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石化企業質量檢測工作能否順利進行,能否深入開展,完全取決于企業質量管理的基礎工作。企業質量管理的基礎工作包括標準化工作、計量工作、質量信息工作、質量教育工作和質量責任制。做好石化企業質量檢測基礎工作是企業提高質量管理水平的關鍵。
一、標準化工作和計量測試是企業質量檢測工作的基礎
企業標準化涉及企業生產經營活動的各個方面。企業標準化是以提高經濟效益為中心,以企業的生產、技術、經營活動的全過程及其要素為主要內容,制定標準和貫徹標準的一種有組織的活動。企業標準主要分兩大類,一類是技術標準,另一類是管理標準。技術標準是以產品為對象,每一種產品都有相應的技術標準,沒有技術標準不能組織生產。管理標準包括企業為了保證與提高產品質量、實現總的質量目標而規定的各方面經營管理活動、管理業務的具體標準。如規定各項管理活動的工作程序、辦事規定、工作規程、業務守則以及各種職責條例等。就質量工作本身而言,用以進行管理的大量的科學管理方法和管理技術,無論控制圖的編制、抽樣與檢驗和試驗的方案,還是各種計量測試儀器儀表的檢定方法,也都無不需要制定科學合理的標準或管理制度來加以應用和推廣。總之,只有搞好標準化,使質量管理建立在標準化的基礎上,才有可能開展質量管理活動。同時,質量管理又是標準化貫徹執行的有力保障。一系列標準的制定、修訂工作,都必須以質量管理的實施為基礎。
計量測試工作(包括測試、化驗、分析等工作)是保證計量的量值準確和統一,確保技術標準的貫徹執行,保證零部件互換和產品質量的重要手段和方法,是質量管理的一項基礎工作。如果沒有計量測試工作或不能保證計量測試工作的正確性,就談不上正確貫徹執行技術標準和保證產品質量,就無法開展質量管理工作。由于這項工作對產品質量和質量管理有直接影響,所以,做好計量測試工作十分重要,必須加強對一切計量器具、測試設備的嚴格管理。搞好計量工作的主要要求是:需要的量具必須配齊;保證量具的質量穩定,示值準確一致,修復及時;根據不同情況,選擇正確的測試計量方法。
二、質量信息的搜集與整理是石化企業進行質量決策、質量監督與控制的重要依據
質量信息工作是質量管理的重要基礎工作,它為企業的經營管理提供決策依據,為質量管理的全過程控制和監督考核提供依據。質量信息是指反映企業產品質量及其產生、形成和實現的全過程中各個環節的基本數據、原始記錄等資料,它是進行質量決策、質量監督與控制、制定質量計劃和措施的重要依據。質量信息內容很多,既涉及企業的內部,也涉及企業的外部。如有關質量問題的各種指令、文件、法令,企業的各種規章制度、工作標準、技術標準和各種工藝文件;生產現場的控制信息;質量手冊、程序文件和記錄以及產品的國際、國內的技術標準等。
要使質量信息在企業的質量管理活動中發揮作用,就應使質量信息滿足及時、準確、全面、系統的要求。企業要做好以下幾個方面的工作:建立企業的質量信息反饋系統和質量信息中心,設專職部門和人員,負責對企業質量信息收集、整理、分析、處理、傳遞、匯總、儲存、建檔等工作,并及時向企業領導和有關部門提供準確的信息;制定信息收集、分析和傳遞的具體程序;定期審查質量信息系統的運作情況,針對變化和需要進行相應調整;整理信息要實行分級管理,明確職責、權限和工作內容,從而提高質量信息的利用率;充分利用計算機技術,盡可能實現信息共享;加強生產班組的質量信息管理,每個生產班組要做好原始記錄,并建立相應的管理制度,以保證質量信息系統的正常運行。
關鍵詞:新常態;內部審計;電力企業
中圖分類號:F23
文獻標識碼:A
doi:10.19311/ki.16723198.2016.26.072
1 加強內部審計專業化建設提升“審”的質量
