電子資源項目評估體制分析范文

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1江蘇省集團引進資源概述

江蘇省現有高等院校110所,其中“985工程”和“211工程”學校2所,“211工程”學校9所,普通高等院校43所,其余的為高職高專和民辦院校。2001年9月,江蘇省高等教育文獻保障系統(JALIS)啟動“數字化工程”,以集團方式采購電子資源,在江蘇省內建立鏡像站點,向全省高等院校提供服務。2001年9月,江蘇省高校圖工委與重慶維普公司共同建立的省內第一個《中文科技期刊全文數據庫》鏡像站點,在南京大學圖書館建成并開始提供試服務。2002年11月14日,JALIS集團購買的Springer數據庫開始試用。2003年3月5日《超星數字圖書館》徐州師范大學圖書館鏡像點建成,3月14日對外服務。2004年陸續引進了人大《復印報刊資料》數據庫、中國社會科學引文數據庫、CALIS西文期刊目次數據庫、EbscoHost數據庫。這樣以JALIS名義集團采購的中外文電子資源已達到7種。

2對引進電子資源項目進行評估的現狀

電子資源以內容豐富全面、更新快、易存取、統計管理簡便有效等優點深受一般用戶及圖書館的歡迎,但其投入經費如何,利用情況如何,怎樣才能保證電子資源的高校利用和圖書館整體資源的結構優化,保證文獻經費的最大效用化合合理分配,如何對電子資源的效益評估已經成為電子資源建設必須重視的一個問題。國內外關于電子資源評價的研究已有約10年的歷史,其研究的主要問題集中于評估指標的建立、相關標準的制定、期刊評價及使用統計、讀者服務滿意度等方面。

2•1評估指標體系

對電子資源評價指標體系或模型的研究以國內文獻更為集中,國外研究一般是項目主導,因此是以實際的指標體系建設為主,而國內的探索理論居多。這方面的論文均是從不同的角度建立評價指標體系或采用不同的數理方法對電子資源進行評價。目前的評估指標未能由淺及深、由表及里深入到資源或者學科內部,造成了評估結果表面化,不能給出一個實質性的、有用的結果,對于數據庫的采購沒有真正起到參考作用。并且指標以定性指標為主,定量性指標太少。現在對于電子資源指標體系的研究和實踐,雖然出現了電子計量的概念和實踐,但是評估指標仍然以定性指標為主,指標值不是YES就是NO,缺乏可比性;即使是定量化指標也因沒有確定同樣的比較單位和環境,事實上也造成了定量指標的不可比性。

2•2使用統計數據的方面

對電子資源的評估,首先與其利用情況的統計信息密切相關,關鍵是對電子資源利用的各類網絡統計數據的規范化采集與分析。目前,對使用統計數據最基本的獲取方法是利用數據庫商提供給圖書館的日志統計數據。目前數據庫商提供的使用統計數據雖然很大部分是按COUNTER標準提供,但提供的數據存在以下問題:(1)數據庫商的統計報告不能提供詳細的統計信息;(2)數據庫商的統計報告無法進行相同標準的橫向比較;(3)數據的可靠性;(4)一些數據商不能提供任何統計報告。

2•3讀者滿意度方面

通過紙質和Web的調查問卷獲取用戶的滿意度是獲取電子資源利用統計數據的一種方法,但是這種方法也存在一定的問題:(1)調查問卷回收的比例較低;(2)個別調查的用戶群體的結構不容易被界定;(3)用戶統計收集到的常常是用戶總體印象和看法,而不是真正的利用統計數據。

3如何對電子資源進行評估

集團引進電子資源的工作是個復雜的系統和過程,其成功與否,有賴于其組織管理機制的建立,包括組織機構、職責、交流機制、利益分配機制等諸多方面的建立,都要有配套的實施細則與監督制度。只有合適的制度設計與安排,才能為集團引進電子資源的發展保駕護航,確保完成資源共享的目標任務。

