檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探析范文

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摘要：本文從檔案管理的相關(guān)概念及特征出發(fā)，從其具體內(nèi)容中探究知識，及時發(fā)現(xiàn)在實踐中檔案管理存在的問題，并針對存在的問題，提出一系列解決問題的策略，加深對檔案信息化管理的深入了解，全面提升信息化管理的能力，總之，深入對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的深入認識，有利于檔案管理工作快速推進。

關(guān)鍵詞：檔案信息；信息化；檔案管理

高速發(fā)展的信息時代，檔案管理的信息化成為發(fā)展的必然趨勢，未來檔案管理最為顯著的優(yōu)勢就是信息化，檔案資料要想長期保存并更好地運用到實踐，才能實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)勢互補，實現(xiàn)資源的優(yōu)化共享。檔案信息化建設(shè)在信息時代仍然會存在一系列的問題，針對問題的深入研究需要結(jié)合實踐，探究問題的根源所在，信息化管理下的檔案管理，完全地轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過信息技術(shù)的使用使得資源得到全方位的運用，大大提升了資源的利用效率，提高了檔案的管理能力。

1檔案信息化建設(shè)的概念以及特征

檔案信息化就是通過信息化技術(shù)手段，將檔案管理部門的工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一規(guī)劃，進行有組織、有計劃的信息化技術(shù)運用，通過及時的運用信息技術(shù)合理地對相關(guān)信息資源進行優(yōu)化管理和處置，從而實現(xiàn)高效地服務(wù)，有效地提升服務(wù)水平。簡單來看，檔案信息化建設(shè)傳統(tǒng)上是以保管為重點，運用信息化技術(shù)手段后，能夠?qū)崿F(xiàn)多角度、多方位的信息化管理，最終通過技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的合理運用。檔案信息化建設(shè)主要體現(xiàn)以下幾點特征：如注重檔案使用的和諧化、統(tǒng)一化，注重檔案管理模式的改革，注重檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、共享化。檔案信息化建設(shè)在實驗階段主要存在的基本特征是檔案管理多元化，在普及階段主要是突出檔案內(nèi)容的公布，注重檔案在檢索開發(fā)上和利用上的特征，網(wǎng)絡(luò)階段的檔案管理主要的特征是計算機的運用占據(jù)主導(dǎo)的地位，特別是一些多媒體技術(shù)的使用，以及一些光盤存儲功能的廣泛運用，是信息化時代檔案管理的顯著特征。數(shù)字檔案時代，數(shù)字檔案具有最為顯著的優(yōu)勢，通過數(shù)據(jù)庫能夠廣泛地建立數(shù)字網(wǎng)絡(luò)通信，建立廣泛地網(wǎng)絡(luò)化信息管理的模式，有助于促進網(wǎng)站實現(xiàn)數(shù)字化，確保檔案信息化建設(shè)順利實現(xiàn)，未來檔案信息化建設(shè)會逐漸向數(shù)字檔案館方向發(fā)展，并成為迅速發(fā)展的趨勢與潮流。

2檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容概述

2．1硬件設(shè)施檔案管理信息化建設(shè)主要依靠計算機，通過計算機的硬件和軟件實現(xiàn)對信息的很好掌握，例如硬件方面的改革是基本的保障，硬件運行速度較差，將會使得信息運作速度降低，硬件設(shè)施是最為基礎(chǔ)的保障之一，其會影響到檔案的質(zhì)量。硬件設(shè)施還包括一些存儲空間、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等，這些也構(gòu)成了硬件設(shè)施的基本內(nèi)容，有助于檔案管理平臺建設(shè)，正是這些硬件設(shè)施組成檔案管理的支撐平臺。

