高校辦公室秘書的角色意識分析范文

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摘要：高校辦公室是樹立高校形象，保障教育教學工作正常運行的重要部門，擔負著部署全校總體工作、調節各個工作環節以及制定發展戰略等職責。部門職能決定了高校辦公室秘書的工作內容既繁雜、瑣碎又極具影響力。因此，作為高校辦公室秘書，必須要樹立正確的角色意識，不斷提高自身的能力和職業素質，保障辦公室各項工作的順利開展。本文主要探究了高校辦公室秘書應具備的角色意識，并提出了提升自身素質的途徑。

關鍵詞：高校；辦公室秘書；角色

高校辦公室作為高校的綜合辦事機構，處在學校的中樞位置，既是校內各部門之間溝通平臺，也是廣大師生的服務平臺，還是對外聯系的窗口。服務對象的層次性和多樣性決定了秘書工作需要集多種角色于一身，既要為學校領導服務，建言獻策，還要溝通、協調學校不同部門之間的工作，是學校領導的參謀和助手，也是全體師生的服務者，不僅要求其具備一定的文字基礎，還要具備一定的溝通、協調能力。黨的從全局和戰略高度，強調要優先發展教育事業，特別提出高等教育要實現內涵式發展，為新時期高等教育發展指明了方向，明確了重點，提出了新要求，對本科高校的發展具有重大意義，也對高校全面貫徹黨的教育方針，辦好人民滿意教育提出了更高的要求。這也對高校管理工作特別是秘書工作提出了更高的要求。因此，辦公室秘書必須要緊跟新時期發展步伐，樹立正確的角色意識，不斷提升綜合素質，推動各項工作的高效運轉，為本校的快速發展提供強有力的保障。

一、高校辦公室秘書應具備的角色意識

（一）服務者角色為領導服務是秘書最基本的工作，尤其是新建的本科院校，學校領導要處理的事務較多，秘書的首要職責就是在領導的安排下處理相關行政事務，分擔領導的壓力，讓領導有更多的精力和時間開展學校建設工作。高校辦公室秘書不但要為領導服務，還要為全校師生服務，第一，保持學校信息渠道暢通，讓全校的師生和工作人員都能及時了解學校的發展和工作動態。第二，主動了解學生的學習和生活情況，及時幫助有困難的教師和學生。在日常的行政工作中，高校辦公室秘書的主要工作包括日常行政事務的處理、各類指示和會議精神的傳達通知、學校設備采購及資產的管理和使用登記等內容。可以看出，高校辦公室秘書的工作內容性質具有輔助性和服務性，輔助性表現在其工作內容包括完成好領導下達的任務，在各級之間進行溝通和聯絡；服務性可以理解為秘書的工作是為領導服務和為基層服務。在眾多種類的內勤工作中，高校辦公室秘書注重自身的服務性的角色和做好服務工作尤為重要。

（二）協調者角色工作的特殊性決定了秘書人際關系的復雜性，要求其能準確的揣摩和把握領導的意圖，傳達并安排好領導部署的工作，協調好領導與教職工之間、各部門之間、與其他院校之間的工作關系。此外，由于本科院校尤其是新建本科院校，辦事部門較多，事物瑣碎，很容易產生各種矛盾，只有協調好各方之間的工作，才能為學校創設良好的發展環境，為學校的和諧穩定提供保障。高校辦公室秘書的協調者角色取決于其工作內容的多面性。高校辦公室秘書工作的多面性表現在其內容涉及到會議組織、文件處理、信息收集、公務接待、上下協調、后勤保障等等眾多職責。在這些工作中，首先高校辦公室秘書要協調好各種工作之間的關系，在涉及內容和范圍十分豐富的情況下，理順各類工作的先后順序和重要程度，從而順利完成各種工作。其次，高校辦公室秘書的協調工作還包括各方之間的協調和溝通，使各種活動順利進行。因此，高校辦公室秘書必然充當著一個協調者的角色。

