檔案信息化管理優勢與安全管理淺談范文

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摘要：隨著計算機技術在檔案管理領域的廣泛應用，檔案信息化管理成為必然趨勢，它將文本檔案成功轉化成電子檔案，有效提升工作速度與效率。本文針對檔案信息化管理的優勢，重點分析檔案信息化管理工作中的安全問題，并提出解決方法和對應措施，希望對保障檔案信息化管理的安全性有所幫助。

關鍵詞：檔案；信息化管理；優勢；安全問題；解決措施

隨著新時期檔案信息化管理進程的不斷深入，大量電子檔案、數字檔案等的安全問題已經擺在了檔案工作者面前，如何發揮檔案信息化管理的優勢、解決檔案信息化管理的安全問題值得廣大的檔案工作者們深入探索和實踐。

一、檔案信息化管理的優勢

檔案信息化管理的實施能方便用戶使用檔案信息，加強檔案保存，提高檔案管理效率，對維護單位權益十分有利，其優勢具體體現在三大方面：一是大大增加檔案信息的服務對象與傳遞量。因為數字信息占據的空間很小，傳遞時不會受到空間的局限，加上計算機通訊網絡的持續延伸，能鏈接到的用于管理、存儲的數字信息服務器、服務對象的數量顯著增加。二是時間上有了巨大的延續，能24小時服務于用戶，且網絡檢索檔案信息異常便捷，能按照用戶實際需求為其提供個性化的檔案信息服務。三是實現資源共享，因為通過網絡來傳輸檔案信息擁有紙質檔案無法比擬的優勢，查閱者需要檔案信息時可直接通過網絡系統進行查閱，還可下載電子檔案，無需反復到檔案室查閱，大大節省檔案工作者及用戶的時間，同時還能提供異地查閱，有效提高檔案信息利用效率。

二、檔案信息化管理中的安全問題

（一）檔案信息自身的安全性問題

根據以往的檔案管理方式，紙質檔案有單位蓋章、相關領導人簽字確認，其真實性、合法性等很容易鑒別，且實施檔案信息化管理之后，電子檔案易修改和復制，這在一定程度上也對檔案信息自身的真實性、合法性產生不利影響，使檔案信息面臨安全性問題。

（二）信息化管理環節的安全威脅

檔案信息化管理使檔案信息通過互聯網傳輸，這就影響了其傳輸安全性，特別是要求高度保密的檔案信息，面臨的被篡改、竊取、偽造等安全威脅不可小覷。同時，計算機病毒的威脅是檔案信息化管理不可避免的安全威脅，如果檔案信息在傳輸環節被病毒攻擊，那么檔案信息管理系統極易受到威脅，導致資料被泄露。另外，電子檔案的長時間保管會受到計算機軟硬件使用壽命、檔案信息與軟硬件平臺的一致性等因素的影響，如果處理不妥當，極易引發電子檔案信息受損甚至丟失等嚴重的安全問題。

（三）人為操作失誤帶來安全隱患

在收集、錄入及保管檔案信息的過程中，由于工作人員粗心大意、缺乏安全意識、素質水平偏低等，往往會引發操作失誤，導致檔案信息丟失、遺漏；有時選擇操作口令不夠謹慎，或隨意把自己的賬號、密碼等重要信息轉借他人、與他人“共享”等，也會造成流動和存儲于檔案信息管理系統中的檔案信息遭受泄密、被盜竊等安全隱患。

三、解決檔案信息化管理安全問題的措施

（一）建立健全檔案信息安全保障體系

保障檔案信息安全的能力是檢驗檔案利用服務、提高檔案服務水平的重要指標之一，建立健全檔案信息安全保障體系，是確保檔案信息自身安全性的一項重要措施。原始檔案、檔案信息資源等務必要受到法律法規的安全保障，才能順利實施檔案信息化管理。一是優化管理檔案信息的程序，聘請專業人員編制管理程序，在保證編制質量的基礎上確保程序安全；二是選擇正版殺毒軟件，避免檔案信息感染病毒；三是全面落實檔案信息化管理的安全管理制度，完善建立責任管理體系，真正實現誰出錯、誰負責，預防發生相互推諉現象；四是在確保檔案信息安全的同時要重視管理好紙質檔案，電子檔案不能完全取代紙質檔案，紙質檔案側重于保存最可靠、最基本的檔案原始記錄，電子檔案主要發揮信息化利用功能，兩者不可相互替代。