一是配備內部審計專業人才。招聘具有內部審計專業知識背景的人才,充實審計隊伍;組織現有審計人員開展內部審計專業學歷提升活動,著重學習內部審計基礎知識、內部控制審計等課程,豐富內部審計知識結構,為審計人員提高學習能力創造知識背景和學習條件。二是加強內部審計培訓。探索開展內部審計技能培訓,著重傳授審計的方法和技巧,提升審計人員發現和揭示問題的能力。三是結合內部審計的特點,探索開展公司主要經營業務專業知識培訓,使得審計人員對公司總體經營業務流程有清晰的把握,幫助審計人員充分分析、認識被審計單位、行業的經營特點、經營現狀,確保下達的審計意見切實可行,提升審計人員提示建議的能力。四是堅持用審計實踐提升審計技能。樹立“以審代培”、“以審促學”的理念,讓審計人員在腳踏實地的審計實踐中,不斷探索,豐富經驗,提升審計技能。
2 加強內部審計信息化建設優化“審”的工具
2.1 審計信息系統建設
充分運用現有的數據庫技術、人工智能技術,將審計人員的工作方法、工作經驗嵌入到審計系統中,建設融合審計作業系統、審計辦公系統、審計實施系統的貫穿審計項目始終、涵蓋審計日常工作各方面的信息化平臺,提升審計人員的工作效率。電力企業應在公司及所屬各單位、各專業業務系統建設過程中,為內部審計人員預留查詢入口,開放數據庫接口,便于審計人員開展跟蹤審計、審前調查和審計實施。
2.2 審計信息化工作者培養
一是通過培訓提高現有人員的信息化審計水平。開展內部審計業務系統培訓,提升審計人員運用信息化工具開展審計工作的能力,充分運用已經建設的審計系統,發現疑點數據,查實審計問題。二是吸納數據庫技術、人工智能技術的專業人才加入審計隊伍,由審計信息化骨干負責現有審計系統的功能提升,負責現場審計實施前的數據處理,分析數據變化規律,提取異常數據,確定審計重點。
3 加強內部審計標準化建設規范“審”的流程
3.1 內部審計流程標準化建設
建設內部審計工作的標準化流程,明確每一個審計環節的具體工作內容、工作方法、工作標準。確保審計人員依照同一標準開展工作,確保工作運行的一致性。建立各專業內部審計指南、審計作業指導書,確保審計信息資料的收集與分析不會因人而異、因時而變。
3.2 內部審計質量標準化建設
建立審計通知書、審計方案、審計記錄、審計底稿、審計報告等審計文書的標準化模板,明確各類審計文書必備的要素、寫作的具體要求。明確審計人員在內部審計質量控制過程中的職責,建立內部審計質量控制的基本流程,明確各環節質量控制的要點。
4 深化“兩制”建設做好一個“用”字
4.1 統籌審計項目實施
充分發揮各專業部門協同監督作用,在審計項目實施過程中,邀請相關專業管理部門參加,整合監督資源,突出監督重點,切實形成監督合力。
4.2 加強監督工作平臺建設
統籌監督資源,融合審計監督、法律風險防范、內部控制和懲防體系,加強各司其職、各負其責、有機配合、相互支撐的監督網絡建設,特別是要加強職能部門對下級單位的專業監督和過程管控,加強職能部門之間的信息共享和有效合作,更好地發揮縱向管控、橫向協同的監督效應。
4.3 優化內部監督流程
本著“防范風險在前,發現問題在先”的原則積極開展審計監督工作,針對發現的突出問題在關鍵領域開展跟蹤審計和專項檢查,立足抓早抓小,促進舉一反三,切實改進內控,不斷健全事前防范、事中控制和事后改進的閉環管控機制。
4.4 問題整改充分協同
在審計發現問題整改過程中要明確各項問題的責任單位、配合部門,實現專業管理部門與審計部門對審計整改的監督協同,實現專業管理部門與被審計單位專業科室的技術協同,切實建立公司各部門共同促進審計整改,共同提升公司管理水平的良好機制。
新常態下電力企業內部審計工作應重點把握好“審”和“用”兩個關鍵環節,關注審計人員如何“審”得好,審計成果如何“用”得好,深入開展“三化兩制”建設,提升審計質量和審計效果,充分發揮內部審計在組織治理中的重要作用。
