檔案的信息化管理思考范文

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當今社會，科學技術飛速發展，現代化手段越來越多，人們的時間意識越來越強，辦事的效率也越來越高，對一些重大決策的準備需要迅速、準確；如果人們查閱資料，還停留在一個一個資料盒查找，一頁一頁的翻閱，那么什么決策都要錯過機會，所以整個材料的準備部門要求必須及時準確地備好各種數據資料；由于準備資料所需要的信息量不斷增加，所需信息有地域間隔、有行業的區別，有時間和空間的差距，他們迫切要求采取現代化信息管理手段，將各方面信息收集、永久性保存以備查閱。檔案信息化管理就是最新、最直接、最方便的一個手段，通過信息化管理，相關部門和人員可以更加便捷的查閱和搜集相關的信息，大大提高了工作效率。因此，檔案管理信息化必然替代傳統的手工管理，成為檔案管理現代化的必然趨勢。本文就如何有效實現檔案信息化管理進行分析和探討。

一、檔案信息化管理的特點

與傳統的紙質載體檔案的管理方式相比較，檔案信息化具備以下的特點：

1.便于檢索，使用方便。應用信息化的檔案管理，可以將大量有價值的文件存儲到電腦服務器上，使人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統計和查閱，可以隨時隨地的進行各種數據的統計，打印各種報表，進行借閱登記，催還提醒，檢索技術分析所需要的相關資料等等，不僅縮短了時間，提高了效率，同時也解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整、漏抄等問題，提高了準確性，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優質服務。

2.便于檔案的保管。檔案信息化管理使檔案保管占用的空間小，操作簡單，具有明顯的節能、環保、使用壽命長，以及重復使用的特點，不需要占用大量的人財物力，是傳統手工操作管理模式不可比擬的。可見，它的特點是存儲時間長，在特殊的環境下不易受到損壞，即節省了資源，又具良好的穩定性，易于保管。

3.有利于信息資源共享。以往的手工操作管理中，信息資源不能及時在各部門之間得到交流和共享，導致效率低下，造成大量的檔案資源的閑置和浪費。而信息技術的運用，可以通過協議進行網上檢索和資源的共享，查找，方便了人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用網絡傳輸信息資源，能夠在短時間內完成大量信息的傳遞，適應了現代社會快節奏的工作特點。

二、檔案信息管理的具體步驟

根據國家檔案局頒發的《電子文件歸檔管理規范》的要求結合本單位具體工作實際，對檔案現代化管理實行以下步驟。

1.根據本單位現有的相關資料建立相應的檔案資料信息管理數據庫。首先，根據不同的資料和數據的性質分類建立相應的數據庫，并且逐條將已有的數據分別錄入數據庫中，由于已經有部分數據形成了電子文件格式，減少了本次的錄入的工作量，把已形成電子文件歸檔管理，到目前為止，我們已經輸入文件級目錄近120萬多條，正在加快速度，年底將全部完成所有信息的錄入工作。我們在建立數據庫的過程中，采用了邊輸入，邊打印的流程，在補齊卷內相關文件的目錄同時，也檢驗了輸入內容的正確性，有效實現了檔案數據庫的準確性和真實性。其次，利用各種現代化成像設備，把原有的文件轉換成圖像并保存起來，將文件進行信息化管理，文件具有真實性、可靠性，準確性，同進可以達到原件永久的保存。從大量的實踐過程中可以看出，通過現代化信息的管理大大提高了工作效率和管理科學化。如我們要查閱一條信息，由于實行了現代化信息管理，利用者可以隨時調出，隨時查閱，而靠手工管理的查閱資料需5個工作日，我們只需要幾十秒的時間就可以完成，利用者對我們的數字化建設十分滿意。

2.加大現代化信息的錄入和管理工作。首先保證每條信息的準確無誤，這就需要工作人員必須兢兢業業，一絲不茍，有種嚴謹的工作態度，保證數據真實可靠。同進需要雙軌制，電子版和紙制同時保存，由于電子保存磁盤破損，數據丟失的情況常有發生，為了確保電子文件的數據完成，將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一存檔保管。同時不定期進稈數據更新和保存，足量時可以有用光盤保存數據，增加安全性。

三、檔案信息管理的具體內容

1.文書電子檔案管理。通常來講，文書電子檔案主要分為內部文件和外部文件兩類，信息化管理時，必須將兩者分類輸入加以保存。內部文件文書電子檔案整理，首先要根據不同年代、組織機構和保管期限實施組盤；然后分盤保管，這樣就便于人們按不同年代和不同期限來進行查閱、檢索，可以延長所歸檔電子文件的所保管壽命；而外來文件文書電子檔案整理工作，我們必須利用掃描成影像文件保存進入網絡，這樣可以有效實現各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。

2.會計電子文檔的整理。會計電子檔案是把會計核算系統中的會計數據備份到存儲介質中，形成脫離于原系統的電子檔案，為了保障數據的安全和及時建檔，可采用雙機、多機熱備份運行方式或在系統軟件中設備自動備份計劃任務，以日志文件形式保存數據和系統操作人員的工作時間和內容，備份庫隱藏在不易被發現的目錄下或其它硬盤中，以防系統損壞后能在最短時間內、最小的損失下恢復系統的正常運行。

工資匯總表電子歸檔。工資匯總表應以磁盤的形式歸檔，定期進行備份，一定數量時以光盤形式歸檔整理，保證數據的同時應附有紙質的每月工資匯總表，注明單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，并且附有移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

作者：李雪媛 單位：白城市洮北區城市環境衛生監察處