檔案信息化建設存在問題與解決措施范文

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摘要：檔案是一種憑證，沒有主觀意識的摻雜，客觀的記錄情況，為查考、爭辯以及事物的處理提供真實的憑據。但是檔案的內容多且復雜，傳統(tǒng)的管理方式顯然已經不能適應檔案的管理了，所以為了適應時代的發(fā)展，應該對檔案進行信息化管理。然而實現檔案的信息化建設不是一蹴而就的，在其發(fā)展的過程中出現了許多的問題，就檔案信息化建設中出現的問題進行探討，并且針對其中出現的問題提出了解決措施，希望能夠對我國檔案信息化建設貢獻一份力量。

關鍵詞：檔案信息化建設；問題；措施

如今，社會正在飛速的發(fā)展中，這其中必然離不開科學技術的進步了。我們所處的時代是一個信息爆炸的時代，計算機的出現和逐步普及使得信息對整個社會的影響地位逐步提升，我們每天接觸的信息量越來越大，信息更新的速度也越來越快，應用信息的程度也在急速增長。檔案是一種記錄形式，是對歷史記錄的一種手段，檔案小到個人的資料大到國家機構、社會組織都具有十分重要的地位。檔案內容十分的多，如果處理不好會丟掉很多的珍貴資料，所以要應用現代科學技術，實現檔案的信息化建設。

1關于檔案信息化建設的簡介

“以信息化帶動工業(yè)化”是信息時代的必然結果，是社會進步的必要階段。各部分信息化投入也不斷地增加，當然，檔案建設部分也不甘落后，開始了檔案信息化建設。對于檔案而言，仍用傳統(tǒng)方式對于檔案進行管理顯然已經不適用了，所以必須進行改革。檔案信息化建設，顧名思義就是通過現代信息技術將檔案信息資源進行處理、管理和為社會服務，將原來的以檔案實體為重心的向以檔案信息為重心進行轉變，盡可能的提高檔案管理和利用的現代化水平。近年來，各地檔案行政管理部門已經在全面開展檔案信息化建設，比如說建設檔案信息網站，通過互聯網查詢檔案資料等。不僅如此，在各高校以及醫(yī)院也都通過建立局域網和檔案信息網站將檔案信息化處理，利用計算機將檔案數字化，有利于相關檔案工作的開展。此外，全國檔案信息化的環(huán)境隨著科學技術的發(fā)展也有所改善，局域網的建立、檔案信息網站的建立以及國家出臺了許多的法律法規(guī)對檔案建設進行規(guī)范，檔案內容也就愈加豐富等等，都在一定程度上促進了檔案信息化建設。

2檔案信息化建設的重要意義

2.1對管理人員的重要意義

將檔案信息化建設可以給管理人員帶來許多好處。以往的檔案管理中需要將資料手工收集、編輯、整理，不僅工作量大，而且效率低下，然而將檔案信息化處理之后，檔案管理不再費時費力，數據只需要一次錄入就可以多次利用，并且在進行統(tǒng)計檔案信息時，不需要人員統(tǒng)計，只需要計算機處理即可。此外，檢索查詢的方式也更為方便，不再需要管理人員一本一本的查找，檢索時只需要在網絡上完成，而且查詢手段更加多樣化，極大的減輕了工作人員的負擔等等。

2.2對職能部門的重要意義

對檔案實現信息化管理，能夠在勞動力方面減少工作人員的工作量，提高了整個部門的工作效率，而且網絡化是大勢所趨，如果不進行向信息化改革在不久的將來中會被淘汰，此外檔案資料可以在網上實現資源共享，可以多次利用開發(fā)等等，從而提高了工作效率。

