檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀（6篇）范文

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第一篇：城建檔案信息化建設(shè)問題及措施

摘要：現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及與發(fā)展，信息技術(shù)涉及的領(lǐng)域越來越廣，這對城建檔案信息化建設(shè)進(jìn)程來說具有一定的促進(jìn)作用。城建檔案管理必須要緊跟時代腳步，加大信息化建設(shè)，以便于能夠更好地適應(yīng)時展，確保工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化建設(shè)；問題；措施

所謂城建檔案信息化建設(shè)，主要是借助信息技術(shù)來進(jìn)行城建檔案管理，并深入開發(fā)利用檔案資源，以此來促進(jìn)城建檔案管理工作質(zhì)量和工作效率的提升。信息化建設(shè)的核心是實(shí)現(xiàn)管理步驟自動化、網(wǎng)絡(luò)化以及電子化，相關(guān)管理人員必須加大重視力度，切實(shí)解決信息化建設(shè)中存在的問題，確保城建檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

一、城建檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）總體戰(zhàn)略定位模糊

一是信息化建設(shè)在城建檔案發(fā)展中所處的地位是什么？二是城建檔案信息化建設(shè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)、發(fā)揮的作用及最終目的是什么？三是倘若城建檔案管理工作未進(jìn)行信息化建設(shè)，可能會造成怎樣的影響和后果？這些問題從宏觀上來說都屬于戰(zhàn)略性定位問題，能否明確定位不僅影響城建檔案工作者對信息化建設(shè)的認(rèn)知，還直接決定了城建檔案管理工作未來發(fā)展方向。

（二）規(guī)范化建設(shè)程度低

城建檔案信息化建設(shè)欠缺規(guī)范化，使得在建設(shè)過程中始終難以實(shí)現(xiàn)高效檔案收集、整理、歸檔及共享。現(xiàn)階段雖說城建檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)明確指出規(guī)范化建設(shè)方案，提出了“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、互聯(lián)互通、資源共享”的思想，但具體實(shí)施過程中仍舊難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范，各個地區(qū)城建檔案信息化建設(shè)良莠不一，難以進(jìn)行聯(lián)合溝通，各個地區(qū)信息建設(shè)規(guī)范化程度較低。

（三）專業(yè)復(fù)合型人才少

信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是能夠保障人才，以往檔案管理工作雖說工作量大，工作繁瑣，但對管理人員的技術(shù)和專業(yè)知識的要求程度不高，工作人員只需具備較高責(zé)任心便能夠勝任。而信息化建設(shè)則要求檔案管理人員既要具備專業(yè)方面管理知識，同時又要具備專業(yè)計算機(jī)信息技術(shù)，且對管理人員綜合素質(zhì)要求較高，而當(dāng)前我國這部分專業(yè)人才仍然較為欠缺。

（四）主動服務(wù)意識不強(qiáng)

以往檔案管理僅僅是單純將檔案資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，或者是對存檔資料進(jìn)行簡單加工處理，便于閱讀和利用，工作強(qiáng)度不高，因而檔案管理人員由于長期進(jìn)行重復(fù)性工作，很容易產(chǎn)生惰性，形成慣性思維。檔案管理人員在為領(lǐng)導(dǎo)人員出謀劃策時難以提出有價值、有意義的建議，檔案工作難以為城市建設(shè)提供高質(zhì)量服務(wù)。

二、城建檔案信息化建設(shè)問題的解決措施

（一）明確指導(dǎo)思想與發(fā)展規(guī)劃

要實(shí)現(xiàn)承建檔案的信息化建設(shè)，從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，放眼未來，把握服務(wù)社會的需求，充分運(yùn)用信息化手段不斷創(chuàng)先，從而實(shí)現(xiàn)我國城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。具體而言，主要從以下幾個方面出發(fā)：首先，需要高度重視城建檔案的信息化建設(shè)工作，并將其納入到全國城市信息化建設(shè)、建設(shè)事業(yè)信息化建設(shè)以及電子政務(wù)建設(shè)的總?cè)粘讨小４_保城建檔案信息化建設(shè)跟當(dāng)?shù)氐男畔⒒ぷ鲄f(xié)調(diào)發(fā)展，共同進(jìn)步。其次，要始終圍繞為人民群眾和促進(jìn)城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供及時、有效的城建檔案信息服務(wù)的目標(biāo)，充分運(yùn)用數(shù)字化手段，在城建檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化建設(shè)；最后要將信息網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)，將建設(shè)數(shù)據(jù)庫作為工作重心，逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案儲存的數(shù)字化以及檢索的自動化。與此同時，還應(yīng)該高度重視對信息技術(shù)和信息軟件的運(yùn)用和推廣，以推動城建檔案信息化建設(shè)有序、健康、快速發(fā)展。此外，還要進(jìn)行縱觀全局，制定實(shí)施計劃，分布實(shí)施，在加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)工程中，要認(rèn)真處理好速度跟效益、宏觀跟微觀、市場導(dǎo)向跟政府管制以及開放跟安全之間的關(guān)系。

（二）做好分級管理與保密管理

一方面，在推動城建檔案信息化建設(shè)過程中，還需要根據(jù)檔案管理的權(quán)限，將解決好管理權(quán)與使用權(quán)的關(guān)系為出發(fā)點(diǎn)，始終堅(jiān)持“誰管理、誰負(fù)責(zé)”的原則，逐級構(gòu)建城建檔案局域網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，以便項(xiàng)目業(yè)主按照具體的工作要求，及時設(shè)立與之相對的檔案資料，提高城建檔案的信息利用率。城建檔案加入公共信息網(wǎng)絡(luò)后進(jìn)一步豐富了其信息利用的社會性，更加便于城建檔案將自身的社會功能展現(xiàn)出來。鑒于建設(shè)業(yè)主單位只享有閱讀的權(quán)利，如此便極大地減少了檔案的工作量、紙質(zhì)檔案因磨損、翻閱等造成的損壞，并且還有效地減少了死檔、棄檔以及無檔的情況。另一方面還需要不斷完善城建檔案信息化管理的保密制度，要通過制度的形式進(jìn)行約束，從而保證只有得到授權(quán)許可下，電子文件和信息查詢系統(tǒng)才能被正常使用，提高城建檔案的保密性，該做法也是國際上最通用的做法。