3.1評估的組織機構

JALIS集團采購的管理框架是由JALIS管理中心主導全局大政方針,并委托電子資源建設與評估小組負責實施具體工作。電子資源建設與評估小組的工作經省高校圖書情報工作委員會文獻資源建設專業委員會討論,提交省高校圖書情報工作委員會辦公會議研究決定,并接受各成員圖書館的評估,如圖1。(1)JALIS管理中心。JALIS的組織形式是在江蘇省設立了8個學科和地區中心,形成了“省中心—地區中心—高校圖書館”三級文獻信息保障網絡環境。集團采購的具體工作由JALIS管理中心負責,為工作方便,設JALIS電子資源建設與評估小組,小組成員(包括組長)由JALIS管理中心聘任。集團采購的具體工作由電子資源建設與評估小組實施。(2)電子資源建設與評估小組。根據江蘇省JALIS“九五”期間電子資源建設的實踐經驗,經江蘇省圖書情報工作委員會同意,JALIS在“十五”期間成立了電子資源建設與評估小組。該小組由南京大學、東南大學、南京理工大學等高校圖書館的主管資源建設的館長或副館長組成,主要負責與有關數據庫商的接洽、談判,對有關數據庫進行評估,提出江蘇省高校是否試用、以何種形式使用有關數據庫的意見和建議。(3)文獻資源建設專業委員會。文獻資源建設專業委員會是省高校圖書情報工作委員會的文獻資源建設的專家成員,主要討論電子資源建設與評估小組將數據庫相關的采購意見和建議,提交省高校圖書情報工作委員會辦公會議研究決定,如果決定采購,將相關方案提交給JALIS管理中心。(4)成員圖書館。成員館獲取集團采購的相關信息,并決定是否采購。如果決定參加集團采購,成員館就要認真履行承諾的協議事項,對集團采購的電子資源提供反饋意見和改進建議,組織參與JALIS管理中心和數據庫商提供的相關培訓,參與宣傳推廣JALIS管理中心的服務。一般來說,一個集團采購項目始于電子資源建設與評估小組,經過調查研究后如成員館達成共識,小組就起草與項目有關的采購方案,提交省文獻資源建設專業委員會審查討論。經過認證的方案被推薦給JALIS管理中心實施。

3.2評估的內涵

高校圖書館電子資源的后評估,是對電子資源評估體系中相對于資源采購前的預評估而進行的有關資源使用情況的評估。圖書館電子資源的后評估,是從用戶使用的角度,對電子資源系統的內容、功能進行重新評估,對電子資源的用戶訪問情況、利用效果情況進行調查分析,從而重新審視電子資源的質量、圖書館資源建設投入的經費、效益,并以此作為修正圖書館資源建設的科學決策依據,調整圖書館后續購買、開發電子資源的策略,向電子資源提供商提供改進服務的意見。

3.2.1選購前評估

在引進數據庫時必須成立一個專家團隊對電子資源進行評估,這種評估在引進前包括前期評估和二次評估兩個部分。前期評估是在數據庫商向集團推薦數據庫的時候進行一個評估,包括數據庫出版商或數據庫提供商的情況簡介、數據庫介紹、收錄的文獻類型、收錄文獻數量、收錄的年代情況、收錄文獻學科分布情況、被核心出版物收錄情況、內容的更新速度、與已引進的同類數據庫的重復情況、現有用戶情況、價格模式、數據庫訪問方式、存檔情況以及售后服務等內容。二次評估是試用結束后,在試用統計分析的基礎上進行的評估,包括內容、需求、價格、成本、檢索系統、服務和使用等方面以決定是否引進以及引進時的購買方案等內容。

3.2.2質量評估

信息資源建設與管理電子資源種類繁多,質量層次良莠不齊,這要求集團采購過程中時時進行電子資源質量的監測和評價,建立對電子資源質量評估的指標體系。電子資源質量評估一般從以下幾個方面著眼:

(1)數據庫系統的評價。從傳輸和使用模式、檢索界面、檢索功能、檢索結果、輔助說明和使用統計等方面全面衡量。

(2)電子全文質量評價。主要包括:①內容是否完整,圖、表、特殊符號等是否都具備;②圖像和文字是否清晰可讀;③文本格式是否標準,文字語句符合基本語法,行距、換行正常無干擾字符,標題明確而概括,章節間有邏輯性和連續性;④圖像是否保留原始文獻的風貌;⑤目錄、摘要、索引、參考文獻是否具備且完整、準確;⑥是否提供鏈接至文獻內章節、參考書目、附錄等;⑦信息的時間、最后修訂和更新的時間、有無標注。

