論社會研究機構檔案信息化建設范文

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［摘要］檔案信息化建設背景下，檔案管理效率提高、檔案利用方式愈加豐富。但與此同時，新的管理模式也帶來數字化資源要求提高、信息安全威脅增多、檔案利用開發不足等新的問題。文章著重從檔案數字化建設、信息安全防護、建立協作機制和檔案管理等四個方面提出對策建議，以期對社會研究機構在檔案信息化建設方面有理論指導作用和現實意義。

［關鍵詞］社會研究機構；檔案；信息化

檔案管理是社會研究機構日常管理工作的重要環節，真實體現了社會研究機構運作的方方面面，具有多重價值。當前，檔案信息化建設給檔案的管理和利用帶來了新的思路。在信息化管理模式下，檔案管理效率、利用方式乃至科學研究活動都煥發出新的生命力。對此，檔案管理人員應加深對檔案信息化建設重要性的認識，以此為契機充分發揮檔案的價值，推動檔案管理的持續健康發展。

一、社會研究機構檔案信息化建設的價值

（一）提高檔案管理效率我國長期以來都十分重視檔案管理工作，機關事業單位、高校、研究所就更是如此。社會研究機構作為我國哲學社會科學的重要研究的單位，也擁有著較長的檔案管理歷史。在傳統檔案管理模式下，檔案的收集、歸檔、整理和分類等工作都要依靠人工手動完成，且檔案的保管和存儲也要有較大的空間才能夠滿足。隨著檔案管理時間的不斷延長以及我國社會研究的不斷發展與進步，社會研究機構檔案的種類和體量都會不斷增加，這也給檔案管理工作提出了挑戰，傳統檔案模式已無法解決新問題。在此背景下，檔案信息化建設成為提高檔案管理能力和管理效率的必經之路。借助信息化建設，檔案的收集、歸檔和整理等工作能基本上實現半自動化，解放了大量人力，檔案的管理流程也得以簡化。同時，檔案信息化建設也推動了檔案數字化進程的加快，以實體檔案存儲為主的管理模式正逐漸轉為電子存儲。目前我國已有部分機構開始試點實行檔案單軌單套制管理，即檔案全部采用電子化管理方式。隨著檔案信息化建設的不斷推進，這種管理方式會逐漸成為主流，檔案管理效率將得以大大提高。

（二）檔案資源數字化傳統檔案資源的載體多以實物為主，如紙質文本檔案、圖片檔案、磁帶檔案等。實物檔案一方面需要占用較多的存儲空間，另一方面其長期的保存也需要消耗大量的人力物力進行維護。而隨著檔案管理信息化建設的推進，檔案資源的載體也呈現出鮮明的數字化特點。當前，數字化檔案資源的載體較為多樣性，在文本方面包括Word文檔、PDF、txt等，音頻上有WMA、MP3等，影像檔案方面包括AVI、RM-VD等，此外，還有3D建模等立體化、可視化的載體用于展現實體檔案。可以看出，當前絕大部分的實體檔案資料都能夠借助一定的手段和技術轉換成數字化檔案資源。這給檔案管理帶來了以下三點優勢：第一是占用的空間小，能夠節省出庫房等存儲空間，同時存儲的容量也遠遠超過實物檔案。第二是后期維護和管理的成本較低，一般來說數字化的檔案資源只要保證存儲設備的有效期即可，其面臨的檔案損壞的風險相對較小。第三是數字化的資源更便于實現網絡化傳輸，給檔案資源的開發和利用提供了更多的可能性。

（三）豐富檔案利用方式社會研究機構在其職能上具備一定的社會屬性，其檔案管理工作也一定程度地面向社會。隨著我國建設服務型政府工程的不斷推進和國民檔案意識的逐漸提高，公民和社會對于檔案利用的需求也會逐漸提高。傳統檔案利用模式下，檔案的利用主要以單位內部為主且應用的種類也較少，大多局限于基建檔案、財務檔案和人事檔案，大量的檔案資源沒有被充分的利用起來。在檔案信息化建設的背景下，檔案利用的方式得以豐富，主要表現在三個方面：第一是檔案利用模式變多，不再局限于檔案查詢、調閱等基礎性應用，而是逐漸拓展為需求導向性的多元化檔案服務，如內容查詢與識別、在線咨詢、在線調檔等服務。第二是檔案利用的渠道更加多元，包括終端、移動終端、PC端和線下等多個場景，突破了檔案利用的時空限制，大大提高了檔案的利用率和公民利用的檔案積極性。第三是檔案利用的主體更加多元，過去檔案利用的主體多以單位為主，如今由于檔案管理效率更高、檔案利用的方式更加便捷，個人檔案利用的頻率明顯提高，這也給檔案利用的創新提供了方向。

