科技檔案信息化建設(shè)探析范文

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摘要：科技檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)以及現(xiàn)代化管理是科技檔案管理的發(fā)展趨勢。本文主要分析了江西省科技廳科技檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、必要性和建設(shè)步驟，從而探討信息收集、利用、保密及人才培養(yǎng)等相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：科技檔案；信息管理；數(shù)字化建設(shè)

0引言

由于信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代科技檔案存儲形式多種多樣，對于科研人員在科研活動(dòng)過程中形成的文字、圖表、聲像等文件材料，除由原來的以紙質(zhì)形式保存資料外，現(xiàn)在還增加了現(xiàn)代存儲介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)存儲資源形式，進(jìn)而還可利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)整合相應(yīng)的存儲平臺等。所以科技檔案管理工作的形式也必須適應(yīng)形勢，緊跟變化，科技檔案管理信息化勢在必行。江西省科技廳保存的科技檔案是科技廳指導(dǎo)下的各科研單位科研工作全過程的真實(shí)記載，是我省的無形資產(chǎn)，在一定程度上反映了我省科研水平的高低。而這些科技檔案的管理顯得尤為重要，科技檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必將成為我廳信息化建設(shè)的重要組成部分，也是科技檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢。本文主要在分析江西省科技廳科技檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上探討相關(guān)措施。

1江西省科技廳科技檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1檔案管理意識相對較差

從科技檔案成檔的各階段管理人員情況分析，有科技人員、科技管理人員、檔案管理人員三種，目前科技人員、科技管理人員對于檔案管理意識相對較差，他們所保管的檔案內(nèi)容很少，基本上都是立項(xiàng)與驗(yàn)收內(nèi)容，有的只有立項(xiàng)內(nèi)容，而與項(xiàng)目之初的記錄，或是與研究有關(guān)的很多重要數(shù)據(jù)，幾乎都沒有上交備案，很多完成單位也并沒有相關(guān)保存記錄。而就立項(xiàng)與驗(yàn)收的檔案，之前也都是存放在各個(gè)處室，檔案分散，不便于管理和查閱。就現(xiàn)狀而言，科技管理部門自身的管理不夠，管理意識較差，其保管的檔案查詢難，利用率相對較低，這在某種程度上體現(xiàn)出科技檔案的資源缺乏，無法發(fā)揮檔案的作用，更談不上資源共享。

1.2缺乏自身的科技檔案管理制度

針對科技檔案管理來說，健全制度建設(shè)是至關(guān)重要的，科技檔案具有自身的特點(diǎn)，檔案內(nèi)容的專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、復(fù)雜性等特點(diǎn)決定了需要制定制度來管理。目前我們的科技檔案管理還存在一定的弊端，特別是管理制度還不健全，這對于檔案管理來說是非常不利的，不僅加大了檔案管理工作的難度，同時(shí)也難以有效推進(jìn)檔案管理工作，從長遠(yuǎn)角度分析，科技檔案信息化管理必須要重視并執(zhí)行制度管理。

2江西省科技檔案信息化建設(shè)的必要性

要實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的高度共享和有效利用，就必須要運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)據(jù)化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，從資料信息收集、接收與分類、信息錄入及掃描、信息存儲管理、資源開發(fā)利用、信息傳遞以及信息的統(tǒng)計(jì)分析等環(huán)節(jié)進(jìn)行科技檔案信息化管理?？萍紮n案信息化建設(shè)是科技檔案管理的必由之路。

2.1科技檔案信息化建設(shè)的重要性

科技檔案作為一種表現(xiàn)形式和存儲方式，存儲著科研人員在從事科技研究和生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的科技信息及載體；而科技是發(fā)展的、連續(xù)不斷的活動(dòng)，需要參考、借鑒已有的科研成果，科技檔案能夠促進(jìn)科技進(jìn)步，所以科技檔案來源科研及其生產(chǎn)活動(dòng)，又服務(wù)于科研?？萍紮n案能夠被有效利用，離不開良好的科技檔案管理，因此，科技檔案信息化建設(shè)的研究使科技檔案管理更現(xiàn)代化，對科技檔案的開發(fā)利用、促進(jìn)科技進(jìn)步都具有十分重要的意義和影響。

