會計管理論文：會計檔案監管的缺陷與運用方式范文

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作者：章為國章東迎單位：人民銀行連云港市中心支行江蘇運聯信息股份有限公司

重數據備份管理，輕系統軟、硬件管理

根據會計電算化相關管理規定，系統操作員均會按日、月、年進行數據備份。金融機構為確保電算化系統運行安全，甚至還構建了以省或行政區劃為管理單位的異地數據備份，歷史和當前數據備份均得到應有重視。但不同版本操作系統、數據庫軟件、電算化系統應用軟件及其升級補丁往往因缺乏有效管理而散落于各單位負責具體工作的軟件工程師手中，很少按規定要求歸檔保存。而對計算機等實物檔案更是缺乏檔案管理意識，不同時期的計算機、服務器等硬件設備，如可以運行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系統的計算機，一旦完成升級換代，大都作報廢處理。對數碼電子文件而言，失去了運行環境，讀取就存在一定困難，更難以作為證據加以有效利用了。

重電子文件歸檔形式，輕歸檔電子文件鑒定確認

當前，對會計數碼電子文件的歸檔通常是由產生數碼電子文件的部門向檔案保管部門提供會計核算系統年終數據庫數據備份光盤，或是將計算機（服務器）上所有涉及核算系統的文件刻錄到光盤上，雙方簽字后就算完成歸檔。只重歸檔的形式，而輕視歸檔電子文件的鑒定、收集、篩選、分類和確認，同時因各種會計電算化業務系統自動生成備份文件名，以滿足數據恢復的需要，因此，電子文件歸檔也無法按《電子文件歸檔與管理規范》歸檔時所要求的標準規范代碼進行標識和登記，所有這些，均可導致對一些毫無利用價值的數碼電子文件進行歸檔保存，形成資源浪費。

重電子檔案表面管理，輕電子檔案綜合利用

當前，會計數碼電子檔案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把諸如簡單編制一些電子文件目錄等工作稱之為電子檔案管理，加之電子檔案管理規定本身缺乏相關實施細則，如《電子文件歸檔與管理規范》要求電子文件歸檔一式3套，一套封存保管、一套供查閱使用、一套異地保存，但對這些電子檔案如何封存管理、如何查閱使用、怎樣異地管理等并無配套管理辦法。由于缺乏符合要求的保管設施，存有數碼電子文件的光盤等存儲介質隨意存放，致使一些存儲介質受損而無法利用。此外，因數碼電子檔案的綜合利用具有很強的系統依賴性，通常只能通過聯機方式檢索、查詢和利用與當前會計電算化系統同一版本的電子檔案，而對系統升級前的歷史數碼電子檔案，即使是按要求歸檔，但由于缺乏相應的運行環境而無法讀取，造成歸檔保存的數碼電子檔案形同虛設，無法利用，從而失去保存這些數碼電子檔案的價值和意義。由于歷史電子檔案在利用上的種種不便，實踐中很少被利用。

重行政公文電子檔案管理建設，輕業務系統電子檔案管理建設

政府部門、行政機關及大型企業集團因履職和保密需要，行政公文文書管理基本上已實現電子化和無紙化，行政公文文書電子檔案管理不僅繼承紙質檔案管理好的做法，而且通過開發和推廣應用電子檔案管理系統，使電子文件在歸檔、存儲和檔案檢索利用等方面更加顯示出紙質檔案管理無法比擬的優勢，得到良性發展。相反，會計核算等業務系統電子檔案管理因受系統復雜性、各系統間電子文件兼容性、系統依賴性等因素的制約，實現會計電算化以后，在電子檔案管理方面卻未有明顯起色。以人民銀行系統為例，其主要業務系統有會計、支付清算、征信、反洗錢、國庫、貨幣金銀、調查統計、賬戶管理、貸款卡、外匯、同城票據交換等，而這些系統因服務對象不同、處理信息內容不同，大都自成體系，操作系統、數據庫等運行環境也大相徑庭，加之受軟硬件系統更新換代、應用軟件升級等影響，客觀上造成各業務系統電子檔案在利用上的種種不便。但如從深層次和根源上找原因的話，歸結于一點，就是輕業務系統電子檔案管理系統建設，因缺乏有效電子檔案管理系統支撐，大量歷史形成的數碼電子文件已經成為一種擺設，造成嚴重浪費。

