數(shù)字化電子檔案管理研究范文

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摘要：在信息技術(shù)逐漸滲透到人們生產(chǎn)生活的時(shí)代背景下，我校在進(jìn)行辦公的過程中，日益實(shí)現(xiàn)了對(duì)自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用。眾所周知，辦公過程中會(huì)產(chǎn)生許多的檔案、文件，包括科研、教學(xué)以及管理等工作過程中都會(huì)產(chǎn)生大量的信息需要進(jìn)行編輯整理，傳統(tǒng)的人工整理方式效率太低，且出錯(cuò)率較高。目前階段，電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，在各個(gè)單位的檔案管理中顯現(xiàn)出其突出的優(yōu)勢(shì)。在未來的數(shù)字檔案館建設(shè)中，電子檔案必然會(huì)成為建設(shè)的重心，逐步取代傳統(tǒng)的檔案整理方式?；诖耍疚膶?duì)電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行剖析，希望能給有關(guān)人員提高參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化環(huán)境；電子檔案；管理

1對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)

1.1電子檔案的概念。

電子檔案是指具有參考憑證價(jià)值和保存價(jià)值的歸檔電子文件及其相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。

1.2電子檔案必須是經(jīng)過歸檔的電子文件。

隨著信息科學(xué)的發(fā)展，人們?cè)谶M(jìn)行辦公室越來越依賴于計(jì)算機(jī)，在這一過程中，會(huì)產(chǎn)生許多的電子文件。同紙質(zhì)文件一樣，電子文件也是需要進(jìn)行整理歸納的。然而，并不是所有的紙質(zhì)文件都包含有用信息，能夠被整理成紙質(zhì)檔案。同樣，只有包含有效信息的電子文件才能夠被整理成電子檔案。由于計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的計(jì)算能力，在工作過程中會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，這些電子文件就是所說的電子檔案的前身。然而，電子文件要具備一定的信息價(jià)值，滿足相應(yīng)的條件，才有可能被整理成電子檔案。具體要求包括，第一，電子文件首先要經(jīng)過相應(yīng)的處理，例如文件內(nèi)容的排版、編制發(fā)文號(hào)，有些還要求電子文件經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，經(jīng)過一系列固定嚴(yán)格的流程，才能夠被整理歸納為電子檔案，這就是所說的檔案歸檔。其次，通常情況下，電子文件最主要的來源是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這些文件的所屬類別是事務(wù)性文件，有些文件包含的信息雜亂無章，不具備存儲(chǔ)價(jià)值，是不適合被歸為電子檔案的。只有那些具有參考價(jià)值的電子文件才有可能成為電子檔案。電子檔案在成形過程中，很多流程都和紙質(zhì)檔案的整理相同。例如在文件被整理轉(zhuǎn)化成檔案之前，必須要經(jīng)過一個(gè)叫歸檔的環(huán)節(jié)。沒有經(jīng)過歸檔的文件，及時(shí)之后轉(zhuǎn)化成檔案，也很有可能被丟失，造成信息的損失。因此，為了對(duì)電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)期高效的保存，就必須要對(duì)相應(yīng)的電子文件進(jìn)行歸檔處理。重視歸檔工作的開展，有利于實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，同時(shí)也不至于造成資源的浪費(fèi)。

2電子檔案的優(yōu)勢(shì)