參考文獻
關鍵詞:企業信息化;工作規范;背景解讀;亮點研究
中圖分類號:F233 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2014)14-0169-03
一、制定《企業會計信息化工作規范》的相關背景
1994年財政部了《商品化會計軟件評審制度規則》,對會計的軟件功能通過事前控制進行規范,之后會計軟件開始興起。但是由于行政審批制度的改革,軟件評審逐漸取消。對會計軟件功能的管理因此缺少了監督,一度成為空白,而且會計軟件種類越來越多,品質良莠不齊,以致會計軟件領域頻繁出現一些混亂的現象。比如說,有的軟件由于漏洞,使得他人可以不留任何痕跡地隨意改動會計核算結果;有的軟件不使用中文,使會計監督工作不能順利進行;有的軟件不按照會計行業約定俗成的方式處理和輸出會計資料,導致監督人員無法理解和判定核算過程的合規性等。也正因為這些混亂不合理現象的存在,財政部為會計軟件功能重新確立規范,并通過一定的手段確保這些規定落到實處。明確規定會計軟件必須具備的功能,并明令禁止會計軟件不得提供某些功能,成為制定“工作規范”的重要考慮因素。
在1994年7月施行的《會計核算軟件基本功能規范》中就已經對于會計數據的輸入、處理、輸出與會計數據的安全有過細致明確的規定。這個規范的施行,給發展還不完善的會計軟件市場注入了新的活力,很多會計軟件開發公司都競相挖掘完善會計軟件的功能,所以現在的會計軟件功能都比較完善。所以,在此次“工作規范”的制定中有很大的一個特點,就是對于軟件功能的要求較之前的文件減少了很多,并且制定遵循的原則之一就是市場能夠自己解決的問題就不會再強制地要求。這也可以看出來,“工作規范”的內容更加人性化。
除去為了統一會計軟件功能及服務標準之外,企業會計信息化的另一大特點是以電子資料取代手工記賬和紙質會計文件。之前會計資料對紙質文件的要求,導致企業間的交易必定會有紙面文件的傳遞,整個經濟體系交易環節的信息化發展也受到制約,并消耗各類資源,從而阻礙會計工作模式的創新。若無其他原因,而僅僅因為會計資料是電子形式而不被認可,就會使信息化的優勢大大縮水。這樣,不僅會打擊企業開展會計信息化的積極性,也不利于會計信息化工作的深入發展。此次“工作規范”首次從政策制度層面認可電子會計資料的有效性,免除企業對一定范圍內會計資料的打印責任。這也與我國以經濟建設為中心,堅持全面協調可持續的科學發展觀相統一。在工作規范的制定過程中,企業對會計資料無紙化的呼聲十分強烈。
二、我國企業會計信息化工作存在的問題
我國自改革開放以來,中小企業迅速發展,逐漸成為推動經濟發展、構建和諧社會的中堅力量。但是中小企業中在會計信息化工作中也暴露了許多問題。
一部分中小企業以財務部頒布的各種規章制度為基礎制定了自己企業內部的規章制度,但是都沒有做到足夠細致。我們都知道,會計核算往往關系到企業的經濟命脈,但是在很多中小型企業中會計核算制度非常混亂,更有甚者,有的企業內部根本就沒有一個嚴格完整健全的會計核算體系,以至于很多會計的核算不清晰明確。我們通常說,企業賬務處理依據的是會計人員精準的工作,可是會計人員有時會為了能夠盡快地結束工作而簡化工作,做出不準確、不符合標準的賬務,嚴重影響了企業的正常運轉及可持續發展。在財政部門的會計信息質量檢查公告顯示,中小企業會計信息質量低下,不僅僅是會計工作處理不當、現金管理混亂,而且會計信息有時也會發生舞弊。可想而知,這種情況一定會在企業的會計核算制度不規范時出現得更加頻繁。
在中小企業出現這種問題并不鮮見,這種行為不僅僅會給企業自身的發展造成限制,影響企業未來的可持續發展,損害企業最終的自身利益,也會影響我國經濟建設。要想在可持續發展的條件下建立優化節約型的會計工作模式,就必須從源頭抓起,因此,企業會計信息化工作規范的制定與實施是非常有必要的。
