檔案信息化建設與檔案管理的探析范文

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摘要：本文從檔案管理的相關概念及特征出發，從其具體內容中探究知識，及時發現在實踐中檔案管理存在的問題，并針對存在的問題，提出一系列解決問題的策略，加深對檔案信息化管理的深入了解，全面提升信息化管理的能力，總之，深入對檔案信息化建設與檔案管理的深入認識，有利于檔案管理工作快速推進。

關鍵詞：檔案信息；信息化；檔案管理

高速發展的信息時代，檔案管理的信息化成為發展的必然趨勢，未來檔案管理最為顯著的優勢就是信息化，檔案資料要想長期保存并更好地運用到實踐，才能實現檔案資源的優勢互補，實現資源的優化共享。檔案信息化建設在信息時代仍然會存在一系列的問題，針對問題的深入研究需要結合實踐，探究問題的根源所在，信息化管理下的檔案管理，完全地轉變了傳統的檔案管理方式，通過信息技術的使用使得資源得到全方位的運用，大大提升了資源的利用效率，提高了檔案的管理能力。

1檔案信息化建設的概念以及特征

檔案信息化就是通過信息化技術手段，將檔案管理部門的工作進行統一領導和統一規劃，進行有組織、有計劃的信息化技術運用，通過及時的運用信息技術合理地對相關信息資源進行優化管理和處置，從而實現高效地服務，有效地提升服務水平。簡單來看，檔案信息化建設傳統上是以保管為重點，運用信息化技術手段后，能夠實現多角度、多方位的信息化管理，最終通過技術實現檔案資源的合理運用。檔案信息化建設主要體現以下幾點特征：如注重檔案使用的和諧化、統一化，注重檔案管理模式的改革，注重檔案信息的網絡化、數字化、共享化。檔案信息化建設在實驗階段主要存在的基本特征是檔案管理多元化，在普及階段主要是突出檔案內容的公布，注重檔案在檢索開發上和利用上的特征，網絡階段的檔案管理主要的特征是計算機的運用占據主導的地位，特別是一些多媒體技術的使用，以及一些光盤存儲功能的廣泛運用，是信息化時代檔案管理的顯著特征。數字檔案時代，數字檔案具有最為顯著的優勢，通過數據庫能夠廣泛地建立數字網絡通信，建立廣泛地網絡化信息管理的模式，有助于促進網站實現數字化，確保檔案信息化建設順利實現，未來檔案信息化建設會逐漸向數字檔案館方向發展，并成為迅速發展的趨勢與潮流。

2檔案信息化建設的具體內容概述

2．1硬件設施檔案管理信息化建設主要依靠計算機，通過計算機的硬件和軟件實現對信息的很好掌握，例如硬件方面的改革是基本的保障，硬件運行速度較差，將會使得信息運作速度降低，硬件設施是最為基礎的保障之一，其會影響到檔案的質量。硬件設施還包括一些存儲空間、局域網、數據庫等，這些也構成了硬件設施的基本內容，有助于檔案管理平臺建設，正是這些硬件設施組成檔案管理的支撐平臺。

2．2服務意識檔案信息化建設中管理人員意識最為重要，這決定著人的實際行動，特別是管理人員的服務意識是檔案信息化建設的重要內容，只有存在更好地服務意識，才能有助于檔案管理，促進檔案管理順利開展。服務理念下的檔案管理能夠推動社會進步，是文化發展的不竭源泉，是推動社會發展的內在源動力，只有服務理念才能讓管理人員真正地服務于社會、大眾。信息化背景下，檔案管理工作呈現出的是多元化，改變了傳統模式的單一、狹隘的特征，信息化模式下的檔案管理能夠在廣度、深度上實現信息的全面化，信息化能夠實現信息均衡的拓展，滿足時代對檔案管理發展的需求。

2．3管理水平檔案管理需要信息化技術手段，特別是檔案管理水平的提升，需要作為檔案信息化建設的重中之重，需要加大技術的投入，例如可以使用電子化模式進行管理，不斷適應經濟社會的快速發展，有助于管理水平的快速提升，特別是經濟社會快速發展的今天，檔案管理對管理水平有著更高的要求，檔案管理水平的提升，才能有助于信息化建設，促進檔案管理內容實現全面地拓展和創新，只有在一定的基礎上的水平提升，才能使得檔案管理內容進一步創新，使得檔案管理內容不斷豐富，對社會發展、經濟進步等貢獻檔案管理的價值。