（三）推進(jìn)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

隨著《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》的頒布和推廣實(shí)施，全國各個地區(qū)城建檔案管理工作都開始逐步進(jìn)行整改和完善，社會各界借助互聯(lián)網(wǎng)可以獲取越來越多城建信息資料，城建檔案資源共享的局面得以拓展。現(xiàn)階段，為了進(jìn)一步提高城建檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，城建公司必須要高度重視信息化建設(shè)工作，將檔案信息建設(shè)納入公司戰(zhàn)略發(fā)展層面上，確保城建檔案信息化建設(shè)工作可以與時展保持步調(diào)一致，并確保城建檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性、高效性和統(tǒng)一性。首先，應(yīng)根據(jù)相關(guān)部門城建檔案信息化建設(shè)要求，將檔案建設(shè)與政府電子政務(wù)聯(lián)合在一起，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展；其次，是要確保資金投入，使得檔案信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施得以保障，打造高效網(wǎng)絡(luò)管理平臺；最后是以社會需求和市場實(shí)際情況為指導(dǎo)，公開城建檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源社會共享，以此確

（四）加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)

城建檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員要求較高，不僅需要管理人員掌握檔案管理知識，還要求他們掌握較高計算機(jī)操作知識。因此，要想確保城建檔案信息化建設(shè)高效進(jìn)行，必須要加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，重視人才培訓(xùn)。首先，城建公司應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)力度，結(jié)合公司檔案實(shí)際和管理人員情況開展有針對性的檔案培訓(xùn)，開發(fā)多種培訓(xùn)途徑，比如通過開設(shè)培訓(xùn)班、專家講座、宣傳教育或進(jìn)修等途徑來提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)、高水準(zhǔn)、專業(yè)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，并不斷增加檔案管理人員中中級職稱和高級職稱人員數(shù)量；其次，城建公司還可以通過開辦學(xué)術(shù)研討會來進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，提高公司所有人員檔案管理意識，增強(qiáng)檔案人員管理質(zhì)量和管理水平；最后，重視公司檔案人員學(xué)歷教學(xué)，鼓勵他們考取更高級別職稱或進(jìn)行科學(xué)研究，適當(dāng)予以一定獎勵。鼓勵檔案管理人員對現(xiàn)有工作方式和服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，以便于為城建工作提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

從當(dāng)前信息發(fā)展現(xiàn)狀及其在各行各業(yè)中的應(yīng)用

情況來看，加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)是城建檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。城建檔案管理工作量大、繁瑣復(fù)雜，而傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)難以滿足新時代下城建工作需求，信息化技術(shù)的沖擊對城建檔案管理工作來說既是挑戰(zhàn)，同時也是機(jī)遇。所以，城建檔案部門應(yīng)順應(yīng)時展形勢，把握發(fā)展機(jī)遇，明確信息化建設(shè)目標(biāo)，力求信息化建設(shè)與社會同步發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理各項(xiàng)內(nèi)容信息化建設(shè)，確保城建檔案信息化建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量，為提高城建檔案工作質(zhì)量和工作效率提供保障。

參考文獻(xiàn)：

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[3]于偉杰.加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].信息化建設(shè)，2016（7）：28.

作者：潘秋豪 單位：浙江省溫州市名城建設(shè)投資集團(tuán)有限公司

第二篇：水文檔案信息化建設(shè)探討

摘要：隨著社會發(fā)展，對水文資料的需求程度和準(zhǔn)確、快捷性提出了更高要求。水文檔案信息化做為國家信息化戰(zhàn)略在水文檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)和水文檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，勢在必行。文章通過闡述水文檔案在防汛抗旱、防洪減災(zāi)、及水資源利用等國民建設(shè)中的重要作用，對加快水文檔案信息化建設(shè)，做好水文檔案工作，促進(jìn)水文發(fā)展，提升檔案管理水平和服務(wù)效率，為水利和其他國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)部門實(shí)現(xiàn)更好的決策服務(wù)做出了展望，并提出具體實(shí)施建議。

關(guān)鍵詞：水文檔案；信息化；建設(shè)

0前言

水文檔案是水文各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總結(jié)和結(jié)果，它包括了對水位、水情、水質(zhì)、水溫、流量、降水、蒸發(fā)和地下水位的專項(xiàng)觀測與記錄，以及在水文各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中涉及到的文字、報告及圖表。水文檔案真實(shí)記錄了水文部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的歷史和成果,融合信息和觀測，依據(jù)水的變化規(guī)律加以研究勘測，將水文原始觀測記錄、水文資料整編成果、水文水資源調(diào)查評價與研究項(xiàng)目成果分類立卷歸檔，是國家科技檔案的重要組成，也是新形勢下水文建設(shè)發(fā)展的寶貴資源。

