醫(yī)院檔案保管外包服務(wù)模式分析范文

本站小編為你精心準(zhǔn)備了醫(yī)院檔案保管外包服務(wù)模式分析參考范文，愿這些范文能點(diǎn)燃您思維的火花，激發(fā)您的寫(xiě)作靈感。歡迎深入閱讀并收藏。

摘要：我國(guó)檔案保管外包服務(wù)正處于發(fā)展階段，本文結(jié)合醫(yī)院檔案保管的實(shí)際狀況，分析了醫(yī)院檔案保管采用外包服務(wù)模式的必要性，檔案保管外包服務(wù)有助于緩解醫(yī)院檔案部門(mén)的保管壓力、有助于醫(yī)院檔案部門(mén)提高服務(wù)質(zhì)量、有助于降低醫(yī)院檔案保管成本。同時(shí),本文又從政策、實(shí)踐、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)四個(gè)角度進(jìn)行了可行性分析，最后提出進(jìn)一步完善檔案保管外包工作的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案保管外包模式

一、概念

隨著檔案數(shù)量的急劇增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的自行保管檔案的方式已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案保管外包服務(wù)模式作為一種更加經(jīng)濟(jì)高效的管理形式應(yīng)運(yùn)而生，逐漸成為檔案管理的新趨勢(shì)。檔案保管外包服務(wù)（outsourcingservicesofrecordskeeping），又稱(chēng)為“檔案寄存托管服務(wù)”，是指具備檔案保管外包服務(wù)能力和條件的企業(yè)法人，受委托方（法人及自然人）委托，對(duì)檔案進(jìn)行保管及相關(guān)服務(wù)的民事行為[1]。其在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下，委托方將檔案委托給受委托方保管，受委托方為委托方提供檔案保管的庫(kù)房、設(shè)備，進(jìn)行日常保管、安全防護(hù)，并按需要提供利用的服務(wù)過(guò)程。

二、醫(yī)院采用檔案保管外包服務(wù)模式的必要性

近年來(lái)，隨著人們醫(yī)療健康需求的日益增長(zhǎng)，醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)頻率加快，醫(yī)院需要存儲(chǔ)的文檔資料也越來(lái)越多。醫(yī)院檔案部門(mén)面臨庫(kù)房緊張、人員短缺、設(shè)備老化、查找利用繁瑣等檔案保管難題，而檔案保管外包服務(wù)則可以用來(lái)應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題[2]。

（一）有助于緩解醫(yī)院檔案部門(mén)的保管壓力

一般而言，醫(yī)院檔案門(mén)類(lèi)多樣、數(shù)量龐大，近年來(lái)不少醫(yī)院面臨檔案數(shù)量激增、庫(kù)房緊張等問(wèn)題。如三級(jí)綜合醫(yī)院檔案主要包括以下幾個(gè)門(mén)類(lèi)：病歷檔案，一般由醫(yī)務(wù)部門(mén)下設(shè)的病案室管理；綜合檔案(含文書(shū)、基建、設(shè)備、科研、教學(xué)、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案等)，一般由醫(yī)院辦公室下設(shè)的綜合檔案室管理；人事檔案，由組織人事部門(mén)下設(shè)的人事檔案室管理。這些門(mén)類(lèi)的檔案中，病歷檔案數(shù)量占有很大的比例，其次是會(huì)計(jì)檔案。以筆者所在的蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院為例，2017年度出院病人7萬(wàn)多人，隨之而產(chǎn)生的住院病歷也相應(yīng)有7萬(wàn)多份。而國(guó)家規(guī)定“住院病歷保存時(shí)間自患者最后一次住院出院之日起不少于30年”，且醫(yī)院病歷檔案不屬于任何檔案機(jī)構(gòu)的接收進(jìn)館范圍，導(dǎo)致醫(yī)院病案將會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，數(shù)量有增無(wú)減。除此之外，2015年12月國(guó)家財(cái)政部、檔案局公布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案的保管期限，將原保管期限為3年、5年、10年的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。不少醫(yī)院本身床位就緊張，在醫(yī)療用房都無(wú)法滿(mǎn)足的情況下，想談滿(mǎn)足檔案用房需求，更是難上加難。現(xiàn)實(shí)中，不少醫(yī)院甚至采取租用車(chē)庫(kù)、地下室等方式堆放檔案，這對(duì)檔案的實(shí)體安全造成了很大威脅。總之，醫(yī)院不斷增長(zhǎng)的檔案保管需求與醫(yī)院自身資源有限的矛盾，促使醫(yī)院檔案部門(mén)尋求新的檔案保管模式。而檔案保管外包模式恰好提供了一個(gè)很好的途徑來(lái)緩解醫(yī)院檔案部門(mén)的保管壓力。

