事業單位檔案信息化建設問題探究范文

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摘要：信息化檔案建設是事業單位檔案管理工作必由之路，加強檔案信息化建設勢在必行。目前，在檔案信息化建設中存在諸多新問題，解決這些問題是實現檔案信息化建設實踐工作的前提，為此，總結在檔案信息化建設工作中出現的一些普遍存在的問題，并在此基礎上結合工作實踐，提出解決的路徑。

關鍵詞：檔案信息化建設；事業單位；問題與實踐

1檔案信息化建設的重要意義

在事業單位檔案信息化建設進程中仍存在著不少無序現象，嚴重影響著信息化建設的快速健康發展。因此，針對信息化建設的必備要素進行最優化,最有效的組織管理是成功的關鍵，水平的高低直接影響人才培養的質量和高校的運行效率。當今社會的快速發展和改革面臨著許多新情況、新問題，使傳統的事業單位檔案信息化管理模式面臨著極大的挑戰。

2檔案信息化建設中存在的問題

事業單位檔案信息化建設是借助新型的信息技術技術手段，不斷地以智能化的形式完善檔案管理工作以保障信息的檔案信息的完整性、認識性和保藏得可靠性。目前在事業單位檔案管理中出現的主要問題是檔案信息化建設中存在缺乏統一標準和規范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統及其應用相對薄弱，硬件基礎較差；數據保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質建設和檔案信息標準規范化建設。

3加強事業單位檔案信息化建設的措施

3.1加強事業單位檔案管理信息化的標準

建立建立檔案信息標準是檔案信息化建設的核心，其中主要的標準包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，只有在標準的衡量下，才量度工作效率和工作的質量，保證信息化建立的檔案的真實性和可靠性。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

3.2建立專業化的事業單位信息化檔案管理人員

檔案管理人員不適應事業單位檔案信息化建設的發展當代檔案管理工作是一個專業性很強的系統工程，要求檔案人員不僅需要掌握系統的檔案管理的專業知識，還必須具有對本事業單位生產產品技術等方面的了解。這樣，檔案工作才能事半功倍。不僅如此，隨著計算機的成熟化、普及化、數據標準化和各種系統軟件的應用，對檔案人員的業務素質也提出了更高的要求。然而，現在很多事業單位的檔案人員以兼職居多，身兼數職的檔案工作人員，無論是檔案知識的學習，還是計算機技能的掌握都不夠全面。而過去那種簡單的僅僅將紙質文件歸檔且停留于文本操作的做法已經遠遠滿足不了現在檔案信息化管理的需求。如果維持現狀而對檔案人員沒有必要的、相應的培訓，勢必給檔案信息化管理的發展造成一定的阻礙。目前有部分事業單位尚未進行電子文檔管理，缺少專門的磁介質檔案存儲設備，而數字檔案對設備的依賴性較強，這樣就給電子文檔管理和平日工作中查閱資料帶來了很多難以解決的問題，從而直接影響著事業單位信息化的進程。

3.3加強檔案信息化管理軟件的學習

事業單位應在原有檔案管理的基礎上加強各類檔案信息化設備的添置。檔案信息化工作是一個系統工程，它包含收集、保管、利用等各個環節，而且在每個環節都是環環相扣的，且是缺一不可的。因此，要配置齊全，充足，符合規范要求的裝備，各門類、不同載體檔案的存放需科學、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。要積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，有條件的事業單位檔案部門應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數字化錄入和管理，積極建設全文數字庫和多媒體系統，盡快實現檔案全文信息的電子化查詢，不斷提高服務效率和質量。逐步實現檔案信息資源數字化。

3.4加強事業單位檔案信息化硬件的管理加大力度

推廣檔案信息化建設將有利于提高事業單位領導的決策和管理水平。雖然檔案信息化建設需要比較大的投入，從網絡系統的開發建設到計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機以及光盤、磁盤等硬件設備等都需一一配備，但是從其所能夠起到的對事業單位發展的積極作用來看，這些投入還是非常值得的。同時，還應抓住事業單位檔案的“主體”核心，即要抓好事業單位科技檔案、設備儀器檔案、產品檔案等重要檔案的收集、整理和歸檔工作，因為這些檔案的完整與否將對事業單位的生產、發展起到決定性的作用。

結束語

事業單位作為社會的服務型窗口，事業單位檔案信息化建設是事業單位檔案事業發展的必然，是事業單位檔案管理近幾年的工作重點，是提高事業單位檔案管理服務水平法寶。然而事業單位檔案信息化建設是一項長期、全面而又系統的工作，且該工作與其他行業緊密相連，因此，作為一線檔案工作者更應從工作的實踐出發，努力做好事業單位信息化建設工作。

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作者：李衛東 單位：哈爾濱市人防辦老年干部服務站