1水文檔案在防汛抗旱、防洪減災(zāi)、及水資源利用等國民建設(shè)中的重要作用

1.1水文檔案為防汛抗旱工作提供了科學(xué)的分析和決策

依據(jù)在水文實(shí)際工作中，通過設(shè)立健全雨量站、巡測站、水情報汛站、雨情報汛站等，來實(shí)現(xiàn)水文資料收集和分析需要。從1949年建國初期全國只有水文站148處、水位站203處、雨量站2處，截止到目前，全國已建成各類水文站點(diǎn)3萬多處，形成了包括水位、水質(zhì)、流量、地下水、泥沙等項(xiàng)目齊全的高密度水文觀測站網(wǎng)。在汛期，水文部門通過設(shè)立暴雨監(jiān)測站點(diǎn)，每小時加測并報送一次，并實(shí)現(xiàn)推廣水文信息自動化管理等手段，來確保觀測數(shù)據(jù)的密集性、準(zhǔn)確性和及時性，為有關(guān)部門防汛減災(zāi)提供有力決策支持。通過水文觀測對枯期的河流徑流量及土壤墑情的研究分析，推算具體河流水量、墑情及變化趨勢，預(yù)測旱情，指導(dǎo)抗旱工作。水文檔案積累了大量水文原始觀測數(shù)據(jù)，以此為依據(jù)和參考，在合理利用水文預(yù)測報信息，避免自然災(zāi)害，提高社會經(jīng)濟(jì)效益方面發(fā)揮重要作用。

1.2水文檔案在防洪減災(zāi)和水利工程中起著重要作用

目前，水資源緊缺、洪澇災(zāi)害頻發(fā)，利用水文基本數(shù)據(jù)進(jìn)行地下水、水質(zhì)、水情等科學(xué)分析研究，并制定實(shí)施方案，是解決生態(tài)環(huán)境惡化，改善民生的有效途徑。水利防洪工程建設(shè)是以防洪、減災(zāi)、蓄水為目的，包括水庫建設(shè)、山洪泥石流治理、防洪排水等工程，在工程修建過程中，水利專家是在借鑒大量水文檔案資料，才能通過設(shè)計規(guī)劃來完成。以河南省為例，在河南省大批的水利工程建設(shè)、河道治理及防洪安全工作中，河南水文起到重要的數(shù)據(jù)支持。2003年由國家發(fā)改委最終批復(fù)投資額度為43.27億元的國網(wǎng)河南寶泉抽水蓄能電站興建工程中，水文局提供了水位、流量過程，輸沙、含沙過程及斷面資料等大量水文檔案資料，為工程的順利進(jìn)展提供了保障。

1.3水文檔案為水資源管理提供有力的研究評價

依據(jù)水文工作中的水資源實(shí)時評價、用水效率分析等檔案資料，為城市用水效率控制、污水排放量控制及用水總量的控制提供了科學(xué)參考。水文工作中全年形成的地下水監(jiān)測數(shù)據(jù)和水資源公報，在城市水生態(tài)環(huán)境保護(hù)修復(fù)和合理利用方面，奠定了重要的基礎(chǔ)。

2做好水文檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著社會發(fā)展和科技的日新月異，對水文資料的需求日漸增多，對水文檔案資料的準(zhǔn)確性和信息獲取快捷性的要求也日益提高。將信息技術(shù)應(yīng)用于水文檔案工作，廣泛普及水文檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷創(chuàng)新和持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)水文信息的交流與共享，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下水文檔案工作的發(fā)展變化，提高水文檔案的服務(wù)和管理質(zhì)量，是滿足社會對水文檔案信息需求的必要條件，對推動水文工作的前進(jìn)和發(fā)展意義深刻。

3做好水文檔案信息化工作的具體措施

3.1做好水文檔案數(shù)字資源處理

首先要依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，針對水文檔案的專業(yè)性、時間性、地域性、系統(tǒng)性和連貫性等特點(diǎn)，對館藏的水文檔案要通過自動化管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用磁盤、光盤等介質(zhì)，對檔案資料及時準(zhǔn)確完整的收集歸檔；其次要根據(jù)水文檔案的特點(diǎn)，依據(jù)水系和流域，站（點(diǎn)）及年份，來確定水文檔案的歸檔范圍，用歸檔整理應(yīng)用軟件優(yōu)化篩選后規(guī)范整理，妥善歸檔，使檔案質(zhì)量符合規(guī)定要求，以方便調(diào)閱和查找。

3.2加強(qiáng)水文檔案管理服務(wù)信息化的硬件建設(shè)

在進(jìn)行水文檔案信息化建設(shè)中，必須注重檔案信息化的軟硬件工程建設(shè)并舉。要根據(jù)水文工作需要，加強(qiáng)數(shù)字檔案室的建設(shè)。配備必要的掃描儀、刻錄機(jī)、光盤庫及中轉(zhuǎn)服務(wù)器、計算機(jī)系統(tǒng)工作站等信息技術(shù)設(shè)施，對水文檔案進(jìn)行妥善存放、整理和信息技術(shù)加工處理。依據(jù)國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置相應(yīng)服務(wù)軟件及信息傳輸瀏覽系統(tǒng)，從而將水文檔案信息的采集、處理、利用有效的加以結(jié)合。

3.3普及推進(jìn)水文檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

目前，水文系統(tǒng)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)得到廣泛的普及和可持續(xù)發(fā)展，要在這個良好的環(huán)境基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)水文檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。首先要實(shí)現(xiàn)水文系統(tǒng)的單位內(nèi)網(wǎng)的有效聯(lián)通，在自動、無紙化辦公的前提下，實(shí)現(xiàn)從各部門到水文數(shù)字檔案室之間，資料檔案的有效化數(shù)字歸檔；其次，要逐步實(shí)現(xiàn)基層測站的信息傳輸深覆蓋，將各水文測站的測取文字、圖像、數(shù)字信息，同步傳輸?shù)叫畔⒅行模M(jìn)行及時分析和有效歸檔；再次要通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時對接，實(shí)現(xiàn)與上級部門、地方防汛指揮部門的水文檔案信息傳輸和交流。

3.4抓好水文檔案信息平臺建設(shè)

