醫(yī)院檔案保管外包服務(wù)模式分析范文

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摘要：我國檔案保管外包服務(wù)正處于發(fā)展階段，本文結(jié)合醫(yī)院檔案保管的實際狀況，分析了醫(yī)院檔案保管采用外包服務(wù)模式的必要性，檔案保管外包服務(wù)有助于緩解醫(yī)院檔案部門的保管壓力、有助于醫(yī)院檔案部門提高服務(wù)質(zhì)量、有助于降低醫(yī)院檔案保管成本。同時,本文又從政策、實踐、技術(shù)和經(jīng)濟四個角度進行了可行性分析，最后提出進一步完善檔案保管外包工作的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案保管外包模式

一、概念

隨著檔案數(shù)量的急劇增長，傳統(tǒng)的自行保管檔案的方式已經(jīng)難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要，檔案保管外包服務(wù)模式作為一種更加經(jīng)濟高效的管理形式應(yīng)運而生，逐漸成為檔案管理的新趨勢。檔案保管外包服務(wù)（outsourcingservicesofrecordskeeping），又稱為“檔案寄存托管服務(wù)”，是指具備檔案保管外包服務(wù)能力和條件的企業(yè)法人，受委托方（法人及自然人）委托，對檔案進行保管及相關(guān)服務(wù)的民事行為[1]。其在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下，委托方將檔案委托給受委托方保管，受委托方為委托方提供檔案保管的庫房、設(shè)備，進行日常保管、安全防護，并按需要提供利用的服務(wù)過程。

二、醫(yī)院采用檔案保管外包服務(wù)模式的必要性

近年來，隨著人們醫(yī)療健康需求的日益增長，醫(yī)院各項活動頻率加快，醫(yī)院需要存儲的文檔資料也越來越多。醫(yī)院檔案部門面臨庫房緊張、人員短缺、設(shè)備老化、查找利用繁瑣等檔案保管難題，而檔案保管外包服務(wù)則可以用來應(yīng)對這些問題[2]。

（一）有助于緩解醫(yī)院檔案部門的保管壓力

一般而言，醫(yī)院檔案門類多樣、數(shù)量龐大，近年來不少醫(yī)院面臨檔案數(shù)量激增、庫房緊張等問題。如三級綜合醫(yī)院檔案主要包括以下幾個門類：病歷檔案，一般由醫(yī)務(wù)部門下設(shè)的病案室管理；綜合檔案(含文書、基建、設(shè)備、科研、教學(xué)、會計、聲像、實物檔案等)，一般由醫(yī)院辦公室下設(shè)的綜合檔案室管理；人事檔案，由組織人事部門下設(shè)的人事檔案室管理。這些門類的檔案中，病歷檔案數(shù)量占有很大的比例，其次是會計檔案。以筆者所在的蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院為例，2017年度出院病人7萬多人，隨之而產(chǎn)生的住院病歷也相應(yīng)有7萬多份。而國家規(guī)定“住院病歷保存時間自患者最后一次住院出院之日起不少于30年”，且醫(yī)院病歷檔案不屬于任何檔案機構(gòu)的接收進館范圍，導(dǎo)致醫(yī)院病案將會在較長時間內(nèi)，數(shù)量有增無減。除此之外，2015年12月國家財政部、檔案局公布了新的《會計檔案管理辦法》，延長了會計檔案的保管期限，將原保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。不少醫(yī)院本身床位就緊張，在醫(yī)療用房都無法滿足的情況下，想談滿足檔案用房需求，更是難上加難。現(xiàn)實中，不少醫(yī)院甚至采取租用車庫、地下室等方式堆放檔案，這對檔案的實體安全造成了很大威脅。總之，醫(yī)院不斷增長的檔案保管需求與醫(yī)院自身資源有限的矛盾，促使醫(yī)院檔案部門尋求新的檔案保管模式。而檔案保管外包模式恰好提供了一個很好的途徑來緩解醫(yī)院檔案部門的保管壓力。

