檔案信息化下的人力資源管理研究范文

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摘要：人事檔案管理是人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量能夠?qū)θ肆Y源工作的有效性產(chǎn)生重要的影響。21世紀(jì)是大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，人力資源管理面臨著諸多困境，如：人崗匹配不精準(zhǔn)、高層次人才流失現(xiàn)象嚴(yán)重、崗位績(jī)效考核流于形式等，需要我們通過(guò)多渠道全面收集人事檔案大數(shù)據(jù)，為人力資源提供堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)，提高客觀公正、可量化的績(jī)效考核；利用大數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)“大人事檔案數(shù)據(jù)”進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)人崗精準(zhǔn)匹配，促進(jìn)培訓(xùn)工作的高效開(kāi)展，最大限度維護(hù)高層次人才隊(duì)伍的穩(wěn)定，從而更好地促進(jìn)人力資源管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人力資源管理；人事檔案管理；檔案共享風(fēng)險(xiǎn)

21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，開(kāi)展科學(xué)、高效的人力資源管理，成了各單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的首要工作。人事檔案管理的質(zhì)量對(duì)人力資源工作的有效性能夠產(chǎn)生重要的影響，有效挖掘人才的相關(guān)信息，能夠推動(dòng)各單位的發(fā)展。[1]人力資源能夠協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展，是單位職工實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的系列性工程，是指應(yīng)用合理有效的方式。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代中人力資源管理面臨的困境

現(xiàn)階段，人力資源管理還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)趨勢(shì)預(yù)測(cè)，人事檔案信息數(shù)量有限，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)由“經(jīng)驗(yàn)+定性”管理到“數(shù)據(jù)+定量”管理的轉(zhuǎn)變，主要面臨以下幾個(gè)困境：

（一）沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人崗精準(zhǔn)匹配。在人事制度改革中，由于工作內(nèi)容與職責(zé)的差異，每個(gè)人只能適應(yīng)特定的崗位，各崗位對(duì)人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)、工作能力等要求各不相同。事實(shí)上每個(gè)員工不一定最適合這個(gè)崗位，如果人崗匹配不精準(zhǔn)就不能充分發(fā)揮個(gè)人潛力，會(huì)阻礙工作的有效開(kāi)展。其次，目前單位招聘的人才不一定與應(yīng)聘崗位精準(zhǔn)匹配，只能憑借經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷。現(xiàn)有的人事檔案信息還沒(méi)有建立符合崗位條件的人才模型，無(wú)法充分了解應(yīng)聘者各方面的能力、條件和性格等，這樣片面、錯(cuò)誤的信息會(huì)導(dǎo)致招聘工作出現(xiàn)偏差，無(wú)法精準(zhǔn)預(yù)測(cè)應(yīng)聘者是否能夠完全滿足崗位要求。

（二）高層次人才流失現(xiàn)象嚴(yán)重。目前，各個(gè)單位普遍存在著人才流失嚴(yán)重的現(xiàn)象，制約著各個(gè)單位的發(fā)展。如：優(yōu)秀骨干人才在人才市場(chǎng)中具有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，往往會(huì)在將本單位與其他單位的各個(gè)方面進(jìn)行比較后產(chǎn)生一定的心理落差，如：薪資待遇、事業(yè)發(fā)展平臺(tái)等。如果本單位人力資源部門不夠重視這種落差，就會(huì)導(dǎo)致高層次人才紛紛離職，無(wú)法抵御“外界誘惑”。[2]目前，人力資源部門在預(yù)測(cè)離職傾向方面存在困難，無(wú)法做到事前有針對(duì)性地實(shí)施可行對(duì)策挽留人才，等到員工深思熟慮后提出離職申請(qǐng)時(shí)，一切都無(wú)法挽回，對(duì)單位造成了極大的損失。

