醫(yī)院志愿服務(wù)檔案的信息化管理思考探討范文

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摘要：醫(yī)院志愿服務(wù)的檔案管理是醫(yī)院檔案管理過程中較難實現(xiàn)的信息主體。其流動性強、數(shù)據(jù)多，信息更新快，容易被管理者忽視。為推動醫(yī)院志愿服務(wù)可持續(xù)發(fā)展，使志愿服務(wù)管理規(guī)范化、制度化，本文以三甲公立醫(yī)院志愿服務(wù)為例，梳理了規(guī)范志愿者個人信息采集和檔案信息化管理的經(jīng)驗，如何從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化到利用app結(jié)合管理來提高志愿服務(wù)效率的具體做法，闡述了信息化管理帶來的成效和意義，對提升福建省醫(yī)院志愿服務(wù)的檔案管理具有一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；醫(yī)院志愿服務(wù)

1引言

醫(yī)院志愿服務(wù)的檔案是指本院職工或社會人士通過一定流程成為志愿者后形成的個人信息、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時長等信息，以及在服務(wù)活動中形成的具有保存價值的文書、圖表、音像等各種類型的載體檔案。醫(yī)院志愿服務(wù)的檔案是醫(yī)院檔案管理的一部分。當(dāng)前醫(yī)院志愿者管理主要集中在門診、團委等部門。管理人員通常為兼職崗位，疏于管理。志愿者填寫簡單的紙質(zhì)表格，所收集的內(nèi)容大多僅有一些基礎(chǔ)的個人信息。由于主觀的不重視和客觀的不及時等原因，使志愿服務(wù)檔案出現(xiàn)“壞、丟、散、亂”等現(xiàn)象，不符合完整準(zhǔn)確的要求[1]。本文利用信息化的管理方式，闡述志愿服務(wù)檔案的有效管理。這對推動醫(yī)院志愿者服務(wù)團隊現(xiàn)代化建設(shè)有著極為重要的意義。

2志愿服務(wù)檔案的重要性

2.1收集與整理

在信息采集時，若只采集志愿者的簡單個人信息，會導(dǎo)致志愿者在服務(wù)過程中難以全面發(fā)揮作用。因此，信息采集的內(nèi)容，不僅要有志愿者的基本個人信息，還要有更深層次的志愿服務(wù)年齡、身份、志愿服務(wù)意向、個人特長、相關(guān)工作經(jīng)驗等信息。這可以為今后醫(yī)院憑借檔案來實現(xiàn)志愿者的管理提供有效支持[2]。醫(yī)院管理人員在做好志愿檔案的收集的同時，還要做好信息管理工作，積極運用信息化技術(shù)進行信息采集與整理，如設(shè)置專門的志愿者信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)自動通過不同的分類對信息進行整理匯總并進行電子化保存，以確保檔案信息收集的及時性、準(zhǔn)確性、完整性。

2.2保管與統(tǒng)計利用

醫(yī)院志愿檔案由志愿服務(wù)工作人員專人保管，分為紙質(zhì)版與電子版并編制索引目錄。其中紙質(zhì)版配備專柜放置。注重做好對歸檔志愿檔案的利用工作，將檔案利用做到因地制宜、靈活有效，真正提高檔案利用率。定期對志愿者檔案進行統(tǒng)計，含志愿者人數(shù)、服務(wù)時長、服務(wù)次數(shù)、服務(wù)人數(shù)等，準(zhǔn)確計算出志愿服務(wù)成效。將志愿服務(wù)中精彩的活動編輯成海報、宣傳欄、新聞報道等，提高志愿者參與的積極性、榮譽感以及全院職工對志愿服務(wù)活動的關(guān)注度，進一步弘揚志愿服務(wù)精神。按上級要求及時報送有關(guān)數(shù)據(jù)及相關(guān)志愿服務(wù)材料，做好醫(yī)院精神文明建設(shè)工作。對檔案材料進行歸納分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，積極創(chuàng)新志愿服務(wù)形式，推動醫(yī)院志愿服務(wù)事業(yè)的發(fā)展[3]。

3信息化的管理方法

3.1原有管理模式弊端

在原有的管理模式中，該三甲公立醫(yī)院管理者通過志愿者信息登記表、排班表、月報表等方式收集基礎(chǔ)信息，隨后將數(shù)據(jù)錄入EXCEL表格，然后對相關(guān)志愿服務(wù)數(shù)據(jù)進行逐月核對，并將這些信息整理、匯總、分類形成志愿者檔案。因基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存在人工認(rèn)證易修改、時長認(rèn)定不準(zhǔn)確等問題，影響檔案信息的及時性與完整性。同時，各崗位之間的信息未進行整合、共享，所得數(shù)據(jù)可能會有所沖突。