2．2服務(wù)意識檔案信息化建設(shè)中管理人員意識最為重要，這決定著人的實際行動，特別是管理人員的服務(wù)意識是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，只有存在更好地服務(wù)意識，才能有助于檔案管理，促進檔案管理順利開展。服務(wù)理念下的檔案管理能夠推動社會進步，是文化發(fā)展的不竭源泉，是推動社會發(fā)展的內(nèi)在源動力，只有服務(wù)理念才能讓管理人員真正地服務(wù)于社會、大眾。信息化背景下，檔案管理工作呈現(xiàn)出的是多元化，改變了傳統(tǒng)模式的單一、狹隘的特征，信息化模式下的檔案管理能夠在廣度、深度上實現(xiàn)信息的全面化，信息化能夠?qū)崿F(xiàn)信息均衡的拓展，滿足時代對檔案管理發(fā)展的需求。

2．3管理水平檔案管理需要信息化技術(shù)手段，特別是檔案管理水平的提升，需要作為檔案信息化建設(shè)的重中之重，需要加大技術(shù)的投入，例如可以使用電子化模式進行管理，不斷適應(yīng)經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，有助于管理水平的快速提升，特別是經(jīng)濟社會快速發(fā)展的今天，檔案管理對管理水平有著更高的要求，檔案管理水平的提升，才能有助于信息化建設(shè)，促進檔案管理內(nèi)容實現(xiàn)全面地拓展和創(chuàng)新，只有在一定的基礎(chǔ)上的水平提升，才能使得檔案管理內(nèi)容進一步創(chuàng)新，使得檔案管理內(nèi)容不斷豐富，對社會發(fā)展、經(jīng)濟進步等貢獻檔案管理的價值。

3當前檔案管理在信息化建設(shè)中所存在的問題

3．1系統(tǒng)建設(shè)的缺失現(xiàn)階段系統(tǒng)檔案管理普遍存在系統(tǒng)建設(shè)缺失的問題，系統(tǒng)內(nèi)部出現(xiàn)專業(yè)化水平較低的現(xiàn)象，很多標準和制度的制定難以應(yīng)用于實踐，規(guī)范化的管理體系不夠健全，信息資源的運用和使用缺乏有效性，檔案管理上缺乏高效地檢索功能，導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)的管理缺失，難以形成完善地規(guī)范化管理體系。就目前檔案管理系統(tǒng)中的工作來看，運用信息化工作質(zhì)量較差，檔案管理的資源信息存在不統(tǒng)一的現(xiàn)象，內(nèi)部系統(tǒng)標準不夠規(guī)范化，缺少標準的管理方式。管理工作中管理人員缺乏高質(zhì)量、高標準的落實相關(guān)內(nèi)容，管理資源的過程中，常常會出現(xiàn)部分資源出現(xiàn)丟失 和遺漏，因此，檔案信息化建設(shè)急需進行系統(tǒng)建設(shè)。

3．2檔案管理信息資源缺乏整合與長遠規(guī)劃目前，檔案管理工作雖然初步實現(xiàn)了信息資源的運用，但是很多檔案管理還是缺乏一定的長久規(guī)劃，檔案管理信息在技術(shù)手段的運作下還沒有實現(xiàn)初步的成效，管理上還缺乏一些必要的長久規(guī)劃，技術(shù)運用過程中還需要不斷地實現(xiàn)資源整合，運用科學有效地管理辦法，并在運用上還需實踐，檔案信息化建設(shè)還需在實踐中進一步深入生活實際，特別是在實際中出現(xiàn)的問題，要注重結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，才能綜合運用資源，實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通的數(shù)據(jù)共享。

3．3電子文件保存的安全性低傳統(tǒng)檔案信息管理運用的相關(guān)方法會花費大量的時間和精力，使得電子文件保存存在安全性隱患，收集檔案信息的速度較慢，收集過程需要耗費大量的工作，很大程度上消耗了大量的工作量，從側(cè)面來看，這也使得電子文件在保存上存在著一些安全隱患，信息時代下，信息技術(shù)的運用能夠大大提升檔案管理的效率，提升了保存檔案的安全性能，但是有些電子文件也會容易丟失和改變，數(shù)字化信息的運用使得其突破了傳統(tǒng)的存儲載體，改變了傳統(tǒng)固定的檔案信息存儲模式，但是這樣的模式也會存在大量的安全性問題，電子文件的存儲和保存也要給予高度的重視，電子文件存儲不固定使得檔案信息的安全性難以保障。

