農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設探討范文

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摘要：農(nóng)大院校是助推我國農(nóng)業(yè)科學化發(fā)展的重要人才培養(yǎng)之地，主要負責培養(yǎng)農(nóng)業(yè)領域的人才、農(nóng)業(yè)技術研究與成果轉化，在具體的實踐過程中必然會有大量檔案信息形成，高效的檔案數(shù)據(jù)管理能在很大程度上幫助農(nóng)業(yè)技術水平提升。信息化時代的到來給農(nóng)大院校科研檔案管理帶來了全新的技術知識和挑戰(zhàn)性發(fā)展，如何做好農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設是當前相關人員需要思考的問題，用高質量的檔案管理為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務。

關鍵詞：農(nóng)業(yè)科研；檔案管理；信息化建設；策略

農(nóng)大院校科研檔案管理就是全過程的記錄有關科研團隊、研究調查、個人技術以及生產(chǎn)過程在內(nèi)的所有數(shù)據(jù)資料，并根據(jù)研究目的和需要進一步的管理和開發(fā)檔案資源。科研檔案跟普通文書檔案最大的不同就在于其有著極高的信息安全保密登記要求，其中涉及開發(fā)難度很大的知識產(chǎn)權信息。有效的信息化建設與改革能突破檔案開發(fā)中的難題，深度挖掘有關科研的農(nóng)業(yè)信息，在知識經(jīng)濟背景下通過充分發(fā)揮檔案價值為農(nóng)大院校科研檔案管理指明正確的發(fā)展方向。

一、信息化時代背景下農(nóng)大院校科研檔案管理的重要性

農(nóng)大院校科研檔案全面真實地記錄了農(nóng)業(yè)科學研究和農(nóng)業(yè)技術活動的過程，其中包括農(nóng)業(yè)科技工作者在各種科研活動中的實驗數(shù)據(jù)、問題分析、技術參數(shù)、成果和經(jīng)驗等，這些都能為今后農(nóng)業(yè)科研工作順利進行提供科學依據(jù)，進一步推動農(nóng)業(yè)科研活動持續(xù)開展，其不僅是實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研成果廣泛推廣的重要載體，還是農(nóng)大院校自身成長與發(fā)展的重要資源。所以，不難看出農(nóng)大院校科研檔案管理對農(nóng)業(yè)科研活動而言是不可替代的重要組成部分[1]。在信息化時代背景下，農(nóng)大院校科研檔案要圍繞信息資源進行網(wǎng)絡建設與服務開發(fā)，讓農(nóng)業(yè)科研檔案管理緊跟信息化時代的發(fā)展步伐，在各種有關農(nóng)業(yè)科研活動中實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案信息共享、資源共用，最大化地發(fā)揮檔案資源的價值去服務于農(nóng)業(yè)科研與生產(chǎn)開發(fā)，致力于創(chuàng)造更多的社會經(jīng)濟效益。

二、農(nóng)大院校科研檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化建設關注度有待提升

有些農(nóng)大院校科研檔案管理因為人員編制方面的限制問題，負責檔案管理工作的很少有專職人員，大多都身兼數(shù)職，這導致在實際工作中兼職檔案管理人員無法集中精力處理檔案管理工作，或者難以把握多項工作之間的平衡，這進一步加劇了檔案管理的不受重視程度，根本無法確保相關管理工作得以規(guī)范開展。另有部分農(nóng)大院校，盡管在主觀性的思想意識層面上已經(jīng)建立了檔案管理信息化建設的意愿，卻在信息化建設實施過程中總是陷入缺乏明確思路和科學目標的困境中，不同程度地制約著信息化檔案管理。

（二）科研檔案信息整合開發(fā)效率有待提升

農(nóng)業(yè)發(fā)展領域中的有關學院和機構在進行檔案管理信息化建設的過程中會遇到很多影響因素，比如管理隊伍專業(yè)性、信息素養(yǎng)不高、科研過程保密性強等，所以在分析整合原始信息環(huán)節(jié)中無法直接將具有價值性、科學性的研究信息提取出來，達不到預期的信息整合開發(fā)水平，從而難以將科研檔案中有關科研成果的統(tǒng)計數(shù)據(jù)成功轉化為切實的生產(chǎn)力，不利于科研成果的轉化。信息化檔案管理建設理念雖然在一定程度上影響了傳統(tǒng)管理模式，但不管是技術規(guī)范、真實投入，還是制度構建這些方面做得并不達標，一些習慣于紙質檔案管理的檔案工作者沒有很好的信息化開發(fā)意識，沒有統(tǒng)一電子文件存儲形式，加之不同數(shù)據(jù)庫安全級別有差異，所以無法形成聯(lián)動效應，引發(fā)信息鼓搗問題[2]。此外，由于未充分發(fā)揮云計算、大數(shù)據(jù)這類現(xiàn)代化信息處理技術，始終停留于表層的信息化建設無法讓資源功效徹底發(fā)揮出來。