三、案例分析
結合工作中實際出現的問題可以更加明確“工作規范”制定的必要性。現以山東東營的部分企業為例。
山東某電力器材有限責任公司,位于環渤海經濟圈的中心城市――東營市,是一家規模不大的傳統民營企業,精心致力于電力金具的研發、制造與銷售,立足與電力、鐵路行業,如今該類產品的供給在此項行業中已占據了龍頭地位,產品銷往全國各地,在國內形成了暢通的供銷渠道,公司現正呈現蒸蒸日上的蓬勃發展態勢。這家企業雖然引進了會計電算化處理軟件,但是由于習慣和觀念的束縛、約定俗成的規矩以及過去的一些文件規定,企業會計人員在把數據輸入電腦,由電算化軟件處理好各項會計核算結果之后,都要將電子資料轉化成紙質文件存檔或上交。此企業會計報表及各類資料的輸出需要消耗紙張、能源損耗、設備損耗,而且還需要很大的空間用于儲存這些會計文件。據調查,打印成紙質文件消耗的各類成本大概為每月超過5 000元,每年為6萬元。由此可以估算出全國企業每年僅因會計資料的打印一項的成本耗費就將超過億元。
再以另一家企業山東東營某集團公司為例,該集團主要的經營項目有高精銅材加工和銷售、廢舊有色金屬回收利用、石油機械配件生產銷售、聚氨防腐保溫工程以及物資進出口貿易。在與這家企業會計人員的接觸中,了解該企業會計人員對于會計事項的處理方式。該企業有一名主管會計、兩名成本會計、兩名出納。對于會計事項的處理很多都是根據企業老會計多年的經驗來完成的,此種賬務處理是企業多年的約定俗成的規矩,大體正確沒有大的差錯就可以。但是這種處理方式在現在看來是不規范的。而且該企業會計檔案的保管有專門的檔案室,占用非常大的空間,在保管期內也會有各種因素使會計檔案有不同程度的損壞。
由此可見,部分企業會計核算制度非常混亂,很多會計核算不清晰明確的現象是確實存在的,這也給企業間會計信息交換造成了很大的阻礙。“工作規范”的制定是適時的,如果每個企業都能嚴格遵守“工作規范”的要求,企業的會計核算制度會有規可循,企業的自身利益會得到保障,企業的會計工作會更加簡便,我國的經濟也將在一個平穩安全的環境中發展。
四、“工作規范”的新亮點
根據上述背景可以得知,我國中小型企業會計核算工作的混亂,亟待一部專門法規的出臺。那么“工作規范”的實施無疑是符合企業會計工作現狀的,順應會計工作發展的,是會計工作人員所需要的。“工作規范”中展現的亮點主要有:
(一)會計檔案管理有了新的模式
“工作規范”中的第十二條、第十三條以及第四十條規定,會計軟件應當根據國家統一標準提供數據接口,以滿足外部會計監督需要。同時,會計軟件還應當具有會計資料歸檔功能,并根據國家有關電子文件歸檔與電子檔案管理的要求,提供導出會計檔案的接口,保障會計檔案的存儲格式、元數據采集的真實性與完整性。企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔會計資料,同時滿足一定條件的,可以不輸出紙面資料[1]。
正如上述規范所言,當滿足了一定的條件時,企業內部生成的會計憑證、賬簿等會計資料可以不輸出紙質材料。“工作規范”不要求輸出紙質材料,但是要求企業建立完善的會計電子資料管理系統,實現會計檔案的電子化儲存和調閱。這一舉措不僅避免了紙質材料易損壞,會計檔案的空間占用大,而且還減輕了會計工作人員的工作量。減少會計紙質材料,節約用紙量,全國企業每年僅此一項就可以節約上億元,也為保護環境做出了一定的貢獻,這也與我國的可持續發展戰略相貼切。
(二)會計人員報賬有了新的模式
