創(chuàng)新管理論文：設(shè)計(jì)廳檔案管制的革新透析范文

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作者：楊緒英單位：中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)黑龍江省電力勘察設(shè)計(jì)研究院

時(shí)間周期長(zhǎng)，材料變更快

電力設(shè)計(jì)院所設(shè)計(jì)的工程，多數(shù)都是專業(yè)供電設(shè)計(jì)，主要體現(xiàn)出建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平和設(shè)計(jì)思想。設(shè)計(jì)文獻(xiàn)和圖紙較多，這主要是因?yàn)殡娏こ痰氖┕ぶ芷谳^長(zhǎng)和技術(shù)要求較高，設(shè)計(jì)歸檔材料會(huì)隨著工程的變化而不斷的增長(zhǎng)。傳統(tǒng)的建筑工程檔案管理，工期跨度較長(zhǎng)的也在四年左右完成，而電力工程設(shè)計(jì)往往不同，特別是在一些工程中由于政府或政策調(diào)整，資源環(huán)境變化、施工設(shè)計(jì)變更等因素，造成設(shè)計(jì)單位必須做出相應(yīng)調(diào)整，這無(wú)形的增加了檔案整理歸檔的工作量。

用戶范圍廣，應(yīng)用程度高

電力設(shè)計(jì)檔案保存著電力工程設(shè)計(jì)、規(guī)劃、施工中各種技術(shù)活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)單位的專業(yè)科技知識(shí)，檔案管理工作為了便于檔案的長(zhǎng)期使用和研究，對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行了全面的保存。而設(shè)計(jì)檔案的利用率也較高，無(wú)論是施工方、投資方、監(jiān)理方，和本單位人員，都會(huì)對(duì)設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行調(diào)用，所以說(shuō)設(shè)計(jì)檔案的適用范圍較廣，利用率較高，而頻繁抽取查閱與重新歸并，也給設(shè)計(jì)院的檔案管理工作帶來(lái)了無(wú)形的壓力。

電力設(shè)計(jì)院檔案管理發(fā)展的基本趨勢(shì)

1檔案管理數(shù)字化

設(shè)計(jì)院檔案管理中，檔案所保存的內(nèi)容主要是以設(shè)計(jì)圖紙，技術(shù)文檔為主，內(nèi)容多而雜，保存和維護(hù)相對(duì)困難。信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)便捷的途徑。設(shè)計(jì)院的檔案管理可以充分的利用電子文件、電子圖片、電子文檔、聲像、光盤等模式進(jìn)行檔案的處理和保存，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)品變?yōu)閿?shù)字化的保存品，并結(jié)合數(shù)字信息進(jìn)行分類，以形成以信息查詢、存儲(chǔ)、修正等手段的服務(wù)媒介，促進(jìn)檔案管理工作的革新。

2手工操作向電腦操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理都是以手工操作為主，對(duì)于電力設(shè)計(jì)院多文獻(xiàn)的特點(diǎn)，檔案管理工作應(yīng)向電腦操作轉(zhuǎn)變。在信息化的條件下，檔案管理工作應(yīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔、卷宗、圖紙的編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，同時(shí)開發(fā)出圖檔、文檔、管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程圖紙、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)文件的自動(dòng)歸檔，并逐步完善檔案管理中圖檔的網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號(hào)等功能，強(qiáng)化設(shè)計(jì)院內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請(qǐng)、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

設(shè)計(jì)院檔案管理工作創(chuàng)新的主要途徑

1轉(zhuǎn)變思想觀念

檔案管理工作的創(chuàng)新首先就需要從思想觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，因?yàn)樗枷胗^念是管理發(fā)展的基礎(chǔ)。管理創(chuàng)新還需要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合現(xiàn)代化的思想理念，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、知識(shí)化、社會(huì)化，以此推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。我認(rèn)為電力設(shè)計(jì)院檔案管理工作的思想轉(zhuǎn)變，應(yīng)從兩種意識(shí)出發(fā)：首先，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理理念要有改變，因?yàn)闄n案管理是對(duì)一個(gè)龐大的信息庫(kù)進(jìn)行管理，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今的工作需要，所以必須要從信息化的角度出發(fā)；其次，提高對(duì)檔案使用率的認(rèn)識(shí)，檔案工作中要積極的收集和整理檔案，并使得檔案的使用效率提高，強(qiáng)化檔案管理的效率意識(shí)，從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2管理模式創(chuàng)新

電力設(shè)計(jì)院的檔案繁多，但從使用者的角度出發(fā)，人們還是會(huì)感覺(jué)保存的資源具有局限性，所以我們必須在充實(shí)資料的同時(shí)，提高收集資料的質(zhì)量。在實(shí)際工作中，檔案管理人員要有方向，有重點(diǎn)的進(jìn)行檔案資源的整理和收集，同時(shí)做好檔案后期的組織、優(yōu)化、保存，使其向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化發(fā)展，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的服務(wù)于設(shè)計(jì)院的各個(gè)部門。同時(shí)，利用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段，完善檔案管理的工作流程，逐步的細(xì)化檔案管理工作，使檔案管理工作跟上現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。

3服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案管理工作的重點(diǎn)是服務(wù)，如果不進(jìn)行有效的服務(wù)，保存的資源就沒(méi)有了利用價(jià)值。設(shè)計(jì)院檔案管理工作服務(wù)人群主要是以本單位、監(jiān)督站、上級(jí)規(guī)劃部門的人員為主，完善服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)新服務(wù)形式、內(nèi)容、范圍，是新時(shí)期下設(shè)計(jì)院檔案服務(wù)工作的重點(diǎn)。我認(rèn)為檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍應(yīng)有所擴(kuò)大，這是做好檔案服務(wù)工作和為需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的必然條件。同時(shí)做好服務(wù)形式的創(chuàng)新，在工作中要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性，要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求。