3.2信息化的操作模式

3.2.1啟用手機端

APP志愿者檔案工作的開展可以有效推動檔案收集模式、管理手段和服務(wù)機制的創(chuàng)新。將檔案管理和志愿服務(wù)有機融合，運用互聯(lián)網(wǎng)科技手段助力志愿服務(wù)、公益行為，形成優(yōu)勢互補。該院近年來使用“志愿匯”APP（一款面向全國的志愿服務(wù)綜合管理平臺）進行信息化管理，大大提高工作效率，確保了數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確。

3.2.2志愿者實名注冊

志愿者個人通過在APP上進行實名注冊、填寫、完善個人相關(guān)信息并加入醫(yī)院組織后自動生成檔案。檔案包含志愿者自身持有的電子志愿者證及管理員通過系統(tǒng)可查詢的志愿者有效身份信息及所屬組織。

3.2.3尋找志愿服務(wù)項目

已實名注冊的志愿者可通過該平臺搜索查詢該區(qū)域發(fā)布的活動，選擇報名參加（如輸入“福建省立醫(yī)院”，即可搜索到指定時間段或范圍內(nèi)發(fā)布的醫(yī)院志愿服務(wù)招募活動）。當(dāng)身處服務(wù)范圍內(nèi)開啟手機定位功能選用快速簽到計時或人臉簽到計時即可記錄所參與的服務(wù)項目、服務(wù)時間、服務(wù)時長。完成每次服務(wù)后，志愿者可以通過致電志愿者服務(wù)站，或在志愿匯APP上對本次服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)效果進行自我評價。志愿服務(wù)管理工作人員也可對志愿者的服務(wù)工作進行評價。相關(guān)的評價信息及生成的年度志愿服務(wù)時長，會被收錄到服務(wù)檔案內(nèi)。

3.2.4管理人員發(fā)布活動

管理員可以通過志愿匯平臺發(fā)布志愿活動、招募志愿者、查看和統(tǒng)計志愿服務(wù)數(shù)據(jù)。所發(fā)布的招募活動同時滿足公益性、組織性、活動性、服務(wù)性的要求。活動名稱清晰、具體，包含服務(wù)內(nèi)容和志愿者招募。必須先于簽到活動，常規(guī)性活動至少提前一天發(fā)布，原則上提前3-10天發(fā)布，留出充裕時間完成招募工作。招募要求注明志愿者自身需具備的條件（性別、年齡、技能等）、活動內(nèi)容簡介及是否有地區(qū)限制，設(shè)置活動開始的時間和結(jié)束時間。從招募活動中直接生成簽到活動，簽到范圍為一般設(shè)置在300-500米的圓圈內(nèi)。300米可滿足一個普通社區(qū)需求；500米足夠滿足一家醫(yī)院需求。提交發(fā)布審核后，由醫(yī)院志愿匯平臺運營人員對該招募及簽到進行審核。

3.2.5后臺管理功能

APP具備志愿信息后臺管理的功能，通過志愿者個人信息的填報、活動的發(fā)布、志愿者參與的情況信息等，建立信息庫。管理者通過后臺可以查詢相關(guān)信息，還可以通過輸入志愿者的姓名、身份證號、服務(wù)項目等進行篩選，輸出為所需要的EXCEL表格。相關(guān)服務(wù)信息還可按照年度、月份或活動日期從后臺導(dǎo)出關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄到相關(guān)的電子表格，隨后進行整理、核對、保存，形成一套完整的志愿服務(wù)檔案。將其運用到志愿者激勵、職稱評定、政府及社會組織評估、城市文明服務(wù)等方面。

4信息化管理成效

4.1促進志愿者服務(wù)的管理

（1）便于管理員深度、全面的收集志愿者相關(guān)信息、分類匯總，使檔案資料有序、清晰、實時可查詢。（2）加入信息化技術(shù)的支持，實現(xiàn)電子檔案，較傳統(tǒng)檔案模式查詢更高效、便捷，提升信息的及時性、有效性、完整性。在歸檔資料管理中，有了數(shù)據(jù)支持，能夠更加科學(xué)、合理地對志愿崗位分布、團隊組成、服務(wù)方式等進行分析與改進，對優(yōu)化歸納管理起到促進作用。