3．4管理團隊素質(zhì)較低并先進性意識不高檔案信息管理隊伍綜合素質(zhì)能力較差，整體上的素質(zhì)較低，并且運用先進技術(shù)手段的能力較差，專業(yè)能力有待進一步的強化。信息運用的技術(shù)水平有待進一步提升，管理人員的綜合素質(zhì)有待進一步激發(fā)。檔案信息管理人員要注重資源的開發(fā)和利用，運用先進的技術(shù)手段，真正的利用檔案信息。但是就目前檔案管理團隊的效率來看，檔案信息管理工作存在“重開發(fā)、輕利用”的現(xiàn)象，很多資源存在大量的浪費，大量的數(shù)據(jù)信息運用和高效使用，并沒有引起管理團隊的認識，同時數(shù)據(jù)的整理壓力也使得工作人員的工作強度增加，對相關(guān)工作人員造成了強大的數(shù)據(jù)整理壓力。

4完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的對策

4．1健全檔案信息化的工作系統(tǒng)檔案信息化工作系統(tǒng)要具備健全的工作模式，需要在內(nèi)部建立一套健全的檔案信息化工作系統(tǒng)，工作系統(tǒng)的建立要注重以下幾點，管理機制要具備一定的明確性，結(jié)合不同的電子檔案內(nèi)容，制定相適應(yīng)的電子檔案管理制度，同時結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，注重行政管理方面職能的高效執(zhí)行力，最終促進和諧的合作系統(tǒng)的形成。法律法規(guī)方面要進一步完善和規(guī)范化，特別是檔案管理方面的法律制度，要給予高度的重視，針對不同的法律約束內(nèi)容，制定具體的工作方案，通過工作制度來約束工作人員的職責，明確相關(guān)任務(wù)目標，才能將實際行動落實到實處。系統(tǒng)管理上可以構(gòu)建健全的績效評價系統(tǒng)，通過評價進一步規(guī)范化相關(guān)制度內(nèi)容，通過不斷的約束和監(jiān)督，實現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的規(guī)范化，這樣才能促進檔案信息化工作順利進行，只有績效評價系統(tǒng)的進一步完善，同時加大監(jiān)管力度才能保障檔案信息化的工作步入正軌。

4．2促進檔案管理的數(shù)字化，實現(xiàn)資源的共享檔案信息化建設(shè)過程中，要引入素質(zhì)化的理念，依據(jù)先進的技術(shù)，實現(xiàn)資源的共享。例如在檔案管理過程中，要逐漸使用數(shù)字化的工作方式，采用完善的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，加大人力、物力、財力的支持，通過技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)的檔案存儲方式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的素質(zhì)化管理。數(shù)字化的檔案管理，才能促進檔案資源實現(xiàn)共享，特別是一些先進的技術(shù)手段的運用，不僅能夠完善檔案信息管理體系，還能促進相關(guān)信息的高效整理和歸檔，便于進行網(wǎng)絡(luò)資源的搜索，大大提升了使用效率，確保檔案資料的實時性，進一步促進檔案信息化建設(shè)的工作。

4．3完善技術(shù)支持與資金保障系統(tǒng)檔案管理工作技術(shù)方面的支持必不可少，管理技術(shù)的運用需要一定的資金保障，只有在強大資金支持的基礎(chǔ)上，才能確保檔案信息化建設(shè)工作的全面開展。依靠完善的技術(shù)支持以及資金支持，才能使得檔案管理工作順利開展。例如技術(shù)支持能夠確保檔案信息的持續(xù)穩(wěn)步運行，技術(shù)的運用能夠確保檔案資源的可靠性，例如檔案管理中，可以采取一些相關(guān)技術(shù)手段，運用相關(guān)基礎(chǔ)性的設(shè)備，將信息內(nèi)容進行完善和歸集，同時融入一些資金方面的支持，可以使得檔案管理運作更加的全面，促進檔案管理工作高效運行。檔案管理中要注重信息化物質(zhì)支持機制的創(chuàng)新，不僅在技術(shù)方面、資金方面給予高度重視，還需大量的研究管理技術(shù)，運用先進的硬件、軟件設(shè)施進行設(shè)備維護，給檔案信息化工作創(chuàng)造工作條件，加大軟件的研發(fā)力度，才能使得檔案管理工作達到一定的技術(shù)標準，這樣才能使得檔案管理工作順利開展。