會計數碼電子檔案綜合管理利用的基本思路

檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，抓好會計數碼電子檔案的綜合利用，就抓住了數碼電子檔案管理之實。因此，應加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統升級后，計算機、服務器和數據庫等軟硬件實物均應與相應的數據備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質文件一同保管，增加系統透明度和可操作性。與此同時，那些過了時效的電子檔案，也應當妥善存檔，使其發揮應有作用，避免新產生的電子檔案重蹈覆轍，乃是當前會計數碼電子檔案管理的當務之急。

（一）構建具有非系統依賴的數碼電子檔案管理系統

要從根本上解決好電子檔案的利用問題，使其真正發揮備以查考、作為證據或依據的作用，實現其應有價值，必須構建具有非系統依賴的、具有較強通用性的數碼電子檔案管理系統。該系統可自成體系，也可在當前電算化系統中增加電子檔案管理模塊，以徹底擺脫電子檔案對特定系統的依賴。其基本思路是：不論電算化系統使用何種數據庫，在輸出電子文件時均應將其轉換為標準數據格式或通用數據格式的電子文件，以供電子檔案管理系統調用。以會計核算系統為例，因電子文件內容是數字、字母和漢字集合的數碼文件，歸檔時即可選用通用性較強的TXT文本文件。其他數據類型電子文件歸檔時亦應盡可能使用《電子文件歸檔與管理規范》所要求的通用數據格式，以及符合國際開放標準的其他數據格式，如PDF（ISO32000國際標準）等。當需要查詢利用歷史電子檔案時，即可讀取標準數據格式電子文件，解決電子檔案對特定系統的依賴問題。

（二）盡快研究建設非公文電子檔案管理系統規劃

針對目前公文電子檔案管理系統應用水平高、非公文電子檔案管理系統嚴重缺位的現象，行業主管部門應重視非公文電子檔案管理系統研究建設，組織通用非公文電子檔案管理系統的研究、開發和推廣應用。該系統應充分考慮電子文件的系統環境依賴性，研究并選擇通用性強、符合國際開放標準的數據格式作為存儲標準，由國家檔案主管部門或各行業主管部門以適當形式予以，以此統一電子檔案管理數據格式和應用平臺，推進通用非公文電子檔案管理系統建設。該系統應具有一定通用性，不得進行有改變和影響原電子文件的信息加工，并可輸出與紙質檔案內容相同的加密電子文件和紙質拷貝件，以便使用者作為電子檔案利用的依據。

（三）循序漸進穩步推進非系統依賴電子檔案管理系統建設

數碼電子檔案利用的系統依賴性決定了非系統依賴電子檔案管理系統建設不可一撮而就。首先，各行業主管部門應將該系統建設列入重要議事日程來統籌規劃，加強基礎研究，設定時間表，穩步推進。業務主管部門在對系統進行升級改造及新系統研發設計時，均應把電子文件歸檔、利用作為基本業務需求正式提出，以便在應用軟件設計、開發時通盤考慮。對現行業務系統已具備輸出標準數據格式功能的，如可輸出TXT文本等標準數據格式的，還應采取加密措施，通過制度加以規范。即在完成系統默認數據備份后，再按通用數據格式增加備份，收集資料，以便將來電子檔案管理系統利用。電子檔案管理系統的構建還可通過定期讀入歸檔電子文件的辦法，逐步實現電子檔案系統與在線應用系統的模擬鏡像，其區別在于，只查詢而不進行計算、統計等數據加工處理。通過移植歷史數據信息，最終實現電子檔案的實時查詢和有效利用，充分體現電子檔案的保存價值。

