農業局檔案管控工作意見范文

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各科、辦、站、所：

為進一步加強和改進全局檔案管理工作，提升檔案管理水平，有效地服務于農業各項工作，現提出如下意見：

一、強化檔案管理意識，規范檔案工作秩序

1、提升對檔案工作的認識。檔案是指全局各機關科室和事業單位在履行管理職能過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體和形式的歷史記錄。一般可分成文書檔案、會計檔案、業務檔案、基建檔案、設備檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等8大類。

2、積極制訂完善檔案管理制度。各單位要建立健全檔案管理各項規章制度，重點是文件材料整理歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案人員崗位責任制等，并在工作中很好地加以貫徹落實。

3、切實做好檔案收集工作。各單位要認真做好各門類文件材料的收集歸檔工作，防止各種應歸檔材料的散失，確保各門類文件的材料齊全、完整。局機關各科室包括執法大隊形成的文書檔案按照歸檔范圍（另行發文）在次年2月底前收集齊全，并全部移交辦公室整理歸檔。各科室工作中形成的專業業務檔案按照業務條線要求自行整理歸檔，在使用完畢后交辦公室保管。其他局屬事業單位必須按照檔案管理要求自行建立本單位的檔案歸檔范圍，在每年4月底前將上年的材料全部整理歸檔完畢。會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年。基建檔案在工程竣工后3個月內歸檔。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

4、積極做好檔案保管工作。全局檔案的保管期限分為永久、長期、30年、10年、5年等五種。凡在工作查考、科學研究等方面具有長遠利用價值的，應永久保存；凡在較長時間內具有查考利用價值的，應保存長期或30年；凡在較短時間內具有利用價值的，應保存10年或5年。檔案工作人員應經常檢查檔案的保管狀況，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。要建立檔案資料調閱、借閱登記制度，并對利用效果較好的事例及時登記、匯總上報。編制全部室藏檔案的全引目錄、案卷目錄和歸檔文件目錄，編寫各單位全宗指南，并能夠借助檢索工具迅速、準確地查找檔案、資料，積極主動地提供檔案信息，為單位各項工作服務。

5、努力開展檔案編研工作。各單位要根據實際，編制有價值的資料，如本單位《大事記匯編》、《組織機構沿革》、《論文集》等等，充分發揮檔案的作用，為單位發展提供優質服務。

二、加強檔案基礎業務建設，提升檔案管理和利用水平

6、搞好檔案庫房建設。各事業單位需設立專用檔案資料室，力爭三室分開（庫房、閱檔室、辦公室）。無條件的可設兼用檔案室，嚴禁將檔案資料捆扎、亂放。檔案室應配有鐵質檔案櫥，能容納各門類、各載體檔案，應配有專用計算機、復印機等設備。檔案庫房選址得當，庫房內正常保持清潔、自然通風，采取防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等保護措施。

7、嚴格檔案銷毀程序。到期檔案應及時鑒定銷毀，做到手續完備。任何個人不得將檔案據為己有或自行銷毀，各單位對到期確需銷毀的檔案，必須報局辦公室審核并經區檔案局許可后方可按規定銷毀。對造成檔案丟失或未經許可自行銷毀檔案的，將按有關檔案管理的法律法規追究相關人員的責任。

8、加強檔案現代化管理工作。要積極創造條件，努力提高檔案的現代化管理水平，使檔案現代化管理工作與本單位的辦公自動化工作同步發展，并有計劃、分步驟地對室藏檔案進行數字化處理，逐步推進檔案的信息化管理進程。

三、加強組織領導，引入考核機制

9、加強對檔案工作的領導。各單位要認真學習宣傳檔案法律、法規，增強全員檔案意識，建立健全檔案管理工作網絡。局成立檔案工作領導小組，全面負責檔案管理工作。局辦公室具體負責全局檔案工作的組織開展。各單位要配備基本素質好、責任心強的兼職人員從事檔案管理工作，并將工作職責納入其崗位職責。檔案人員應相對穩定，并積極參加各類業務培訓，不斷提高檔案業務水平。各單位負責人要高度重視檔案工作，將檔案工作納入單位年度工作計劃，有效解決檔案工作中存在的實際問題。

10、引入考核機制。從2012年起檔案管理工作將列入局“星級科站”評比的重要加減分指標計入工作業績一欄中。每年從11月份開始由局辦公室牽頭組織對各單位開展檔案工作大檢查。結合各單位檔案工作目標管理考核細則自查打分成績匯總情況，評選出檔案管理的先進單位和先進個人進行表彰和獎勵。