4.2完善了志愿服務(wù)體系

4.2.1擴大招募范圍

醫(yī)院在建立志愿者檔案后，保留了志愿者的有效信息，有利于招募到長期穩(wěn)定的志愿者，保障了志愿者的來源，保證了志愿者團隊的穩(wěn)定性，減少了招募培訓(xùn)新志愿者所消耗的時間和精力。同時可以培養(yǎng)部分志愿者領(lǐng)袖，協(xié)助管理志愿者團隊，提高志愿服務(wù)管理效率。志愿匯APP平臺上注冊著有不同群體、社會組織的志愿者，可以通過該平臺招募志愿者。

4.2.2提高志愿者自我效能

每個志愿者都有屬于自己的檔案，志愿者可以通過檔案及時記錄、核對、使用志愿服務(wù)數(shù)據(jù)。在檔案信息的幫助下，志愿者可以隨時了解自己的服務(wù)情況，對自身進行分析，完善不足，選擇更加適合自己的服務(wù)內(nèi)容，促進個人發(fā)展。有了數(shù)據(jù)支持，可以對志愿者進行評優(yōu)工作，給予優(yōu)秀志愿者表彰，滿足志愿者的使命感與成就感，提高其工作積極性，提高志愿服務(wù)整體成效。

4.2.3改進管理模式

根據(jù)檔案信息，參考志愿者的個人特長，尊重志愿者的服務(wù)意愿，使志愿者崗位的安排更加合理有效，提高了志愿服務(wù)的效果。根據(jù)志愿者檔案信息，可以了解志愿者的不足與服務(wù)技能需求，并對志愿者進行相應(yīng)的培訓(xùn)。此外，管理人員根據(jù)檔案信息，對志愿者進行分類，組成不同的服務(wù)隊伍進行分類管理，使院內(nèi)志愿服務(wù)的覆蓋范圍更廣，工作更有效率，管理更加合理有效。

5信息化管理意義

5.1提高檔案質(zhì)量

通過檔案進行快速有效分類整理，有利于管理者的維護及志愿服務(wù)活動招募可持續(xù)發(fā)展，對研究醫(yī)院志愿服務(wù)工作歷史、處理問題等具有重要的參考作用。部門工作人員可借鑒以往的志愿服務(wù)活動，完善志愿服務(wù)制度，創(chuàng)新服務(wù)形式，豐富服務(wù)內(nèi)容，更好地滿足廣大群眾的志愿服務(wù)需求，提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案[4]。

5.2優(yōu)化部門管理

志愿服務(wù)檔案可為醫(yī)院宣傳工作提供可參考素材。通過不同時期、不同類型志愿服務(wù)主題與事跡的記錄，展現(xiàn)志愿服務(wù)的活動風(fēng)采與精神風(fēng)貌，對弘揚志愿服務(wù)精神、推動醫(yī)院志愿服務(wù)品牌建設(shè)、拓展醫(yī)務(wù)人員服務(wù)領(lǐng)域、傳遞醫(yī)院公益性起到了積極作用。實行全方位綜合考評，使志愿服務(wù)考評更加科學(xué)和規(guī)范[5]。管理系統(tǒng)的升級提升了管理者線上招募、活動發(fā)布、評星定級、志愿者互動等效率，保障了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，為醫(yī)院年終各項評審或考核工作提供數(shù)據(jù)支持。

5.3實現(xiàn)資源共享

信息技術(shù)在推動志愿者檔案管理工作的發(fā)展完善中起到關(guān)鍵作用。服務(wù)管理平臺可以實現(xiàn)信息互通，使得志愿服務(wù)公開透明、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、資源整合、流動共享，解決了志愿者注冊、時長累積等問題，節(jié)省了醫(yī)院人力資源及經(jīng)費支出，推動了醫(yī)務(wù)志愿者更大范圍的服務(wù)流動[1]。院內(nèi)志愿者綜合管理系統(tǒng)與全國志愿服務(wù)管理平臺聯(lián)合應(yīng)用，擴大了招募范圍，使得信息更加精準(zhǔn)有效。

6小結(jié)

隨著信息化志愿檔案管理的推進，需要改變僅停留在紙質(zhì)記錄上的志愿管理方式，并開創(chuàng)檔案管理新局面。同時將檔案管理精準(zhǔn)化，確保該類檔案在對醫(yī)院發(fā)展的各類數(shù)據(jù)匯總和分析上提供可靠依據(jù)，逐步形成一個穩(wěn)定性高、歸屬感強、制度完善的管理機制。應(yīng)用現(xiàn)代信息管理手段來實現(xiàn)志愿者檔案管理，是實現(xiàn)組織發(fā)展和團隊相互促進的可行方法。

作者：王琳 單位：福建省立醫(yī)院院辦