2.2科技檔案信息化建設(shè)有利于科技檔案的現(xiàn)代化管理

要想優(yōu)化檔案管理及更便捷開發(fā)利用科技檔案信息，就必須建設(shè)科技檔案的信息化。紙質(zhì)的科技檔案經(jīng)過反復(fù)查閱后，難免會產(chǎn)生一定程度的損壞，如果檔案管理不到位，借閱者又沒有遵守檔案查詢制度，則會導(dǎo)致檔案損壞或丟失等情況，這樣極大的困擾著檔案的管理。而運(yùn)用數(shù)字化設(shè)備、安全管理、系統(tǒng)管理軟件等現(xiàn)代化技術(shù)，能夠很好的保證科技檔案的完整性，從而提高科技檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量?？萍紮n案信息化使得信息的利用更有時(shí)效性。在人工查詢檔案的模式中，會產(chǎn)生大量互不相連且不完整的信息，而數(shù)字化處理后的信息可直接集成為大型數(shù)據(jù)庫，或按需轉(zhuǎn)入不同的信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，就可對信息二次加工，科技信息得以深度挖掘利用，使得科技檔案信息更具有時(shí)效性。

2.3科技檔案信息化建設(shè)是科研成果轉(zhuǎn)化的需求

科技檔案是科技水平和生產(chǎn)能力的真實(shí)記錄和反映，充分利用科技檔案信息資源，有利于科研人員掌握信息，準(zhǔn)確把握目前科研的進(jìn)展，從而指導(dǎo)科研活動(dòng)、解決問題，可以避免科研和生產(chǎn)發(fā)生低水平重復(fù)，降低成本、提高效率?？萍紮n案信息化最終目的在于利用檔案信息，所以檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化之后便形成資源共享體系，有利于提高科技檔案的使用價(jià)值，提高科技成果轉(zhuǎn)化率和產(chǎn)業(yè)化率，具有十分重要的意義。

3江西省科技檔案信息化建設(shè)的步驟

2014年啟動(dòng)的《江西省電子科技檔案管理系統(tǒng)》項(xiàng)目，目前已完成調(diào)研、立項(xiàng)以及組織實(shí)施工作。江西省科技廳引進(jìn)了清華紫光的檔案管理系統(tǒng)，按照單位檔案的實(shí)際情況和具體要求，對管理系統(tǒng)進(jìn)行了更新與改進(jìn)，力求建立一個(gè)覆蓋全廳的檔案信息管理平臺。這個(gè)平臺實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)集中統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)，使得各處室檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、信息展示統(tǒng)一，系統(tǒng)內(nèi)檔案信息資源能夠安全存儲和共享利用，使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理、檔案收集整理工作最大限度的自動(dòng)化、檔案信息訪問權(quán)限得到安全控制、檔案利用方式更加方便簡單。該系統(tǒng)建設(shè)的具體步驟如下：

3.1制定科技檔案的管理制度

對于科技檔案管理而言，檔案的保密工作非常重要，不健全的管理制度會造成檔案管理工作難度加大，工作難以有效推進(jìn)，且不能做到有規(guī)可依，所以必須重視科技檔案管理的法律法規(guī)及管理制度的制定。首先是制定好科技檔案的管理制度。江西省科技廳目前制定了關(guān)于科技檔案管理的各項(xiàng)制度，包括檔案管理工作的保密制度、移交檔案制度、檔案管理、借閱制度、人員管理制度及檔案到期銷毀制度等；并根據(jù)具體情況擬定具體的管理制度，如按相關(guān)規(guī)定設(shè)定期限，制定好檔案歸檔及防火防盜等各種相關(guān)要求。其次是制定好科技檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。信息化資源歸檔、使用都需要制定出一套完整的規(guī)定規(guī)范，從而達(dá)到科技檔案的完整化、規(guī)范化，檢索利用便捷化的目標(biāo)。目前，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括檔案管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范以及技術(shù)規(guī)范。

