檔案信息化下的人力資源管理研究范文
本站小編為你精心準備了檔案信息化下的人力資源管理研究參考范文，愿這些范文能點燃您思維的火花，激發您的寫作靈感。歡迎深入閱讀并收藏。
摘要：人事檔案管理是人力資源管理中的重要環節，其質量能夠對人力資源工作的有效性產生重要的影響。21世紀是大數據時代，隨著大數據技術的不斷發展，人力資源管理面臨著諸多困境，如：人崗匹配不精準、高層次人才流失現象嚴重、崗位績效考核流于形式等，需要我們通過多渠道全面收集人事檔案大數據，為人力資源提供堅實的信息基礎，提高客觀公正、可量化的績效考核；利用大數據資源及大數據技術對“大人事檔案數據”進行分析，實現人崗精準匹配，促進培訓工作的高效開展，最大限度維護高層次人才隊伍的穩定，從而更好地促進人力資源管理的發展。
關鍵詞：現代人力資源管理；人事檔案管理；檔案共享風險
21世紀是知識經濟時代，開展科學、高效的人力資源管理，成了各單位實現持續發展的首要工作。人事檔案管理的質量對人力資源工作的有效性能夠產生重要的影響，有效挖掘人才的相關信息，能夠推動各單位的發展。[1]人力資源能夠協助企業實現健康發展，是單位職工實現自我價值的系列性工程，是指應用合理有效的方式。
一、大數據時代中人力資源管理面臨的困境
現階段，人力資源管理還沒有實現趨勢預測，人事檔案信息數量有限，沒有實現由“經驗+定性”管理到“數據+定量”管理的轉變，主要面臨以下幾個困境：
（一）沒有實現人崗精準匹配。在人事制度改革中，由于工作內容與職責的差異，每個人只能適應特定的崗位，各崗位對人員的專業結構、工作能力等要求各不相同。事實上每個員工不一定最適合這個崗位，如果人崗匹配不精準就不能充分發揮個人潛力，會阻礙工作的有效開展。其次，目前單位招聘的人才不一定與應聘崗位精準匹配，只能憑借經驗進行判斷。現有的人事檔案信息還沒有建立符合崗位條件的人才模型，無法充分了解應聘者各方面的能力、條件和性格等，這樣片面、錯誤的信息會導致招聘工作出現偏差，無法精準預測應聘者是否能夠完全滿足崗位要求。
（二）高層次人才流失現象嚴重。目前，各個單位普遍存在著人才流失嚴重的現象，制約著各個單位的發展。如：優秀骨干人才在人才市場中具有更強的競爭優勢，往往會在將本單位與其他單位的各個方面進行比較后產生一定的心理落差，如：薪資待遇、事業發展平臺等。如果本單位人力資源部門不夠重視這種落差，就會導致高層次人才紛紛離職，無法抵御“外界誘惑”。[2]目前，人力資源部門在預測離職傾向方面存在困難，無法做到事前有針對性地實施可行對策挽留人才，等到員工深思熟慮后提出離職申請時，一切都無法挽回，對單位造成了極大的損失。
（三）崗位績效考核流于形式。首先，人力資源考核評價量化程度低，缺乏各崗位詳細的考核指標，仍然以年度考核為主，很多單位對崗位職責完成情況方面不具備實質性考核。其次，根據現有的考核體系，繁重復雜的年度工作情況不能被真實地反映出來，考核得分高低與人際關系密切相關，客觀公正性不強，大多是干多干少一個樣，考核結果對職工沒有實質約束力，排在末位的職工，難以實行調整崗位、解聘等措施，無法調動職工的積極性。
（四）人事檔案信息缺乏前瞻性。部分單位的招聘計劃都是在當年制定第二年的招聘計劃，招聘計劃與國家產業結構調整等中長期發展趨勢結合度不高，都是依據有限的人事檔案信息進行招聘，較少考慮社會發展趨勢、產業結構調整方向等影響因素，人事檔案信息無法對人力資源未來的發展趨勢做預測，在人員引進過程中，容易造成“本單位所需而引的局面”，缺少全面數據分析提供的決策依據。這種招聘計劃沒有考慮產業發展趨勢，缺乏預見性，具有一定的滯后性。如果產業已處在由盛轉衰的沒落趨勢，那么大規模引進人才將成為本單位發展的人力負擔，反之則會使本單位錯失良好的發展機遇。