（三）崗位績(jī)效考核流于形式。首先，人力資源考核評(píng)價(jià)量化程度低，缺乏各崗位詳細(xì)的考核指標(biāo)，仍然以年度考核為主，很多單位對(duì)崗位職責(zé)完成情況方面不具備實(shí)質(zhì)性考核。其次，根據(jù)現(xiàn)有的考核體系，繁重復(fù)雜的年度工作情況不能被真實(shí)地反映出來(lái)，考核得分高低與人際關(guān)系密切相關(guān)，客觀公正性不強(qiáng)，大多是干多干少一個(gè)樣，考核結(jié)果對(duì)職工沒(méi)有實(shí)質(zhì)約束力，排在末位的職工，難以實(shí)行調(diào)整崗位、解聘等措施，無(wú)法調(diào)動(dòng)職工的積極性。

（四）人事檔案信息缺乏前瞻性。部分單位的招聘計(jì)劃都是在當(dāng)年制定第二年的招聘計(jì)劃，招聘計(jì)劃與國(guó)家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整等中長(zhǎng)期發(fā)展趨勢(shì)結(jié)合度不高，都是依據(jù)有限的人事檔案信息進(jìn)行招聘，較少考慮社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整方向等影響因素，人事檔案信息無(wú)法對(duì)人力資源未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)做預(yù)測(cè)，在人員引進(jìn)過(guò)程中，容易造成“本單位所需而引的局面”，缺少全面數(shù)據(jù)分析提供的決策依據(jù)。這種招聘計(jì)劃沒(méi)有考慮產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，缺乏預(yù)見(jiàn)性，具有一定的滯后性。如果產(chǎn)業(yè)已處在由盛轉(zhuǎn)衰的沒(méi)落趨勢(shì)，那么大規(guī)模引進(jìn)人才將成為本單位發(fā)展的人力負(fù)擔(dān)，反之則會(huì)使本單位錯(cuò)失良好的發(fā)展機(jī)遇。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代中人事檔案信息化建設(shè)為人力資源管理帶來(lái)的變革

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代以來(lái)，大數(shù)據(jù)改變了人力資源管理的思維方式和管理模式，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用不僅可以對(duì)人事檔案進(jìn)行快速處理，還為人力資源管理提供了一個(gè)全新的視角，能夠提前做出管理決策以應(yīng)對(duì)可能的變化，實(shí)時(shí)收集“大人事檔案數(shù)據(jù)”，能夠第一時(shí)間了解人力資源發(fā)展趨勢(shì)。

（一）不斷拓展人力資源管理的信息基礎(chǔ)。人事檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，員工客觀形成的所有人事檔案數(shù)據(jù)都被收集，不再對(duì)數(shù)據(jù)做任何形式的挑選，保證了數(shù)據(jù)的客觀性與全面性。首先，在大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)人事檔案中靜態(tài)檔案成了“活躍信息”，都全部被采集。其次，職工個(gè)人的其他個(gè)體信息也被納入了系統(tǒng)采集范圍中，如：性格、愛(ài)好、社會(huì)關(guān)系等。并且與職工日常工作相關(guān)的崗位、績(jī)效、薪酬等相關(guān)信息也被系統(tǒng)自動(dòng)收集。通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)的收集，各單位人事檔管理系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)量將非常龐大，足以支撐人力資源管理過(guò)程中的分析使用，也足以支撐大數(shù)據(jù)對(duì)人力資源整體和個(gè)體的準(zhǔn)確描述、評(píng)價(jià)和預(yù)測(cè)。[3]

（二）人力資源管理步入數(shù)字化科學(xué)管理時(shí)代。以往各單位人力資源管理憑借著經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理和定性管理，工作無(wú)法得到客觀、定量化管理。而通過(guò)相關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案信息化管理能夠在數(shù)據(jù)定量分析的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確、客觀地描述出職工的工作狀態(tài)、效率與結(jié)果，客觀地描述出崗位的工作要求，使人力資源管理中的崗位、人員、激勵(lì)等相關(guān)要素全部數(shù)據(jù)化，從而將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化，使人力資源管理步入基于數(shù)字化定量分析之上的科學(xué)管理時(shí)代。