（三）檔案信息化管理標準統(tǒng)一性急需加強

目前，盡管農(nóng)大院校科研檔案管理信息化改革已經(jīng)取得了一定的實踐成果，但在科研檔案共享、交互平臺的建設方面仍有待加強。資源的傳遞、開發(fā)與更新不同步，使得部分已經(jīng)取得實踐成果的項目被重復研究，信息不對稱問題較為嚴重。科研項目的建立都是采用在線申報、審核、進度匯報、提交成果的形式，但在信息同步傳遞方面存在遲滯性，檔案信息化標準不統(tǒng)一等問題，所以檔案工作者很難在第一時間歸檔、更新。即使將電子文件打印為紙質文檔，由于元數(shù)據(jù)依附于原設備造成元數(shù)據(jù)缺失，難以保證電子文檔的真實性和完整性。

三、農(nóng)大院校科研檔案管理信息化建設對策

（一）在理清思路的基礎上明確工作目標

首先，要建立目標數(shù)據(jù)庫，尤其是處于起步發(fā)展階段的信息化農(nóng)業(yè)科研檔案管理建設，一定要客觀劃分本單位信息化檔案管理的隸屬范圍；圍繞電子檔案制定機讀目錄標準；自主研發(fā)或者引入先進的檢索軟件，最終建立一個完整的目錄數(shù)據(jù)庫。其次，要逐步推進全文數(shù)字化。一是將信息化管理范疇內(nèi)的檔案資料高效地完成數(shù)字化轉換；二是圍繞多個檔案資料類型構建合理的歸檔標準，具體有圖片信息、文檔信息和多媒體信息這三類；三是持續(xù)完善綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫[3]；四是在互聯(lián)網(wǎng)背景下深入研究正確的農(nóng)科檔案信息使用準則、權限與方法；五是構建具有共享性的檔案信息平臺。最后，要致力于完善電子檔案資料。具體需要在健全信息化檔案體系的基礎上，根據(jù)既定的標準歸檔電子檔案，同時從檔案安全、信息利用與服務兩個方面完善規(guī)章制度。一方面，立足于農(nóng)業(yè)科研檔案管理需要選用能提升電子檔案實用性和科學性的保存方法；另一方面，在理順檔案信息化管理流程的前提下進一步規(guī)范檔案管理行為，提升電子檔案利用效率和服務效率。

（二）基于風險防護機制的構建深化檔案整合

實現(xiàn)信息資源深度開發(fā)與利用的首要前提就是建立檔案信息的安全防護。所以在農(nóng)大院校科研檔案管理信息化建設過程中，需要檔案部門就知識產(chǎn)權、保密登記降解、信息開發(fā)需求之間的關系進行協(xié)調，根據(jù)具體的工作需求查詢關鍵的檔案信息，同時借助自動化、智能化的信息數(shù)據(jù)分析平臺統(tǒng)一規(guī)范的管理共享的檔案資源，在確保信息規(guī)范、安全管理的情況下實行多渠道、多層次的信息開發(fā)。根據(jù)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術改革項目或科技研發(fā)成果深層次的加工電子檔案信息，再度整合科技資源，最大化開發(fā)農(nóng)業(yè)技術資料價值。

（三）通過優(yōu)化機制來組建專業(yè)化檔案管理隊伍

相比于普通信息資源管理，農(nóng)大院校科研檔案管理與開發(fā)具有更加明顯的涉密性和專業(yè)性，所以在農(nóng)科檔案管理信息化建設中的人員隊伍組建環(huán)節(jié)，一定要致力于培育實踐性人才，引進專業(yè)過硬的管理人員。首先，農(nóng)大院校檔案管理部門要積極引進兼具信息素養(yǎng)和職業(yè)能力的復合型人才，嚴把招聘關。其次，多為管理人員提供參與專業(yè)培訓的途徑，為信息化管理改革奠定堅實的人才基礎，通過崗前培訓讓新上崗的檔案管理人員快速熟悉基本業(yè)務知識和崗位技能，強化團隊合作意識。最后，通過專業(yè)管理教育活動、對外交流、經(jīng)驗分享座談會等，全面性的提升檔案管理隊伍的職業(yè)素養(yǎng)與實踐能力。總而言之，信息化背景下的農(nóng)大院校科研檔案管理有必要更新工作理念，積極利用先進的信息技術改革工作模式，致力于檔案管理信息化建設，實現(xiàn)信息資源的高效管理、共享交流，進一步深化對農(nóng)業(yè)科研檔案資源的開發(fā)與利用，助力農(nóng)業(yè)科研事業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]易曉梅.農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理淺析[J].江蘇農(nóng)村經(jīng)濟,2019(06):68-68.

[2]王會麗.服務農(nóng)業(yè)發(fā)展視角下加強農(nóng)業(yè)檔案管理研究[J].農(nóng)家科技,2019(08):243.

[3]張巖.農(nóng)業(yè)技術檔案管理工作的問題與建議——以中國農(nóng)業(yè)大學檔案與校史館為例[J].農(nóng)業(yè)技術與裝備,2019(06):56-57.

作者：吳慧萍 單位：山西農(nóng)業(yè)大學