小型進出口企業辦公自動化系統設計模式范文
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引言
辦公自動化(OA)或辦公信息系統(OIS)是現代信息社會的重要標志,它涉及系統工程學,行為科學,管理學,人機工程學,社會學等基本理論,以及計算機通信自動化等支持技術,屬于復雜的大系統科學與工程。其目的就在于盡可能充分地利用信息資源,提高生產率工作效率和質量,輔助決策,求得更好的經濟效率,以達到既定的(即經濟政治軍事等)目標。一般來說,一本論文由整理提供個較完整的辦公自動化系統,應當包括信息采集,信息加工,信息傳輸,信息保存四個環節。辦公自動化系統綜合了人,機器,信息資源三者的關系。
隨著信息時代的到來,企事業單位管理職能的不斷增強,手工辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益尖銳,因此一些單位將辦公業務的處理、流轉和管理等過程電子化、信息化,從而實現了網絡化業務處理和綜合辦公自動化,大大提高了辦事效率.
系統方案
人們對辦公自動化系統的了解有一定的缺點,認為使用普通的文字管理系統和普通的而簡單數據管理系統如(MSaccess,MSword)等軟件就得了,本軟件的想法是把企業的大部分工作交給電腦處理,并從了解每個部門的工作來執行相應的處理算法。
21客戶管理系統管理客戶,對客戶進本論文由整理提供行信息采集,客戶訂單要求,管理每個客戶的賬號,將信息傳遞給采購,倉庫,財務等系統,完成客戶管理。
22采購管理是物料在企業內流動的起點,是從客戶、銷售等系統和本系統獲得購貨需求信息,與供應商和供貨機構簽訂訂單、采購貨物,傳遞給需求系統。
23倉存管理是物流管理的核心,是進行貨物流動、循環管理控制的系統。
24員工管理系統管理每個員工的信息采集,工作部門,工資級別等信息,將信息傳遞給采購,財務等系統,完成員工管理。
25財務系統是系統的重要部分,對整個公司的系統進行基金管理。系統的整體結構圖如圖1所示:圖1
系統各個子模塊的功能
31客戶管理系統公司的重要業務是對客戶進行服務和,所以此部分系統是整體系統的核心部分,要對客戶的信息(包括:姓名,公司名,公司地址,電話號碼,傳真號碼,電子郵件等信息)采集和保存;對每個客戶給一定的代碼(該代碼在整個系統代替客戶),對客戶進行客戶訂單管理,客戶賬號管理,信用管理等功能綜合運用的管理系統,對全過程進行有效控制和本論文由整理提供跟蹤,實現完善的客戶信息管理。該系統可以獨立執行管理;與制造其他子系統、應收款管理系統等其他系統結合運用,將能提供更完整。
客戶管理主要包括:
①訂單管理每一個客戶下了訂單以后要進行的是對每個訂單給相應的編碼和統計該訂單的金額和要求并將信息傳遞給采購系統,財務系統,倉庫系統等,即對訂單的情況的記錄、跟蹤和控制,包括針對銷售合同的執行;控制訂貨價格、數量、業務員信用管理;隨時對訂單完成情況的跟蹤、控制訂單的實際執行;進行比較并顯示訂單執行差異,并通過業務和分析報表進行訂單執行情況的反映。
②賬號管理每個客戶在公司里有他的賬號客戶下了訂單進行以后財務管理,采購管理,以及倉庫管理報告此系統并給客戶纖細的賬號張單和本論文由整理提供信息。
32采購管理本系統從客戶本論文由整理提供
管理系統和其他部分接到訂單后要做相應的處理,要指定訂單的類型,給出訂單的金額,指定供貨商,報告客系統和財務處,指定要操作的員工,跟蹤訂單,指定交貨期并將信息傳遞給倉庫管理,客戶管理,財務管理的部分系統采購管理主要包括:
①供貨商管理要對一般和熱常訂的貨進行一定的準備,要了解每個供貨商和廠家的所有信息包括(名稱、地址,價格,供貨期等),并不斷的更新數據庫了解市場的變化,對每個訂單介紹合適的供貨商和廠家。
②貨價管理通過一定時間和了解市場的過程對每個產品的價格做一定的了解并留下每個單價的參考價。
33倉存管理系統倉存管理系統是通過入庫業務、出庫業務、倉存調撥、庫存調整、虛倉管理等功能,結合批次管理、物料對應、庫存盤點、質檢管理、虛倉管理、即時庫存管理等功能綜合運用的管理系統,對倉存業務的物流和成本管理全過程進行有效控制和跟蹤,實現完善的企業倉儲信息管理。該系統可以獨立執行庫存操作;與其他工業系統的單據和憑證等結合使用,將能提供更完整、全面的企業物流業務流程管理和財務管理信息。