進入大數據時代以來，大數據改變了人力資源管理的思維方式和管理模式，大數據技術的應用不僅可以對人事檔案進行快速處理，還為人力資源管理提供了一個全新的視角，能夠提前做出管理決策以應對可能的變化，實時收集“大人事檔案數據”，能夠第一時間了解人力資源發展趨勢。
（一）不斷拓展人力資源管理的信息基礎。人事檔案大數據管理系統中，員工客觀形成的所有人事檔案數據都被收集，不再對數據做任何形式的挑選，保證了數據的客觀性與全面性。首先，在大數據管理系統中，紙質人事檔案中靜態檔案成了“活躍信息”，都全部被采集。其次，職工個人的其他個體信息也被納入了系統采集范圍中，如：性格、愛好、社會關系等。并且與職工日常工作相關的崗位、績效、薪酬等相關信息也被系統自動收集。通過對這些數據的收集，各單位人事檔管理系統收集的數據量將非常龐大，足以支撐人力資源管理過程中的分析使用，也足以支撐大數據對人力資源整體和個體的準確描述、評價和預測。[3]
（二）人力資源管理步入數字化科學管理時代。以往各單位人力資源管理憑借著經驗進行管理和定性管理，工作無法得到客觀、定量化管理。而通過相關大數據技術的應用，人事檔案信息化管理能夠在數據定量分析的基礎上，準確、客觀地描述出職工的工作狀態、效率與結果，客觀地描述出崗位的工作要求，使人力資源管理中的崗位、人員、激勵等相關要素全部數據化，從而將復雜的事情簡單化，使人力資源管理步入基于數字化定量分析之上的科學管理時代。
（三）準確預測人力資源發展趨勢并作出決策。人力資源管理通過相關大數據技術的應用，不再糾結于人事檔案信息間的因果關系，能夠從戰略角度上找到人事檔案數據之間的相關關系，對這些數據進行聚類、分類、相關性分析，從而精準地預見人力資源管理的發展趨勢。建立在大數據技術分析基礎上的人力資源管理工作，能夠使人力資源管理決策實現人崗精準匹配，符合社會及經濟發展趨勢，將重點放在崗位需求、產業結構調整方向等上面，有效消除了離職誘因穩定高層次人才隊伍預期，為各個方面人力資源管理工作提供了新的思路，全面提升了各單位人力資源管理工作的智慧與效率。
（四）人力資源管理轉向“無限接近最優”。一直以來，人力資源管理決策是以滿意決策為目標的，滿意決策不是實現管理目標的最優路徑，而是意味著基本符合管理目標，雖然結果是可接受的，但是傳統的人力資源管理無法滿足信息的完備性、要完全準確預知別人的行動以及不受時間的約束三個條件，因此，不能帶來最優結果，無法達到最優化。而隨著大數據技術的不斷發展，在人力資源管理過程中，借助人事檔案大數據管理，增強了掌握數據信息量、處理數據、預測未來等能力。也就是說借助大數據技術，人類的滿意決策勢必被“無限接近最優”的決策所取代，理性將無限接近完全理性。
三、大數據時代中提升人力資源管理的有效途徑
21世紀是一個人才知識競爭的時代，人才成了各個領域發展的最核心問題，尤其是高級人才及團隊的競爭。而為了更好地促進人力資源優化配置、完善績效考核，人事檔案管理要充分利用相關信息化技術，全面收集人力資源的各類數據，預測人力資源發展趨勢，探求各大數據間的相關關系，才能積極穩住高層次人才及團隊，充分調動員工的積極性。