（二）有助于醫(yī)院檔案部門(mén)提高服務(wù)質(zhì)量

提供檔案利用服務(wù)是醫(yī)院檔案管理的核心任務(wù)。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院各項(xiàng)管理工作越來(lái)越精細(xì)化、專(zhuān)業(yè)化，日常檔案利用需求也隨之增多，如：醫(yī)療診斷、科研教學(xué)，迎檢迎評(píng)、監(jiān)督審計(jì)、基建改造、設(shè)備維修、文化宣傳等，都需要依賴(lài)檔案的追溯、監(jiān)督、憑證和參考作用。利用者對(duì)醫(yī)院檔案利用需求數(shù)量增加的同時(shí)，對(duì)醫(yī)院檔案部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量和層次又提出了更高的要求。然而，在實(shí)際工作中，醫(yī)院檔案部門(mén)普遍存在人力資源短缺的現(xiàn)象，人員配備跟不上每年檔案數(shù)量的激增。檔案人員在完成繁瑣的檔案收集、整理、歸檔等基礎(chǔ)工作后，多余的精力也只夠用來(lái)應(yīng)付日常檔案利用需求，難以提供更深層次的服務(wù)。因此，在新的環(huán)境下，醫(yī)院檔案部門(mén)要調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，為檔案管理注入新的理念和創(chuàng)新模式，充分利用社會(huì)資源，以便發(fā)揮醫(yī)院檔案的服務(wù)作用。相比較自行保管檔案的模式，檔案保管外包服務(wù)更方便、更快捷、更優(yōu)質(zhì)。檔案部門(mén)原本承擔(dān)的一些檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，如日常檢索、借閱、復(fù)印、掃描、保管等，伴隨著檔案保管外包而減少。檔案部門(mén)可以將工作重心傾向檔案管理的“頭尾”兩個(gè)重要環(huán)節(jié)，即前端收集和后端服務(wù)，以此保證醫(yī)院檔案歸檔的完整性，提升醫(yī)院檔案服務(wù)水平。

（三）有助于降低醫(yī)院檔案的保管成本

對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，醫(yī)療管理是醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)，而醫(yī)院檔案并不能夠直接創(chuàng)造效益，因此檔案管理可以認(rèn)為是醫(yī)院的一項(xiàng)非核心業(yè)務(wù)職能。但是，醫(yī)院檔案又是醫(yī)院管理中不可缺少的一部分，隨著醫(yī)院檔案數(shù)量的增加，自行保管檔案的成本也在不斷上漲，這其中包括自建庫(kù)房、裝備購(gòu)置、人員配備等幾個(gè)方面的投入。以蘇州為例，為了方便群眾就醫(yī)，歷史比較悠久的醫(yī)院一般設(shè)在交通較便利的核心地段，土地資源有限，自建檔案庫(kù)房的用地成本高昂。如果另行租用院外房屋改造成庫(kù)房，為了便于醫(yī)院檔案人員的管理和利用，一般會(huì)考慮距離較近的相同地段，最終租金加上改造費(fèi)用也不低。總之，不管是自建還是租賃庫(kù)房自行管理，這些投入對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)都是不小的開(kāi)支。因此，采取保管外包服務(wù)模式，降低檔案保管的成本，成為解決醫(yī)院檔案保管問(wèn)題的最優(yōu)選擇。檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的庫(kù)房一般都建在郊外，設(shè)施完備，而且因其服務(wù)對(duì)象眾多，能充分利用庫(kù)房空間，管理和運(yùn)營(yíng)更加具有規(guī)模效益，檔案保管費(fèi)用相對(duì)低廉。而醫(yī)院采用檔案保管外包模式后，只需為自己在一定時(shí)間內(nèi)實(shí)際使用的那些空間和設(shè)備付費(fèi)，不需要預(yù)留和空置庫(kù)房，從而節(jié)省了大量的固定成本投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理經(jīng)費(fèi)的效益最大化，讓醫(yī)院集中人力、物力、財(cái)力專(zhuān)心做好自己的主業(yè)。