(3)“使用許可協議”評價。包括協議的使用限制是否合理,是否能夠被接受,是否會對正常使用帶來不便,是否允許館際文獻傳輸服務,擁有哪些永久性的權益,同時,提供商對協議的執行情況,也是協議評價中十分重要的內容之一。

(4)價格評價。與紙質和其他形式的資源相比,電子資源的價格較高。不同的電子資源類型,各有優缺點,在綜合性能價格比的基礎上,確定一個合理的都可接受的價格。由于電子資源的特殊性,在考慮價格的問題時,還要考慮到電子資源未來升級或版本更新,是否需要額外的費用,額外費用是否合理,額外費用與版本改進所帶來的服務是否合適。同時,服務器、存儲設備以及管理軟件的升級換代所需要的費用也是非常昂貴的,都需要考慮到價格因素之內。

(5)電子資源提供商評價。主要評價內容包括:①電子資源出版機構的規模及信譽,生產商、商是否可靠,綜合實力及歷史發展情況,是否進行商業化運作;②權威性,是專業的學術機構還是大學的組成部分,編輯者的個人資歷、學術水平、研究領域;③客戶服務水平,包括服務質量、態度、服務周期、服務方式是否能達到滿意,是否能夠隨時處理突發事件;④免費試用期,時間的長短,試用期間的服務項目、服務內容以及試用期間的服務與最終的服務是否始終保持一致;⑤使用培訓,培訓所需費用、培訓效果、培訓周期;⑥后續服務,數據庫更新或新版本的持續支持能力如何,售后服務如何。

(6)整體評價。對以上各項目進行分項統計評估,采用定性和定量相結合的方法,對擬購和已經采購的電子資源進行綜合全面評價,確定其等級為優良、一般甚至不予考慮,然后根據實際需求情況和經費狀況決定最終購買與否。建立一個科學的電子資源質量評估體系,將有利于合理、優化地發展圖書館電子資源乃至整體資源建設,具體可以歸納為以下幾個方面的作用:評價電子資源的內容,確定其是否符合本館用戶需求,是否是權威性數據庫,是否適合采購或續訂;促進電子資源的整體優化建設,調整電子資源的學科分布,調整參考數據庫、全文數據庫、事實數據庫、電子期刊、電子圖書的比例,使其結構逐步優化,更大程度地符合用戶需求;提高電子資源的利用率,通過對電子資源結構的調整和使用情況的分析,促進檢索服務、咨詢服務、培訓服務的開展,使電子資源及其服務更符合用戶需要,從而提高其利用率,降低成本;了解用戶需求,調整建設方向和服務內容;評價相關服務,包括出版商對圖書館、圖書館對最終用戶的服務的評價,這種評價對電子資源的采購以及圖書館如何開展服務都具有很大的影響力。通過評估指標體系的評價可以使傳統出版物的建設得到合理調整,使傳統出版物與電子出版物的建設逐步結合,更科學、合理、整體化地發展圖書館館藏。

3.2.3效益分析

電子資源有投入,也有產出。通過對電子資源進行使用效益分析,可以使集團和成員館正確地認識到不能盲目地、不計成本地去獲得和使用電子資源。正確地分析、評價其成本、效益,使其成本得以補償和回收,這樣才有利于電子資源的健康發展。對高校圖書館全局而言,應加強采購協調,盡可能多地擴大資源覆蓋面,各館之間通過代查代檢和文獻傳遞來互通有無,在版權協議允許的范圍內最大限度地提高資源利用效益。每一個數據庫在組團時,切忌片面追求集團的規模,開始時寧小毋大;牽頭單位在組團時應本著“自愿”的原則吸納成員,特別要注意提醒新參加的中小館,充分考慮本校的網絡條件、學科狀況和潛在的需求,不要盲目跟進。組成集團采購要立足于本國或本地區的特點,以達到以下的預期效益:①極大豐富本國或本地區電子資源,文獻保障率大大提高;②電子資源管理與服務技術與國際先進水平相適應,建立高素質的技術隊伍;③形成一支高素質的電子資源引進的隊伍;④提升圖書館的影響力和學術地位;⑤為教學和科學研究服務,提升我國的科技創新能力。