（三）決策參與者角色為學校領導在決策方面提供參謀服務,發揮助手作用是校辦秘書工作的重要部分。領導要做某項決策時，提前對有關事項進行全面深入的了解，做好資料的收集、整理和分析，把準確詳實的信息報告給領導，站在全局的高度考慮事情，并提出合理的、有參考價值的建議和解決方法，輔助學校領導做好學校的各項工作。除服務者和協調者角色外，高校辦公室秘書的工作還包括信息搜集和文件草擬的工作，因此，在學校的日常決策制定的過程中，校辦秘書會參與到擬定、總結、公布、施行的各個環節中。由此看來，高校辦公室秘書也承擔著決策參與者的角色。（四）監督者角色“一分部署，九分落實”。要緊緊圍繞高校中心工作，做好工作任務分解，推動學校各部門貫徹落實是校辦秘書的一項重要職責。在領導做好決策之后，秘書就應該及時監督和檢查工作落實情況，任何工作只部署不落實就達不到預期的效果，作為秘書就應該保障領導決策的實施和落實，推動學校的發展。由于高校辦公室秘書承擔的工作涉及到多個方面的內容，同時為避免出現錯誤決策等問題的出現，需要高校辦公室秘書承擔對決策者和執行者等多方面主體的監督職責，在多種方面的工作中認真落實和監督，從而確保各類活動和會議的順利進行。

二、提升高校辦公室秘書能力與素質的策略

（一）提高政治素養，保持清醒的政治鑒別能力高校辦公室秘書的基本素養就是道德修養，工作中，必須明確政治立場，樹立正確的價值觀和人生觀，堅持黨的領導，遵守國家的方針政策和學校的規章制度，保持清醒頭腦，這樣才能抵御各種風險和考驗。由于高校辦公室秘書承擔工作的復雜性和重要性，同時校辦秘書是領導重要的助手和參謀，具有舉足輕重的行政地位，因此，高校辦公室秘書需要具備優秀的道德素質和政治素養。首先，高校辦公室秘書需要有強烈的責任感，在各項工作中始終保持一絲不茍的態度，對待業務應當精益求精，在作為服務者、協調者、決策參與者和監督者的工作中，高校辦公室秘書都應當能夠充分了解其職責和角色期待，在組織會議、文件決策傳達、信息搜集、參與決策、協調組織等各類工作中，都要具有強烈的責任意識。其次，高校辦公室秘書應當保持無私奉獻以及服務至上的意識和修養，在高校辦公室秘書繁多且復雜的工作中，常常會需要臨時性的加班，從而需要高校辦公室秘書保持著一種吃苦耐勞、無私奉獻的精神，并且能夠承受一定的壓力和挫折，全心全意的投入到工作之中，進而能夠準時完成相關工作，同時保證行政工作的順利進行。

（二）不斷學習，提升綜合素養秘書工作對專業能力要求較高，綜合性較強。在黨的報告中強調：“我們黨既要政治過硬，也要本領高強。”要做到這兩點，必須增強學習本領，善于學習。校辦秘書人員要堅持“干中學、學中干”，要堅持做到缺什么補什么，不斷提高自身的專業水平，努力使自己真正成為行家里手。要結合各自工作，在學習中深入思考，把學習與崗位職責緊密結合起來，與分析工作中遇到的問題結合起來，真正把所學的知識消化吸收，轉化為解決實際問題的能力和本領。作為校辦秘書不僅要有扎實的文字功底，掌握一定的專業知識，還需要掌握大量不同學科的理論知識，應對工作中的各種狀況。此外，隨著辦公室信息化水平的不斷提高，高校辦公室秘書還應該具備較高的信息意識，有較高的現代化辦公系統運用能力。因此，我們應該堅持學習各個方面的知識，不斷提高自身的綜合素質，以勝任工作。

（三）注重提高自身的組織協調能力秘書的工作內容和人際關系是十分復雜的，這就要求高校辦公室秘書必須要具備良好的組織協調能力，能將有限的資源合理分配到各部門中，面對工作中產生的分歧時，能統籌兼顧，協調好各方關系，能有條不紊的面對各種緊急工作，能有效解決工作中各種問題，使全體工作人員形成一個高效的集體。因此，高校辦公室秘書必須要注重提高自身的組織協調能力，使每個人都能在自己的崗位上做出應有的貢獻。綜上所述，高校辦公室工作是一項復雜繁瑣的工作，高校辦公室秘書能力和素質的提升不是一朝一夕的事情，需要強化自身角色意識，充分認識到工作的重要性，不斷通過學習給自己充電，把牢正確的政治方向，切實提高自身的綜合素質和組織協調能力，更好的發揮職能作用，提高高等院校行政管理水平，更好的服務于學校。

【參考文獻】

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[2]王新華,梁妍.淺談如何做好高校黨政辦公室秘書工作[J].辦公室業務,2018,(10):98.

作者：薛磊 單位：浙江水利水電學院