檔案管理信息化建設(shè)討論范文
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《檔案雜志》2016年第9期
摘要：
隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，檔案管理信息化已經(jīng)成為大勢所趨。但是，檔案管理信息化利弊共存，目前應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化結(jié)合，逐步完善檔案信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：
檔案管理；檔案管理信息化；檔案管理傳統(tǒng)模式
隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的信息化已經(jīng)成為大勢所趨。如何構(gòu)建安全、便捷的數(shù)字檔案館是當(dāng)下和未來必須認真研究的重要課題。
一、信息化是檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果
目前，傳統(tǒng)的檔案管理模式依然是我國最為普遍的檔案管理方式。隨著人們對檔案信息的利用需求越來越多，打破檔案管理固有的模式，實現(xiàn)檔案管理的信息化就迫在眉睫。
（一）信息時代對檔案管理方式產(chǎn)生了深遠的影響
檔案管理工作大體可分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩個部分。紙質(zhì)檔案時代檔案管理的基礎(chǔ)性工作主要有收集、整理、鑒定、編目、統(tǒng)計等，隨著網(wǎng)絡(luò)成為人們生活必不可少的新媒體之后，電子信息與檔案管理相融合，檔案管理信息化也成了必然趨勢，于是檔案管理的基礎(chǔ)工作就多了檔案管理信息化系統(tǒng)的研究與開發(fā)，在此基礎(chǔ)上才能建立數(shù)字檔案館，提供更加完善的檔案信息化服務(wù)。就檔案管理的利用工作而言，紙質(zhì)檔案時代與檔案信息化時代最大的區(qū)別就在于提供檔案利用的途徑和方法發(fā)生了根本的改變，變得更為便捷、高效。
（二）社會對檔案信息化的需求越來越迫切
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)。也就是說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案[1]管理和利用的現(xiàn)代化水平。檔案管理之所以發(fā)生這樣的改變，主要是因為我們的社會生活發(fā)生了重大變化，人們對于檔案信息的利用需求不斷增加。為了使檔案利用服務(wù)更加的便捷、高效，檔案管理信息化就成了檔案管理發(fā)展的大趨勢。
二、檔案管理信息化的利與弊
隨著檔案管理信息化的發(fā)展，其優(yōu)勢和弊端也逐漸顯現(xiàn)。社會生活的變遷讓檔案信息化成為大勢所趨，如何做到揚長避短也是當(dāng)前檔案信息化進程中必須面對的重要課題。為此，我們必須客觀理性的分析檔案管理信息化的利與弊。
（一）檔案管理信息化之弊
1.具有對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性
檔案管理信息化就是充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成對檔案信息的保管、傳遞。如果在信息化的過程中沒有計算機，檔案就無法完成編輯，更無法進入信息系統(tǒng)。比如說基礎(chǔ)檔案的錄入、增減刪改、查詢復(fù)制等等都完全依賴于電子計算機軟件。另外，檔案信息的傳遞和共享也完全依賴信息載體或網(wǎng)絡(luò)，離開了網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)速達不到要求，檔案信息也難以快速便捷地傳遞。
2.檔案管理信息化使檔案的真實性及原始性很難把握
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案比較，其原始性與真實性難以確定，最初形成的電子檔案和多次復(fù)制過的電子檔案并沒有明顯的差別，所以很難判定電子檔案的真實性與原始性。再加上電子檔案很容易被修改，且修改后不會留有痕跡，即便是檔案的原始撰寫人都無法證實文件的真實性，更談不上用筆跡來鑒別檔案的真?zhèn)巍Ｔ偌由想娮蛹夹g(shù)出錯時，在傳輸過程中或許會出現(xiàn)文件失真和損壞的情況，難以保證萬無一失。
3.電子檔案信息的安全性受到威脅
檔案管理信息化依賴計算機和網(wǎng)絡(luò)得以實現(xiàn)，所以網(wǎng)絡(luò)的安全影響著檔案管理的安全，從而對檔案信息的安全構(gòu)成威脅，這就對檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性能提出了更高的要求。
（二）檔案管理信息化之利
1.檔案管理工作更加的便捷高效