3檔案信息化建設中存在的問題

3.1檔案信息化建設專業(yè)人才較缺乏

要想實現檔案信息化管理，就需要管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識，此外掌握計算機技術的相關操作也是十分重要的。然而，檔案的管理的專業(yè)人員較少，大部分都是非專業(yè)人員，甚至一些檔案管理者只經過簡單培訓就上崗，不了解相關的操作流程，或者有些檔案的專業(yè)人員多以文科為主，對于網絡技術知之甚少，缺少精通檔案業(yè)務和信息技術的復合型人才，不利于對檔案進行信息化建設。

3.2檔案信息化建設設施落后，檔案整理水平不高，保存有問題設備的好壞

在一定程度上決定了信息化建設的進程，數字化檔案對于設備的要求較高，但是目前而言檔案室大都比較陳舊，最初也許并沒有考慮到要進行信息化改革，所以不利于電子檔案的管理。軟硬件的技術發(fā)展落后，雖然已經有所進步，但是起步較晚，技術程度不高，嚴重依賴國外技術。而且，早期的檔案本身就可能存在錯印、漏印，題目有錯誤，裝訂或者排序等等一系列類似的錯誤出現，所以導致掃描錄入的電子檔案也是有問題的。不僅如此，電子檔案是需要依靠于網絡或者計算機的，一旦出現網絡癱瘓或者電腦出現故障沒有存?zhèn)浞荩械奈募蜁В瑩p失將無法彌補，所以說在檔案保管方面是存在問題的。

3.3檔案信息的安全性存在威脅

將檔案信息化處理雖然有好處，但是也存在著計算機帶來的問題，比如說安全性問題。在信息技術發(fā)展過程中，安全措施并不完善，有很大的漏洞，但是網絡是具有開放性的，一旦病毒入侵感染計算機系統(tǒng)無法運行、數據大量丟失無法恢復是十分危險的，造成的損失是巨大的。此外還有就是有人蓄意攻擊系統(tǒng)，通過網絡竊取機密、篡改數據是非常可怕的。不僅如此，檔案管理人員的安全意識淡薄也是會出現嚴重問題的，以為電腦未被人動過，數據未丟失，保密工作做得十分差。

4檔案信息化建設采取的措施

4.1培養(yǎng)綜合型人才，加強素質教育人才的缺乏

在一定程度上制約著檔案的建設，所以對相關的人才進行培養(yǎng)就十分有必要了。需要加大力度培養(yǎng)相關的檔案專業(yè)的人才，而且要對知識不斷地進行更新，此外要規(guī)范檔案工作的相關流程，流程規(guī)范了安全性就會有所增加，風險就會少很多。不僅如此，檔案工作者的素質很重要，雖然檔案工作較枯燥，但是仍需要創(chuàng)新能力，安全意識也需要不斷提升。所以對人員進行定期培訓、召開研討會就很重要了。

4.2加強檔案信息化建設，實現資源共享

對電子文件要進行分類處理，對不同的內容要進行數字化處理和文字轉化，在轉化的過程中要注意不失真，這樣的電子文件才會有真實性，才會有保存價值。而且檔案工作要向現代化管理轉變，要實現信息共享，還要對檔案的重要程度等指標進行排序，對于可以開放的檔案以及利用率較高的檔案優(yōu)先整理，有利于提高效率。

4.3加強檔案的安全建設

檔案建設過程中安全性是不可忽略的問題。要想保障檔案的安全性，就需要在制度上、技術上、人員上入手。沒有規(guī)矩不成方圓，所以建立一套嚴格的制度對于檔案信息化建設是很有必要的。利用秩序規(guī)范行為可以減少危險的發(fā)生。不僅如此，還要提高技術水平，在外部做好防范工作，如建立防火墻、進行數據加密或者制作只讀光盤進行備份等等。要運用現代化的技術手段減少信息危險的出現。更重要的是，對于工作人員的素質教育也要加強，尤其是保密的意識。結束語本文就檔案信息化建設中出現的問題進行探討，并且針對其中出現的問題提出了解決措施，希望能夠對我國檔案信息化建設貢獻一份力量。

參考文獻

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作者：李世杰 單位：黑龍江省煤田地質物測隊