事業(yè)單位人事檔案信息化管理分析范文

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摘要：在我國(guó)現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中，事業(yè)單位占據(jù)了很大的一部分比重，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支撐?，F(xiàn)階段在事業(yè)單位中人事檔案的管理具有非常重要的意義。但是從總體上來(lái)看，我國(guó)現(xiàn)階段的事業(yè)單位在人事檔案管理方面還存在著較多問(wèn)題，特別是在信息化管理方面尚有許多不足，需要進(jìn)一步的改進(jìn)。筆者從現(xiàn)階段事業(yè)單位信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用出發(fā)，分析了其中存在的一些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理；信息化

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是非常重要的資源，對(duì)于事業(yè)單位也不例外，將相關(guān)信息進(jìn)行記錄對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義。但從實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位在日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，會(huì)涉及諸多方面，必然會(huì)產(chǎn)生大量的信息。因此，如何采用適當(dāng)?shù)姆绞絹?lái)解決在檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題是現(xiàn)階段事業(yè)單位必須面臨的重要課題。

一、信息化管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

在過(guò)去，事業(yè)單位檔案管理工作都是采用人工收集的方式進(jìn)行，所有環(huán)節(jié)都離不開(kāi)人力，這樣就必然會(huì)在操作過(guò)程中遇到多方面的問(wèn)題。例如，由于信息量過(guò)大，在收集的過(guò)程當(dāng)中很難收集全面，而在進(jìn)行借閱的過(guò)程中，也不是非常方便。由于過(guò)去的檔案都是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，因此很容易造成損壞。如果事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中采用信息化技術(shù)就可以解決上述的問(wèn)題。比如，采用信息化技術(shù)收集信息可以保證信息收集的全面性和準(zhǔn)確性，在查閱時(shí)可以滿(mǎn)足多人隨時(shí)隨地查詢(xún)，免去了紙質(zhì)檔案查詢(xún)的繁瑣，使用信息化管理檔案也不用考慮儲(chǔ)存時(shí)間對(duì)紙張的損壞。由此可見(jiàn)，針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理，在事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)具有較多的優(yōu)勢(shì)。

二、事業(yè)單位在檔案信息化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案信息化管理工作不夠重視

筆者對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的信息化工作曾作過(guò)一些走訪調(diào)研，經(jīng)過(guò)分析，筆者認(rèn)為，導(dǎo)致現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化管理技術(shù)不高的主要原因在于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。當(dāng)前階段大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為事業(yè)單位的檔案只是記錄單位發(fā)展過(guò)程中的一些歷程與簡(jiǎn)單的記錄，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展并沒(méi)有十分重要的意義。因此，往往并不會(huì)給與較高的關(guān)注，這就必然導(dǎo)致檔案信息化管理的投入資金明顯不足。而對(duì)于信息化技術(shù)而言，如果缺乏必要的資金，其系統(tǒng)根本無(wú)法進(jìn)行有效的架構(gòu)。此外，事業(yè)單位在信息化設(shè)備的維護(hù)人才方面也較為缺乏，往往沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，從而導(dǎo)致在現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理中，信息化技術(shù)的運(yùn)用并沒(méi)有較高的水平。

（二）事業(yè)單位的檔案信息化管理設(shè)備老化，技術(shù)陳舊

自上世紀(jì)90年代之后，我國(guó)的信息化技術(shù)開(kāi)始迅速發(fā)展，而在最近幾年當(dāng)中隨著移動(dòng)互聯(lián)與無(wú)線通信技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)逐漸進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)都紛紛加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，但在大部分的事業(yè)單位中，采用的信息技術(shù)都較為落后。例如，在許多事業(yè)單位中檔案信息的收集還是通過(guò)傳統(tǒng)的人工傳遞進(jìn)行的，如果負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的工作人員對(duì)此不是十分重視，則必然會(huì)導(dǎo)致資料的移交產(chǎn)生一定的延遲。從另一方面來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)大部分的事業(yè)單位雖然擁有一部分信息化設(shè)備，但是其所采用的技術(shù)也是較為傳統(tǒng)的信息化技術(shù)，對(duì)于新技術(shù)的運(yùn)用基本為零。