三、醫(yī)院檔案服務(wù)外包模式的可行性

隨著檔案服務(wù)外包行業(yè)的發(fā)展，我國(guó)不少檔案寄存需求比較強(qiáng)烈的行業(yè)，如銀行、證券、房地產(chǎn)等，已有不少檔案保管外包的實(shí)踐案例。同樣，對(duì)于醫(yī)院而言，選擇這一模式是否具有可行性，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行具體分析[3]。

（一）政策可行性

檔案外包模式在我國(guó)已具備了良好的政策環(huán)境。從國(guó)家層面來(lái)看，2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中提出“規(guī)范并支持檔案中介機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)”，明確了社會(huì)力量參與檔案事務(wù)的地位和作用。2016年，國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也明確提出，要“鼓勵(lì)檔案社會(huì)化服務(wù)，加快檔案服務(wù)外包系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂”。2017年，國(guó)家檔案局了推薦性的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》（DA/T67—2017）和《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68—2017）。從地方層面來(lái)看，檔案外包服務(wù)行業(yè)發(fā)展較好的部分省（區(qū)）市，其在政策上也較為先行，在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)之前，已先后制定了與檔案外包服務(wù)行業(yè)相關(guān)的規(guī)章制度，如2004年的《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法（試行）》、2005年的《南京市檔案中介機(jī)構(gòu)服務(wù)管理辦法（試行）》、2009年的《溫州市檔案中介服務(wù)管理辦法》、2016年上海出臺(tái)《關(guān)于加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)外包和中介服務(wù)管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》等[4]。由此可見(jiàn)，發(fā)展檔案外包服務(wù)模式是一個(gè)趨勢(shì)，這些從國(guó)家到地方的政策法規(guī)的不斷完善，對(duì)檔案管理服務(wù)外包起到了規(guī)范與指引的作用，推動(dòng)行業(yè)逐步進(jìn)入有序發(fā)展的軌道，為醫(yī)院檔案保管外包策略奠定了政策基礎(chǔ)。

（二）實(shí)踐可行性

檔案保管外包服務(wù)是檔案外包業(yè)務(wù)中一項(xiàng)比較常規(guī)的服務(wù)，國(guó)內(nèi)外已有的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以為醫(yī)院檔案保管外包提供有效的借鑒和參考。國(guó)外商業(yè)性檔案寄存行業(yè)出現(xiàn)較早，一般稱(chēng)為商業(yè)性的“文件中心”，最早起源于20世紀(jì)40年代的美國(guó)。它經(jīng)歷了幾十年的發(fā)展，如今在歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)成為一個(gè)比較成熟的文檔管理機(jī)構(gòu)。而國(guó)內(nèi)檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生，則要追溯到上世紀(jì)90年代初期，這一時(shí)間段是我國(guó)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)醞釀并開(kāi)始萌芽的時(shí)期，不少地方出現(xiàn)了檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)，如浙江建德、湖州兩市相繼成立檔案事務(wù)所[5]。其后，受?chē)?guó)家政策驅(qū)動(dòng)，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)蓬勃發(fā)展，出現(xiàn)檔案咨詢(xún)服務(wù)中心、檔案寄存中心等不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的檔案企業(yè)。以浙江省為例，其檔案服務(wù)業(yè)發(fā)展迅速，市場(chǎng)份額不斷擴(kuò)大，整理、數(shù)字加工、寄存、檔案信息集成四大業(yè)態(tài)，市值已達(dá)10億元規(guī)模，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、公共部門(mén)的檔案事務(wù)外包率已達(dá)80%以上[6]。蘇州周邊包括上海、南京等地區(qū)也都有相對(duì)比較成熟的檔案保管外包服務(wù)公司，蘇州雖然起步較晚，但也有了類(lèi)似的公司。總之，我國(guó)檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的壯大和成熟，以及檔案外包服務(wù)市場(chǎng)的形成和規(guī)范，為醫(yī)院檔案保管外包提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，使醫(yī)院檔案保管外包具有了實(shí)踐可行性[7]。