（四）為社會研究提供參考社會研究機構的主要職能就是人文社科的科研規劃和研究工作。文獻研究法和比較研究法等研究方法是人文社科領域使用的最多的研究方法，其本質上是對各類信息資源的充分利用，在此過程中檔案就發揮著重要的作用。社會研究機構的檔案是真實、完整、全面的記錄了社會研究機構工作的方方面面，自然也包括其科研活動的各項環節，具有真實性的特點，同時也有憑證價值和參考價值。在傳統檔案管理模式下，檔案參考價值的發揮較為有限，這一方面是由于實體檔案管理效率低造成的，另一方面缺乏科學的整理和分析。在信息化建設背景下，數字化的檔案資源給檔案的整理和分析提供了基礎。通過大數據、云計算的分析技術和可視化的管理界面，更為直接地發揮了檔案的參考價值，為科學研究提供了參考。

二、社會研究機構檔案信息化建設的不足

（一）數字化資源建設緩慢從上文對信息化建設價值的初步探討可以看出，無論是檔案的利用或是其參考價值的發揮其基礎都是數字化資源的建設?？梢哉f，數字化檔案資源是檔案信息化建設的內容支撐，同時也是信息化建設的手段和目的。但從當前我國社會研究機構信息化建設的現狀來看，數字化建設緩慢的情況還十分普遍，主要表現在以下兩個方面：一是數字檔案收集體系建設尚不完善。當前，部分社會研究機構在檔案收集上還未實現數字化采集，多以實體檔案收集加數字文件歸檔的方式為主，但其中還存在著標準不統一、內容有差別的情況，給后續的利用帶來了很大的難度；二是老舊檔案的數字化工作進展較為緩慢。社會研究機構存在著大量種類豐富、載體各異的檔案，對于文字檔案來說其數字化工作較為簡便，通過掃描即可，而對于其他實體檔案如照片檔案、影像檔案就存在著很多軟硬件設備兼容的問題，部分檔案管理部門存在著畏難情緒，僅對文本類檔案進行數字化工作，其他類型的數字化進程就較為緩慢，影響了整體的信息化建設工作。

（二）信息安全面臨挑戰長期以來，我國檔案管理都處于封閉式的管理模式，這種管理模式一定程度上保證了檔案的真實性和安全性。但隨著檔案管理開放性和社會性的提高，檔案管理和利用更多地面向社會，與此同時，檔案信息化建設勢必會使檔案資源從線下轉為線上，這也給檔案的信息安全管理帶來了新的問題。與其他檔案管理部門有所區別的是，社會研究機構的檔案包括科技檔案，作為重要的信息資源，科研檔案有著巨大價值，一旦泄露或者損壞則會造成難以估量的損失。從我國檔案管理的現狀來看，信息安全防護能力低的問題還普遍存在，這主要表現在兩個方面：一是缺乏完善的防護體系，對于病毒、木馬等信息安全威脅的預防和發現能力不足，部分部門的電子設備沒有定期進行篩查。二是事后補救能力不足，缺乏完善的硬件設備隔離措施和檔案備份工作，發生信息安全事件后無法挽回損失。

（三）檔案利用模式有待開發檔案信息化建設給檔案利用帶來了新思路和新方法，但多元化的檔案利用方式需要完善的信息化建設來支撐。首先是經費分配不均的問題，領導層較為重視檔案的日常保管工作，對于硬件管理設備、庫房建設、檔案裝訂上投入的經費比重較大，實體檔案的保存與管理工作開展得較好。但檔案信息化建設投入不足，使大多數檔案自歸檔裝訂后就一直處于塵封狀態，一些具有較高憑證和參考價值的檔案無法得到較好的利用。其次，檔案利用對信息網絡基礎設施也提出了較高的要求，無論是個性化服務定制、在線咨詢或者線下終端服務，都要以網絡環境和信息設備為基礎。最后，目前各部門之間的溝通機制交叉，信息壁壘存在的情況較為突出，一體化趨勢發展極為緩慢，檔案工作分散性強，這也就導致了各部門無法建立起良好的信息共享平臺，檔案資源的開發和利用受限，進而導致了檔案整合與管理創新面臨著重重阻礙。

（四）綜合管理能力有待提高檔案信息化建設給檔案管理部門的管理能力提出了更高的要求。第一，檔案信息化建設拓寬了管理的范圍。在信息化建設的背景下，檔案管理的內容變多，涉及到實體檔案管理和數字檔案資源的管理，在制度和流程上也要具有高度的包容性和靈活性。如在檔案管理平臺和服務渠道的開發上，微信和微博等平臺的開發都需要與之配套的管理，如何在有限的資源下深入掌握各個平臺的規則和資源，對檔案管理部門來說是一項全新的任務。第二，檔案信息化建設加大了檔案管理的深度，檔案信息化建設給檔案服務的開發和利用打下了良好基礎，拓展服務對象、豐富服務方式成為檔案現代化管理的必然趨勢。檔案管理工作的重點不再局限于保管，更多地涉及到利用，如何針對現有的信息資源進行開發和利用，成為檔案管理部門面臨的新的挑戰。