3當前檔案管理在信息化建設中所存在的問題

3．1系統建設的缺失現階段系統檔案管理普遍存在系統建設缺失的問題，系統內部出現專業化水平較低的現象，很多標準和制度的制定難以應用于實踐，規范化的管理體系不夠健全，信息資源的運用和使用缺乏有效性，檔案管理上缺乏高效地檢索功能，導致系統內的管理缺失，難以形成完善地規范化管理體系。就目前檔案管理系統中的工作來看，運用信息化工作質量較差，檔案管理的資源信息存在不統一的現象，內部系統標準不夠規范化，缺少標準的管理方式。管理工作中管理人員缺乏高質量、高標準的落實相關內容，管理資源的過程中，常常會出現部分資源出現丟失 和遺漏，因此，檔案信息化建設急需進行系統建設。

3．2檔案管理信息資源缺乏整合與長遠規劃目前，檔案管理工作雖然初步實現了信息資源的運用，但是很多檔案管理還是缺乏一定的長久規劃，檔案管理信息在技術手段的運作下還沒有實現初步的成效，管理上還缺乏一些必要的長久規劃，技術運用過程中還需要不斷地實現資源整合，運用科學有效地管理辦法，并在運用上還需實踐，檔案信息化建設還需在實踐中進一步深入生活實際，特別是在實際中出現的問題，要注重結合網絡化、數字化，才能綜合運用資源，實現聯網互通的數據共享。

3．3電子文件保存的安全性低傳統檔案信息管理運用的相關方法會花費大量的時間和精力，使得電子文件保存存在安全性隱患，收集檔案信息的速度較慢，收集過程需要耗費大量的工作，很大程度上消耗了大量的工作量，從側面來看，這也使得電子文件在保存上存在著一些安全隱患，信息時代下，信息技術的運用能夠大大提升檔案管理的效率，提升了保存檔案的安全性能，但是有些電子文件也會容易丟失和改變，數字化信息的運用使得其突破了傳統的存儲載體，改變了傳統固定的檔案信息存儲模式，但是這樣的模式也會存在大量的安全性問題，電子文件的存儲和保存也要給予高度的重視，電子文件存儲不固定使得檔案信息的安全性難以保障。

3．4管理團隊素質較低并先進性意識不高檔案信息管理隊伍綜合素質能力較差，整體上的素質較低，并且運用先進技術手段的能力較差，專業能力有待進一步的強化。信息運用的技術水平有待進一步提升，管理人員的綜合素質有待進一步激發。檔案信息管理人員要注重資源的開發和利用，運用先進的技術手段，真正的利用檔案信息。但是就目前檔案管理團隊的效率來看，檔案信息管理工作存在“重開發、輕利用”的現象，很多資源存在大量的浪費，大量的數據信息運用和高效使用，并沒有引起管理團隊的認識，同時數據的整理壓力也使得工作人員的工作強度增加，對相關工作人員造成了強大的數據整理壓力。

4完善檔案信息化建設與檔案管理工作的對策

4．1健全檔案信息化的工作系統檔案信息化工作系統要具備健全的工作模式，需要在內部建立一套健全的檔案信息化工作系統，工作系統的建立要注重以下幾點，管理機制要具備一定的明確性，結合不同的電子檔案內容，制定相適應的電子檔案管理制度，同時結合相關法律法規，注重行政管理方面職能的高效執行力，最終促進和諧的合作系統的形成。法律法規方面要進一步完善和規范化，特別是檔案管理方面的法律制度，要給予高度的重視，針對不同的法律約束內容，制定具體的工作方案，通過工作制度來約束工作人員的職責，明確相關任務目標，才能將實際行動落實到實處。系統管理上可以構建健全的績效評價系統，通過評價進一步規范化相關制度內容，通過不斷的約束和監督，實現相關內容的規范化，這樣才能促進檔案信息化工作順利進行，只有績效評價系統的進一步完善，同時加大監管力度才能保障檔案信息化的工作步入正軌。