（二）有助于醫(yī)院檔案部門提高服務(wù)質(zhì)量

提供檔案利用服務(wù)是醫(yī)院檔案管理的核心任務(wù)。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院各項管理工作越來越精細化、專業(yè)化，日常檔案利用需求也隨之增多，如：醫(yī)療診斷、科研教學(xué)，迎檢迎評、監(jiān)督審計、基建改造、設(shè)備維修、文化宣傳等，都需要依賴檔案的追溯、監(jiān)督、憑證和參考作用。利用者對醫(yī)院檔案利用需求數(shù)量增加的同時，對醫(yī)院檔案部門的服務(wù)質(zhì)量和層次又提出了更高的要求。然而，在實際工作中，醫(yī)院檔案部門普遍存在人力資源短缺的現(xiàn)象，人員配備跟不上每年檔案數(shù)量的激增。檔案人員在完成繁瑣的檔案收集、整理、歸檔等基礎(chǔ)工作后，多余的精力也只夠用來應(yīng)付日常檔案利用需求，難以提供更深層次的服務(wù)。因此，在新的環(huán)境下，醫(yī)院檔案部門要調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，為檔案管理注入新的理念和創(chuàng)新模式，充分利用社會資源，以便發(fā)揮醫(yī)院檔案的服務(wù)作用。相比較自行保管檔案的模式，檔案保管外包服務(wù)更方便、更快捷、更優(yōu)質(zhì)。檔案部門原本承擔的一些檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，如日常檢索、借閱、復(fù)印、掃描、保管等，伴隨著檔案保管外包而減少。檔案部門可以將工作重心傾向檔案管理的“頭尾”兩個重要環(huán)節(jié)，即前端收集和后端服務(wù)，以此保證醫(yī)院檔案歸檔的完整性，提升醫(yī)院檔案服務(wù)水平。

（三）有助于降低醫(yī)院檔案的保管成本

對于醫(yī)院來講，醫(yī)療管理是醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)，而醫(yī)院檔案并不能夠直接創(chuàng)造效益，因此檔案管理可以認為是醫(yī)院的一項非核心業(yè)務(wù)職能。但是，醫(yī)院檔案又是醫(yī)院管理中不可缺少的一部分，隨著醫(yī)院檔案數(shù)量的增加，自行保管檔案的成本也在不斷上漲，這其中包括自建庫房、裝備購置、人員配備等幾個方面的投入。以蘇州為例，為了方便群眾就醫(yī)，歷史比較悠久的醫(yī)院一般設(shè)在交通較便利的核心地段，土地資源有限，自建檔案庫房的用地成本高昂。如果另行租用院外房屋改造成庫房，為了便于醫(yī)院檔案人員的管理和利用，一般會考慮距離較近的相同地段，最終租金加上改造費用也不低。總之，不管是自建還是租賃庫房自行管理，這些投入對于醫(yī)院來說都是不小的開支。因此，采取保管外包服務(wù)模式，降低檔案保管的成本，成為解決醫(yī)院檔案保管問題的最優(yōu)選擇。檔案外包服務(wù)機構(gòu)的庫房一般都建在郊外，設(shè)施完備，而且因其服務(wù)對象眾多，能充分利用庫房空間，管理和運營更加具有規(guī)模效益，檔案保管費用相對低廉。而醫(yī)院采用檔案保管外包模式后，只需為自己在一定時間內(nèi)實際使用的那些空間和設(shè)備付費，不需要預(yù)留和空置庫房，從而節(jié)省了大量的固定成本投入，實現(xiàn)檔案管理經(jīng)費的效益最大化，讓醫(yī)院集中人力、物力、財力專心做好自己的主業(yè)。

三、醫(yī)院檔案服務(wù)外包模式的可行性

隨著檔案服務(wù)外包行業(yè)的發(fā)展，我國不少檔案寄存需求比較強烈的行業(yè)，如銀行、證券、房地產(chǎn)等，已有不少檔案保管外包的實踐案例。同樣，對于醫(yī)院而言，選擇這一模式是否具有可行性，可以從以下幾個方面進行具體分析[3]。