2.1資源共享。

在信息時(shí)代逐漸滲透進(jìn)各行各業(yè)的時(shí)代背景下，各行業(yè)在發(fā)展時(shí)都注重資源共享的實(shí)現(xiàn)。在電子檔案的應(yīng)用過程中，也具備這一重要的優(yōu)勢(shì)，即電子文件共享性。共享性，指的就是在電子文件在應(yīng)用時(shí)，能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在同一時(shí)間被不同部門不同工作人員所獲取，并加以處理和利用。共享性具有顯著的優(yōu)勢(shì)，具體包括：首先，對(duì)需求者的數(shù)量不設(shè)限，一份電子文檔能夠被許多人加以利用。其次，電子文件的獲取不受地點(diǎn)、時(shí)間的限制，任何部門在任何時(shí)間，只要獲得權(quán)限，都能夠得到電子文件并加以利用。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案則不具備這一優(yōu)勢(shì)。由于紙質(zhì)檔案是實(shí)物，通常情況下，紙質(zhì)檔案都被保存在相應(yīng)的檔案館中，若想對(duì)其進(jìn)行查閱，就必須在檔案館規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)進(jìn)行利用。除此以外，紙質(zhì)檔案通常沒有備份，為了防止檔案丟失或者損壞，相關(guān)的檔案館對(duì)檔案的保存其實(shí)是非常嚴(yán)格的，這給使用者帶來了很多麻煩，必須要在固定時(shí)間固定地點(diǎn)才能進(jìn)行檔案的使用。借助于日益先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)的普遍發(fā)展，目前階段電子檔案的查閱變得越來越方便。在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，相關(guān)的檔案館可以在網(wǎng)上開設(shè)一個(gè)檔案平臺(tái)，一些不具有機(jī)密性，能夠供大眾查閱的檔案，都可以被放置在平臺(tái)上，提供給有需要的人。除此以外，電子檔案的呈現(xiàn)方式多種多樣，除了傳統(tǒng)的文字信息，還包括圖片、音頻等，這給使用者的查詢帶來了巨大的便利性。為了保障檔案的合理利用，檔案館可對(duì)平臺(tái)上的檔案設(shè)置權(quán)限，以防不法分子進(jìn)行查閱。這樣一來，只要人們擁有基礎(chǔ)的電子設(shè)備，例如手機(jī)電腦等，就可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，對(duì)電子檔案進(jìn)行利用，獲取相關(guān)信息。顯而易見，電子檔案在共享性這一方面的優(yōu)勢(shì)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，不但方便了相關(guān)人員的查詢，也實(shí)現(xiàn)了檔案信息的最大效用，避免了資源的浪費(fèi)。

2.2有利于保護(hù)原件。

紙質(zhì)檔案由于其制作材料的特性，在保存過程中有許多的缺陷和漏洞。眾所周知，紙質(zhì)檔案保存的年限越長(zhǎng)，紙張的質(zhì)量也會(huì)隨之降低，紙張可能會(huì)出現(xiàn)破損、泛黃等現(xiàn)象，墨水也可能會(huì)褪色，這給檔案的保存帶來了極大的難題。如果沒有采取及時(shí)的措施進(jìn)行解決，就有可能造成紙質(zhì)檔案的損壞，造成信息的損失。然而，電子檔案在保存過程中就不需要擔(dān)心這一問題。即使是被多人多次的查閱利用，也不會(huì)降低電子檔案的質(zhì)量和壽命。因此，在一些重要的檔案館中，電子檔案的應(yīng)用越來越普遍。這是保存一些珍貴信息的重要途經(jīng)，也減少了檔案管理工作者的工作量。

2.3工作效率大幅提升。

利用電子檔案，工作效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于利用紙質(zhì)檔案。以本科畢業(yè)生成績(jī)?yōu)槔?，如果是紙質(zhì)檔案，有人來查檔時(shí)，工作人員需要先從檔案管理系統(tǒng)中檢索出檔號(hào)，然后到庫(kù)房去找出檔案實(shí)體，再去復(fù)印，然后提供給利用者。

2.4有利于保護(hù)個(gè)人隱私。

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，如果有人要查自己的四、六級(jí)成績(jī)、畢業(yè)生名單等，通常都是把利用者所在的頁(yè)面拿去復(fù)印，提供給利用者，這樣利用者不僅能看到自己的信息，這頁(yè)上其他人的所有信息也都是一覽無余。但是，電子檔案的利用就不同，一些先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，給我們?cè)跈n案利用時(shí)保護(hù)他人隱私提供了有力的手段。比如，利用檔案管理系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，可以很方便的隱去其他人的關(guān)鍵信息，利用者只能看到本人的信息，從而有效地保護(hù)了他人的個(gè)人隱私。

2.5經(jīng)濟(jì)環(huán)保。

從收集和管理的角度來看，對(duì)那些利用率很低且、價(jià)值不是很高的材料，如果僅以電子檔案的形式保存，可節(jié)約大量紙張，及庫(kù)房的空間。同時(shí)，檔案工作人員也不必再花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行搬運(yùn)、打號(hào)、拆釘、裝訂等，可以節(jié)省大量的人力和物力。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，對(duì)某些類別的檔案實(shí)行電子化管理，是檔案管理工作的一大飛躍。工作中形成的電子文件，經(jīng)過技術(shù)處理后所形成的電子檔案基本能同紙質(zhì)檔案一樣，具有原始的憑證作用。當(dāng)然，要想電子檔案具有和紙質(zhì)檔案一樣的法律效力，還必須通過相關(guān)的法律條文來保證其效力及實(shí)施的可行性。

參考文獻(xiàn)

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[2]吳灼之.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2018.

作者：蔣勵(lì) 單位：廣東省惠州市安全生產(chǎn)教育訓(xùn)練中心