水文檔案是國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)重要的信息基石，做好水文檔案工作，建立起與時俱進(jìn)、現(xiàn)代化的檔案管理模式，才能更好發(fā)揮其應(yīng)有的資源、咨詢服務(wù)作用。具體要抓好公共服務(wù)網(wǎng)站平臺、手機(jī)信息平臺和新聞媒體平臺3個信息平臺的建設(shè)，加速水文檔案信息化進(jìn)程，更好的服務(wù)社會民生。水文檔案管理服務(wù)信息化，是新形勢下水文工作長足發(fā)展的大方向和必經(jīng)之路，要深刻認(rèn)識到加強(qiáng)水文檔案信息化對推動水文發(fā)展，服務(wù)社會民生的必要性、重要性和緊迫性。以黨的十八大精神為指導(dǎo)，科學(xué)謀劃、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善制度、保障投入，實(shí)現(xiàn)水文檔案管理服務(wù)信息化質(zhì)的飛躍。

作者：李黎 單位：河南省新鄉(xiāng)水文水資源勘測局

第三篇：檔案信息化建設(shè)問題與對策

摘要:隨著信息化水平的不斷提升，我國的檔案信息化建設(shè)也有了針對性的要求，要改變傳統(tǒng)的檔案管理手段和管理方法。主要分析當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)中所出現(xiàn)的問題，并提出了以人為本的服務(wù)理念及檔案信息化建設(shè)的相關(guān)對策，希望可以對我國檔案信息化工作起到一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞:檔案信息化;建設(shè);問題;對策;管理

計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)已成為社會各個行業(yè)的主要發(fā)展手段，在當(dāng)前的信息社會發(fā)展下，檔案管理工作要更好地適應(yīng)社會的發(fā)展要求，符合社會發(fā)展規(guī)律，在此基礎(chǔ)上采用先進(jìn)的檔案管理手段來提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。在實(shí)際的檔案管理工作中，不斷思考當(dāng)前檔案管理信息化中存在的問題，并積極的探索檔案信息化建設(shè)中可運(yùn)用的方法，進(jìn)而全面提升檔案信息化的社會效率。

1檔案信息化必要性分析

1.1是電子文件產(chǎn)生和管理的真實(shí)需求

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在社會各個領(lǐng)域都有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影子，而在實(shí)際的工作流程中，也產(chǎn)生了大量的電子文件，像館藏檔案數(shù)字化文件。怎樣更好地加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，推動檔案的電子化，如何保障檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的安全保存等都是當(dāng)前急需解決的問題。

1.2是知識資產(chǎn)管理的必然需求

知識資產(chǎn)是一個檔案管理部門資產(chǎn)中非常重要的組成部分，這一部分對后續(xù)的檔案管理發(fā)展也起到了非常重要的促進(jìn)作用。檔案管理部門對知識資產(chǎn)的管理也是非常重視的，由于檔案管理屬于知識資源管理這一范疇，所以知識資產(chǎn)也是我國檔案管理部門主要的管理對象。再加上檔案管理是進(jìn)行知識資產(chǎn)的基礎(chǔ)，所以進(jìn)一步做好檔案管理中的電子檔案管理工作也是適應(yīng)了當(dāng)前社會電子信息的實(shí)際需求，也有利于我國的檔案部門更好地對知識資產(chǎn)進(jìn)行管理。

2當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計上存在問題

由于我國地區(qū)與地區(qū)之間存在一定的差異，這種差異就導(dǎo)致地區(qū)檔案管理部門分管的任務(wù)會比較多，不同地區(qū)的檔案管理，其系統(tǒng)也一定要具備跨地域管理功能。但是從我國當(dāng)前的檔案管理情況來看，大多數(shù)的檔案管理部門所制定的檔案管理系統(tǒng)都是分布式存在的，也就是說暫時沒有辦法做到統(tǒng)一管理。再加上電子文件的類型相對比較豐富，此時就需要檔案管理部門設(shè)置專門的檔案管理信息系統(tǒng)，這一系統(tǒng)能夠?qū)Ξ悩?gòu)信息進(jìn)行兼容處理。除此之外，還要求檔案管理系統(tǒng)具備良好的存儲能力，這樣也方便檔案管理人員后續(xù)的調(diào)查和研究。

2.2電子信息數(shù)量日益增長

隨著當(dāng)前信息化水平的不斷提升，很多的檔案管理部門也逐漸成立了不同類型的檔案管理信息系統(tǒng)，在實(shí)際的工作中就會出現(xiàn)大量的電子文件，這些文件在經(jīng)過一段時間的積累之后，電子文件的數(shù)量會越來越多，如果這些電子信息沒有及時進(jìn)行管理，就很有可能會給今后的檔案管理帶來很大的問題。

2.3檔案管理系統(tǒng)交互性差

檔案管理系統(tǒng)的封閉性非常強(qiáng)，但是這一點(diǎn)是不正確的。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該融入到信息化管理平臺當(dāng)中，還要將信息的產(chǎn)生階段以及使用階段都記錄下來，為檔案管理中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供及時有效的信息服務(wù)。

3針對檔案信息化建設(shè)的對策分析

3.1創(chuàng)建檔案管理

網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員要進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息與電子文件的融合，并形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，比如說對數(shù)據(jù)處理的格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)，等等。只有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，才能夠進(jìn)一步確保我國檔案管理的數(shù)字化管理進(jìn)程不受影響，數(shù)字化檔案的傳遞才能夠真正的實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量和整體效率。

3.2檔案的數(shù)字化加工需要考慮成本和實(shí)際所需

在檔案的數(shù)字化加工中，一定要注意地方檔案部門的實(shí)際情況，除此之外，還要結(jié)合檔案管理部門實(shí)際的加工成本來進(jìn)行綜合性考慮。這樣也為確保數(shù)字化檔案管理提供了有效的幫助。檔案管理人員需要做的就是突出檔案管理的重點(diǎn)區(qū)域，選擇那些影響范圍較大、利用價值較高的檔案來進(jìn)行數(shù)字化處理，以此來進(jìn)一步促進(jìn)檔案數(shù)字化的有序開展。