（三）技術(shù)可行性

傳統(tǒng)的檔案查閱利用對(duì)象一般是檔案實(shí)體，這就要求檔案實(shí)體保存在容易獲取的地方，以便利用者方便快捷地檢索到所需的檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案利用模式下，檔案所有者自然不愿意也不方便將檔案實(shí)體寄存。但是隨著檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息傳輸成本大大降低，與檔案遠(yuǎn)程利用相關(guān)的技術(shù)也已取得很大突破。例如，虛擬專(zhuān)用網(wǎng)（VPN，即VirtualPrivateNet），就是一個(gè)成本低廉的遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)解決方案，可以使檔案利用者享有幾乎和專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)同樣安全可靠的數(shù)據(jù)應(yīng)用，同時(shí)還具有成本低、容易擴(kuò)展等特點(diǎn)。數(shù)字簽名技術(shù)，使檔案管理者能夠核實(shí)訪(fǎng)問(wèn)者的簽名，對(duì)用戶(hù)的查檔權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，防止文檔被篡改，賦予其法律效力。從對(duì)檔案實(shí)體安全監(jiān)管的角度出發(fā)，檔案所有者甚至可以遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房保存情況。因此，從技術(shù)層面而言，醫(yī)院在選擇檔案實(shí)體寄存后，依然可以方便、快捷、安全地利用這些檔案。

（四）經(jīng)濟(jì)可行性

檔案保管外包服務(wù)的經(jīng)濟(jì)可行性主要指檔案保管外包費(fèi)用經(jīng)濟(jì)合算。外包理論指出，當(dāng)組織自行開(kāi)展某項(xiàng)業(yè)務(wù)的成本大于公開(kāi)市場(chǎng)或其他組織開(kāi)展這項(xiàng)業(yè)務(wù)的成本時(shí)，該組織就應(yīng)該將這項(xiàng)業(yè)務(wù)“外包”出去。“外包”就是通過(guò)一定的專(zhuān)業(yè)分工，使組織獲得外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，繼而實(shí)現(xiàn)節(jié)約成本這一最終目標(biāo)[8]。就檔案管理來(lái)講，經(jīng)過(guò)成本核算，當(dāng)自行保管檔案的成本高于購(gòu)買(mǎi)檔案保管服務(wù)的費(fèi)用時(shí)，那么從效益原則出發(fā)，該機(jī)構(gòu)就可以考慮將檔案管理職能從自身職能結(jié)構(gòu)中剝離出來(lái)，從市場(chǎng)上購(gòu)買(mǎi)檔案保管服務(wù)。醫(yī)院檔案一般很難直接為醫(yī)院創(chuàng)造效益，因此并不算是醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)。檔案保管外包模式可減少醫(yī)院在庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備裝具等固定資產(chǎn)和人力資源方面的投入。且后期庫(kù)房設(shè)備維護(hù)、軟硬件更新?lián)Q代及檔案人員配備，都需要不斷的追加投入。而檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的主業(yè)就是檔案管理，因此這類(lèi)機(jī)構(gòu)為了提升行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，會(huì)投入成本不斷提高自己的軟硬件水平。那么，作為醫(yī)院則可以在得到檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)不斷升級(jí)的高效服務(wù)的同時(shí)，節(jié)省成本，達(dá)到經(jīng)濟(jì)效益最大化。