3.2做好科技檔案的信息收集整理應(yīng)采取各種策略

做好科技檔案信息收集整理工作，以提升檔案的完整度。為了做好科技檔案信息收集整理工作，首先，提高對科技檔案信息收集整理工作的重視度，領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門都要有正確認(rèn)識，深刻認(rèn)識到檔案收集整理工作的重要性。在實(shí)際工作中，通過宣傳，廳領(lǐng)導(dǎo)高度重視科技檔案的管理，專門向科技廳各處室發(fā)文，要求各處室的科技檔案歸攏統(tǒng)一管理。其次，加大科技檔案信息收集整理的宣傳力度，不能只是停留在基本的檔案管理工作中，還要到技術(shù)部門及管理科技的部門宣傳科技檔案信息收集整理的重要性。同時(shí)要向科技人員傳授如何保留檔案、存儲哪些檔案等知識，使科技人員建立檔案意識，在科技人員的配合下，科技檔案收集就更具完整性。第三，在科技檔案信息收集整理工作之前檔案管理人員就要提前介入。目前的科技檔案收集整理是在科研生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后才將相關(guān)的科技資料交給科技廳各處室進(jìn)行暫時(shí)歸檔，然后再移交到檔案部門。但是，如果檔案管理人員與生產(chǎn)部門合作共同制定科技檔案的收集整理的范圍，積極參與科技產(chǎn)品的生產(chǎn)、鑒定成果、成果驗(yàn)收等重要環(huán)節(jié)，全程控制科技檔案，就能確?？萍假Y料收集的及時(shí)性、完整性、提高科技檔案的利用率。

3.3檔案信息化建設(shè)

目前，江西省科技檔案信息化建設(shè)主要包括五方面內(nèi)容：基礎(chǔ)設(shè)施、檔案資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才隊(duì)伍的建設(shè)。

（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。即科技檔案信息化系統(tǒng)設(shè)備，包括檔案書庫、計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)等，目前所有基本設(shè)備已到位，可以保證科技廳科技檔案信息化建設(shè)的正常運(yùn)行。

（2）檔案資源建設(shè)。其是檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的核心，主要是將紙質(zhì)的科技檔案數(shù)字化、將電子文件收錄。檔案資源需要日積月累，這是一項(xiàng)長期的工作。目前該項(xiàng)目進(jìn)展順利，已完成了文書檔案、科技成果檔案等一期檔案數(shù)字化加工。

（3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要是對管理和利用科技檔案信息的建設(shè)，以及信息安全管理的建設(shè)。利用該管理系統(tǒng)，可以進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化查詢、檢索及檔案內(nèi)容的瀏覽，使檔案管理員能夠進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)流程的集成和信息資源共享，將體現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)的成效。目前系統(tǒng)已通過初步測試，并進(jìn)行了檔案系統(tǒng)信息安全管理，即檔案數(shù)字化前檔案鑒定把關(guān)、檔案數(shù)字化加工過程中的安全管理、各單位數(shù)字化檔案移交的安全管理以用及檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理工作。系統(tǒng)建立了一系列安全保護(hù)措施，包括數(shù)據(jù)庫日常維護(hù)與備份管理制度、數(shù)據(jù)庫加密、存取控制、備份恢復(fù)與數(shù)據(jù)庫審計(jì)日志等。

（4）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。即制訂實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使各部門的科技檔案信息化建設(shè)工作遵循統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范要求，可實(shí)現(xiàn)所有部門的信息相互有機(jī)銜接和科技檔案信息的相互共享。規(guī)范的建設(shè)是對電子文件的形成、標(biāo)識、歸檔、查詢以及網(wǎng)上傳輸和管理等方面制定出檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并且用規(guī)范來指導(dǎo)檔案系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施。（5）人才隊(duì)伍建設(shè)。人才在科技檔案信息化建設(shè)中也是十分關(guān)鍵的。在系統(tǒng)建設(shè)和使用中需要檔案專業(yè)管理人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，而且更加需要既懂檔案管理，又熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)還對科技專業(yè)有一定了解的復(fù)合型人才。

4加強(qiáng)科技檔案信息化管理的措施

4.1提高科研人員保存檔案的意識

科研人員在科研項(xiàng)目的研究過程中要注意積累資料，才能確保科技檔案的完整準(zhǔn)確，并按照檔案歸檔制度來要求，使在科研人員手中的檔案及時(shí)歸檔。這就要求檔案的上級管理部門及檔案管理員積極宣傳教育，并制定檔案相關(guān)制度，加強(qiáng)科研人員的檔案意識。

4.2加強(qiáng)科技檔案資源的開發(fā)