3.3建立檔案采集系統(tǒng)

在對檔案采集系統(tǒng)進(jìn)行建立之前，要先建立一個綜合性的檔案管理采集制度，并運(yùn)用檔案管理采集制度作為檔案管理的基本依托，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理信息中的各種行為，對采集的單位、內(nèi)容和時間都有非常嚴(yán)格的要求。除此之外，由于檔案采集工作與實(shí)際的檔案管理流程之間是非常緊密的。因此，檔案管理采集系統(tǒng)要做好自身與其他檔案管理部門之間信息的有效融合。由于所涉及的檔案部門工作人員非常多，所以要堅(jiān)持團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理中各個部門的配合與溝通，相互促進(jìn)，相互支持，有效保證檔案采集工作能夠順利實(shí)施，檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度也都能夠真正的落實(shí)到實(shí)處。

3.4檔案信息化建設(shè)要做到以人為本

為廣大用戶服務(wù)是檔案工作的唯一主題，因此數(shù)字檔案的建設(shè)也一定要堅(jiān)持以人為本的原則，一方面對檔案進(jìn)行管理可以為領(lǐng)導(dǎo)層以及決策層提供指導(dǎo)性的意見和建議，另一方面還能夠?yàn)榭蒲猩a(chǎn)以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行服務(wù)。所以，要想全面提升檔案信息管理的水平和服務(wù)水平，檔案信息化就一定要以一個全新的技術(shù)手段改變之前傳統(tǒng)的文件傳輸、接收以及加工控制等流程，而且一定要通過數(shù)字化技術(shù)和多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的共享，讓檔案信息能夠真正的擺脫地域以及時間的限制，而且檔案信息化建設(shè)工作的開展是否到位，還要從其利不利于考核入手進(jìn)行分析。基于此，檔案管理人員要先了解檔案管理中的核心任務(wù)，把握檔案人員的實(shí)際工作需求，并緊緊圍繞著檔案管理單位的核心任務(wù)去安排組織工作。在工作的過程中始終堅(jiān)持以人為本的人本主義思想，加強(qiáng)對用戶需求的調(diào)查，這樣對于服務(wù)檔案管理中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)也是非常有幫助的。當(dāng)前的社會是信息時代和網(wǎng)絡(luò)時代共存的社會，信息化已經(jīng)是目前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要趨勢，也就是說檔案信息化建設(shè)也是檔案管理領(lǐng)域面臨信息全球化的必然選擇。同時也關(guān)系到我國檔案事業(yè)的興衰，可以說我國的檔案信息化建設(shè)的任務(wù)非常重，檔案的信息化建設(shè)成為我國主要的檔案管理發(fā)展趨勢，而檔案的信息化建設(shè)也是在適應(yīng)社會發(fā)展的基礎(chǔ)上形成的一項(xiàng)長期且艱巨的建設(shè)項(xiàng)目。

4結(jié)語

信息化的實(shí)現(xiàn)并不是檔案管理中的某一個部門就可以實(shí)現(xiàn)的，也不是憑借著某一個檔案管理技術(shù)人員工作就能夠?qū)崿F(xiàn)的，與此同時還要求檔案管理中各個業(yè)務(wù)部門之間相互配合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的有效采集，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

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［7］陸萍，王上琦.淺議企業(yè)檔案信息化建設(shè)［C］//貴州省檔案局、貴州省檔案學(xué)會“紀(jì)念貴州省檔案館成立50周年”學(xué)術(shù)交流會論文集.2010.

作者：劉晶 單位：龍江縣便民熱線服務(wù)中心

第四篇：檔案信息化建設(shè)發(fā)展方向

摘要：以文書檔案、人事檔案和圖紙檔案為例，從硬件設(shè)施、系統(tǒng)建設(shè)、資源整合、人員培養(yǎng)等方面出發(fā)，結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，淺談檔案信息化建設(shè)中面臨的問題和對策，主體思想是將檔案管理工作從傳統(tǒng)的人力手工管理方式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代管理方式，從長期封閉型或半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，使得檔案事業(yè)順應(yīng)時展要求而發(fā)生根本性變革。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；硬件設(shè)施；現(xiàn)代化管理模式；新型互動關(guān)系；專業(yè)技術(shù)人才

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是迄今為止人類技術(shù)發(fā)展過程中速度最快、滲透性最強(qiáng)、影響力最大的主導(dǎo)技術(shù)。最為全新的信息交流平臺，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正式造就一個前所未有、異彩紛呈的“網(wǎng)絡(luò)時代”。在這波濤洶涌的浪潮中，以信息資源為對象的檔案工作自然無可選擇的卷入信息化、網(wǎng)絡(luò)化的洪流之中。檔案信息化建設(shè)是大勢所趨，具有重大意義。道德應(yīng)該明確，要大力開展檔案信息化建設(shè)就要改變檔案工作以往的、內(nèi)向的管理模式，促使檔案管理工作從傳統(tǒng)的人力手工管理方式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代管理方式，從長期封閉型或半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，使得檔案事業(yè)順應(yīng)時展要求而發(fā)生根本性變革。但是我們要認(rèn)識到，目前這種變革還處于起步的嘗試性階段，我國絕大多數(shù)檔案部門的信息化程度仍然很低，檔案中所蘊(yùn)藏的大量珍貴潛在資源并沒有得到及時充分的開發(fā)與利用。同時，檔案信息化建設(shè)過程中尚有許多問題亟待解決，檔案信息化建設(shè)的任務(wù)迫在眉睫。