倉存系統主要包括以下功能:
①批次管理在工業系統中實現業務批次管理,并提供完整的物料批次信息。系統提供完善的批次管理設置、批號編碼規則設置、日常業務處理、報表查詢、庫存管理等綜合的批次管理功能,使企業進一步完善批次管理,滿足經營管理不同方面的應用需要。保質期管理。系統在批次管理基礎上,針對物料提供保質期進行保質期管理,以滿足特殊物品如食品、醫藥行業的保質期管理需求。用戶可以對保質期物料進行設置、初始數據錄入、日常單據處理、即時庫存查詢和報本論文由整理提供表查詢、并提供到期存貨預警功能。
②質量檢驗管理工業系統提供比較全面的質量檢驗管理,包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢三種質量檢驗業務。工業系統為用戶提供質量檢驗功能,將質量管理功能與采購、倉存、生產等環節的相關功能相集成,實現對物料的質量控制。系統在倉存系統提供質量檢驗模塊,綜合處理與質量檢驗業務相關的檢驗單、質檢方案和質檢報表,包括質檢方案、檢驗單、質檢業務報表等業務資料的設置和處理和質檢報表的查詢。
③即時庫存智能管理即時本論文由整理提供庫存是用來查詢當前物料即時庫存數量和其他相關信息,系統按庫存更新控制來隨時更新當前庫存數量,其查看方式有多種:查詢所有倉庫、倉位、物料、批次的數量信息;查詢當前物料在倉庫、倉位的庫存情況;查詢當前倉庫里物料的庫存情況;查詢當前物料的各批次在倉庫、倉位的庫存情況;查詢當前倉庫、當前倉位里物料的庫存情況。
④倉位管理工業系統在倉庫中增加倉位屬性,同時倉位定義到行上,進行倉位管理,以豐富庫存信息、全面提高庫存管理質量。主要包括基礎資料設置、倉庫倉位設置、初始數據錄入、日常業務處理和即時庫查詢等多途徑實現。
34員工管理系統
對公司的所有員工要進行以下部分管理:
①員工信息管理:對每個員工建立個人檔案包括(姓名,地址,聯系人,身份證號碼,學位,以前工作單位,愛好,經驗等信息)
②員工工資管理:每個員工本論文由整理提供有不同的基本工資,加班時間,加班費,獎勵和扣分。
③員工任務管理:對每個員工,更具他的學位和經驗指定他的任務與他的工作部門并對每個員工的工作效力和態度進行調查報告相應的信息傳遞給工資管理。
④員工需求管理每一定的期間對公司的員工需要進行調查并報告需要性。
35財務系統
傳統的財務處理過程力求與商業的快速發展保持一致和及時處理新的業務中產生的大量新數據,不能充分滿足企業對動態的數據進行管理、分析并形成報表的需求。其結果是財務行為建立在企業的歷史記錄的基礎之上,而不能對企業的未來產生影響。網絡為生產經營提供了新的場所。企業可通過互聯網不斷拓寬自己的生產經營場所,了解最大范圍內的客戶需求,從最大范圍的供應商中挑選出最佳的供應商,通過暢通于客戶、企業和供應商間的信息流,減少諸多中間環節,從而以最快的速度、最低的成本進入市場。因此,網絡環境下,財務管理人員須以互聯網的速度開展業務本論文由整理提供并做出決策,這就要求他們隨時了解整個業務的狀況以保持良好的競爭狀態,企業需制定整體財務管理解決方案,以滿足企業在財務管理方面的需求。包括制定預算、計劃、預測、成本管理、合并和整合、報表和分析等,為業務提供運營管理方法,在此基礎上確定業務的發展方向并使經營風險最小化
個人體會
企業辦公自動化的發展現狀辦公自動化(OfficeAutomation)簡稱(OA),在我國自20世紀70年代開始發展,到90年代中期大致經歷了三個階段,第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備,如傳真機、打字機、復印機等;第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機,通過電腦和打印機進行文字處理,表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等;第三個階段的主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用,這一階段在辦公過程中通過使用網絡,實現了文件共享,網絡本論文由整理提供
