檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新范文

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《冷戰(zhàn)國際史研究》2017年第1期

［摘要］新時(shí)期，我國各行業(yè)發(fā)展迅速，檔案能為相關(guān)工作提供依據(jù)，在各行業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，然而在很多單位中，檔案管理工作并沒有得到重視，同時(shí)也沒有完善的管理制度。本文首先分析了檔案管理工作的現(xiàn)狀，主要分析了阻礙開展檔案管理工作的因素，進(jìn)而提出了現(xiàn)階段檔案管理工作創(chuàng)新的主要措施，希望能夠促進(jìn)檔案管理工作順利開展。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

0引言

隨著我國各行業(yè)的快速發(fā)展，每個(gè)行業(yè)的日常業(yè)務(wù)都在不斷增加，因此，整理和保存工作就要交由檔案管理人員完成。但是，很多行業(yè)的檔案管理工作還存在很多問題，導(dǎo)致很多工作很難順利開展。因此，檔案部門的工作人員，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極進(jìn)行觀念、機(jī)制和管理創(chuàng)新。隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多的行業(yè)都創(chuàng)新了檔案管理的形式，筆者對以往檔案管理的工作情況進(jìn)行了研究和分析，并提出了相應(yīng)的創(chuàng)新管理措施。

1檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1不重視檔案管理工作

檔案管理工作在各行業(yè)中都發(fā)揮著重要的作用，能夠提供與工作相關(guān)的重要信息，還能幫助工作人員減少查看資料信息的時(shí)間。但是，很多工作人員并沒有意識到檔案管理工作的重要性，從而會出現(xiàn)工作不認(rèn)真的現(xiàn)象，導(dǎo)致相關(guān)工作措施不能得到落實(shí)，并且不能保證檔案的完整和安全。此外，很多行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也不重視檔案管理工作，在檔案管理方面的投入非常少。

1.2檔案管理工作的制度不完善

檔案管理工作一直以來都需要健全的制度作為工作依據(jù)。目前，我國很多行業(yè)的檔案管理工作并沒有制定完善的管理制度，從而導(dǎo)致檔案管理工作人員頻頻出錯(cuò)，從而會影響工作效率。同時(shí)，由于沒有完善的檔案管理工作制度，導(dǎo)致很多工作人員都是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和前人的經(jīng)驗(yàn)管理檔案，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

1.3檔案管理工作人員素質(zhì)較低

現(xiàn)如今，我國各行業(yè)發(fā)展迅速，很多崗位都需要知識型人才。檔案管理工作也是如此，相比其他職位來說，更加需要知識型人才。目前，檔案管理不再是以往的紙質(zhì)檔案管理，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，紙質(zhì)檔案開始向電子檔案轉(zhuǎn)變，這就要求工作人員要能熟練操作計(jì)算機(jī)，還要有專業(yè)的檔案管理知識。但是，我國各行業(yè)普遍存在檔案管理人員素質(zhì)較低的問題。很多檔案管理人員的文化水平低，也不具備相應(yīng)的專業(yè)知識，對檔案管理流程更是不了解。同時(shí)，一些檔案人員都是從其他部門轉(zhuǎn)過來的，還有相當(dāng)一部分是兼職。此外，很多檔案管理年齡都很大，也不能熟練操作計(jì)算機(jī)，不利于檔案管理信息化。

1.4檔案管理工作缺乏科學(xué)性

現(xiàn)如今，很多行業(yè)在發(fā)展過程中都采用了科學(xué)的管理模式，如互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等，然而部分單位并沒有采取科學(xué)的檔案管理方式，依舊采用人工管理模式。這就導(dǎo)致檔案管理工作落后，缺乏科學(xué)性，使很多檔案得不到及時(shí)保管，在內(nèi)部人員調(diào)取檔案的時(shí)候，會由于檔案缺失而阻礙工作正常進(jìn)行。

1.5部門之間缺乏合作

檔案管理工作是有具體工作流程的，需要部門之間的合作和配合，只有相互配合才能夠及時(shí)完成工作任務(wù)，但是現(xiàn)在很多部門的人員不作為，這就導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。此外，由于部門之間缺乏合作，導(dǎo)致工作出現(xiàn)問題后而找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，從而阻礙檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2創(chuàng)新檔案管理工作的有效措施

我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，任何行業(yè)的發(fā)展都經(jīng)歷了創(chuàng)新和發(fā)展。檔案管理工作作為企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作，所以創(chuàng)新檔案管理的工作方式是非常重要的。我國檔案管理工作理應(yīng)與信息技術(shù)相結(jié)合，通過創(chuàng)新管理模式來提升工作效率，與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理工作安全保護(hù)。在創(chuàng)新工作方式的過程中，各行業(yè)還要提高檔案管理人員的工作意識，保證檔案管理工作順利開展。

