電子文件管理論文范文
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第1篇
在對電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設(shè)目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。
2工程電子文件管理體系
2.1電子文件的特點
電子文件在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，并通過系統(tǒng)內(nèi)部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內(nèi)部的一些文件進行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動性的特點，因此，在保存方面無法進行更好的存儲。電子文件就是要對這些數(shù)字信息進行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。
2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系
工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機與多機系統(tǒng)、光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機與多機系統(tǒng)：所謂雙機系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計相結(jié)合的一種小型實用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過這些自帶應(yīng)用軟件進行無圖紙設(shè)計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應(yīng)用程序和配置較高的計算機系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計單位。通過對客戶機和服務(wù)器進行綜合管理，使圖庫全部集中在服務(wù)器上，以達到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進行有效的控制，從而實現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)：即主要是通過利用光盤的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來實現(xiàn)對客戶的數(shù)據(jù)庫訪問。其體現(xiàn)在以交換機為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過與多個客戶機相連接，再通過WWW服務(wù)器與光盤鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)的整個過程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用于以設(shè)計為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域網(wǎng)。工程項目所形成的文件一定要通過計算機網(wǎng)絡(luò)的方式來向各個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計算機網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：
（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標準管理和期刊管理，在工程方面，還進行相應(yīng)的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計管理等等。除此之外，想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對系統(tǒng)進行及時的維護，從而確保工作的正常運行。
（2）查詢檢索子系統(tǒng)：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對該系統(tǒng)進行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包括：圖書、標準、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。
（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對項目中的工程圖紙進行嚴格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。
（4）工作周卡填寫和統(tǒng)計子系統(tǒng)：在看工程項目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項目啟動階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。
3工程電子文件的保管方式
從項目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應(yīng)的儲存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時，有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為未來的工程項目提供借鑒的作用。
3.1輸出紙拷貝
對于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點主要體現(xiàn)在價格上，紙質(zhì)文件價格低廉，且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點則表現(xiàn)在有些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對整個工程而言，在需要時無法提供文件支持，則會對整個工程造成不可預(yù)計的風(fēng)險。
3.2脫機保存電子文件的拷貝
對電子文件進行保管時，可以通過脫機保存的方式有效將電子文檔進行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒ǎc傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點。通過完整保存的方式，來確保電子文件的有效存儲。
3.3利用雙重備份方式管理電子文檔
在對工程文件進行保存時，可以通過電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進行備份，并進行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過紙質(zhì)文檔對電子文檔的監(jiān)護作用，從而達到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準確性，與此同時，在保存后還可以對其進行快速提檔，在計算機網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過檢索、傳輸?shù)确绞剑瑏碛行ПＷC工程的順利進行。
3.4利用電子方式對電子文檔進行保存
利用這種儲存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng)中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時可以及時將其在計算機中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時間，并保存了文件的完整性。目前，我國對這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對文檔進行管理，需要大量的人力物力，需要及時的對磁盤進行維護修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。
4工程電子文件的鑒定及歸檔
4.1電子文件的鑒定
在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形成的電子文檔進行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進行嚴格審查，以保證在存儲前，文件的準確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類人員對工程項目具有一定的工作經(jīng)驗，可以有效對文件進行審查。計算機技術(shù)人員應(yīng)對文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進行識別，并在信息采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。
4.2工程電子文件的歸檔
電子文件經(jīng)過審核處理后，要對其進行歸檔整理，其主要歸檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：
（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過集合的方式同時轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各個部門，從而實現(xiàn)檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后，要對文件信息進行審查，并對處理后的信息進行歸檔、保存。
（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求第一，對網(wǎng)絡(luò)信息進行管理時，要學(xué)會借助相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。第二，各部門就要通過計算機系統(tǒng)對檔案進行分類歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點上，通過這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準確性。同時，也為二次提檔打好基礎(chǔ)。第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數(shù)據(jù)文件之后，需要對其進行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進行共享。
（3）各部門要對所形成的電子文件進行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對電子文件的標準進行管理；嚴格遵守電子文件的歸檔過程；在對某一項目進行歸檔整理時，一定要將項目管理理念融入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結(jié)合，從而實現(xiàn)其方便、準確、高效的作用。
5工程電子檔案的管理
5.1檔案管理
第一，在各部門將電子文件進行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負責(zé)人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對其進行定期檢查、維護。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進步，計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進行管理，從而保證資料的準確性和及時性。第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實用系統(tǒng)相區(qū)別。實用系統(tǒng)，即指在實際工作中所使用的計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對電子文件進行歸類整理。對于公司而言，任何一個敏感文件都是機密的，都應(yīng)對其進行保密處理，從而使之得到應(yīng)有的保護，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進行時間標記整理，以保證在審查時更加方便快捷。時間標記方法有很多，而對工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進行時間標記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的文件數(shù)據(jù)進行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對日后的工作整理提供方便。
5.2模數(shù)轉(zhuǎn)換
所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通過某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點要說明的是光盤制作方面，在完成一項工程之后，要對工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進行整理，還要對其進行備份處理。作為一項刻錄管理，首先要創(chuàng)建一個子目錄，再通過目錄中的相關(guān)文件設(shè)計方案，最后建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費、報告、合同等內(nèi)容詳細記錄其中，從而進行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。
6結(jié)論
第2篇
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應(yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進行強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻：
第3篇
[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。
電子政務(wù)是指運用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運行的公文，是機關(guān)職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。
傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關(guān)制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。
1電子文件管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。
1.2“全程管理”原則
根據(jù)電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。
電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計與運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計的系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進行的技術(shù)操作，包括操作平臺的轉(zhuǎn)換、存儲位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。
2電子公文的真實性保障
判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：
2.1在計算機系統(tǒng)中設(shè)置安全防護技術(shù)措施
一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。
二是設(shè)置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內(nèi)容等。
三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。
2.2身份識別技術(shù)
身份識別技術(shù)主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當(dāng)合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進行訪問。
2.3防寫技術(shù)
將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達到保護其真實性的目的。
3電子公文的完整性保障
傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。
目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機聯(lián)系，確保同一活動中形成的檔案信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，則應(yīng)收集齊全并保持有機聯(lián)系。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。
4電子文件的可讀性保障
電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術(shù)不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：4.1采用通用技術(shù)
目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式；圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。
4.2打包保存法
打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進行讀取。此法一般是針對那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計算機處理的動態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
4.3拷貝法
拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。
4.4再生性保存法
再生性保存法是指將技術(shù)過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。
4.5遷移法
遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術(shù)平臺轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)平臺上的復(fù)制方法，它是計算機軟硬件變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個存儲載體轉(zhuǎn)移到另一個存儲載體上，以進行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上。或者將數(shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標準格式中。目前遷移技術(shù)被認為是保護數(shù)字信息長期存取的必須和恰當(dāng)?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術(shù)的升級，還應(yīng)適時再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。
以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時的、僅是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過時的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時的、并且確有長期保存價值的數(shù)字信息可用再生保存法。
5電子文件的安全性保障
建立健全科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。
5.1建立安全管理制度
電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項極為重要的措施。
5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育
在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。
5.3建立全過程的管理制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對數(shù)字信息的真實性與可靠性造成危害。
綜上所述，要實現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標的實現(xiàn)。
參考文獻
[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.