打印共享,網絡數據庫管理等工作。在我國辦公自動化的發展過程中,辦公自動化建設取得了很多成績,同時也暴露了很多問題,如投資大、效果不明顯、水平低、重復建設多、硬件投入多、軟件投入少、模擬手工作業增加管理負擔等,造成這些問題的主要原因有三條,首先對辦公自動化的本質作用理解不深,通常只是把辦公自動化理解為辦公過程中的先進技術和設備的使用,使用目的為提高效率,實際上,通過實現辦公自動化,提高管理機構的決策效能更為重要。其次是忽視了辦公自本論文由整理提供動化發展的基礎,通常只是認為只要有了先進的技術和設備,就可以實現辦公自動化,其實,辦公自動化發展必需依賴兩個基礎,一個是管理基礎,另一個是信息積累基礎,如果脫離了這兩個基礎,辦公自動化就會變成空中樓閣。第三,技術條件的制約,也會使得辦公自動化建設難以達到預期的目的,如早期的網絡技術在信息共享和溝通方面的支持就顯得明顯不足。自90年代中期至今,互聯網技術在我國迅速發展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上網工程、企業上網工程、電子政府、電子商務、電子管理、政府內部網、企業網、數字神經系統和數字化辦公等一系列新概念,這一個階段的主要標志應為互連網技術的普遍使用。
辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化,或者說實現數字化辦公,可以優化現有的管理組織結構,調整管理體制,在提高效率的基礎上,增加協同辦公能力,強化決策的一致性,最后實現提高決策效能的目的。辦公自本論文由整理提供動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業務有著深刻的理解,才會使辦公自動化有用武之地,只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累,沉淀,辦公自動化才能發揮作用。辦公自動化的靈魂是軟件,硬件只是實現辦公自動化的環境保障。
除次之外，我們在大力發展辦公自動化的同時，另一個制約著企業發展的因素也不能夠忽視，那就是網絡技術。世紀是一個以網絡技術為核心技術的信息時代。我們必須全面、深刻地分析和研究網絡技術對我國經濟發展所產生的各種影響,采取正確的措施應對網絡技術的挑戰,把握網絡技術給我國經濟發展帶來的機遇。才能及時更新觀念,迅速適應正處于急劇變化之中的全球經濟,使我國經濟能夠獲得健康的發展,早日實現強國之夢。計算機已由專家的工具變成了平凡百姓的鐘愛之物。然而,在這10年中計算機領域發展最快的技術,不僅在于單臺計算機本身技術的發展,更在于連結多臺計算機網絡技術的發展。以前誰曾想到:今天,遠在異地他鄉的廠家、企業、公司甚至商本論文由整理提供人,竟能方便、快捷、廉價地進行商務經營、談判和協作呢?這一切都歸功于正在飛速發展的網絡技術。網絡技術對我國經濟發展提出的挑戰網絡技術帶來了新的經濟形態,這就是本論文由整理提供人們常說的網絡經濟,網絡經濟是指在計算機網絡技術基礎上發展起來的、以多媒體信息為主要特征的一種新經濟潮流和形態。網絡經濟是全球一體化經濟,它打破了傳統工業經濟時代的地理空間的限制,通過網絡技術,各種信息能夠進行全球性的信息傳播,使得全球性的交易再也沒有地理位置的限制,網絡技術使我們生活的世界變成了一個名副其實的“地球村”。
結論
當今社會是資訊科技日新月異的時代,現代企業必須擁有正確的資訊觀念、科學的管理方法、先進的技術手段和暢通的信息渠道,才能在市場經濟大潮中立于不敗之地。集成企業物流、資金流、信息流的業務規范,優化了企業內部管理和控制流程,提出并推行完善的“數據→信息→決策→控制→考核”的整體解決方案,幫助企業全方位提升競爭力。
參考文獻
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摘要