四、采取檔案保管外包模式的相關(guān)建議

盡管從必要性和可行性分析來(lái)看，檔案保管外包服務(wù)模式有助于醫(yī)院專(zhuān)注于核心醫(yī)療業(yè)務(wù)，提高競(jìng)爭(zhēng)力，降低管理成本，是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中一種較為可取的模式，但它并非萬(wàn)能的解決方案，在其發(fā)展過(guò)程中，遇到了各種問(wèn)題和阻礙。因此，從檔案行政管理部門(mén)，到作為檔案外包服務(wù)委托方的醫(yī)院，以及檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)都需要從自身出發(fā)，發(fā)揮各自的職責(zé)和作用，真正促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（一）檔案行政管理部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)和政策扶持并舉

檔案服務(wù)外包行業(yè)是在我國(guó)改革開(kāi)放深化，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立，特別是政府職能從“全能型”向“有限型”轉(zhuǎn)變的大背景下出現(xiàn)的，檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)填補(bǔ)了原本由檔案行政管理部門(mén)履行的職能，如檔案的進(jìn)館保存模式[9]。檔案行政管理部門(mén)對(duì)這樣一個(gè)新興行業(yè)，應(yīng)當(dāng)正視其存在和發(fā)展，因勢(shì)利導(dǎo)，對(duì)其監(jiān)管和服務(wù)相結(jié)合，促進(jìn)該行業(yè)的健康、科學(xué)發(fā)展，使之成為國(guó)家和各級(jí)地方檔案館的重要補(bǔ)充。檔案行政管理部門(mén)在建立健全檔案外包法律體系的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審批流程，加強(qiáng)監(jiān)督檢查。同時(shí),檔案行政管理部門(mén)可以搭建平臺(tái)，鼓勵(lì)檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)成立行業(yè)協(xié)會(huì)，制定行業(yè)準(zhǔn)則，促進(jìn)行業(yè)內(nèi)部交流與資源共享，指導(dǎo)我國(guó)檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)規(guī)范有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）檔案保管外包服務(wù)委托方加強(qiáng)對(duì)保管外包的過(guò)程管控

醫(yī)院作為檔案保管外包服務(wù)委托方，首先在認(rèn)識(shí)和觀念上需要轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到檔案保管外包服務(wù)是大勢(shì)所趨。其次，醫(yī)院在選擇檔案保管外包之前應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，準(zhǔn)確判斷外包的必要性，并在必要性的基礎(chǔ)上再開(kāi)展可行性分析。然后，確定外包方案，提出具體的預(yù)期目標(biāo)、執(zhí)行要求等，并在檔案外包服務(wù)合同或協(xié)議中，將服務(wù)內(nèi)容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的義務(wù)和權(quán)利、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)和付款方式、交付物、服務(wù)和交付期限、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式等內(nèi)容予以明確。除此之外，醫(yī)院在檔案保管外包實(shí)施階段，要抓好過(guò)程管理，與檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)保持經(jīng)常性溝通，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。最后要對(duì)檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督管理和績(jī)效評(píng)估。以蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院為例，醫(yī)院已有比較完善的檔案管理體系，并設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和庫(kù)房，但經(jīng)過(guò)30年的發(fā)展，醫(yī)院自身的檔案保管容量已經(jīng)飽和，考慮到檔案日常利用頻率，決定將比較久遠(yuǎn)且利用率低的病歷檔案和會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行寄存。每年度醫(yī)院檔案部門(mén)在接收新的檔案時(shí)，同時(shí)將較早年度室藏檔案寄存出去，以便充分利用醫(yī)院已有的檔案存儲(chǔ)空間，形成動(dòng)態(tài)良性循環(huán)。當(dāng)然，未來(lái)醫(yī)院檔案部門(mén)不是將檔案一包了事，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看，解決醫(yī)院檔案實(shí)體存放問(wèn)題的關(guān)鍵所在是要積極開(kāi)展和嘗試電子檔案特別是電子病案的單套制管理，建立有關(guān)電子文件歸檔和管理的能力，減輕由于檔案紙質(zhì)實(shí)體數(shù)量增長(zhǎng)帶來(lái)的存放壓力。同時(shí)，也要抓住發(fā)展契機(jī)，充分認(rèn)識(shí)到外包后醫(yī)院檔案部門(mén)業(yè)務(wù)重心、管理方式和檔案人員的角色定位將發(fā)生的改變，要站在大數(shù)據(jù)的維度，以傳播醫(yī)院文化、管理知識(shí)信息等深層次服務(wù)內(nèi)容為主導(dǎo)方向開(kāi)展醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)。