（三）準(zhǔn)確預(yù)測(cè)人力資源發(fā)展趨勢(shì)并作出決策。人力資源管理通過(guò)相關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不再糾結(jié)于人事檔案信息間的因果關(guān)系，能夠從戰(zhàn)略角度上找到人事檔案數(shù)據(jù)之間的相關(guān)關(guān)系，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，從而精準(zhǔn)地預(yù)見(jiàn)人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)。建立在大數(shù)據(jù)技術(shù)分析基礎(chǔ)上的人力資源管理工作，能夠使人力資源管理決策實(shí)現(xiàn)人崗精準(zhǔn)匹配，符合社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，將重點(diǎn)放在崗位需求、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整方向等上面，有效消除了離職誘因穩(wěn)定高層次人才隊(duì)伍預(yù)期，為各個(gè)方面人力資源管理工作提供了新的思路，全面提升了各單位人力資源管理工作的智慧與效率。

（四）人力資源管理轉(zhuǎn)向“無(wú)限接近最優(yōu)”。一直以來(lái)，人力資源管理決策是以滿意決策為目標(biāo)的，滿意決策不是實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的最優(yōu)路徑，而是意味著基本符合管理目標(biāo)，雖然結(jié)果是可接受的，但是傳統(tǒng)的人力資源管理無(wú)法滿足信息的完備性、要完全準(zhǔn)確預(yù)知?jiǎng)e人的行動(dòng)以及不受時(shí)間的約束三個(gè)條件，因此，不能帶來(lái)最優(yōu)結(jié)果，無(wú)法達(dá)到最優(yōu)化。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，在人力資源管理過(guò)程中，借助人事檔案大數(shù)據(jù)管理，增強(qiáng)了掌握數(shù)據(jù)信息量、處理數(shù)據(jù)、預(yù)測(cè)未來(lái)等能力。也就是說(shuō)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，人類的滿意決策勢(shì)必被“無(wú)限接近最優(yōu)”的決策所取代，理性將無(wú)限接近完全理性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代中提升人力資源管理的有效途徑

21世紀(jì)是一個(gè)人才知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，人才成了各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的最核心問(wèn)題，尤其是高級(jí)人才及團(tuán)隊(duì)的競(jìng)爭(zhēng)。而為了更好地促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置、完善績(jī)效考核，人事檔案管理要充分利用相關(guān)信息化技術(shù)，全面收集人力資源的各類數(shù)據(jù)，預(yù)測(cè)人力資源發(fā)展趨勢(shì)，探求各大數(shù)據(jù)間的相關(guān)關(guān)系，才能積極穩(wěn)住高層次人才及團(tuán)隊(duì)，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性。

（一）多渠道、全面收集人事檔案數(shù)據(jù)，為人力資源管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。人事檔案信息管理系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)收集范圍廣泛，是通過(guò)多個(gè)渠道進(jìn)行信息搜集的。首先，通過(guò)人事檔案管理系統(tǒng)與采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)收集諸如職工薪酬、績(jī)效、社會(huì)服務(wù)等方面的相關(guān)權(quán)威信息。其次，現(xiàn)代人力資源管理下，紙質(zhì)人事檔案中的個(gè)體可以借助人事檔案信息化建設(shè)而被全部采集，各個(gè)方面都將成為信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)信息，如：基本信息、政治面貌等信息。另外在人事檔案信息管理系統(tǒng)中，職工個(gè)人自行填報(bào)本人的其他信息將被采集，如：社會(huì)關(guān)系、性格、愛(ài)好等。同時(shí)對(duì)于外部環(huán)境數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，通過(guò)人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口，也將被全部采集，如：社會(huì)環(huán)境、反映本人真實(shí)意圖的社交網(wǎng)絡(luò)信息、信用等相關(guān)信息。這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)槿肆Y源的量化管理、科學(xué)管理提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，能夠全方位、立體地反映出員工的全貌。