2.1提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作可以說是各行業(yè)工作的重中之重，因此各行業(yè)要重視檔案管理工作，不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先，檔案管理人員要認(rèn)清自己的工作職責(zé)，擺正自己的工作位置，要堅(jiān)守崗位，履行職責(zé)。其次，檔案管理人員要定時(shí)對檔案進(jìn)行查驗(yàn)，要及時(shí)找回出現(xiàn)遺漏的檔案，從而提高檔案管理的效率。最后，在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)，檔案管理工作人員也要不斷創(chuàng)新管理觀念，要隨著時(shí)代變化不斷更新觀念，避免出現(xiàn)思想觀念過于陳舊。

2.2建立檔案管理工作新體系

在檔案管理工作中，很多相關(guān)的工作檔案需要進(jìn)行集中管理，還有很多較為分散的工作資料信息需要進(jìn)行整合。因此，在檔案管理工作中，各行業(yè)需要對整個(gè)工作流程進(jìn)行緊密的串聯(lián)及規(guī)劃，建立科學(xué)的檔案管理工作體系，對相關(guān)的工作檔案進(jìn)行有效整合。首先，各行業(yè)要建立安全的網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案資料錄入，同時(shí)進(jìn)行合理分類。其次，檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較繁雜，需要利用電子技術(shù)進(jìn)行管理，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行備份，建立檔案管理工作體系，完善檔案工作流程。最后，工作流程還有工作體系都要進(jìn)行創(chuàng)新，通過與電子技術(shù)相結(jié)合，保證電子檔案能夠與紙質(zhì)檔案相匹配。

2.3優(yōu)化檔案管理工作模式

檔案管理工作需要積極的工作理念和高效的管理模式。隨著信息化時(shí)代的到來，很多檔案管理系統(tǒng)需要進(jìn)行升級，才能夠適應(yīng)時(shí)展的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠支撐整個(gè)檔案管理工作的流程，因此各行業(yè)需要優(yōu)化檔案管理工作模式。首先，各行業(yè)要利用先進(jìn)的信息技術(shù)來提高檔案管理的水平，并運(yùn)用科學(xué)化的管理方式提升管理效率。其次，各行業(yè)要逐漸從紙質(zhì)檔案管理模式向電子檔案管理模式過渡。

2.4充分利用信息技術(shù)和安全軟件

檔案管理工作通過與信息技術(shù)相結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理在信息搜索、分類、編目、歸檔和處理等各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化。有很多行業(yè)在工作過程中會出現(xiàn)檔案丟失的問題，這就需要發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，將所有檔案進(jìn)行備份，來保證檔案的安全性。同時(shí)，檔案管理部門要保證相關(guān)軟件的安全性，通過建立防火墻來防止病毒入侵所引起的檔案信息丟失，且還要及時(shí)更新軟件。此外，我國眾多行業(yè)都有著自身的保密信息，很多檔案信息是不方便向外人透露的，所以工作人員在工作過程中一定要使用安全性高的軟件。

2.5提升檔案管理工作的服務(wù)能力

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)歸檔工作、記錄工作，其實(shí)還是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。在相關(guān)人員調(diào)取檔案信息的時(shí)候，檔案工作人員要具有良好的服務(wù)態(tài)度，要為其提供最好的服務(wù)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置一個(gè)獨(dú)立的檔案服務(wù)部門，將服務(wù)功能延伸，形成一體化服務(wù)，通過專業(yè)培訓(xùn)來提升工作人員的服務(wù)能力，并要求其他部門對服務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)督。

2.6優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)容也逐漸增加。我國很多行業(yè)的檔案管理工作流程存在很多問題，這些問題最終會降低檔案管理工作效率，因此各行業(yè)需要改變工作現(xiàn)狀，優(yōu)化工作流程。首先，檔案管理工作相關(guān)部門要相互配合，使每個(gè)任務(wù)都有相關(guān)人員負(fù)責(zé)，絕不能出現(xiàn)問題沒人負(fù)責(zé)的情況。其次，做好部門之間的工作分配，優(yōu)化工作流程。部門之間要協(xié)調(diào)好工作關(guān)系，保證部門之間能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行合理分配，確保不會因工作分配問題引起沖突。最后，各個(gè)部門要明確自己的工作任務(wù)，在進(jìn)行工作的時(shí)候要謹(jǐn)記工作流程，在自己管轄的范圍內(nèi)負(fù)起管理責(zé)任。

3結(jié)語

現(xiàn)如今，各行各業(yè)發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的檔案管理方法和觀念已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)展的要求。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異，行業(yè)發(fā)展影響著我國經(jīng)濟(jì)的總體發(fā)展，檔案管理工作也成為行業(yè)工作的重中之重，所以各行業(yè)一定要高度重視檔案管理工作。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，各行業(yè)一定要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，建立完善的管理制度，并采用新手段、新方法保證檔案管理工作能夠得到持續(xù)發(fā)展。

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作者：蘇杭 單位：四平市道路運(yùn)輸管理局