（一）政策可行性

檔案外包模式在我國已具備了良好的政策環(huán)境。從國家層面來看，2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出“規(guī)范并支持檔案中介機構(gòu)、專業(yè)機構(gòu)參與檔案事務(wù)”，明確了社會力量參與檔案事務(wù)的地位和作用。2016年，國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也明確提出，要“鼓勵檔案社會化服務(wù)，加快檔案服務(wù)外包系統(tǒng)標準規(guī)范的制訂”。2017年，國家檔案局了推薦性的行業(yè)標準《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》（DA/T67—2017）和《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68—2017）。從地方層面來看，檔案外包服務(wù)行業(yè)發(fā)展較好的部分省（區(qū)）市，其在政策上也較為先行，在國家標準出臺之前，已先后制定了與檔案外包服務(wù)行業(yè)相關(guān)的規(guī)章制度，如2004年的《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法（試行）》、2005年的《南京市檔案中介機構(gòu)服務(wù)管理辦法（試行）》、2009年的《溫州市檔案中介服務(wù)管理辦法》、2016年上海出臺《關(guān)于加強檔案業(yè)務(wù)外包和中介服務(wù)管理的指導(dǎo)意見》等[4]。由此可見，發(fā)展檔案外包服務(wù)模式是一個趨勢，這些從國家到地方的政策法規(guī)的不斷完善，對檔案管理服務(wù)外包起到了規(guī)范與指引的作用，推動行業(yè)逐步進入有序發(fā)展的軌道，為醫(yī)院檔案保管外包策略奠定了政策基礎(chǔ)。

（二）實踐可行性

檔案保管外包服務(wù)是檔案外包業(yè)務(wù)中一項比較常規(guī)的服務(wù)，國內(nèi)外已有的實踐經(jīng)驗可以為醫(yī)院檔案保管外包提供有效的借鑒和參考。國外商業(yè)性檔案寄存行業(yè)出現(xiàn)較早，一般稱為商業(yè)性的“文件中心”，最早起源于20世紀40年代的美國。它經(jīng)歷了幾十年的發(fā)展，如今在歐美等發(fā)達國家已經(jīng)成為一個比較成熟的文檔管理機構(gòu)。而國內(nèi)檔案外包服務(wù)機構(gòu)的產(chǎn)生，則要追溯到上世紀90年代初期，這一時間段是我國檔案服務(wù)機構(gòu)醞釀并開始萌芽的時期，不少地方出現(xiàn)了檔案外包服務(wù)機構(gòu)，如浙江建德、湖州兩市相繼成立檔案事務(wù)所[5]。其后，受國家政策驅(qū)動，檔案服務(wù)機構(gòu)蓬勃發(fā)展，出現(xiàn)檔案咨詢服務(wù)中心、檔案寄存中心等不同業(yè)務(wù)類型的檔案企業(yè)。以浙江省為例，其檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展迅速，市場份額不斷擴大，整理、數(shù)字加工、寄存、檔案信息集成四大業(yè)態(tài)，市值已達10億元規(guī)模，重點建設(shè)項目、公共部門的檔案事務(wù)外包率已達80%以上[6]。蘇州周邊包括上海、南京等地區(qū)也都有相對比較成熟的檔案保管外包服務(wù)公司，蘇州雖然起步較晚，但也有了類似的公司。總之，我國檔案外包服務(wù)機構(gòu)的壯大和成熟，以及檔案外包服務(wù)市場的形成和規(guī)范，為醫(yī)院檔案保管外包提供了現(xiàn)實基礎(chǔ)，使醫(yī)院檔案保管外包具有了實踐可行性[7]。

（三）技術(shù)可行性

傳統(tǒng)的檔案查閱利用對象一般是檔案實體，這就要求檔案實體保存在容易獲取的地方，以便利用者方便快捷地檢索到所需的檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案利用模式下，檔案所有者自然不愿意也不方便將檔案實體寄存。但是隨著檔案數(shù)字化工作的推進和計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息傳輸成本大大降低，與檔案遠程利用相關(guān)的技術(shù)也已取得很大突破。例如，虛擬專用網(wǎng)（VPN，即VirtualPrivateNet），就是一個成本低廉的遠程訪問解決方案，可以使檔案利用者享有幾乎和專用網(wǎng)絡(luò)同樣安全可靠的數(shù)據(jù)應(yīng)用，同時還具有成本低、容易擴展等特點。數(shù)字簽名技術(shù)，使檔案管理者能夠核實訪問者的簽名，對用戶的查檔權(quán)限進行設(shè)置，保證數(shù)據(jù)的完整性和準確性，防止文檔被篡改，賦予其法律效力。從對檔案實體安全監(jiān)管的角度出發(fā)，檔案所有者甚至可以遠程實時監(jiān)控庫房保存情況。因此，從技術(shù)層面而言，醫(yī)院在選擇檔案實體寄存后，依然可以方便、快捷、安全地利用這些檔案。