4．2促進檔案管理的數字化，實現資源的共享檔案信息化建設過程中，要引入素質化的理念，依據先進的技術，實現資源的共享。例如在檔案管理過程中，要逐漸使用數字化的工作方式，采用完善的檔案數字化系統，加大人力、物力、財力的支持，通過技術手段，改變傳統的檔案存儲方式，實現檔案數據的素質化管理。數字化的檔案管理，才能促進檔案資源實現共享，特別是一些先進的技術手段的運用，不僅能夠完善檔案信息管理體系，還能促進相關信息的高效整理和歸檔，便于進行網絡資源的搜索，大大提升了使用效率，確保檔案資料的實時性，進一步促進檔案信息化建設的工作。

4．3完善技術支持與資金保障系統檔案管理工作技術方面的支持必不可少，管理技術的運用需要一定的資金保障，只有在強大資金支持的基礎上，才能確保檔案信息化建設工作的全面開展。依靠完善的技術支持以及資金支持，才能使得檔案管理工作順利開展。例如技術支持能夠確保檔案信息的持續穩步運行，技術的運用能夠確保檔案資源的可靠性，例如檔案管理中，可以采取一些相關技術手段，運用相關基礎性的設備，將信息內容進行完善和歸集，同時融入一些資金方面的支持，可以使得檔案管理運作更加的全面，促進檔案管理工作高效運行。檔案管理中要注重信息化物質支持機制的創新，不僅在技術方面、資金方面給予高度重視，還需大量的研究管理技術，運用先進的硬件、軟件設施進行設備維護，給檔案信息化工作創造工作條件，加大軟件的研發力度，才能使得檔案管理工作達到一定的技術標準，這樣才能使得檔案管理工作順利開展。

4．4強化現代化意識，注重壯大檔案信息管理隊伍檔案管理信息化是檔案管理現代化的靈魂，檔案管理中最主要是實現服務的專業化和思想的現代化，管理中管理人員要不斷的更新自己的觀念，適時的改變檔案管理態度，注重緊跟時展的潮流和趨勢，明確管理意識，提升管理工作效率。檔案人員在管理過程中要注重服務意識，注重現代化的管理方式，注重全面提升服務意識的同時積極轉變工作態度，強調管理工作的重要性，并依據積極的態度，進行相關團隊隊伍的維護。檔案管理人員要進行一系列的系統性的服務知識的培訓，注重強化服務意識，定期對管理人員進行知識專業的考核和評比，注重相關技能培訓和晉升制度的落實，全面提出具有優越性的制度內容，積極提升管理人員的服務意識。加快檔案信息化管理建設的步伐，注重團隊質量的提升，建立高度全面的檔案考核制度和培訓制度，例如可以建立科學合理的競爭機制，這可以激發工作人員的工作責任心和進取心，大大提升檔案管理的力度，幫助檔案管理趨向于專業化發展。檔案管理人員要注重專業知識的學習，加大對專業知識的認知，注重在培訓方面專業能力的提升，才能使得檔案管理的效率得到進一步的提升。檔案管理的工作人員要注重計算機技術的學習，注重網絡安全知識的學習，積極地致力于學習網絡化的知識，才能提高檔案信息的安全性與完整性。檔案管理要注重引進信息化網絡管理型的人才，注重計算機專業技能的提升，注重專業人員管理及技能方面的綜合素質能力，在此過程中積極引入優秀的網絡信息化人才不失為一種有效的方法。網絡化信息人才要具備過硬的專業技術知識，技術上要達到一定的專業水準，才能通過計算機技術實現網絡化的要求。網絡化信息人才具備專業的技術知識和管理經驗，能夠在工作中指導檔案管理，幫助信息化建設走向正規化的管理。因此，檔案管理要積極引進網絡信息化的人才，網絡信息化的人才是檔案管理及建設的催化劑，能夠幫助檔案管理趨向于正規化，是檔案管理的內在源動力，側面能夠幫助檔案管理實現長遠的規劃。

5結束語

總而言之，檔案管理工作最為關鍵的核心就是檔案信息化建設，信息化建設也是時展的趨勢，特別是檔案管理工作中運用先進的技術手段能夠強化檔案管理，通過信息化的運用實現資源的有效共享，技術手段的運用能夠擴展檔案資源，能夠將檔案資源運用到更加合理的位置，信息技術手段的運用能夠改變傳統檔案管理方式和檔案處理步驟，不斷更新完善檔案信息化管理方式，因此，信息化技術手段能夠快速提升檔案管理的水平，使得檔案信息化建設實現一定的效率，促進檔案管理工作的信息化與數字化的發展。

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作者：包冬梅 單位：青海省核工業地質局