（三）檔案信息化管理的工作人員素質(zhì)水平欠佳

在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，如果要采用較為先進(jìn)的信息化技術(shù)則必須要有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，但是在我國(guó)現(xiàn)階段的事業(yè)單位中，由于檔案管理工作得不到應(yīng)用的重視，檔案管理人員往往都是由非專(zhuān)業(yè)的人員兼任，因此大部分的工作人員并不具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有的員工對(duì)于信息化技術(shù)甚至一無(wú)所知。何況，由于單位在檔案管理上資金投入少，從事檔案管理工作的人員工資待遇普遍不高，職工工作起來(lái)沒(méi)有積極性和責(zé)任心，更沒(méi)有去探索新技術(shù)、應(yīng)用新技術(shù)的意識(shí)。

三、相應(yīng)的解決措施

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理的重視程度

在事業(yè)單位中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作都具有非常重要的意義，而檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然具有非常重要的意義。事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于自身發(fā)展的重要意義，早日將信息化管理提到日程當(dāng)中來(lái)，同時(shí)應(yīng)該將檔案管理工作當(dāng)作工作的核心內(nèi)容進(jìn)行。首先領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)該意識(shí)到信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，要具有與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，只有這樣才能在事業(yè)單位中將信息化檔案管理工作不斷向前推進(jìn)，進(jìn)入帶動(dòng)全體員工進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)。

（二）更新檔案信息化管理設(shè)備，進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新

現(xiàn)階段如果要使得事業(yè)單位檔案管理的信息化水平得到明顯的提高，僅僅只認(rèn)識(shí)到其重要性是不夠的，同時(shí)還需要具有充足的物質(zhì)保障。事業(yè)單位應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，建立信息化檔案管理的觀念。首先事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)檔案管理信息化設(shè)備的建設(shè)力度，加大資金投入，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，并配備專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作和保養(yǎng)。在進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行，還可以對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行升級(jí)。應(yīng)該將高科技技術(shù)不斷引入到檔案管理當(dāng)中去，充分利用信息技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理的水平。例如，當(dāng)前階段事業(yè)單位在檔案管理的過(guò)程中可以充分加強(qiáng)云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用。

（三）提升檔案信息化管理人員的素質(zhì)

在完善了事業(yè)單位檔案管理的設(shè)備之后，還需要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)與水平。事業(yè)單位可以通過(guò)招聘等方式吸取更多的檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)人才，或者對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，豐富其信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從而使得檔案管理信息化的專(zhuān)業(yè)人才具有相應(yīng)的水平。同時(shí)也應(yīng)對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理人員進(jìn)行考核，對(duì)不滿(mǎn)足工作要求的人員進(jìn)行調(diào)離處理或者解聘處理。事業(yè)單位還要定期舉行有關(guān)檔案管理的講座，宣傳檔案工作的重要意義，提高人員素質(zhì)和工作意識(shí)，向員工講授管理方法、管理經(jīng)驗(yàn)。對(duì)優(yōu)秀人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，定期進(jìn)修。對(duì)于現(xiàn)有的軟件技術(shù)，要鼓勵(lì)員工多進(jìn)行創(chuàng)新，讓原有的檔案信息化系統(tǒng)能夠適應(yīng)事業(yè)單位自身的需要。事業(yè)單位同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理信息化人才的待遇。在事業(yè)單位中，檔案工作不僅僅只是單位發(fā)展歷程的簡(jiǎn)單記錄，對(duì)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)也有著重要的意義。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位信息化建設(shè)過(guò)程中面臨的一些問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決方案，希望能對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)有所幫助。

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作者：黃潔梅 單位：廣東省清遠(yuǎn)市婦幼保健院