醫院文書檔案建設的建議范文

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一、存在的問題和不足

（一）檔案室空間有限，檔案工作人員少雖然我院已實現利用密集柜對檔案進行科學排架和保存，節省存放空間，擺放整齊有序，防蟲防潮防霉。但隨著醫院業務量的逐年遞增，各類檔案數量也大幅增加，長此以往，現有的的檔案室將無法滿足檔案的存放需求?，F行醫院檔案管理體制是由筆者作為一名兼職檔案管理員負責綜合檔案室的管理工作，全院各職能科室配備有一名兼職檔案員，負責定期收集本科室產生的文件和資料，統一提交綜合檔案室供整理歸檔。由于缺少專職檔案工作人員，檔案工作者在落實檔案日常的收集、整理、歸檔及利用工作之外，缺少足夠的時間和精力進行檔案鑒定、檢索工具開發及材料編研等相關工作，不利于檔案事業的長期發展。

（二）檔案收集的完整性不夠綜合檔案室的檔案主要來源于各個部門兼職檔案員提交的文件和資料，但各部門檔案員素質良莠不齊，有的缺乏相應的檔案專業知識，有的未能充分熟悉所在部門的業務工作，這就無法鑒定區分有價值的文件資料，收集中可能存在漏收或誤收的問題。且部門間的協調配合不夠，缺乏統一的業務檔案管理機制，難以保證檔案收集提交的完整性和及時性。

（三）檔案服務觀念滯后文件資料收集整理歸檔的最終目的是為了實現檔案的利用。鑒于工作人員數量不足等客觀因素的限制，現有的檔案利用服務僅能被動地滿足其他科室需要什么資料就提供什么資料，坐等上門借閱利用的服務觀念滯后，缺乏主動思考服務的方向與重點，影響了檔案的利用效率。

二、提出文書檔案的建設策略

（一）探索檔案保管的社會化外包服務在市場需求的推動下，一些經營檔案保管的社會化外包服務公司應運而生，主要負責提供檔案運輸、接送、整理、消毒、寄存、保管、修裱、縮微、檔案數字化、檔案管理軟件與設備開發技術等一站式服務。目前，一些大型企業如銀行、電力、保險等，鑒于檔案數量多，存放空間小，工作人員少等條件限制，多數樂于選擇檔案保管的社會化外包服務，這樣的服務可以拓展到文書、科技、專門檔案等領域，利用外包單位的專業庫房、安全系統、工作人員等配套設施，確保檔案存放的安全性和長期性，公司提供的專人運輸、接送服務也為日常的檔案利用提供更多便捷。

（二）提高檔案工作者的業務素質檔案工作是單位的一項重要的基礎工作。涉及門類廣、時間跨度大，相比他職業，往往更具枯燥性、復雜性、繁瑣性。因此檔案工作人員更易產生職業倦?、?。醫院要拓寬培訓渠道和溝通機制，為各部門檔案員提供接受培訓的條件，采取請進來與走出去相結合、專家授課與個人自學相結合的方式，提高培訓質量，提升檔案人員業務素質。適時配備專職檔案工作人員，建立統一的業務檔案管理和監督機制，加強部門間的協調配合，將檔案工作納入業務績效考核中，充分引導檔案工作者正確認識自我，認清自我價值，端正工作態度，并為其提供成就認可和發展機會。

（三）轉變檔案服務觀念文件經收集整理成為檔案后的最終目的就是為了利用，這也是檔案價值得以體現的重要途徑。如何做好利用工作是檔案工作者需要認真思考的問題，改變傳統的被動提供利用服務的思想是關鍵。應積極地為廣大患者查閱檔案做好接待工作，努力查找和擴大檔案線索，為醫院工作提供詳實、珍貴的資料，為開展科研、撰寫論文、解決醫患糾紛、出具病歷證明等提供相關原始資料④。在對外提供檔案利用的同時，還要加強醫院檔案利用反饋信息的管理，實現信息資源的共享，通過優質的服務，使檔案工作成為醫院宣傳教育息咨詢、解除疑難、聯系社會的窗口、紐帶和橋梁。

三、今后發展思路

1.建立和完善檔案管理相關制度，通過制定規范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項制度用于規范文書檔案的系列工作。

2.加強檔案室整體建設，發揮好集中管理、統一考核的作用，配備足夠的檔案工作者負責及時主動地收集醫院不同門類的檔案材料，促進醫院檔案工作規范化、科學化發展。

3.充分利用計算機信息技術，努力實現檔案管理的辦公自動化、信息網絡化和科技智能化的發展，全面推廣電子檔案的配套應用。鑒于電子檔案的形成、傳送、保存、歸檔等管理方法與傳統的紙質檔案有所不同，醫院應根據檔案信息化建設的需要，加快院內檔案管理信息化的軟硬件建設，提高檔案管理的信息化、電子化進程，尤其通過系統搭建以檔案為載體的醫院戰略資源平臺⑤。

不斷思考和探索醫院檔案現代化管理的道路與方向，始終堅持立足工作實際，提出更好更快的檔案更新和發展要求是每個檔案工作者的應盡職責。不斷完善和規范文書檔案管理對醫院整體檔案工作的提升具有重要作用，也為醫院管理工作提供客觀重要的歷史依據，有利于進一步實現醫院的科學發展。

作者：陳靜單位：福建省婦幼保健院