“工作規范”第二十八條規定和第三十四條分別規定:企業應當促進會計信息系統與業務信息系統的一體化,通過業務的處理直接驅動會計記賬,減少人工操作,提高業務數據與會計數據的一致性,實現企業內部信息資源共享;分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心。
財務共享服務,即依托信息技術以財務業務流程處理為基礎,以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的,以市場視角為內外部客戶提供專業化生產服務的分布式管理模式[2]。
建立共享服務中心可以提升企業的財務管理能力,可以使得財務業務組織能夠達到業務單位和財務單位之間的平衡,保證了財務對業務的支持,也強化了人員的管理。在財務共享模式下,企業通過使用同一報賬信息平臺,使得全國各地的企業可以在經濟活動發生后通過在線登陸或多種設備登錄的方式完成報賬信息的申報。這樣一來減少了人工操作,為會計人員減輕了負擔,也使得報賬便利化、統一化。“工作規范”中有多處提到了把財務操作和風險控制流程嵌入到會計信息系統中,其目的也是為了減少人工操作,使會計工作不再機械、繁冗、復雜[3]。
(三)支付方式有了新的模式
“工作規范”的第二十九條規定:企業應當根據實際情況,開展本企業信息系統與銀行、供應商、客戶等外部單位信息系統的互聯,實現外部交易信息的集中自動處理。
隨著貨幣的形態不斷發展,現如今企業的資金支付方式也在逐漸地發展變化,從現金、票據等傳統方式過渡為網上銀行支付方式。隨著企業管理水平的提高以及企業管理者經營理念的轉變,很多企業客戶都提出了資金集中管理、降低經營成本的財務管理需求,希望能夠提高資金使用效率、提高資金周轉利用效率。網上銀行這種支付方式的出現,在一定程度上解決了這種需求,但尚未解決財務信息與銀行賬務信息的一致性問題。銀企直聯系統是一個平臺,可以使企業資金管理系統和銀行業務系統完成對接,實現企業資金的在線支付,企業可以通過這個平臺來完成與銀行之間的實時對賬。同時還可以實時掌握企業的整體資金狀況和資金周轉信息。由此我們可以看出,未來會有更多企業使用銀企直聯系統,這也是“工作規范”的間接優勢之一。
五、“工作規范”帶來的影響
在“工作規范”頒布實行后,我國企業會計工作在很多方面都產生了很大的影響。在會計信息化時代,為了確保會計信息系統處理的所有重大交易真實有效,所有的會計信息錄入都要經過交易授權,且不能篡改。這使得會計信息的真實性和安全性得到了保障。
企業信息化發展要求未來的會計信息系統應具有開放性和便利性,可以實現利用網絡技術對信息發送與接收,達到企業間的數據共享。同時也為其他相關的部門、行業提供綜合信息服務。企業的管理者要想在瞬息萬變的市場競爭中有效地經營管理企業,做出正確的決策,就必須及時掌握各種信息,并要通過控制手段盡量提高所獲信息的準確性和真實性。而建立銀企直聯系統可以提高會計信息的正確性和可靠性。系統通過確定職責分工,嚴格各種手續、制度、工藝流程、審批程序、檢查監督手段等,可以有效地控制本單位生產和經營活動,使之順利進行,防止出現差錯,保證實現企業的經營目標[4]。
“工作規范”中規定,在滿足一定條件的情況下,企業內部生成的會計憑證、賬簿等會計資料可以不輸出紙質材料。這一舉措每年可以為企業節約一大筆費用支出,同時也可減少會計人員工作、保護環境,可謂一舉多得,與我國可持續發展戰略相吻合。統一的標準和要求,會使得會計工作有序進行,企業利益得到保障,我國的經濟發展會平穩發展。“工作規范”剛剛開始實行,很多企業還沒有接觸了解其內容,但是此工作規范順應會計工作的發展,是企業會計工作所必需。
參考文獻:
[1] 財政部.企業會計信息化工作規范(財會[2013]20號)[EB/OL].中華人民共和國財政部網站,2013,(2).
[2] 鄧春娟,王偉偉.淺析內部控制的實施[J].商業經濟,2011,(2).