交通運(yùn)輸行業(yè)管理電子檔案的應(yīng)用范文

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現(xiàn)在是信息時(shí)代，信息技術(shù)正在突飛猛進(jìn)的發(fā)展，交通運(yùn)輸行業(yè)管理從之前厚厚的文書管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的電子信息管理了，正在逐漸適應(yīng)著信息技術(shù)飛躍發(fā)展的時(shí)代。自從交通運(yùn)輸行業(yè)把資料和檔案統(tǒng)一的錄入電腦進(jìn)行管理之后，不僅減少了人力同時(shí)還降低了錯(cuò)誤率，工作效率得到提高，查詢資料也快于從前。

一、交通運(yùn)輸行業(yè)中電子檔案應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

（一）減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，使用電腦對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，使企業(yè)檔案跟著信息技術(shù)的發(fā)展成為電子式文書進(jìn)行管理，更加系統(tǒng)的規(guī)劃、整理檔案，使查找起來更加方便、快捷，這樣就大大減輕了工作人員的工作量。以前交通運(yùn)輸行業(yè)都是使用紙質(zhì)文書進(jìn)行企業(yè)管理，辦公人員通常為會(huì)了尋找一個(gè)信息而浪費(fèi)很長時(shí)間，一想到整理檔案歸檔就犯愁，原因是所有的工作都是由人工來完成的，開設(shè)檔案、修改檔案、查找檔案都是需要人工書寫的方式完成的，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間在這上面，同時(shí)還容易犯錯(cuò)誤，最主要的是出現(xiàn)錯(cuò)誤不能及時(shí)查閱出來，讓企業(yè)管理起來很是頭疼，然而電子檔案的應(yīng)用就便捷很多，辦公人員只要會(huì)打字輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，就可以得到自己想要的內(nèi)容。

（二）補(bǔ)齊檔案信息中的缺點(diǎn)。電子檔案是利用電腦技術(shù)把信息存檔，因此避開了因?yàn)闄n案信息不全，對(duì)紙質(zhì)的檔案拆包問題，同時(shí)還對(duì)一些不完成的信息進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)檔案中存在的漏洞查找起來十分方便。

（三）防止交通運(yùn)輸行業(yè)檔案信息內(nèi)容的遺失。傳統(tǒng)的文檔管理都是通過人工來完成的，這就有可能存在整理的不當(dāng)所遺失的問題，當(dāng)出現(xiàn)這類問題的時(shí)候，檔案管理的辦公人員就會(huì)將之前整理好的文件進(jìn)行開封重裝，增加了大家的工作量。

（四）降低了交通運(yùn)輸行業(yè)文檔的泄密性。以前查閱紙質(zhì)文檔時(shí)，辦公人員都會(huì)將包含這些內(nèi)容的全部文件給人看，這樣就會(huì)使一些不相關(guān)的文檔信息也有泄露的可能，這樣的舉動(dòng)加強(qiáng)了文檔的泄密性，沒有達(dá)到想要的效果。如果讓檔案的管理人員找到這個(gè)檔案，再轉(zhuǎn)給相關(guān)的人查閱，這樣就會(huì)增加辦公人員的工作量。使用電子文檔，對(duì)查閱人員進(jìn)行身份認(rèn)證，只有通過審核才能進(jìn)去查閱，而且只能看到自己想要的一部分，不會(huì)涉及其他的內(nèi)容，這樣就加強(qiáng)了檔案管理的保密性。

二、交通運(yùn)輸行業(yè)電子檔案管理應(yīng)用存在的問題

（一）專業(yè)管理人才匱乏。電子檔案是一個(gè)比較新型的特殊的產(chǎn)物，要求管理辦公人員要有扎實(shí)的基本知識(shí)來進(jìn)行檔案管理，同時(shí)還應(yīng)該熟練的使用計(jì)算機(jī)辦公軟件。電子檔案是剛剛興起的新鮮事物，針對(duì)這方面的專業(yè)人員還是很匱乏，定期的培訓(xùn)課程制定的不是合理，這樣就使得現(xiàn)在的管理人員基本知識(shí)扎實(shí)，但是對(duì)于實(shí)際的應(yīng)用知識(shí)欠缺，缺乏實(shí)踐精神。所以說現(xiàn)在的檔案管理人員在社會(huì)上是緊缺的。

（二）電子檔案本身存在的問題。因?yàn)榻煌ㄟ\(yùn)輸行業(yè)的電子檔案比較多和厚重，所以管理人員會(huì)把這些內(nèi)容拷貝到光盤、優(yōu)盤、硬盤上，這樣的方法比較復(fù)雜還不穩(wěn)定，假如光盤等存儲(chǔ)工具發(fā)生破損，會(huì)導(dǎo)致里面存儲(chǔ)的信息直接丟失，輕者就是損失造成不完善的數(shù)據(jù)，致使檔案存儲(chǔ)失去了原有的價(jià)值。檔案的管理人員可以隨便的把這些信息帶出去，讓其他相關(guān)人員可以隨意查閱，對(duì)于電子檔案的保密性做的不是很好，同時(shí)管理人員沒有充分重視這些檔案，所以很可能造成檔案的遺失與竊取。

三、交通運(yùn)輸行業(yè)電子檔案管理應(yīng)用問題解決辦法

（一）對(duì)于電子檔案管理做到標(biāo)準(zhǔn)化。無規(guī)矩不成方圓，對(duì)于電子檔案的管理要做到標(biāo)準(zhǔn)化，按照一定的規(guī)章制度去管理，使電子檔案在管理中有一定的規(guī)范性。我們需要把文件管理和電子文檔來進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理制度，原因是文檔是由文件組成的，要從最基礎(chǔ)的文件進(jìn)行規(guī)范管理，才會(huì)確保文檔的規(guī)范性，這是我們?cè)谥贫ü芾碇贫仁紫纫紤]的。

（二）需要素質(zhì)與技能全面發(fā)展的管理人才。定期對(duì)交通運(yùn)輸行業(yè)中檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)是非常重要的一部分，為了不讓企業(yè)的內(nèi)部員工泄密，保證檔案的保密性，我們要對(duì)涉及到電子檔案的人員進(jìn)行檢查、考核，以確保不會(huì)有檔案信息被泄露出去，從而影響企業(yè)的發(fā)展。結(jié)論當(dāng)今時(shí)代，電子檔案管理的應(yīng)用時(shí)非常普遍的，在使用中我們要了解它本身存在的特點(diǎn)，并結(jié)合我們所學(xué)的計(jì)算機(jī)知識(shí)進(jìn)行應(yīng)用管理。具體來說就是，電子檔案是一種非常偉大的發(fā)明，本身就具有優(yōu)越的特點(diǎn)，但這還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要不斷的加快對(duì)電子檔案管理相關(guān)的一些技術(shù)以及硬件方面的建設(shè)，建立有效的電子檔案管理的相關(guān)制度，重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，以確保電子檔案在各個(gè)部門得到充分的利用，同時(shí)減輕大家的工作分擔(dān)。

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作者：田紅麗