高校會計檔案數字化管理問題分析范文

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摘要：隨著信息技術的逐漸發展，數字化技術已經成為現階段應用比較廣泛的技術之一。數字化技術在促進會計電算化發展的同時，還促進傳統的紙質會計檔案向著電子版的方向發展。但就目前的情況而言，由于高校的信息技術水平并不完善，會計檔案數字化管理模式在實際的應用中還存在較多的問題。本文主要針對高校會計檔案數字化管理的問題展開討論，首先從，高校會計檔案數字化管理的優勢入手，結合高校檔案數字化管理的主要內容進行分析，最后總結出促進高校會計檔案數字化管理的高效進行具體措施。

關鍵詞：高校；會計；檔案數字化管理

高校會計檔案主要是指高校在進行會計核算的過程中所記錄的數據或是具有保存意義的文字、圖表等會計資料。其中還包括由計算機所形成的電子版的會計檔案。隨著我國教育體制的不斷改革與發展，為了避免亂收費、亂用費的現象，教育部門也逐漸增大了對于高校的財務管理的力度。但由于高校的會計檔案存在多樣行、以破壞性等特點，使得高校會計檔案管理一直是高校財務管理中的難點所在。

一、高校會計檔案數字化管理的優勢

（一）具有其較強的安全性和持久性

檔案的數字化管理主要就是將檔案有紙質轉化為電子版本，其相對于紙質版本而言更加的邊界，大大的提高了檔案管理工作的效率。同時，由于網絡的多樣性使得高校的數字化管理工作也呈現多元化的發展趨勢，比如會計檔案可以通過網絡、U盤、光盤等設備進行儲存。這種儲存模式不僅可以提高檔案管理工作的效率，還能根據需要隨時的進行紙質檔案的打印[1]。另外，傳統的紙質檔案在存儲的過程中很容易受到環境或是人為的影響而遭到破壞，但數字化的檔案管理模式則能夠有效的解決這一問題，使得會計檔案可以長時間的保存而不受損。為了避免檔案數據的丟失，檔案管理人員還可以將檔案進行電子備份，以此來確保檔案的安全問題，促進高校會計檔案管理工作的順利進行。

（二）提高檔案管理的效率

數字化的檔案管理模式能夠有效的提高檔案管理的效率。在數字化的檔案管理模式下，工作人員將會計檔案信息輸入到計算機中在，通過這種形式儲存的檔案信息，更加的便于修改。另外，與傳統的紙質檔案相比，數字化的檔案管理模式下，電子檔案的體積較小、存儲空間較大，可以存儲更多的檔案信息，加快了高校會計檔案管理的效率。同時，因為互聯網的資源共享的特點，在數字化的檔案管理模式下，高校的會計檔案信息也可以實現資源的共享。相關人員可以在網絡中對檔案進行調閱，這種方式既節省了檔案查找的時間，有能夠避免直至檔案受到破壞。

二、高校會計檔案數字化管理的主要內容

（一）建立完善的會計檔案管理數據庫

在數字化的檔案管理過程中，大多數的會計數據都是通過數據庫進行存儲的。在現階段，高校會計檔案管理工作的主要目標就是實現全部會計數據的數組化管理，其中包括記賬憑仗、明細賬、分類賬、報表等信息的數字化管理。在數據庫建立的過程中，相關的人員還應該對針對資金使用情況的不同進行數據庫的分類[2]。數據庫是實現高校會計檔案數字化管理的重要支撐。數據庫的建立能夠提高檔案管理的效率，方便使用者對檔案的調閱，使得檔案管理工作可以高效有序的進行。

（二）建立會計檔案數據庫輔助決策支持系統

會計檔案數據庫將大部分的檔案信息的原始數據都收集在其中，這些數據在經過管理人員的整理和篩選之后能夠為高校領導者的決策提供輔助支持。高校在進行會計數據庫輔助決策系統建設的過程中，應該將企業領導者的需求為主要的出發點，通過綜合財務人員、數據庫管理人員和檔案管理人員的共同努力而完成決策系統的建立。會計檔案數據庫輔助決策支持系統能夠對數據進行統計、對比，進而發現解決問題的對策，并為決策者提供決策的依據，減少決策的風險，進而提高高校的資源合運用。

（三）管理好會計檔案數字化管理系統的信息安全建設

信息安全建設直接關系到高校網絡的安全與否。為了確保高校會計檔案數字化管理的安全性，高校應該加強對于網絡安全系統的建設。在會計檔案數字化管理的過程中，最重要的就是存儲安全的管理。存儲安全主要就是避免病毒的入侵和軟件系統的兼容性問題，這些現象的發生都會造成信息泄露或是丟失的情況。所以高校在對會計檔案進行數字化管理的過程中，應該加大對于信息安全的管理，確保檔案信息的安全性[3]。

