管理效益論文：國內檔案監管的不足與舉措分析范文

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作者：秦愛華單位：鄭州市農林科學研究所

檔案利用率低

檔案管理效果最終體現在對檔案信息的利用，而檔案信息資源的科學合理有效使用往往能給組織帶來巨大的綜合效益。當前受檔案質量及檔案檢索工具的影響，檔案檢索效率不高，直接影響到檔案管理工作的服務質量，加上長期以來重“藏”輕“用”及對檔案利用效益認識的缺乏，都使得檔案信息資源的開發力度不高，檔案利用率低，難以真正地凸顯檔案管理的真正效果。

檔案管理人才隊伍建設滯后

現代檔案管理是一項具有較強專業性的工作，要求檔案管理人員不僅要具備先進的理論基礎和文化素養，同時要具備相應的管理技能。從當前我國檔案管理人員隊伍的具體情況來看，大部分檔案管理人員的工作仍只是簡單地局限于收集、查找階段，不論是在文化程度還是專業素質方面都難以滿足信息時代下檔案管理工作開展的需求，無法發揮檔案管理的應有作用。如部分單位在先進檔案管理工作設備引進方面投入了大量的財力，但受檔案管理人員自身水平的限制，先進的設備無法發揮其先進作用，檔案管理的手工化現象仍普遍存在，更談不上熟悉檔案內容、能夠對檔案信息進行深入分析、研究的專業性人才。

提高我國檔案管理工作水平的對策

（一）轉變觀念，提高重視

檔案管理工作的重要性不言而喻。當前要認清形式，進一步解放思想，徹底轉變對于檔案管理原先存在的片面和錯誤認識，重新和全面審視檔案管理工作的必要性，從思想和觀念上重視檔案管理工作。首先，要充分認識到改善與加強檔案管理工作對于組織的重要促進作用。這要求進一步提高對于檔案管理工作的重視程度，尤其是各級領導要做好組織內檔案管理工作的使用感和責任感，積極推進檔案管理工作的改善，加快我國檔案事業的持續健康發展。其次，尤其是隨著信息化、數字化及網絡化的深入，檔案本身發生的巨大轉變也對于檔案管理的流程、手段等提出了新要求，這要求在重視檔案管理工作的同時，只有積極推進檔案管理工作的現代化建設，加大檔案管理工作的創新力度，才能真正地提高我國檔案管理能力和水平。其中，思想觀念上的創新是檔案管理創新和提高管理效益的前提，要從各個渠道和途徑改變重藏輕用的落后觀念，更加自覺地將創新、服務、知識等全新理念貫穿于檔案管理的全過程中。最后，要正確把握檔案管理與組織發展兩者間的關系，實現檔案管理工作與組織的發展緊密結合，通過檔案管理工作效率的提高、更為準確地把握檔案管理的方向和實現對檔案資源的充分開發利用，從而為組織的發展提供重要支持的同時實現檔案管理的持續健康發展。

（二）實現檔案管理的規范化

建立健全檔案管理的規章制度體系，實現檔案管理的制度化、規范化是保證檔案管理工作得以有序開展的重要保障，也是逐步提高檔案管理科學化和效率的關鍵所在。針對信息時代檔案管理手段、方式等的變化對檔案管理提出的新要求，要及時更新、修改及完善組織原有的檔案管理制度安排。一方面，既要明確當前檔案管理工作職能和責任，通過工作責任的明確和強化，職責清楚，獎懲分明，使各個門類、不同部門的檔案管理工作能在統一的領導下有序開展；另一方面，要保障檔案管理制度安排的完整性，對檔案管理的各個層面和所有環節都要給予可操作化的規定，使檔案管理工作的開展有據可依，杜絕無章可循帶來的重復、繁雜的混亂局面。尤其是要根據我國檔案工作相關法律規章制度的規定及涉取相關科學知識，做好檔案管理標準化的規定，包括規格、程序等。另外，要做好相關規章制度的宣傳，促進檔案法制意識的提高和加強。

（三）積極應用現代化管理手段

為提高檔案管理的效率和效益，首先，要廣泛和積極應用現代化管理手段積極推進檔案管理的現代化、知識化和社會化，積極推進組織檔案管理的信息化建設進程，利用電子手段來實現對檔案資料的存取、保管及利用，使檔案管理成為信息化建設不可或缺的組成部分，保障檔案的現代化能與組織的信息化進程實現有機結合，相互促進和共同發展。其次，加大資金的投入力度，解決檔案工作中的資金瓶頸問題，如及時配備檔案管理所需的包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機等在內的硬件設施，實現檔案管理裝備與技術的現代化和科學化，提高對于檔案信息處理的數字化和檔案管理工作水平。最后，正確處理好檔案管理過程中手工操作與現代化管理兩者的關系，要認識到檔案管理的基礎性工作仍有很大一部分是需要通過手工作業實現，在加大引進先進技術的同時要加大對于傳統技術的研究與創新力度，實現兩者的有機結合。

（四）加強檔案管理人員隊伍建設

檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，其隊伍整體素質的高低直接決定了檔案管理的水平，提高檔案管理人員隊伍的整體素質，是加強推進檔案事業持續健康發展的關鍵。針對當前檔案管理人員隊伍建設中存在的問題，一方面，做好檔案人員的人力資源管理工作，在招聘環節把握人才的入口關，有意識地引進一批具有較強專業技能、素質的人才不斷地充裕到組織的檔案人才隊伍，為組織的檔案管理工作注入新鮮的血液和思想。對于當前現有人員要進一步加大培訓和繼續教育力度，從專業技術、職業道德等不同層面豐富培訓內容，促使其與時俱進，以新思維、新觀念、新理念及新方法做好檔案管理工作，提高隊伍整體水平。同時，檔案管理工作具有其極大的特殊性，為進一步發揮檔案管理人員的潛能和調動其工作積極性和主動性，要重視激勵機制的建立與健全，將其工作績效的考核結果與其薪酬、培訓、職務調整等進行有機聯系。另一方面，廣大檔案管理工作人員要認識到檔案管理的本質在其為社會和組織提供的信息服務，要樹立大服務的理念，更加自覺和主動地提升自身素質和技能，滿足新時期下檔案管理工作的需求。

如為進一步提升檔案服務的針對性、及時性、主動性和有效性，需加大對于檔案資源使用者的調查與研究，最大限度地滿足當前、潛在利用的現有及未來需求，提高檔案利用者的滿意度。其次，當前隨著信息化浪潮的推進，對于我國各種形式的組織信息化都提出了迫切要求，為適應現代信息社會發展的需求，積極推進組織信息化建設成為重要的管理內容。因此在信息化的推進過程中，不可避免地對檔案管理工作提出了更高水平的要求，尤其是一些相關管理系統，如信息管理系統、ERP系統等的運用過程中檔案管理新問題的出現，要求檔案管理人員要不斷地充實自我、不斷學習，吸取新知識和提高管理能力以有效處理新情況、新問題。