理，尤其是要做好系統中檔案數據庫的保護，使檔案資料可以得到有效的利用的同時，可以保障檔案資料的安全。第三，加大人才培養的投入，培養更多的專業人才。建設數字檔案館需要大量的人力物力，因此政府需要投入足夠的財政資金，企業也需要給予足夠的資金支持，才能使數字檔案館得到充足的經費進行建設，促進檔案管理方法的先進化。同時因為數字檔案館系統和技術的使用需要專業的知識，因此需要加強專業人員的培養。比如可以招聘專業技術人員進行管理數字檔案館，并且可以利用自己的專業知識為其他員工進行培訓，為數字檔案館的后續應用提供有效的人才保障。第四，加強數字檔案館的安全防范，保障檔案信息安全。在進行數字化建設工作的時候，檔案信息資源會處于比較開放透明的狀態，如果沒有得到合理利用或者被不法侵害，將會造成巨大的損失。所以在建設數字檔案館時，需要注意防范檔案資料被不法侵害。比如可以進行制定完善的工作管理操作制度，使每個員工均可以按照制度的要求進行工作。同時在進行資料查詢的時候，需要分級設置查詢權限，使檔案資金的獲取到有效保護。另外需要需要做好檔案的備份以及防止黑客入侵的措施，使檔案資料可以免受惡意技術的侵襲。
四、結束語
綜上所述，數字檔案館建設對保護檔案資料，提高檔案資金的利用率具有重要的作用，因此需要加強數字檔案館建設，解決以往檔案管理存在的問題，改善以往的檔案管理體制，為人們提供專業的服務，促進檔案管理工作效率的提升。在實際工作中，可以通過提高對數字檔案館建設的認識、實現檔案資源共享、培養數字檔案管理專業人才、加強數字檔案館的安全防范等措施使數字檔案館建設得以順利進行。這樣不僅可以有效保護檔案資料的安全，也可以促進檔案使用效率的提升，促進檔案管理目標的實現。
參考文獻：
[1]馮克民.規范化數字檔案館（室）建設研究[J].辦公室業務，2017（02）:152-153.
[2]錢欣.智慧檔案館與數字檔案館的關系研究[J].黑龍江檔案，2016（06）：88-89.
第3篇
一、數字檔案館應注重成本與效益
長期以來，我國的檔案工作者對成本效益的觀念一直都很淡薄，很少有人關心和研究檔案整理、保管、利用的成本效益問題和檔案價值與檔案整理、保管費用之間的關系。無論投入整理和保管檔案的費用是否超過檔案的價值都不會影響對檔案的正常保管，這樣就出現了兩種情況：一種是有許多檔案的保管費用已經超過了其檔案的價值，或者說是完全沒有保存價值還仍舊被保管著，使有限的檔案保管費用被白白浪費；另一種是許多珍貴的檔案不能得到合理的保護，使這些珍貴的檔案和一般的檔案在同樣的條件下保管。在數字檔案館的條件下，這種投入與產出的不協調將顯得尤為突出，對檔案工作的影響更是顯而易見。數字檔案館不是一次性的投入，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運行。然而，巨額投入支撐的數字檔案館所形成的利用率并沒有想象中的可觀，這使得數字檔案館建設必須樹立成本效益的觀念，處理好投入與產出的關系，講求最佳效益。
二、傳統檔案館工作流程與數字檔案館工作流程的聯系
傳統的檔案管理工作是單一、單向的簡單過程，接收、處理、管理、服務等主要業務環節都是依據紙質檔案管理而產生的，數字檔案以及數字檔案館的出現，為傳統檔案館注入了新的內涵，同時也帶來了新的挑戰。新形勢下的檔案管理工作不應僅停留在對檔案實體的管理上，還應將管理的著眼點擴大到檔案信息管理的層面，運用新的檔案管理理念從新的管理角度來指導和約束現今的檔案管理工作。