1檔案信息化建設(shè)的傳統(tǒng)阻力

1．1對檔案性質(zhì)的認(rèn)識較為傳統(tǒng)

檔案信息化建設(shè)意義重大，但對于檔案工作來說也是前所未有的巨大挑戰(zhàn)，基于相關(guān)的學(xué)科特點(diǎn)，圖書館界和情報界率先認(rèn)識到信息網(wǎng)絡(luò)化對其發(fā)展所具有的非凡意義，與之相比，涉及安全性、保密性等諸多問題的檔案界則行動略顯滯后。由于歷史的、政治的、傳統(tǒng)觀念等多種因素的制約，我國以往的檔案工作一直處于半封閉的管理模式下，檔案一度被藏之密室、避不見光，多了一層神秘的色彩，“丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟”。這也是多數(shù)人對檔案的第一印象。這使得檔案信息化建設(shè)在觀念上就存在一定的落后性，對檔案信息化建設(shè)感覺意義不大或無從下手。

1．2“重藏輕用”

我國有相當(dāng)數(shù)目的館藏積累及專用的檔案工作部門，但大多數(shù)檔案部門無法提供快捷完整的信息服務(wù)，常常有這樣的情況發(fā)生：需要的檔案信息到達(dá)不了需要使用者的手中，需要使用者又不能準(zhǔn)確快速的找到所需信息。這就造成了檔案信息的不斷堆積，“供”與“需”嚴(yán)重脫節(jié)。唯有將檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化，才能在檔案信息和檔案信息使用者之間架起廣通的橋梁，建立新型的互動關(guān)系。可以想象，檔案高度信息化的今后，以往的檔案利用變成了對檔案信息的訪問；以往神秘的權(quán)利變成了公眾普遍的權(quán)利；以往難以獲得的檔案信息變得唾手可得。這才是檔案管理現(xiàn)代化所應(yīng)帶給社會的福利。

1．3人文因素基礎(chǔ)

以往醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)是操作性較強(qiáng)，檔案工作者即便沒有受過正規(guī)專業(yè)的教育，也能適應(yīng)工作需要。在這種基礎(chǔ)上，讓檔案工作者執(zhí)起網(wǎng)絡(luò)之利刃的確有一定的難度。循規(guī)蹈矩、傳統(tǒng)保守的觀念以及檔案工作者能力有限、知識面狹窄、技術(shù)手段匱乏、知識老化等都為檔案工作信息網(wǎng)絡(luò)化帶來不小的難度。中國人民大學(xué)檔案學(xué)院的馮玲教授指出：①檔案領(lǐng)域不斷出現(xiàn)的新方法、新技術(shù)。新模式呂、新概念、新規(guī)則、新思想、新理論令人應(yīng)接不暇；②知識的老化又是無情的事實(shí)，唯有發(fā)展、動態(tài)，求異的思維才能引導(dǎo)我們走出困境。

2檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對策

2．1技術(shù)與設(shè)施的支撐

所謂“工欲善其事，必先利其器”，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)道德要有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的保障。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施將改變以往檔案工作的技術(shù)方法與技術(shù)手段，為檔案工作發(fā)展奠定強(qiáng)大的技術(shù)支持和物質(zhì)保障。因此，希望醫(yī)院加大檔案管理設(shè)備的資金投入，引進(jìn)計算機(jī)管理，并配套添置一些必要的設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀等。方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以提高檔案的有效利用，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

2．2建立文書檔案信息化系統(tǒng)

文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)包括主執(zhí)行程序、數(shù)據(jù)庫、單位庫、保管期限庫、文檔模板等。文書檔案計算機(jī)軟件應(yīng)該具備這樣的優(yōu)勢：文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)必須十分方便、有序，使得無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。用戶可任意改變其格式，自行添加數(shù)據(jù)內(nèi)容、文字、圖形、標(biāo)志。另外需要具有完美的打印和預(yù)覽功能，可以滿足任何套打的需要。

2．3建立人事檔案“四庫”

“四庫”指電子檔案庫、人事信息綜合數(shù)據(jù)庫、分類數(shù)據(jù)庫、辦公信息數(shù)據(jù)庫。建立電子檔案庫，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，將有關(guān)信息經(jīng)篩選后全部錄入計算機(jī)。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、工作崗位、本人照片、身份證號碼等重要信息作為檢索依據(jù)，以人事檔案的目錄為條目鏈接，通過計算機(jī)整合個人的教育、獎懲、職稱評定等資料。計算機(jī)的智能整合不僅可以系統(tǒng)、全面的記錄個人信息，同時還能實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)更新和補(bǔ)充。辦公信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)涵，主要是指人事檔案管理日常的辦公業(yè)務(wù)工作，如干部人事檔案運(yùn)行過程中的痕跡記載表、干部檔案整編過程中的干部檔案目錄和職務(wù)變動登記表等。原來用手工抄寫的業(yè)務(wù)管理工作，均可列為辦公信息數(shù)據(jù)庫的服務(wù)范圍。

2．4建設(shè)圖紙文件的電子化將紙質(zhì)

建設(shè)圖紙轉(zhuǎn)換為電子版圖紙，并對圖紙分類管理，提供圖紙錄入、查找、瀏覽、下載、打印、遠(yuǎn)程控制等功能，同時使用DWG圖紙拆分工具等對圖紙進(jìn)行快速拆分歸檔。有效地促進(jìn)知識、信息的傳遞與共享。建設(shè)圖紙電子化的具體要求是：①采用DWG格式，在模型空間窗口存儲每一張電子圖紙。②存儲的建設(shè)電子圖紙必須與修改完整的紙質(zhì)版圖紙內(nèi)容及版本完全一致，做到一個文件一張圖。電子竣工圖的修改應(yīng)直接在所在部位更新。③文件名稱必須采用便于核對的字母和字?jǐn)?shù)設(shè)置電子文件代號名稱，文件代號名稱不得重復(fù)。④將圖簽欄的有關(guān)人員姓名輸入完整。⑤各種管線測點(diǎn)和技術(shù)要素數(shù)據(jù)必須標(biāo)記完整。⑥移交電子圖紙文件必須編制word文檔格式的文檔目錄。⑦以移交書內(nèi)容為單位設(shè)置電子圖紙文件夾，再分設(shè)所移交專業(yè)子文件夾。各專業(yè)文件夾存儲所在專業(yè)的電子圖紙。