（一）多渠道、全面收集人事檔案數據，為人力資源管理提供數據基礎。人事檔案信息管理系統的大數據收集范圍廣泛，是通過多個渠道進行信息搜集的。首先，通過人事檔案管理系統與采集終端等數據接口，自動收集諸如職工薪酬、績效、社會服務等方面的相關權威信息。其次，現代人力資源管理下，紙質人事檔案中的個體可以借助人事檔案信息化建設而被全部采集，各個方面都將成為信息化建設中的基礎信息，如：基本信息、政治面貌等信息。另外在人事檔案信息管理系統中，職工個人自行填報本人的其他信息將被采集，如：社會關系、性格、愛好等。同時對于外部環境數據來說，通過人事檔案信息管理系統與互聯網的數據接口，也將被全部采集，如：社會環境、反映本人真實意圖的社交網絡信息、信用等相關信息。這些數據能夠為人力資源的量化管理、科學管理提供堅實的數據基礎，能夠全方位、立體地反映出員工的全貌。
（二）通過實時全面收集信息，提高客觀公正、可量化的績效考核。首先，在日常工作中，職工會產生大量的數據，如：考勤數據、任務復雜程度等，這些數據真實地反映出年度工作任務的復雜程度和完成情況，記錄著各種實時數據通過與單位內部管理的各子系統對接，自動收集職工日常工作數據，實現績效考核的全面量化，能夠使考核結果公正、客觀、準確，充分地體現了考核的公正性和客觀性。其次，通過人事檔案大數據分析，可以分門別類地采取多元化的激勵手段進行激勵，了解員工事業發展的不同階段及個性化需求，如：對有物質需求的可以考慮提升待遇或福利；對于需要自我實現的，要通過高度定制化的激勵措施切實發揮人才激勵作用，適當考慮其在職位上有所提升的成就感需求并對其進行激勵；對于有尊重需求的，要在簽訂聘用合同的基礎上使其產生歸屬感，給予充分的尊重，與新人建立穩固的心理契約。
（三）通過大數據資源及大數據技術，實現人崗精準匹配。首先，結合各崗位工作內容與職責的差異，根據各崗位優秀人才模型，挑選各個方面與崗位需求匹配程度最高的在編員工，如：工作能力、性格特點等，實現精準匹配，充分發揮個人潛力。其次，應用相關算法，通過收集在崗工作績效優秀的職工在各個方面的各項信息及個體的特征要素，建立該崗位的優秀人才模型。另外，在獲取應聘者的簡歷信息基礎上，對于擬招聘崗位的人員可以通過互聯網的大數據，形成關于應聘者的立體信息，全面獲取應聘者諸如生活狀況、興趣愛好等其他各方面信息。并且為了避免面試官由于信息不對稱對招聘帶來的影響，應使用該崗位的優秀人才模型與應聘者的匹配程度來進行篩選，從而實現人崗精準匹配。[4]
（四）借助大數據技術，最大限度維護高層次人才隊伍的穩定。首先，通過對已離職員工的各項信息進行大數據分析，在日常管理工作中，檔案管理部門可以提出有針對性的對策，找出其離職的影響因素。同時，為了確保人力資源的穩定性，要借助大數據，盡量消除可能出現離職傾向的重點員工的離職影響因素。尤其是要保證高層次人才及團隊的穩定，提升單位的有形資產和無形資產，為單位多爭取發展經費，推動技術創新和進步。其次，從長遠角度來說，為了符合經濟、順應產業結構調整，利用大數據技術進行分析，結合環境數據，對未來的人力發展趨勢做出前瞻性預測，通過掌握現有各類人才結構情況，制定出科學合理的中長期人才引進規劃，能夠防止今后崗位沒落，造成單位發展的人員負擔，從而更好地用人、管理人、激勵人，制定出符合未來發展趨勢的人力資源管理決策。
參考文獻
[1]劉勇.大數據在人力資源管理中的創新應用與潛在困局[J].人力資源管理,2015(06).
[2]廖龍.基于人事信息平臺的高校教師人力資源管理與研究[J].經濟師,2011(11).
[3]瞿丹.數據挖掘技術在高校人力資源管理中的應用研究[J].電腦知識與技術,2014(10).
[4]龐曉燕.淺析新時期醫保檔案信息化管理工作[J].山西檔案，2013(S1).
作者：于詠梅 單位：山東省臨沂市中心血站