長期以來，檔案館都是進行實體保管的機構，其發展潛力局限于館藏規模及其相應的處理能力上，然而在數字檔案館的背景之下，檔案館管理工作應從有限的館藏建設向開發、鏈接和傳送信息資源的方向發展，通過網絡服務的方式來發展檔案館。數字檔案館的出現以及全方位的發展給傳統檔案管理工作帶來了巨大的影響和沖擊，它將實體檔案館的各個流程豐富為接收、處理（分類、整理、編目、標引、歸檔、入庫、數字化縮微等）、管理（實物管理、信息管理、實物與信息之間的關聯、對應、拷貝以及信息的遷移轉換和箭備份等）和提供利用服務等核心環節。檔案信息管理打破了全宗、機構、年限和專題的界限，追求的是更大范圍內信息的收集、存儲與輸出。在各類案卷、文件中，根據利用者的需求隨時自由組合各類信息，并通過計算機和網絡提供給遠程利用者，突破了實體檔案館的范圍，檔案信息管理有了更大的空間。檔案實體管理與檔案信息管理是兩個緊密相連的不同的工作階段，前者是后者的前提條件和工作基礎；后者是前者的深入和延伸。延伸即在檔案實體管理的基礎之上，將檔案中蘊含的豐富內容開發出來，更廣泛地傳播。檔案管理內容的延伸是由利用者的需求決定的，也是信息時代賦予檔案部門和檔案工作者的歷史使命。檔案信息管理對檔案實體管理不是替代的關系，而是有利的補充，因此，我們必須實現數字檔案館環境下傳統檔案管理與檔案信息管理的有效結合。
三、數字檔案館的檔案信息檢索理念
（一）檔案信息檢索的核心理念是“以用戶為中心”
傳統的檔案館以發展完備的館藏為主要目的，檔案信息檢索以嚴格的信息揭示和有序化的信息組織為基礎，以完善的系統建設為主要任務，適合業務熟練的工作人員使用，體現一種“機械觀”的理念。隨著社會環境的變化，檔案信息檢索的核心觀念逐步轉變為“以用戶為中心”。不斷地推出主動性的檔案信息檢索服務，其服務水平也在逐步提高。
（二）信息檢索服務以檔案信息資源的充分利用為目的
早期的檔案信息在經過數字化處理后，多被保護起來而沒有得到充分合理地利用，檔案利用者不能以最方便的途徑獲取信息。在信息時代，信息資源是被認為與物質、能源、材料一樣重要的生產要素，其價值被充分認識，這就要求在數字檔案館背景之下，各級檔案館應采取各種信息檢索服務，以提高檔案信息資源的利用率。
（三）檔案信息檢索是一個有生命周期的系統
列維坦認為，信息生產的生命周期是由信息被記錄下來，從而成為信息源開始的。從收集檔案信息到利用檔案信息是一個完整的生命周期。在使用檔案信息的過程中，了解到新的信息，進行新的檔案信息的采集，然后開始新的生命周期。只有將上述過程所有環節的工作做好，才能使利用者在需要檔案信息資源的時候在最有利的時間和地點以順暢的方式獲取信息和使用信息。檔案信息檢索的生命周期是將自然生命周期和利用者需求有機結合在一起的一種抽象模型。具體表現為，針對利用者表達出來的需求，信息檢索系統通過信息推送、個性化定制等服務形式實現；針對利用者認識到的普遍性需求，分門別類地組織好信息；針對利用者具有的潛在的信息需求，信息系統通過建立知識庫等方式滿足利用者的需求。利用者的信息需求總是被檔案館工作人員不斷地感知、認識、再認識，形成一個良性循環的生命生長周期。
四、數字檔案館的館藏獲取方式
（一）重視數字化檔案和電子檔案的質量和安全問題
在檔案數字化的過程中，一定要建立完善數字檔案安全管理制度，檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要，既包括硬件的安全管理，又包括軟件的安全管理。硬件方面，要嚴把信息存儲載體的質量關，提高數字保存載體的保存壽命；軟件方面，要通過采用多級權限和密碼管理，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。與此同時，對于電子檔案也要把好進館檔案的質量關，不讓不符合進館要求的電子檔案進館。
（二）重視電子檔案保護的基礎工作
要從電子檔案形成的基層部門開始抓起，其工作的好壞直接能夠影響到后期電子檔案保護工作的質量。在檔案數字化的過程中，一定要重視和加快數字化檔案管理人員的培養，從事數字化管理的人員必須具備檔案管理的專業知識和計算機管理技能。