（四）經(jīng)濟可行性

檔案保管外包服務(wù)的經(jīng)濟可行性主要指檔案保管外包費用經(jīng)濟合算。外包理論指出，當組織自行開展某項業(yè)務(wù)的成本大于公開市場或其他組織開展這項業(yè)務(wù)的成本時，該組織就應(yīng)該將這項業(yè)務(wù)“外包”出去。“外包”就是通過一定的專業(yè)分工，使組織獲得外部規(guī)模經(jīng)濟效應(yīng)，繼而實現(xiàn)節(jié)約成本這一最終目標[8]。就檔案管理來講，經(jīng)過成本核算，當自行保管檔案的成本高于購買檔案保管服務(wù)的費用時，那么從效益原則出發(fā)，該機構(gòu)就可以考慮將檔案管理職能從自身職能結(jié)構(gòu)中剝離出來，從市場上購買檔案保管服務(wù)。醫(yī)院檔案一般很難直接為醫(yī)院創(chuàng)造效益，因此并不算是醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)。檔案保管外包模式可減少醫(yī)院在庫房建設(shè)、設(shè)備裝具等固定資產(chǎn)和人力資源方面的投入。且后期庫房設(shè)備維護、軟硬件更新?lián)Q代及檔案人員配備，都需要不斷的追加投入。而檔案外包服務(wù)機構(gòu)的主業(yè)就是檔案管理，因此這類機構(gòu)為了提升行業(yè)競爭力，會投入成本不斷提高自己的軟硬件水平。那么，作為醫(yī)院則可以在得到檔案服務(wù)機構(gòu)不斷升級的高效服務(wù)的同時，節(jié)省成本，達到經(jīng)濟效益最大化。

四、采取檔案保管外包模式的相關(guān)建議

盡管從必要性和可行性分析來看，檔案保管外包服務(wù)模式有助于醫(yī)院專注于核心醫(yī)療業(yè)務(wù)，提高競爭力，降低管理成本，是醫(yī)院發(fā)展過程中一種較為可取的模式，但它并非萬能的解決方案，在其發(fā)展過程中，遇到了各種問題和阻礙。因此，從檔案行政管理部門，到作為檔案外包服務(wù)委托方的醫(yī)院，以及檔案外包服務(wù)機構(gòu)都需要從自身出發(fā)，發(fā)揮各自的職責和作用，真正促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

（一）檔案行政管理部門監(jiān)督指導(dǎo)和政策扶持并舉

檔案服務(wù)外包行業(yè)是在我國改革開放深化，市場經(jīng)濟體制建立，特別是政府職能從“全能型”向“有限型”轉(zhuǎn)變的大背景下出現(xiàn)的，檔案服務(wù)外包機構(gòu)的出現(xiàn)填補了原本由檔案行政管理部門履行的職能，如檔案的進館保存模式[9]。檔案行政管理部門對這樣一個新興行業(yè)，應(yīng)當正視其存在和發(fā)展，因勢利導(dǎo)，對其監(jiān)管和服務(wù)相結(jié)合，促進該行業(yè)的健康、科學(xué)發(fā)展，使之成為國家和各級地方檔案館的重要補充。檔案行政管理部門在建立健全檔案外包法律體系的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案保管外包服務(wù)機構(gòu)的準入標準，嚴格審批流程，加強監(jiān)督檢查。同時,檔案行政管理部門可以搭建平臺，鼓勵檔案外包服務(wù)機構(gòu)成立行業(yè)協(xié)會，制定行業(yè)準則，促進行業(yè)內(nèi)部交流與資源共享，指導(dǎo)我國檔案外包服務(wù)機構(gòu)規(guī)范有序運轉(zhuǎn)。