（四）重視信息安全管理，采用通用國際標準的加密方法

非系統依賴電子檔案管理系統采用通用和符合國際開放標準數據格式，在方便數據讀取利用的同時，也為篡改數據信息留下方便之門。因此，必須強化數據信息安全管理，以防電子文件在傳輸、復制、歸檔和利用等環節被篡改。以輸出TXT文本文件為例，可選用國際通用的MD5（信息摘要算法）加密，該算法可對一段信息（如TXT文件內容）加密，產生一個32位由數字和字母組成的信息摘要作為驗證碼，寫在TXT文本的末尾，如文件內容被篡改，系統驗證時就會產生與之不同的驗證碼，由此進行識別。而加密后的TXT文件仍然像加密前一樣，可讀、可顯示，有效防范文件被篡改，確保電子檔案安全利用。

（五）充分發揮計算機信息管理優勢，實現電子檔案利用便捷化

電子檔案管理的最大優勢就在于可最大限度地發揮計算機在信息管理方面的優勢，改變紙質檔案的人工查閱模式，實現電子檔案的聯機實時查詢和綜合利用，提升查詢效率。通過構建非系統依賴電子檔案管理系統、做好數據移植等措施，經過一段時間的努力，完全可以實現電子檔案信息的在線實時查詢，實現電子檔案查詢、利用的便捷化。只有電子檔案查詢效率高了，利用更加便捷了，才能徹底動搖電算化條件下紙質會計檔案仍占主導地位的尷尬局面，充分體現電子檔案的保存意義和保存價值。

以無紙化和數據集中為契機，提高會計數碼電子檔案管理水平

計算機網絡的普及應用催生了網絡、電子簽名、電子認證等技術的快速發展，目前，網上銀行、電子商務、證券買賣、銀行卡POS交易、網上納稅申報、實時繳稅，以及許多網間互聯業務系統等都已實現了無紙化。無紙化為社會公眾提供了快捷、高效、便利的服務。且因使用操作密碼、電子簽名等身份認證手段完成交易，不再使用紙質憑證，數碼電子檔案的不可替代作用因此而更加突顯。各行業主管部門應針對互聯網等網間互聯技術高速發展的態勢，以無紙化系統廣泛應用為契機，充分考慮以互聯網、WEB服務器等為平臺的數據集中趨勢、認真研究網間互聯系統輸入輸出通用標準數據格式，解決好電子文件的系統依賴問題。以人民銀行系統為例，根據“數據集中、資源整合”的信息化建設發展戰略，應認真研究人民銀行支付、征信、反洗錢、國庫、貨幣金銀、調查統計等重要業務系統數據全國集中后，對數據利用和電子檔案查詢所帶來的新變化和提出的新要求，做好集中數據的返還下發工作，以滿足分支機構開展數據分析、利用、信息服務和電子檔案查詢等基本需求。2010年，人民銀行首次實現國庫數據立方體下發。但從實踐看，目前國庫數據立方體側重報表和數據分析，尚不能滿足日常國庫會計檔案查詢之需。因此，需要認真研究業務系統數據全國集中后對電子檔案當前和歷史查詢的業務需求。在此基礎上還應充分考慮現行數據集中系統升級等技術環境因素，盡可能采用通用標準輸入輸出數據格式，如XML等，為構建具有非系統依賴的電子檔案管理系統創造良好的外部環境，因為再好的系統也不能做到永不升級。

從技術上講，構建非系統依賴的電子檔案管理系統并非高不可攀，但它是一項系統工程，需要足夠的重視和堅持不懈的努力。相信不久，在電算化條件下，會計檔案管理仍以紙質會計檔案為主、數碼電子檔案管理為輔的局面一定會被打破，必將迎來以數碼電子檔案管理為主、紙質檔案管理為輔的會計檔案管理新時代。