探究資源產(chǎn)業(yè)會計電算化檔案管理范文

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會計電算化，是指計算機(jī)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，即采用電子計算機(jī)替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。兗礦集團(tuán)公司是以煤炭、煤化工、機(jī)械加工和煤電鋁為主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)的國有特大型企業(yè)，是全國百家現(xiàn)代企業(yè)制度試點和家企業(yè)集團(tuán)試點單位，至今已有40余年的開發(fā)建設(shè)歷史。近年來，通過在全集團(tuán)公司推行會計電算化，提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕了財會人員的勞動強(qiáng)度。伴隨著會計電算化的實施，管好、用好會計檔案，推進(jìn)會計檔案管理信息化已經(jīng)成為企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，成為時展的必然。

一、會計電算化檔案工作的內(nèi)容

1.機(jī)制會計檔案。包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2.機(jī)讀會計檔案。包括以機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

3.計算機(jī)系統(tǒng)檔案。包括計算機(jī)硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機(jī)操作系統(tǒng)及操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

二、會計電算化下檔案管理特點

1.擴(kuò)大了會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域。會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等。

2.會計電算化檔案的使用軟硬件環(huán)境有所改變。

傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。

3.會計電算化檔案對安全性、完整性要求比較高。這主要是由于會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。同時，實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學(xué)地管理。

三、當(dāng)前煤炭企業(yè)會計電算化下檔案管理存在的問題

1.會計檔案保存不夠完整、規(guī)范。電算化會計雖已實施，但仍有一些財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機(jī)中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

2.會計檔案管理的軟硬件建設(shè)相對滯后。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；有些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計檔案房；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

4.缺乏必要的計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此存在的潛在風(fēng)險也非同小可。

四、加強(qiáng)煤炭企業(yè)電算化會計檔案管理的對策

1.健全和完善會計檔案管理制度。在遵循會計檔案管理辦法的前提下，制定與煤炭企業(yè)自身相符合的企業(yè)會計檔案管理制度。建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等制度，規(guī)范企業(yè)會計檔案工作。會計部門按規(guī)定編制會計檔案移交保管清冊，將會計檔案移交檔案部門管理。未設(shè)檔案部門的單位，應(yīng)當(dāng)設(shè)專人保管，落實工作責(zé)任。新晨

2.創(chuàng)造條件改進(jìn)軟硬件設(shè)施建設(shè)。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；選用功能符合本行業(yè)、本單位實際業(yè)務(wù)需要的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，利于互聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

3.加強(qiáng)會計數(shù)據(jù)的軟盤備份管理。根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)；用于備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封；備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯；雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。

4.加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取；起用防火墻，隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問；采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。