2．5運(yùn)用計算機(jī)加快檔案更新處理速度

檔案的及時更新與移除是衡量檔案質(zhì)量的重要指標(biāo)。對此，筆者建議利用計算機(jī)成批量處理、速度快、效率高的優(yōu)勢，對檔案材料進(jìn)行實(shí)時，同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要將檔案更新管理工作明確的納入目標(biāo)考核中，對其中的收集、管理、更新、移除，做出嚴(yán)格時間限制及考核細(xì)則。

2．6提高檔案工作者的積極性

檔案物化并延續(xù)了人類的記憶，是聯(lián)系歷史、現(xiàn)今和未來的重要紐帶。當(dāng)今社會，檔案更是成為無形資產(chǎn)的主要記錄載體。但是某些工作人員對此意識不強(qiáng)，甚至覺得檔案工作可有可無，因而并不奉獻(xiàn)自己的一腔熱血。對此，筆者認(rèn)為要加強(qiáng)檔案工作重要性的宣傳教育，讓工作人員了解自己辦理的業(yè)務(wù)對單位發(fā)展乃至社會繁榮是有重大意義的。使檔案工作真正深入人心。每個工作者都具有了工作熱情，工作效率的飛速提高就可想而知了。

作者：劉三根 單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院

第五篇：檔案信息化建設(shè)與檔案管理淺談

摘要：檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的主要形式之一，代表了未來檔案管理的發(fā)展趨勢，檔案信息化具有顯著的優(yōu)勢，不僅有利于內(nèi)部檔案資料的長期保存，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的融合與共享。由此可見，檔案信息化建設(shè)與檔案管理至關(guān)重要，影響著檔案管理的水平。但目前檔案信息化建設(shè)與檔案管理還存在一些問題，阻礙了檔案信息化建設(shè)與檔案管理的發(fā)展。因此，分析檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題，提出應(yīng)對策略，具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識，未認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對運(yùn)用信息資源存在錯誤觀念

對運(yùn)用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)電子文件的管理

隨著計算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行儲存、接收，并對檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計算機(jī)知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。

探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價值的。

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作者：彭柳 單位：中南民族大學(xué)檔案館校史館

第六篇：分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)的作用

摘要：本研究主要介紹數(shù)字檔案信息化管理內(nèi)容，數(shù)字檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問題，希望各讀者能夠借鑒學(xué)習(xí)相關(guān)內(nèi)容，根據(jù)本文思路做好數(shù)字檔案信息化工作。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；檔案信息化建設(shè)；重要性

隨著計算機(jī)工作的發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解代替統(tǒng)檔案管理也得到了發(fā)展，數(shù)字檔案管理依然存在著發(fā)展的問題需要我們注意，檔案管理工作者來說應(yīng)該更加學(xué)會利用先進(jìn)的數(shù)字檔案理模式工作。

1數(shù)字檔案的多種管理系統(tǒng)及不足

1.1數(shù)字檔案的管理模式與對象

數(shù)字檔案淺顯的說，就是將檔案進(jìn)行數(shù)字化。由于傳統(tǒng)的檔案是紙張組成的，所以實(shí)際運(yùn)用的時候并沒有數(shù)字檔案靈活。數(shù)字檔案能夠使得不同位置、不同環(huán)境、不同載體的檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，能夠使得該資源共享的理想結(jié)果。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化可以采用的方式是掃描，將紙張存檔保存在相應(yīng)的云儲存中，支持快速查找信息，大大降低了時間消耗。時代在不斷的變化、科學(xué)技術(shù)在飛快的發(fā)展，對于檔案管理對象上，已經(jīng)不單單是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案了，逐漸發(fā)展成了更多的是管理數(shù)字檔案，形成了主要是數(shù)字檔案，紙質(zhì)檔案為輔的管理模式；管理對象也發(fā)生著變化，追溯到公元前的古代用甲骨、竹板到逐漸演變的古代紙張?jiān)俚浆F(xiàn)在的光盤、硬盤等多種檔案載體，在發(fā)展下去，也就出現(xiàn)了現(xiàn)在的新型檔案載體即數(shù)字檔案，由于其具有方便快捷查找、易儲存文件等等的優(yōu)點(diǎn)，必然會使得數(shù)字檔案成為檔案管理的主要對象。

1.2數(shù)字檔案的管理內(nèi)容與手段

數(shù)字檔案運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段對紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，以光盤、硬盤等作為存儲介質(zhì)運(yùn)用數(shù)字化工作，進(jìn)行數(shù)字檔案的業(yè)務(wù)管理，并運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)組建信息傳輸交流與共享平臺，對數(shù)字檔案的交流與使用進(jìn)行科學(xué)管理。同時也實(shí)現(xiàn)以往傳統(tǒng)檔案對歷史文獻(xiàn)、價值材料的管理保存，傳統(tǒng)檔案管理中的檔案歸檔分類儲存工作。在管理手段上，傳統(tǒng)管理方式長期以往都是采用人工管理方式，進(jìn)行檔案的收集、整理和檔案的分類、編目，再進(jìn)行檔案的檢索、利用等，流程中的全部工作都通過人手工操作來完成。而數(shù)字檔案采取的是自動化的數(shù)字管理模式，在很多方向上都取消了人工操作，減輕了工作量也減輕了由于人工的犯錯量；同時也使得檔案工作朝著現(xiàn)代信息化的方向發(fā)展，使得檔案管理手段上拜托了空間的限制，管理人員的工作壓力降低，工作環(huán)境改善，從而提高了工作的質(zhì)量與效率。