（三）檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)自我建設(shè)和提升

雖然檔案外包服務(wù)行業(yè)在我國(guó)發(fā)展已有20多年歷史，在法規(guī)、實(shí)踐和理論方面都取得了不少成果，得到了社會(huì)各界的認(rèn)可，但從整體發(fā)展來(lái)看，除了北京、深圳、上海、浙江等地的發(fā)展規(guī)模尚可，大部分地區(qū)檔案管理服務(wù)外包機(jī)構(gòu)處于發(fā)展初期，市場(chǎng)普及程度較低，機(jī)構(gòu)規(guī)模偏小，服務(wù)模式單一。以筆者醫(yī)院所在的蘇州為例，目前檔案服務(wù)外包公司數(shù)量有限，提供保管外包服務(wù)的公司更是屈指可數(shù)，尚未形成競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，價(jià)格無(wú)比較。而且不少醫(yī)院受傳統(tǒng)檔案思維的影響，為了利用實(shí)體檔案方便快捷，傾向于選擇本市地理位置相對(duì)較近的場(chǎng)所。由此可見(jiàn)，目前蘇州的檔案保管外包業(yè)務(wù)的供需不平衡矛盾較為突出。但這同時(shí)也說(shuō)明，檔案保管外包服務(wù)行業(yè)市場(chǎng)潛力巨大，外包服務(wù)機(jī)構(gòu)要抓住機(jī)遇，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)宣傳力度，不斷發(fā)展壯大。具體而言，檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)要根據(jù)國(guó)家頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)內(nèi)部規(guī)范管理，提升機(jī)構(gòu)人員素質(zhì)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，建立健全管理制度，保證檔案信息的安全，加強(qiáng)自律，贏得客戶(hù)信賴(lài)，樹(shù)立行業(yè)口碑，實(shí)施品牌化發(fā)展戰(zhàn)略。檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)既不同于各級(jí)檔案館這類(lèi)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，也不同于傳統(tǒng)意義上的企業(yè)，除了追求經(jīng)濟(jì)效益，還應(yīng)注重社會(huì)效益，在做好檔案保管利用等常規(guī)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，可以與檔案保管外包服務(wù)委托方積極溝通，抓住市場(chǎng)及客戶(hù)需求，充分挖掘寄存檔案信息資源，形成更有價(jià)值的檔案信息產(chǎn)品，最終在達(dá)到盈利目的的同時(shí)，也更好地為社會(huì)各界服務(wù)[10]。

參考文獻(xiàn)

1.DA/T67—2017,檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范[S]

2.劉洋.王杰.濰坊市公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查[J].衛(wèi)生軟科學(xué)，2015.8

3.陳高潮.趙瓊.高校院系資料室開(kāi)展圖書(shū)寄存服務(wù)的思考[J].圖書(shū)館雜志,2011.7

4.隋曉云.我國(guó)檔案服務(wù)外包公司發(fā)展問(wèn)題及對(duì)策研究[J].黑龍江檔案,2016.5

5.沈曉容.我國(guó)檔案中介機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀與發(fā)展研究[D].福建師范大學(xué),2012

6.胡文苑.王偉俊.檔案服務(wù)業(yè)管理制度的供給側(cè)改革——浙江省出臺(tái)《關(guān)于促進(jìn)檔案服務(wù)業(yè)健康發(fā)展的意見(jiàn)》[J].中國(guó)檔案,2016.7

7.蘇甦.高校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包可行性探析[J].蘭臺(tái)世界,2013.35

8.王曉琳.檔案業(yè)務(wù)外包理論與實(shí)踐研究[D].蘇州:蘇州大學(xué),2010

9.王宇.周躍進(jìn).為民營(yíng)中介機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)破冰試水[J].中國(guó)檔案,2015.6

10.尚珊.郎惠彬.檔案中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)模式探析[J].檔案學(xué)通訊,2015.2

作者：張莉 單位：蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院