4．4強化現(xiàn)代化意識，注重壯大檔案信息管理隊伍檔案管理信息化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，檔案管理中最主要是實現(xiàn)服務(wù)的專業(yè)化和思想的現(xiàn)代化，管理中管理人員要不斷的更新自己的觀念，適時的改變檔案管理態(tài)度，注重緊跟時展的潮流和趨勢，明確管理意識，提升管理工作效率。檔案人員在管理過程中要注重服務(wù)意識，注重現(xiàn)代化的管理方式，注重全面提升服務(wù)意識的同時積極轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，強調(diào)管理工作的重要性，并依據(jù)積極的態(tài)度，進行相關(guān)團隊隊伍的維護。檔案管理人員要進行一系列的系統(tǒng)性的服務(wù)知識的培訓，注重強化服務(wù)意識，定期對管理人員進行知識專業(yè)的考核和評比，注重相關(guān)技能培訓和晉升制度的落實，全面提出具有優(yōu)越性的制度內(nèi)容，積極提升管理人員的服務(wù)意識。加快檔案信息化管理建設(shè)的步伐，注重團隊質(zhì)量的提升，建立高度全面的檔案考核制度和培訓制度，例如可以建立科學合理的競爭機制，這可以激發(fā)工作人員的工作責任心和進取心，大大提升檔案管理的力度，幫助檔案管理趨向于專業(yè)化發(fā)展。檔案管理人員要注重專業(yè)知識的學習，加大對專業(yè)知識的認知，注重在培訓方面專業(yè)能力的提升，才能使得檔案管理的效率得到進一步的提升。檔案管理的工作人員要注重計算機技術(shù)的學習，注重網(wǎng)絡(luò)安全知識的學習，積極地致力于學習網(wǎng)絡(luò)化的知識，才能提高檔案信息的安全性與完整性。檔案管理要注重引進信息化網(wǎng)絡(luò)管理型的人才，注重計算機專業(yè)技能的提升，注重專業(yè)人員管理及技能方面的綜合素質(zhì)能力，在此過程中積極引入優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)信息化人才不失為一種有效的方法。網(wǎng)絡(luò)化信息人才要具備過硬的專業(yè)技術(shù)知識，技術(shù)上要達到一定的專業(yè)水準，才能通過計算機技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的要求。網(wǎng)絡(luò)化信息人才具備專業(yè)的技術(shù)知識和管理經(jīng)驗，能夠在工作中指導(dǎo)檔案管理，幫助信息化建設(shè)走向正規(guī)化的管理。因此，檔案管理要積極引進網(wǎng)絡(luò)信息化的人才，網(wǎng)絡(luò)信息化的人才是檔案管理及建設(shè)的催化劑，能夠幫助檔案管理趨向于正規(guī)化，是檔案管理的內(nèi)在源動力，側(cè)面能夠幫助檔案管理實現(xiàn)長遠的規(guī)劃。

5結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作最為關(guān)鍵的核心就是檔案信息化建設(shè)，信息化建設(shè)也是時展的趨勢，特別是檔案管理工作中運用先進的技術(shù)手段能夠強化檔案管理，通過信息化的運用實現(xiàn)資源的有效共享，技術(shù)手段的運用能夠擴展檔案資源，能夠?qū)n案資源運用到更加合理的位置，信息技術(shù)手段的運用能夠改變傳統(tǒng)檔案管理方式和檔案處理步驟，不斷更新完善檔案信息化管理方式，因此，信息化技術(shù)手段能夠快速提升檔案管理的水平，使得檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)一定的效率，促進檔案管理工作的信息化與數(shù)字化的發(fā)展。

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作者：包冬梅 單位：青海省核工業(yè)地質(zhì)局