1.3數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在的問題

首先，在對檔案信息化的理解上存在不充分現(xiàn)象。由于我國的發(fā)展相對不均衡加上管理人員對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不高，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和從意識上改變的想法，造成工作上存在一定的障礙使得數(shù)字化檔案起著相反的使得工作難度加大的結(jié)果，工作上受到了阻礙。其次，網(wǎng)絡(luò)安全威脅著整個檔案管理工作，科技進(jìn)步使得檔案管理更加高效率，也使得網(wǎng)絡(luò)犯罪的數(shù)量增加，信息的安全問題受到威脅。比如：計算機(jī)病毒、系統(tǒng)漏洞都會使得檔案管理工作的崩潰，也就導(dǎo)致了信息泄露，后果不堪設(shè)想；最后，檔案管理者工作效率較低。這個問題主要是因?yàn)樾袠I(yè)發(fā)展的確較快，超出了從業(yè)人員當(dāng)時的學(xué)習(xí)范圍，專業(yè)素質(zhì)較低，同時軟件也比較的落后，這兩個原因相撞到一起形成了更大的工作問題。

2數(shù)字檔案在檔案信息化中的相關(guān)討論

2.1數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的意義

檔案管理的信息化可以打破、改變傳統(tǒng)的檔案管理方式特點(diǎn)中的局限性，檔案管理信息化的模式助于檔案管理工作者轉(zhuǎn)向信息采集與服務(wù)職能，信息化的檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理。檔案的數(shù)字信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案長期有效的可查詢與資源共享。而且檔案查詢的查詢方式也更加的方便快捷，傳統(tǒng)檔案管理模式每次使用檔案時都要進(jìn)行的程序，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化檔案管理之后只需要一次錄入檔案，便可以多次使用，檔案數(shù)字信息化管理的很大優(yōu)勢在于檔案共享，加快了檔案工作的進(jìn)程，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮了重要作用，同時還能大幅解決讀者借閱之后私藏的行為。

2.2數(shù)字檔案對檔案信息化發(fā)展問題的重要性

數(shù)字檔案信息化能夠提高人民對檔案信息化的認(rèn)知程度，如果數(shù)字檔案可以廣泛應(yīng)用將會讓人們對檔案管理有著新的認(rèn)識，會吸引更多人投身到檔案的相關(guān)工作上去，為國家為世界帶來人才，也就促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展速度的加快。其次，數(shù)字檔案不同于傳統(tǒng)檔案管理的信息保存方式，將信息進(jìn)行加密。這也就要求系統(tǒng)不可以有漏洞造成安全隱患，所以要進(jìn)行安全管理的控制，制定相應(yīng)的安全管理策劃，同步加快安全人員的職業(yè)素質(zhì)，持續(xù)發(fā)展數(shù)字檔案信息化，保證數(shù)字檔案安全保存；第三，是要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，以計算機(jī)為工具提高辦公效率，由于世界發(fā)展進(jìn)程的加快，我們正處于信息爆炸時代，所以我們要以提高效率為目標(biāo)，在更短的時間內(nèi)做更多的事情，同時還要降低出錯率以及使用時候的不方便問題，保障時展的需求，縮小差距。

2.3解決數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中存在問題的解決方向

館藏機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)社會的需求以及各個行業(yè)對于檔案管理的需求進(jìn)行檔案管理的結(jié)構(gòu)調(diào)整，應(yīng)該大力推動數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展，利用數(shù)字信息化的技術(shù)成果進(jìn)行檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)，使其接受容納更大的館藏量，提高管理效率，適應(yīng)時展。與此同時，重視檔案數(shù)字信息化的法制方面的建設(shè)，應(yīng)該制定相關(guān)規(guī)章制度并嚴(yán)格實(shí)施，加快檔案數(shù)字信息化法制發(fā)面的改革，結(jié)合實(shí)際工作情況與我國國情制定相關(guān)法律制約，從而提高數(shù)字信息化的建設(shè)水平，還要宣傳與檔案信息化相關(guān)的知識與技巧，提高工作者對于檔案管理信息化的工作的興趣，擁有一支技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)高的團(tuán)隊(duì)，培訓(xùn)大量能夠勝任該工作的人，推動我國進(jìn)一步發(fā)展數(shù)字檔案管理信息化的發(fā)展浪潮。

3結(jié)論

數(shù)字檔案信息化管理已經(jīng)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，運(yùn)用數(shù)字檔案在檔案信息化管理中的應(yīng)用對信息化管理起到的作用，可以解決諸多傳統(tǒng)檔案管理的的問題，例如工作量大，工作時間長等弊端。數(shù)字化檔案管理的建設(shè)過程中，各個層次的檔案管理人員都要認(rèn)真的學(xué)習(xí)或了解先進(jìn)的檔案管理形式，保證檔案管理工作的發(fā)展是良性的，而且要不斷提高工作質(zhì)量，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)改變或發(fā)展自己的工作職能，發(fā)現(xiàn)并解決相關(guān)的發(fā)展工作問題，將科學(xué)技術(shù)的魅力發(fā)揮到極致。同時應(yīng)該注重數(shù)字檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，要有一批精英隊(duì)伍，保證培養(yǎng)更多相關(guān)人才，這樣才能夠保證此行業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]秦磊華,肖波數(shù)字檔案館可用性分析———從信息系統(tǒng)的角度[J].檔案學(xué)研究,2011,(2):23-24.

作者：付春江 單位：黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)