（二）檔案保管外包服務(wù)委托方加強對保管外包的過程管控

醫(yī)院作為檔案保管外包服務(wù)委托方，首先在認識和觀念上需要轉(zhuǎn)變，認識到檔案保管外包服務(wù)是大勢所趨。其次，醫(yī)院在選擇檔案保管外包之前應(yīng)結(jié)合自身實際，準確判斷外包的必要性，并在必要性的基礎(chǔ)上再開展可行性分析。然后，確定外包方案，提出具體的預(yù)期目標、執(zhí)行要求等，并在檔案外包服務(wù)合同或協(xié)議中，將服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標準、合同雙方的義務(wù)和權(quán)利、價格標準和付款方式、交付物、服務(wù)和交付期限、違約責任和賠償條款、保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式等內(nèi)容予以明確。除此之外，醫(yī)院在檔案保管外包實施階段，要抓好過程管理，與檔案外包服務(wù)機構(gòu)保持經(jīng)常性溝通，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決可能出現(xiàn)的問題。最后要對檔案外包服務(wù)機構(gòu)進行監(jiān)督管理和績效評估。以蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院為例，醫(yī)院已有比較完善的檔案管理體系，并設(shè)有專門的檔案管理部門和庫房，但經(jīng)過30年的發(fā)展，醫(yī)院自身的檔案保管容量已經(jīng)飽和，考慮到檔案日常利用頻率，決定將比較久遠且利用率低的病歷檔案和會計檔案進行寄存。每年度醫(yī)院檔案部門在接收新的檔案時，同時將較早年度室藏檔案寄存出去，以便充分利用醫(yī)院已有的檔案存儲空間，形成動態(tài)良性循環(huán)。當然，未來醫(yī)院檔案部門不是將檔案一包了事，從長遠角度看，解決醫(yī)院檔案實體存放問題的關(guān)鍵所在是要積極開展和嘗試電子檔案特別是電子病案的單套制管理，建立有關(guān)電子文件歸檔和管理的能力，減輕由于檔案紙質(zhì)實體數(shù)量增長帶來的存放壓力。同時，也要抓住發(fā)展契機，充分認識到外包后醫(yī)院檔案部門業(yè)務(wù)重心、管理方式和檔案人員的角色定位將發(fā)生的改變，要站在大數(shù)據(jù)的維度，以傳播醫(yī)院文化、管理知識信息等深層次服務(wù)內(nèi)容為主導(dǎo)方向開展醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)。

（三）檔案保管外包服務(wù)機構(gòu)加強自我建設(shè)和提升

雖然檔案外包服務(wù)行業(yè)在我國發(fā)展已有20多年歷史，在法規(guī)、實踐和理論方面都取得了不少成果，得到了社會各界的認可，但從整體發(fā)展來看，除了北京、深圳、上海、浙江等地的發(fā)展規(guī)模尚可，大部分地區(qū)檔案管理服務(wù)外包機構(gòu)處于發(fā)展初期，市場普及程度較低，機構(gòu)規(guī)模偏小，服務(wù)模式單一。以筆者醫(yī)院所在的蘇州為例，目前檔案服務(wù)外包公司數(shù)量有限，提供保管外包服務(wù)的公司更是屈指可數(shù)，尚未形成競爭關(guān)系，價格無比較。而且不少醫(yī)院受傳統(tǒng)檔案思維的影響，為了利用實體檔案方便快捷，傾向于選擇本市地理位置相對較近的場所。由此可見，目前蘇州的檔案保管外包業(yè)務(wù)的供需不平衡矛盾較為突出。但這同時也說明，檔案保管外包服務(wù)行業(yè)市場潛力巨大，外包服務(wù)機構(gòu)要抓住機遇，提高核心競爭力，加強宣傳力度，不斷發(fā)展壯大。具體而言，檔案外包服務(wù)機構(gòu)要根據(jù)國家頒布的行業(yè)標準，加強內(nèi)部規(guī)范管理，提升機構(gòu)人員素質(zhì)，樹立服務(wù)意識，建立健全管理制度，保證檔案信息的安全，加強自律，贏得客戶信賴，樹立行業(yè)口碑，實施品牌化發(fā)展戰(zhàn)略。檔案外包服務(wù)機構(gòu)既不同于各級檔案館這類文化事業(yè)機構(gòu)，也不同于傳統(tǒng)意義上的企業(yè)，除了追求經(jīng)濟效益，還應(yīng)注重社會效益，在做好檔案保管利用等常規(guī)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，可以與檔案保管外包服務(wù)委托方積極溝通，抓住市場及客戶需求，充分挖掘寄存檔案信息資源，形成更有價值的檔案信息產(chǎn)品，最終在達到盈利目的的同時，也更好地為社會各界服務(wù)[10]。

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作者：張莉 單位：蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院