利用充分利用已有的《科技檔案信息化管理系統(tǒng)》為領(lǐng)導(dǎo)、為科研人員提供更高層次的檔案信息資源，以此來滿足科技人員對科技檔案信息的需求，提高檔案信息的質(zhì)量。也可以對檔案資源進(jìn)行二次開發(fā)，或開展科技檔案的編研、專題項(xiàng)目等工作，拓寬科技檔案信息服務(wù)領(lǐng)域。還可以根據(jù)科技人員的特殊需求，主動(dòng)的提供科技檔案信息服務(wù)，或利用本管理系統(tǒng)做個(gè)性化服務(wù)，為成果的推廣、應(yīng)用提供快捷方便的信息服務(wù)。

4.3加強(qiáng)安全保密及知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)

實(shí)現(xiàn)檔案資源檢索的便捷化、公開化，使檔案資源得到最大利用率，是我們科技檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一。而實(shí)現(xiàn)這種科技檔案信息的“高度共享”并不是讓檔案資源可以任意公開和調(diào)用，還必須要做好安全保密、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面的工作。江西省科技廳在科技檔案信息化建設(shè)工作中對檔案的安保方面作了重點(diǎn)研究，主要從三個(gè)方面作了改進(jìn)：第一，加強(qiáng)科技檔案隊(duì)伍建設(shè)。科學(xué)制定檔案負(fù)責(zé)人及工作人員的崗位職責(zé)，明確工作要求。加強(qiáng)各單位兼職檔案員培訓(xùn)，提高管理技能，樹立責(zé)任意識。第二，加強(qiáng)科技檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。檔案管理部門要與其他部門協(xié)商，制訂出科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對質(zhì)量、規(guī)格、工作程序等嚴(yán)格規(guī)范。第三，規(guī)范科技檔案管理程序和完善管理制度。做好檔案收集、立卷整理和移交歸檔、科學(xué)編目分類保管、科技檔案的開發(fā)利用和科技檔案的鑒定與銷毀等規(guī)范程序。建立檔案借閱利用制度、科技檔案信息備份管理制度和加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理、科學(xué)制定檔案接收、整理、修改、補(bǔ)充、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)制度。

4.4加強(qiáng)高素質(zhì)復(fù)合型人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

在科技檔案信息化建設(shè)工作中，人才培養(yǎng)是十分重要的工作，也是長期的工作。不斷加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)，進(jìn)一步提高服務(wù)水平是十分必要的。因此，必須多種形式進(jìn)行培訓(xùn)：

（1）崗位培訓(xùn)。加強(qiáng)現(xiàn)職檔案人員的信息化知識專門培訓(xùn)工作，重點(diǎn)突出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)和科技檔案信息化需求等知識的培訓(xùn)；使管理人員掌握必要的管理技術(shù)信息，拓寬他們的知識面，提高專業(yè)技能和水平，才能適應(yīng)科技檔案信息化管理。

（2）專項(xiàng)培訓(xùn)。通過改善知識結(jié)構(gòu)，彌補(bǔ)管理人員專業(yè)上的不足，讓檔案管理人員掌握檔案信息化工作的業(yè)務(wù)知識和技術(shù)，同時(shí)還要積極追蹤當(dāng)前關(guān)于檔案信息化發(fā)展的最前沿科技信息，啟發(fā)管理人員的創(chuàng)造力，增加競爭力。

（3）積極開展多形式的工作交流，大力推廣學(xué)習(xí)科技檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)和做法。

（4）積極引進(jìn)人才，并提供人才培養(yǎng)的良好條件，努力打造一個(gè)適于檔案人才生存與發(fā)展的環(huán)境。

5結(jié)束語

科技檔案的信息化可以促使科技信息進(jìn)行最大范圍的整合與共享，在完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、保證信息安全性的基礎(chǔ)上，使檔案資源共享達(dá)到最大化，從而促進(jìn)科技進(jìn)步與發(fā)展。作為管理科技檔案的人員，一定要有創(chuàng)新進(jìn)取意識，把建設(shè)科技檔案信息化，實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提升科技檔案管理工作效率，使科技檔案達(dá)到最大利用價(jià)值，當(dāng)成自已應(yīng)有的職責(zé)。

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作者：陳云香 單位：江西省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所