（二）注重對各環節采取技術防范措施技術

防范措施是保證檔案信息安全最有效、最直接的手段，在檔案信息化管理環節可采取以下措施：一是加密技術。采取數據加密技術，按照某種算法處理以往的明文文件、數據，使檔案信息變成不可讀的代碼，即密文，確保檔案信息只能在輸入密鑰之后方可顯示內容，從而保護檔案信息、數據不被非法閱讀、竊取。二是簽署技術。電子文件簽署技術通常包括手寫式數字簽名、證書式數字簽名兩種，采取簽署技術能證實文件的確出自作者，內容也不會被他人任意改動。三是權限控制技術。檔案工作者可采取權限控制技術驗證訪問檔案信息的用戶的身份，嚴禁無關人員進入。常用手段是給每一名合法用戶一個通行證，由數字、字母、特定符號等組成，用戶只能在正確輸入通行證之后才能獲得檔案信息的訪問權，基于此，檔案工作者還可按照訪問人的身份、檔案保密等級等，來設定用戶訪問保密檔案的權限控制。四是監控技術。檔案工作者可采取監控技術在外界網絡、檔案館網絡之間設置障礙，也就是人們常說的防火墻，從而從進、出兩個方向監控、甄別檔案數據系統，預防他人非法訪問檔案信息，同時預防機密檔案信息被非法輸出，保證數據庫不受侵犯。五是防寫技術措施。采取防寫技術措施能限制用戶只在計算機上讀取檔案信息，而不能做出任何修改。在外存儲器里，只讀光盤只能讓用戶將信息讀出，不能追加信息或將信息擦除，一次寫入式光盤則能使用戶獲得多次讀出、一次寫入，可追加記錄，但無法將已有信息擦除，防止用戶更改檔案，保證檔案信息的真實性、原始性。當然，為充分確保檔案信息化管理中檔案信息的安全性，檔案工作者還需進一步研究各類安全技術，做好數據系統備份，提高檔案信息管理系統防范病毒的能力，防止病毒惡意攻擊系統或修改數據信息。

（三）提升人員的安全意識與素質水平

在解決檔案信息化管理安全問題時，人的因素始終是第一位的。檔案管理人員要加強對檔案信息保密性法規的學習，時刻關注行業動向，保持憂患意識，并注意提防檔案信息竊取行為，做好安全管理工作。與此同時，檔案管理人員要注意健全檔案信息安全管理制度，依據檔案信息化管理工作的實際情況制定各種保密制度，或修訂以往的保密制度，進一步完善安全管理制度。從目前的情況看，有關網絡安全的法律法規并不完善，加強建設網絡安全法律勢在必行，這樣才能督促檔案管理人員不斷強化檔案信息安全意識。此外，針對當前在職的檔案管理人員，檔案管理部門要開展檔案信息化管理、計算機、網絡等信息技術新知識、新技術的教育培訓工作，積極引入更多復合型人才，為檔案信息化管理的實施注入新活力，提高檔案管理人員的綜合管理能力，有效應對檔案信息化管理中可能遭遇的安全威脅，并及時發現問題、解決問題，避免因人員操作失誤而威脅檔案信息的安全性、完整性，維護檔案信息管理系統的正常運行與安全性，保證檔案信息完整。當前，信息技術在推動社會與經濟高速發展的同時不斷改變著人們的生活，但在工作實踐中難免遭遇一系列安全問題，這就需要檔案工作者不斷學習并學以致用，靈活運用新方法積極應對，有效解決安全方面的棘手問題，努力提高檔案信息化管理水平，確保檔案信息絕對安全。

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作者：劉禹鵬 單位：保山公路管理總段