傳統(tǒng)檔案管理主要是依靠手工對檔案資料進行人工收集整理、編目歸檔，工作量較大；而檔案信息化管理可以依托先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案進行收集整理、歸檔管理。并且，在辦公自動化條件下，可以利用文檔管理軟件對電子文件隨時歸檔或者定期進行統(tǒng)一歸檔，與傳統(tǒng)檔案管理相比，即便是發(fā)現(xiàn)歸檔錯誤，電子檔案也會快捷準確地通過查找編號鎖定錯誤，及時糾正。此外，利用網(wǎng)絡(luò)進行信息的傳送接收，檔案部門可以快速直接地獲得和提供利用，方便檔案工作人員對檔案信息及時進行歸檔管理和提供信息服務(wù)，同時可以使檔案管理人員從繁重的手工整理[2]中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效率。
2.改變了檔案儲存的唯一性
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式很難做到每份檔案都有備份，有些珍貴資料一旦損壞就無法彌補，這些困擾檔案部門的難題隨著檔案管理信息化的發(fā)展將逐漸成為歷史。利用信息化手段進行檔案管理，可使檔案資料的保存率大大的提高，同時可以節(jié)省保存空間、保管[3]費用，降低檔案管理的成本。
3.檔案信息利用更為便捷
與傳統(tǒng)檔案利用相比，檔案管理信息化使檔案的利用更為便捷。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的檢索查找比較費時費力，查閱利用的程序復(fù)雜，首先要申請，接著要相關(guān)部門批準同意，之后才可以查看。在查閱利用的過程中，或許因檢索工具的問題，或許因其他不可預(yù)知的問題，即便耗費了大量的人力與時間，最終卻查找無果。信息化手段介入檔案管理之后，首先可以簡化程序，只要我們在網(wǎng)上申請注冊為會員，通過登錄利用平臺就可以對所需檔案資料進行檢索查閱。其次，因為我們事先已經(jīng)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存貯在數(shù)據(jù)庫中，只要在相關(guān)的數(shù)據(jù)庫中檢索就可以便捷地得到想要的資料信息。這就免去了工作人員繁瑣的手工檢索，節(jié)省了時間和人力。
三、檔案管理信息化的思考
（一）傳統(tǒng)檔案管理與檔案信息化管理應(yīng)共同發(fā)展
未來檔案管理的發(fā)展方向應(yīng)該是傳統(tǒng)方式與信息化管理并存。傳統(tǒng)的檔案管理是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，信息化管理的實現(xiàn)是以大量豐富完整的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為依據(jù)的，只有原始檔案資源豐富，才能形成充實完整的信息化檔案資源。另外，電子數(shù)字檔案的易復(fù)制更改，以及網(wǎng)絡(luò)安全等現(xiàn)實的技術(shù)問題，要求檔案管理信息化的同時應(yīng)保留原有紙質(zhì)檔案，以防不時之需。可見，電子檔案完全取代傳統(tǒng)檔案的時代還沒有到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍有其存在的意義，就目前來看，只有將電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，才能在檔案信息化管理過程中確保檔案的安全。
（二）檔案管理信息化之路任重道遠
檔案資料只有實現(xiàn)信息化，才能更好地實現(xiàn)其使用價值，也才能跟得上時展的步伐，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的檔案服務(wù)。
1.檔案管理信息化需要加大對檔案管理工作的投入和支持
首先，要實行檔案信息化管理，就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此，必須對檔案管理人員進行信息化管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們掌握實實在在的信息管理技術(shù)，只有這樣才能使檔案信息化管理順利開展。其次，要配置信息化所需要的軟件與硬件設(shè)施設(shè)備。比如計算機的配置、檔案管理軟件的配備、網(wǎng)絡(luò)安全的維護等等，都需要大量的人力物力支持。
2.檔案管理信息化需要建立完善的管理制度
首先，從立法上來完善，以法律保障作為其堅強的后盾。我國檔案信息化建設(shè)還在起步階段，因此包括立法在內(nèi)的很多管理制度還在探索完善當(dāng)中。為此，應(yīng)積極推進檔案管理信息化立法工作，從法律上為檔案管理信息化提供保障。其次，就檔案管理部門來講，隨著信息化的廣泛應(yīng)用，也應(yīng)盡快建立更加規(guī)范完善的檔案管理制度。
參考文獻：
[1]鄭玉梅．檔案信息化建設(shè)的制約因素及實現(xiàn)路徑[J]．應(yīng)用能源技術(shù)，2011（11）：9-13.
[2][3]嚴銳．淺析利用信息化手段管理傳統(tǒng)檔案[J]．辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：157，158．
作者:海平 單位:甘肅行政學(xué)院
