檔案管理現代化研究范文

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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、檔案管理現代化面臨的現實問題

1.部分檔案人員思想觀念陳舊，計算機操作能力薄弱因受檔案工作長期形成的封閉和半封閉環境的影響，有些檔案工作者缺乏創新意識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，把管好檔案作為檔案工作的重點，認為只要按時接收，利用時提供就行了，對開發檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。同時部分檔案人員掌握現代化信息技術和基本技能的能力薄弱，還沒有真正把工作重點轉移到檔案信息化上來。

2.檔案庫庫存量大面對多種多樣、浩如煙海的檔案信息資源，檔案工作者如何依靠現代化技術和手段收集、處理檔案信息，及時、系統、準確地提供檔案信息為科研生產服務，從而跟上時展的步伐，已成為檔案信息資源開發利用工作面臨的嚴峻挑戰。

3.沒有或很少對檔案進行深層次的加工大多數檔案館把工作重心放在檔案材料的存檔、借閱上，忽視了對檔案材料的深層次加工，對科研發展需求不甚了解，沒有結合館藏實際有目的、有計劃地編纂一些具有參考性、指導性的資料提供給科研人員，沒有開展編研工作。

二、實現檔案管理現代化的途徑

1.解放思想，更新觀念，提高服務意識檔案信息資源開發利用是檔案工作的最終目的，是其它檔案工作環節的落腳點。檔案人員要解放思想，轉變服務觀念，著力改變“重保管、輕利用”的工作局面，把檔案工作與科研發展結合起來，開發檔案信息資源，采用現代化手段，開拓檔案信息服務范圍，為科研、生產部門提供便利的服務。檔案管理人員一要熟練掌握計算機應用及網絡技術，使檔案管理工作從被動管理走向信息資源化的主動管理；二要熟悉檔案業務，認真學習、深刻領會和掌握檔案行業標準，豐富科技信息資源；三要擁有良好的職業道德、強烈的事業心和責任感，始終遵循“信譽第一，服務至上”的原則。同時要進一步優化和完善檔案查、借閱流程，提升服務質量，做到既符合保密要求,又便于提供利用。

2.對檔案準確分類，編制合理的賬目，檔案庫逐漸實現信息化、數字化隨著社會的發展和工作的深入開展，檔案數量逐漸增加，依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要，所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。對檔案進行準確分類、科學登賬是快速提供利用檔案材料的重要前提。首先應針對我所檔案館的具體情況，召集具體分管檔案庫(例如底圖庫、藍圖庫，基建檔案庫、文書檔案庫等)的負責人，在電子信息化即將全面開展的時候進行盤庫，清點、整理、核對庫存檔案資料，將目錄逐項錄入賬后，掛接其電子內容，若底圖或以前的其它老舊檔案資料沒有電子版，應將其掃描入電腦中再掛接。雖然過程比較麻煩，但真正實現信息化后，不但能方便檔案管理人員，也方便了科研人員的查閱。

3.對檔案進行深層次加工立足實際，科學選題，利用檔案館的優勢，充分調動檔案人員積極參與編研，本著針對性和實用性的原則開展工作。針對發展狀況和重點工作確定編研方向和課題，針對安全管理、生產經營、科研管理等進行選題，通過翔實的資料和可靠的數據為領導決策和所內發展服務，使編研成果真正發揮作用。

4.做好涉密檔案管理工作，健全管理制度涉密檔案管理人員因其特殊的工作崗位和身份，知曉的涉密事項多，了解的涉密檔案內容多，涉密檔案有無失泄密與檔案管理者有重大關系，直接影響到保密工作的好壞，因此，要加強對涉密檔案管理人員的保密培訓和教育，使他們增強保密意識，樹立涉密檔案安全管理理念。健全各項規章制度是做好涉密檔案管理的保障，只有涉密檔案管理有法可依、有章可循，用制度約束管理者在收集、整理、保管、利用、銷毀等各個環節不出差錯，才能杜絕失泄密的發生。在涉密檔案管理工作中，應建立專人專管制度，明確管理人員的崗位職責并與其經濟責任掛鉤，對于失泄密等違規行為，不僅應給予行政處罰，還應給予一定的經濟制裁，以此達到制約管理行為的目的。

總之，隨著檔案信息化的深入發展，檔案管理部門需要不斷探索和完善，建立一套與自身相適應的檔案管理機制，以適應企業信息化的發展需要，這也將是檔案部門和檔案工作者當前和相當長時期內的一項艱巨任務。檔案管理人員必須提高檔案科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化、信息化和數字化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資料。

作者：楊淑梅崔立紅單位：中國北方車輛研究所