檔案信息化管理的思路范文

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現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位在管理方面結(jié)合了大量先進(jìn)技術(shù)，檔案保管對象逐漸從實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，檔案保管模式也由傳統(tǒng)的服務(wù)于檔案實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)于社會(huì)。這種數(shù)字信息化的電子檔案具有修改便捷、保存周期長等優(yōu)勢，為社會(huì)各界的信息查詢與利用提供了極大的便捷性。不僅如此，電子檔案可以全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，在一定程度上提升了檔案管理人員的工作效率，提高了管理效率，為事業(yè)單位創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)效益。

1事業(yè)單位檔案管理的不足之處

1.1缺乏專業(yè)人才。對于檔案管理工作而言，管理人員具有主體性，因此，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)會(huì)直接影響事業(yè)單位的檔案管理水平。現(xiàn)階段，我國有很多事業(yè)單位并不具備專業(yè)的檔案管理人員，且在職人員普遍存在年齡較大的現(xiàn)象，加之沒有接受過專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，信息化理論知識(shí)與應(yīng)用技術(shù)均存在嚴(yán)重的缺失現(xiàn)象，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)檔案發(fā)展的需求。除此之外，很多檔案管理人員也存在工作態(tài)度不端正現(xiàn)象，例如，工作敷衍、馬虎等，不具備工作責(zé)任心與使命感，對于檔案信息殘缺情況視若無睹，致使事業(yè)單位檔案管理工作缺乏應(yīng)有的秩序。

1.2管理者沒有明確認(rèn)知到檔案管理的重要性?，F(xiàn)階段，很多事業(yè)單位均設(shè)立了晉升制度，管理者均是自身實(shí)踐能力符合此項(xiàng)制度審核標(biāo)準(zhǔn)而逐步晉升的，他們擁有豐富的管理理論以及管理經(jīng)驗(yàn)，但在檔案管理方面，并沒有完善且系統(tǒng)化的認(rèn)知。不僅如此，事業(yè)單位的考核制度只片面追求任職人員的基礎(chǔ)知識(shí)水平，因此，領(lǐng)導(dǎo)者往往僅注重引進(jìn)與培養(yǎng)人才的工作，忽視了檔案管理對員工、自身以至于國家級社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益的影響。

1.3沒有建立健全交接制度。檔案管理工作具有較強(qiáng)的繁瑣性與枯燥性，因此，檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性較差。由于個(gè)人行為習(xí)慣以及認(rèn)知的差異，導(dǎo)致檔案管理人員之間的工作方式存在較大差異。目前，由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者沒有對檔案管理給予相應(yīng)的重視，檔案管理部門沒有設(shè)立專門負(fù)責(zé)人員離職交接的崗位，導(dǎo)致檔案管理無法順利交接，一旦換人極易出現(xiàn)管理秩序混亂、檔案丟失的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象均會(huì)降低事業(yè)單位的整體效益。

1.4檔案管理沒有全面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。雖然隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了全面普及，但仍有很多事業(yè)單位在檔案管理工作過程中，仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式管理重要的檔案信息，紙質(zhì)檔案極易受到外在因素的破壞，例如，陽光、雨水等，且紙質(zhì)檔案的修復(fù)率非常低，很多重要檔案所具備的的價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間流逝而流失。不僅如此，紙質(zhì)檔案也不利于使用者高效查閱。

2信息化檔案管理的優(yōu)勢

2.1環(huán)境優(yōu)勢。擇取信息化模式管理事業(yè)單位的檔案，可以有效將傳統(tǒng)形態(tài)的檔案資料向電子數(shù)據(jù)形態(tài)的檔案資料轉(zhuǎn)換，不僅可以有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的易損壞問題，還可以促使檔案作用得以充分發(fā)揮。信息化管理模式除了可以強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量外，還可以提升檔案的查詢與管理效率。此外，事業(yè)單位也可以通過電子形式儲(chǔ)存檔案資料，并對其進(jìn)行備份處理，避免檔案資料出現(xiàn)丟失以及損壞等問題。

2.2查詢利用優(yōu)勢?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，對檔案資料實(shí)施信息化管理，可以在很大程度上提高檔案查詢效率，減少查詢步驟，降低查詢消耗時(shí)間。不僅如此，還可以避免檔案資料出現(xiàn)破損、磨壞等現(xiàn)象發(fā)生，為檔案資料的有效性、可靠性以及完整性提供了技術(shù)保障。應(yīng)用信息化管理模式處理檔案資料，不僅便于相關(guān)人員查詢檔案，還有利于推動(dòng)檔案資料作用的全面實(shí)現(xiàn)。

3推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

3.1提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，幫助其掌握信息化檔案管理理論知識(shí)與技術(shù)能力，提高其業(yè)務(wù)水平。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者可以定期開設(shè)計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)課程，并聘請相關(guān)專業(yè)進(jìn)行講座傳授，從而促使檔案管理人員成為符合檔案管理在現(xiàn)代化社會(huì)中發(fā)展需求的專業(yè)型人才，全面提升檔案資料管理水平，為事業(yè)單位創(chuàng)造良好的效益。

3.2強(qiáng)化檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)。隨著社會(huì)信息化建設(shè)的不斷深入，傳統(tǒng)檔案管理模式弊端逐漸暴露，已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)展需求。基于這種大的社會(huì)環(huán)境，檔案管理人員必須樹立正確的現(xiàn)代化意識(shí)，不斷探索進(jìn)取、革新管理觀念。在管理檔案資料過程中，應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新資料保存方式，提高檔案保存的安全性以及數(shù)據(jù)庫的完整性，從而進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。除此之外，檔案管理人員還要對現(xiàn)有的檔案資料資源進(jìn)行合理利用，促使自身檔案管理思路實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，不斷為檔案管理信息化建設(shè)提供先進(jìn)策略。

3.3對檔案資料管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。首先，對檔案資料錄入進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。很多事業(yè)單位的檔案管理工作普遍存在同人不同名以及同名不同物的現(xiàn)象，起因均是檔案資料錄入不規(guī)范。我國相關(guān)政府部門針對這種現(xiàn)象，出臺(tái)了一系列法律文件對檔案資料錄入的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了系統(tǒng)化規(guī)范，檔案管理人員在錄入檔案資料時(shí)，應(yīng)基于錄入原則的指導(dǎo)，擇取適宜的錄入方式，并使用規(guī)范化錄入格式、符號以及語言。其次，對資料儲(chǔ)存進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。事業(yè)單位要想促使檔案管理實(shí)現(xiàn)全面信息化建設(shè)，必須對資料儲(chǔ)存方式進(jìn)行有效統(tǒng)一，并結(jié)合儲(chǔ)存載體所具備的的特點(diǎn)，明確資料儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)。最后，對資料軟件開發(fā)技術(shù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。促使計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)，可以豐富該系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

3.4建立健全檔案管理制度體系。任何一個(gè)行業(yè)都必須具備相關(guān)規(guī)范制度，因此，事業(yè)黨單位須建立健檔案管理制度體系，為檔案管理工作提供制度保障。在檔案管理的收集階段以及保管階段，制度體系的約束作用必不可少，它是促使檔案管理工作順利開展以及發(fā)展的原動(dòng)力。除此之外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，保證檔案管理工作的一切活動(dòng)均有法可依。結(jié)束語本文對事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了深入分析，并針對其全面發(fā)展提出了推動(dòng)思路與舉措，以期可以為事業(yè)單位的檔案管理工作提供有價(jià)值的參考信息。

作者：梁靜 單位：黑龍江省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院