三、如何促進高校會計檔案數字化管理的高效進行

（一）加強對于會計檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的管理能力

在傳統的檔案管理工作中，由于是紙質的檔案存儲，檔案管理人員一般只需要就有較強的會計專業知識，就可以實現管理工作的順利進行。但在會計檔案數字化管理的模式下，由于涉及到的信息技術，所以對于會計檔案管理人員的要求也相對較高。在高校的管理過程中，相關的管理人員不僅需要掌握相應的會計知識，還要具備較強的信息技術水平。所以為了能夠促進管理工作的順利進行，高校應該加強對于會計管理人員的培訓工作，提高工作人員的管理能力和信息技術的運用能力，進而確保檔案管理工作的順利進行。一般情況而言，高校的會計檔案管理人員都已經具備一定的會計專業能力，所以高校在對其進行培訓的過程中，應該側重于對管理人員信息技術運用能力的培訓。高校可以組織校內的計算機教師對會計檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的計算機應用水平，進而促進數字化管理模式的順利進行。這種方式既能夠提高檔案管理人員的信息技術水平，又能夠減少高校的成本支出，進而使得高校可以將更多的資金投入到教學活動中，促進高校的長久發展。

（二）建立完善的會計檔案數字化管理的各項制度

制度是對人進行約束的最直接、最有效的方式。在高校的會計檔案數字化管理的過程中，高校也應該建立相關的管理制度，加強對于檔案管理人員的約束[4]。在建立管理制度時，首先就要將數字化作為管理工作中的主體，這也就需要檔案管理人員將數字化管理當作檔案管理的一部分，進而建立有效的管理制度。同時，會計檔案管理制度應該對會計檔案保管、借用等都進行具體的規定與限制，并根據借閱者的身份，確定其是否具有檔案借閱的權限，進而確保會計檔案信息的安全性。另外，在制度中，還要對檔案管理者的職責進行明確的分工，確保檔案管理工作的有序進行。比如在蘇州大學的會計數字化管理中，學校就采用了職責分工的管理模式。在信息借閱系統的管理中，檔案管理人員就實施了雙人負責的制度，在管理的過程中，一個工作人員負責對檔案借閱人員的信息進行登記，另一個管理人員則主要負責檔案在借出過程中的安全管理，定時的對檔案進行追蹤，確保檔案在借出過程中的安全性。這種方式既能夠避免因為突發事件造成的缺崗現象，又能夠防治管理人員出現以權謀私的現象。

（三）加強數字化信息安全管理工作

安全問題是檔案數字化管理中比較重要的問題。架起那個高校的信息安全建設，能夠實現對于會計答案信息的保護工作，進而避免信息泄露的現象出現。在高校的檔案管理過程中，應該采用多種保護措施對數字化的會計檔案管理的安全性進行防護，避免數字化檔案管理系統受到外界因素的破壞而出現信息泄露的情況。目前，已經有部分的高校已經建立起了完善的數字化安全管理系統，比如，天津中醫藥大學。在天津中醫藥大學的會計檔案管理工作中，高校就已經加強了對于數字化檔案管理系統的保護工作[5]。學校對檔案系統設置了密碼，同時，學校還根據教師的職位，對教師的檔案借閱設置了權限。另外，對于比較重要的會計文件或是資料，學校還實施了雙重保護的措施，并建立起了數據恢復中心，以此來避免數據的丟失，確保數據的安全性。

四、結語

綜上所述，高校會計檔案是對高校經濟活動的記錄，是高校領導者進行決策的重要依據。所以為了能夠實現高校會計檔案的管理工作，高校應該做到與時俱進，將信息技術應用到檔案的管理工作中，采用數字化的管理模式，進而確保管理工作的高效進行。在數字化的檔案管理中，高校應該不斷加強管理人員的自身能力，并對會計檔案的數字化管理制度進行完善，只有這樣才能夠將數字化管理的優勢最大化的發揮出來，促進檔案管理工作的高校進行。

【參考文獻】

[1]楊洪云,于健.提高高校會計檔案利用率的對策[J].蘭臺世界,2016(21):70-71.

[2]王萬海,丁衛萍.新形勢下高校會計檔案管理問題探討[J].財會研究,2016(07):60-62.

[3]郭然.信息化環境下高校會計檔案管理設計[J].中國管理信息化,2016,19(12):31-32.

[4]何鄭濤,黃秋實.數字化校園背景下高校會計檔案信息化管理的探究[J].蘭臺世界,2014(29):25-26.

[5]樊振東.試論高校會計檔案數字化管理[J].財經界(學術版),2013(08):171.

作者:胡薇 單位:長沙環境保護職業技術學院