醫(yī)療機構(gòu)檔案資源建設(shè)與管理范文

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摘要：

隨著我國醫(yī)療改革的不斷深入，當前醫(yī)療機構(gòu)的檔案資源管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代的需求。為此，加強醫(yī)療機構(gòu)檔案資源建設(shè)與管理成為醫(yī)療機構(gòu)當前一項緊迫改革的任務(wù)。文章探討了當前醫(yī)療機構(gòu)檔案資源建設(shè)過程中存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出了積極有效的管理措施和建議。

關(guān)鍵詞：

醫(yī)療機構(gòu)；檔案資源建設(shè)；檔案資源管理；醫(yī)療改革；檔案事業(yè)

在經(jīng)濟全球化、信息高速發(fā)展的時代背景下，全面實現(xiàn)檔案管理信息自動化已經(jīng)成為醫(yī)療機構(gòu)檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。但是從當前的情況來看，我國醫(yī)療機構(gòu)檔案資源管理自動化水平不高，還存在著很多弊端和漏洞，根本無法滿足日益增長的現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)需求。為此，醫(yī)療機構(gòu)檔案管理部門應(yīng)該要努力借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，對現(xiàn)有的管理模式進行改革和創(chuàng)新，采取各種科學合理的檔案管理措施，借此從根本上進一步提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

1當前我國醫(yī)療機構(gòu)檔案資源建設(shè)中存在的主要問題

1.1檔案信息化建設(shè)意識不高很多醫(yī)療機構(gòu)對于檔案信息化建設(shè)意識不足，只注重本院的經(jīng)濟效益和業(yè)務(wù)的發(fā)展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當成是醫(yī)院管理中一個重要的組成部分，導致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計算機技術(shù)的高速發(fā)展和大力普及，醫(yī)療機構(gòu)的信息化建設(shè)步伐也得到了加快。很多醫(yī)院都已經(jīng)從過去手動管理逐步轉(zhuǎn)型為計算機管理，并開始創(chuàng)建醫(yī)院局域網(wǎng)、應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)以及醫(yī)院信息系統(tǒng)等來對檔案進行管理。但是由于部分醫(yī)療機構(gòu)對信息化的認識不夠深入，檔案信息化建設(shè)的重視程度不高，導致檔案管理信息化水平還較為落后。

1.2缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標準檔案管理是否規(guī)范與標準是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個決定性因素。但從實際的檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴格的管理制度和標準的操作流程，導致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用這些工作環(huán)節(jié)的時候無法可依、無據(jù)可循，整體管理工作毫無秩序、混亂不堪。在很多醫(yī)療機構(gòu)中，人事管理系統(tǒng)、收費系統(tǒng)等層次與所屬的部門實際要求不符，導致管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。例如：檔案管理的數(shù)據(jù)儲存的方式與接口存在著技術(shù)問題，導致數(shù)據(jù)信息沒有得到有效的轉(zhuǎn)換、對接以及共享，這些都給醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)信息化管理產(chǎn)生了不同程度的阻礙。

1.3缺乏統(tǒng)一的軟件應(yīng)用系統(tǒng)很多醫(yī)療機構(gòu)在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。例如文書檔案、基礎(chǔ)檔案等都是由檔案部門來進行保管和儲存，健康檔案以及財務(wù)檔案等都是由保健科與財務(wù)科來進行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個管理工作沒有統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)作為指導，在操作過程中形式不一，大大降低了檔案的信息化水平，最終導致很多文檔的缺失。同時很多醫(yī)療機構(gòu)所應(yīng)用的管理軟件還較為落后，部分還依然應(yīng)用單機版系統(tǒng)來進行檔案管理工作，導致系統(tǒng)難以順利的實現(xiàn)兼容、對接、升級以及更新，給系統(tǒng)維護增加了難度，以至于無法滿足現(xiàn)代化管理的需求。

1.4醫(yī)療機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限經(jīng)濟決定上層建筑，只有以強大的經(jīng)濟作為后盾，各項工作才得以順利開展。醫(yī)療機構(gòu)也不外乎此，加強醫(yī)療機構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，是順利實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要保障。但是，從當前的實際情況來看，很多醫(yī)療機構(gòu)對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入是非常有限的，如果僅僅依靠當?shù)刎斦念A(yù)算來購置大量的先進設(shè)備是遠遠不夠的，資金投入的局限性導致檔案管理部門所需的設(shè)備無法得到完善，加之現(xiàn)有設(shè)備在逐漸老化和陳舊，成為了檔案管理工作順利實現(xiàn)信息化的絆腳石。

1.5檔案管理人員專業(yè)技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)偏低很多醫(yī)療機構(gòu)對于檔案的管理工作沒有形成一個全面正確的認識，部分醫(yī)療機構(gòu)還采用兼職人員來負責檔案管理工作，導致管理人員的素質(zhì)水平參差不齊。很多管理人員的知識文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統(tǒng)的培訓，加之年齡較大，導致他們無法正常使用計算機網(wǎng)絡(luò)來進行檔案管理，這些因素都對檔案的信息化的建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。此外，部分管理人員責任心缺失，缺乏創(chuàng)新精神，不符合現(xiàn)代檔案管理工作人員的規(guī)定與要求。