三、社會研究機構檔案信息化建設的對策

（一）加快檔案資源數字化建設進程針對檔案信息化建設中數字化資源建設緩慢的現狀，社會研究機構管理層和檔案管理人員應結合具體實際情況，采用數字檔案資源建設“兩步走”戰略：一是堅持“存量數字化”要求，大力推動傳統實體檔案的數字化工作。針對紙質文本載體的資料，綜合采用全手工錄入、全圖像掃描、全圖文結合三種方式進行數字化處理，其中以全圖文結合方式為佳。針對老舊照片和影像資料，在做好檔案備份的前提下，注重系統的兼容性，在信息化建設時充分考慮到各種載體的格式要求，完成照片和影像資料的數字化工作；二是貫徹落實“增量電子化”的策略，全面啟動電子文件的在線接受工作，開展數字化加工項目，以館藏檔案全面數字化項目帶動整合檔案信息資源。同時，按照各地的電子文件歸檔與管理辦法規范數字檔案接收工作，在移交和接收環節中，要對數字文件進行完整性、可靠性、安全性、準確性進行檢測，通過檢測后方能錄入到系統中，保證數字檔案資源的規范統一。

（二）提高信息安全防護能力提高信息安全防護能力要從三個方面開展：一是提高信息安全防護意識。管理層和基層管理人員要把信息安全防護工作視為信息化建設的重要保障性工作之一。管理層應定期開展信息安全主題講座和交流會，派遣基層員工參加信息安全技能培訓工作。同時，培養工作人員良好的工作習慣，在實際工作中不斷養成信息安全意識。二是提高管理能力，對信息化建設過程中和檔案數字化過程中可能出現的信息安全外部問題和內部問題進行系統的梳理，根據梳理結果進行破壞力分析、可行性分析，通過事先的工作預防潛在的信息安全風險。三是，綜合運用各種防護技術。在實體檔案方面，要運用三種技術，分別是建筑保護法、裝幀保護法、驅蟲保護法，以保障實體檔案的完好無損，增加其保存期限。在數字檔案方面要重點防護，科技檔案管理中心要注重系統安全技術、數據安全技術和網絡安全技術的構建。系統方面要定期維護，查缺補漏，不斷測試系統的穩定性和漏洞，以提前做好應對；數據安全方面要運用數據加密、應急處理和備份技術，對價值高的科技檔案進行保護。

（三）建立良好協作機制，豐富檔案利用方式針對檔案利用存在的問題，社會研究機構檔案管理部門應依托信息化建設不斷提高檔案利用水平和服務能力。第一，打造完善的檔案利用體系，推動各部門之間的信息交流與溝通，以信息資源共享平臺為基礎打造高效、通暢、互利共贏的溝通機制，為檔案資源的進一步開發和利用打下良好基礎。第二，推動信息化建設的平衡發展。由于檔案利用是一項需要多個主體參與及配合的工作，因此在信息化建設要實現相對的同步，針對各部門之間信息化建設落差較大的情況，要制定差異化的發展策略，明確各自分工，檔案管理部門應起到主導作用，在基礎通信設施的建設上加大投入，其他相關部門則以內容建設為主，探究檔案資源的整合與分析。第三，優化檔案使用流程，在保證檔案保密性的基礎上進一步簡化使用流程，將檔案使用流程網絡化，拓寬檔案利用的場景，進一步提高檔案的利用率。

（四）提升管理水平，提高服務能力檔案管理水平的提高主要從兩個方面進行：第一，在管理層完善規章制度。根據檔案信息化的特點、難點以及未來發展趨勢，進行完善的制度設計。同時，注重流程化思維的培養，將制度融入到管理工作的方方面面，讓信息化建設能夠在完善的框架下運行，保障檔案信息化建設的方向性正確。第二，以強化管理來提高檔案服務能力。在信息化建設中要將服務意識和服務觀念融入日常工作，根據各類檔案利用與服務的特點制定服務質量標準，以提高服務能力。

［參考文獻］

［1］陶水龍.大數據視野下檔案信息化建設的新思考［J］.檔案學研究，2017（3）.

［2］鄭建芬.試論檔案信息化建設的現狀與發展［J］.檔案學研究，2017（S2）.

［3］“互聯網+”背景下的檔案資源安全建設［J］.山西檔案，2018（5）.

作者：唐莉娟 單位：廣西社會科學院辦公室科員