（二）通過(guò)實(shí)時(shí)全面收集信息，提高客觀公正、可量化的績(jī)效考核。首先，在日常工作中，職工會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如：考勤數(shù)據(jù)、任務(wù)復(fù)雜程度等，這些數(shù)據(jù)真實(shí)地反映出年度工作任務(wù)的復(fù)雜程度和完成情況，記錄著各種實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)通過(guò)與單位內(nèi)部管理的各子系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)收集職工日常工作數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核的全面量化，能夠使考核結(jié)果公正、客觀、準(zhǔn)確，充分地體現(xiàn)了考核的公正性和客觀性。其次，通過(guò)人事檔案大數(shù)據(jù)分析，可以分門別類地采取多元化的激勵(lì)手段進(jìn)行激勵(lì)，了解員工事業(yè)發(fā)展的不同階段及個(gè)性化需求，如：對(duì)有物質(zhì)需求的可以考慮提升待遇或福利；對(duì)于需要自我實(shí)現(xiàn)的，要通過(guò)高度定制化的激勵(lì)措施切實(shí)發(fā)揮人才激勵(lì)作用，適當(dāng)考慮其在職位上有所提升的成就感需求并對(duì)其進(jìn)行激勵(lì)；對(duì)于有尊重需求的，要在簽訂聘用合同的基礎(chǔ)上使其產(chǎn)生歸屬感，給予充分的尊重，與新人建立穩(wěn)固的心理契約。

（三）通過(guò)大數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人崗精準(zhǔn)匹配。首先，結(jié)合各崗位工作內(nèi)容與職責(zé)的差異，根據(jù)各崗位優(yōu)秀人才模型，挑選各個(gè)方面與崗位需求匹配程度最高的在編員工，如：工作能力、性格特點(diǎn)等，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)匹配，充分發(fā)揮個(gè)人潛力。其次，應(yīng)用相關(guān)算法，通過(guò)收集在崗工作績(jī)效優(yōu)秀的職工在各個(gè)方面的各項(xiàng)信息及個(gè)體的特征要素，建立該崗位的優(yōu)秀人才模型。另外，在獲取應(yīng)聘者的簡(jiǎn)歷信息基礎(chǔ)上，對(duì)于擬招聘崗位的人員可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)，形成關(guān)于應(yīng)聘者的立體信息，全面獲取應(yīng)聘者諸如生活狀況、興趣愛(ài)好等其他各方面信息。并且為了避免面試官由于信息不對(duì)稱對(duì)招聘帶來(lái)的影響，應(yīng)使用該崗位的優(yōu)秀人才模型與應(yīng)聘者的匹配程度來(lái)進(jìn)行篩選，從而實(shí)現(xiàn)人崗精準(zhǔn)匹配。[4]

（四）借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，最大限度維護(hù)高層次人才隊(duì)伍的穩(wěn)定。首先，通過(guò)對(duì)已離職員工的各項(xiàng)信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，在日常管理工作中，檔案管理部門可以提出有針對(duì)性的對(duì)策，找出其離職的影響因素。同時(shí)，為了確保人力資源的穩(wěn)定性，要借助大數(shù)據(jù)，盡量消除可能出現(xiàn)離職傾向的重點(diǎn)員工的離職影響因素。尤其是要保證高層次人才及團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，提升單位的有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)，為單位多爭(zhēng)取發(fā)展經(jīng)費(fèi)，推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新和進(jìn)步。其次，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)說(shuō)，為了符合經(jīng)濟(jì)、順應(yīng)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析，結(jié)合環(huán)境數(shù)據(jù)，對(duì)未來(lái)的人力發(fā)展趨勢(shì)做出前瞻性預(yù)測(cè)，通過(guò)掌握現(xiàn)有各類人才結(jié)構(gòu)情況，制定出科學(xué)合理的中長(zhǎng)期人才引進(jìn)規(guī)劃，能夠防止今后崗位沒(méi)落，造成單位發(fā)展的人員負(fù)擔(dān)，從而更好地用人、管理人、激勵(lì)人，制定出符合未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的人力資源管理決策。

參考文獻(xiàn)

[1]劉勇.大數(shù)據(jù)在人力資源管理中的創(chuàng)新應(yīng)用與潛在困局[J].人力資源管理,2015(06).

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[4]龐曉燕.淺析新時(shí)期醫(yī)保檔案信息化管理工作[J].山西檔案，2013(S1).

作者：于詠梅 單位：山東省臨沂市中心血站