2加強醫(yī)療機構(gòu)檔案資源管理的有效措施

2.1努力完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施為了要充分發(fā)揮出檔案部門的管理作用，應(yīng)該要努力完善檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施的配置。例如掃描儀、打印機、計算機一級數(shù)碼相機等這些設(shè)備都應(yīng)該缺一不可，實現(xiàn)檔案部門數(shù)字化管理，進一步提高數(shù)據(jù)處理的能力，確保檔案部門具備強大的數(shù)據(jù)存儲功能。同時，還要努力完善影像存貯系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、財務(wù)收費系統(tǒng)、實驗室信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，配置完善各種子系統(tǒng)，應(yīng)用各種現(xiàn)代化新型軟件，進一步滿足現(xiàn)代化管理的需求。在收集、分類、歸檔、查閱、存儲等工作環(huán)節(jié)上充分利用計算機來進行管理，從根本上來提高檔案管理的信息化建設(shè)水平。

2.2加強檔案信息化建設(shè)同時保留傳統(tǒng)保管方式充分借助計算機互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，加強對檔案的管理工作。在檔案查詢以及存儲方面，應(yīng)該要努力提高檔案的信息化和數(shù)字化水平。由于當前的電子文檔依然不具備法律作用和憑證作用，為此還無法完全替代實物文檔。所以在實際的檔案管理工作當中，除了要努力加強檔案管理工作的信息化建設(shè)水平之外，還應(yīng)該要適當保留傳統(tǒng)檔案保管工作方式，把重要的實物檔案保管好，確保電子文檔和紙質(zhì)文件同時進行歸檔保存，方便日后的查找和閱讀，充分保證紙質(zhì)文件自身所具備的憑證以及法律作用。

2.3提高檔案信息安全管理性在檔案管理信息化建設(shè)過程當中，還應(yīng)該要重視信息的安全管理工作，保證檔案在網(wǎng)絡(luò)保管中具有高效的安全性。檔案屬于一種原始性的文件，應(yīng)保證文件的完整性，防止文件在途中被惡意篡改。為此，檔案管理部門的工作人員一定要努力提高自身的管理技術(shù)水平，采用利用防火墻、網(wǎng)關(guān)等技術(shù)來提高檔案的安全性，防止檔案受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊以及黑客的不法侵入。在整個檔案的網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)當中，設(shè)置出難以破解的密碼權(quán)限，采用數(shù)字簽名、實臉認證等高級機密技術(shù)，對電子文檔實行嚴密的防護。同時，加強對紙質(zhì)文件以及實物檔案的保管，把其放置在保險箱內(nèi)，保險箱設(shè)置好密碼，防止密碼的外泄。任何人想要得到查詢文件，需要經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導的同意簽字，方可由檔案部門管理工作人員提供。此外，對于各種檔案數(shù)據(jù)需進行備份，加強對電子文檔的監(jiān)測以及維護工作，保證檔案的安全性。

2.4擴大基礎(chǔ)設(shè)施資金的投入基礎(chǔ)設(shè)施的完善離不開強大資金支持。為此，醫(yī)療機構(gòu)要努力通過各種渠道來擴大資金的投入。在資金籌集的過程中，不能完全依賴于財政的預(yù)算，還應(yīng)該要力促政府的檔案事業(yè)經(jīng)費的投入，努力爭取把檔案信息化建設(shè)的項目加入到專項建設(shè)經(jīng)費當中去，獲得更多的資金支持。首先，醫(yī)療機構(gòu)本身應(yīng)該要努力地利用現(xiàn)有的資源，創(chuàng)建出一個多元化的檔案信息工程系統(tǒng)。例如，醫(yī)療機構(gòu)的相關(guān)部門可以通過與電子部門的洽談與協(xié)商，爭取獲得電信部門在網(wǎng)絡(luò)上的支持，獲取他們提供的各種優(yōu)惠政策；其次，醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理部門在采購設(shè)備的同時，應(yīng)該要根據(jù)自身的實際能力合理購買信息設(shè)備，確保信息設(shè)備具有強大的實用性和有效性；最后，檔案管理部門在對設(shè)備進行更新的同時，應(yīng)該要努力提高對現(xiàn)有設(shè)備的利用率。通過多渠道的努力，爭取利用有限的資源發(fā)揮出最大的經(jīng)濟效益。

2.5提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)聘用具有一定知識文化的人員專門負責檔案的管理工作，同時醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)努力為他們構(gòu)建各種學習的平臺和深造的機會，定期地對他們進行檔案管理技術(shù)知識的培訓，促使他們與時俱進，緊跟時代步伐，促使他們掌握最先進的檔案管理模式和技術(shù)并在實際管理工作中得以應(yīng)用。此外，醫(yī)院管理部門還應(yīng)該要采取獎勵的機制，激發(fā)他們工作的積極性，促使他們追求更高的職業(yè)理想，在實際檔案管理工作中，要求他們秉持高度責任心，在工作崗位中做出應(yīng)有的貢獻。提高他們的信息化意識和管理意識，加強對新人才的培養(yǎng)力度，為醫(yī)院的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保醫(yī)院檔案各項管理工作得以順利開展與實施。

3結(jié)語

綜合上述可知，在醫(yī)療機構(gòu)的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設(shè)重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設(shè)管理標準、缺乏統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入有限、檔案管理人員素質(zhì)偏低等問題。為此，只有在針對這些問題上努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強對檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫(yī)療機構(gòu)檔案資源管理工作順利實現(xiàn)信息化，根本上提高醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的工作水平。

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作者：陳洋華 單位：廣州市惠愛醫(yī)院