檔案利用為中心的高校檔案建設范文

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(一)搞好檔案利用信息的反饋，持續加強和改進檔案基礎工作

一是注重檔案利用過程中反饋信息的收集，建立較為完善規范的檔案利用信息反饋工作流程，鼓勵檔案利用者和檔案人員及時發現并反饋檔案利用過程中的問題，記錄在案，為下一步檔案工作的整改提供依據。二是對發現的問題采取行之有效的措施改進，比如對缺失的檔案材料除了進行補充收集整理外，還應該仔細分析這部分檔案缺失的原因，并根據檔案形成的特點，采取不同的收集方法:對常規性、每年都會形成的檔案材料應及時將其補充納入學校編制的文件材料歸檔范圍中;對非常規的、臨時性的文件材料，則要督促好各職能部門兼職檔案員，做好文件材料的及時跟蹤收集等等。通過“檔案利用———檔案利用信息反饋———改進檔案基礎工作”，這一過程的持續改進，促使檔案的基礎工作質量不斷提高，檔案資源不斷豐富完善，反過來又進一步確保了檔案利用工作服務質量，從而使檔案工作形成一個不斷提高、自我完善的良性循環。

(二)圍繞檔案利用的實際，加強檔案宣傳，提升檔案地位

一是要督促檔案利用者將查閱檔案的目的填寫詳細，填明利用檔案是具體為哪項工作、哪項工程服務，這些檔案起到什么樣的作用以及取得怎樣的效益等等，從而為檔案利用典型事例的編制提供線索、積累素材。二是根據檔案利用登記簿的記載，抽取出其中最有價值、最具典型的事例。重點圍繞事件發生的時間、起因，利用檔案切實解決的問題以及檔案利用最終的成效或效益等幾個方面，翔實地將檔案利用的實際及效用記錄在案，編制形成本單位的《檔案利用典型事例匯編》，并編印成冊，發至領導及各部門。三是在檔案利用過程中，注重加強對檔案利用者相關檔案知識的宣傳，可以通過印發檔案知識宣傳普及冊、檔案利用指南等方式，積極宣傳檔案知識。通過一系列的措施，結合檔案利用的實際，從不同角度、不同層次，以最有效、最實際的方式宣傳檔案，促使全校從領導到普通教職員工自上而下了解檔案的作用，重視檔案工作，并最終主動支持和推動檔案工作的開展。

(三)以檔案利用為導向，開展深層次檔案編研

檔案編研是高校檔案部門積極主動、系統廣泛地開展利用工作的一種重要方式，是一種較高形式、較高效能的利用手段。高校檔案部門應在編纂《組織機構沿革》、《大事記》、《基礎數據匯編》等一般性的編研材料基礎上，拓寬編研視野，找準編研選題，開展更深層次的編研。在檔案編研的選題上，應主動做好調查研究，深入了解、分析利用者的需求，把握學校工作的重點和社會熱點，敏銳地發現和挖掘檔案資料的價值，合理地確定檔案編研的主題，從而編纂出切實能滿足利用者需求、更具利用價值、更具利用實效的編研材料，為學校各項工作的開展提供較完整、較系統的數據與素材，并提供重要的依據和導向。

(四)轉變檔案利用服務方式，提升檔案利用服務水平

一是要改變以往被動的服務狀態，變被動為主動，關注學校近期工作的重點(如教學水平評估、骨干院校建設、科研管理等)，并順應學校不同時期建設發展的需要，積極主動提供與之相關的檔案信息資源。二是在檔案部門顯著位置標注檔案利用的相關規定和服務指南，以便于對利用者進行“即時培訓”，從而減少因利用者的盲目性而造成的人力和時間上的浪費，提高利用的效率。三是開展多種形式的服務，改變以往只可到檔案室查閱檔案的單一方式，根據利用者的不同需求，因地制宜地采取接待查詢、授權查詢、函件代辦、電話咨詢等多種方式來提供檔案利用。

(五)積極推進檔案信息化建設，提高檔案利用服務效能

一是立足于檔案利用需求的實際，將庫存所有“屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案”有選擇地進行數字化加工，建立健全檔案全文數據庫建設。同時，根據檔案利用者的需求，整合檔案信息資源，圍繞不同的利用需求，建立起教師業績數據庫、學生學籍數據庫、教學科研成果數據庫等專門數據庫，方便檔案的利用。二是積極引入網絡版檔案管理軟件，在檔案全文數據庫的基礎上，借助校園網，實現全校范圍內檔案的在線查找和利用。通過檔案信息化建設，促進檔案查找的便捷化，減少人力和時間上的無意義耗費，切實提高檔案信息利用效率，并實現高層次的檔案信息資料共享。

(六)加強檔案人員素質培訓和改革考核機制，從根本上確保檔案工作的質量

任何工作的開展都是依靠人來實施的，因此加強檔案人員的素質教育是確保檔案工作質量的根本所在。一是要引導檔案人員牢固樹立全心全意為利用者服務的理念，積極主動地為利用者提供高質量的檔案利用服務;引導檔案人員積極發揮主觀能動性，認真總結檔案利用過程中的新情況、新問題、新經驗和新做法，從而不斷探索和改進檔案工作，提高檔案工作水平。二是加強檔案人員的業務素質培訓，切實提高檔案人員的檔案工作業務能力和計算機應用水平，培養一支既有檔案專業知識，又具備計算機應用能力的復合型檔案人才。三是革新檔案人員考核制度。

應著重考核檔案人員在檔案工作中收集、整理檔案的齊全性和準確性，檔案實體保管的規范性與安全性，檔案管理軟件操作的熟練程度以及檔案提供利用服務的有效性等方面的業務水平和能力，從而逐步取代現行的“書(著作)、文(論文)、獎(獲獎)、項(科研項目)”考核指標，最終引導高校檔案工作人員將工作的重心轉移到檔案業務工作上，進一步激勵檔案工作人員在本職業務工作上不斷提高和創新，使高校檔案工作回歸到其應有的工作軌跡。綜上所述，高校檔案部門應立足于檔案利用工作，重視和加強檔案利用過程中的信息反饋，有的放矢地持續改進檔案工作，并以點帶面，全面推動整個高校檔案管理工作更加科學化、規范化、現代化，更好地為學校領導決策，為教學、科研、管理等工作服務，最終實現檔案部門的有為發展和有位發展。

作者：王建宇單位：南通航運職業技術學院