檔案信息化管理現狀（3篇）范文
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摘要：當前各行各業在經濟往來過程中都離不開合同，合同不僅是經濟往來雙方維護自身合法權益的重要依據，同時也是防范風險的主要憑證。隨著經濟往來的頻繁，合同檔案的數量也越來越龐大，因此利用信息化手段來對合同檔案進行管理，可以有效提高合同檔案管理的水平，加快實現合同檔案信息的共享。分析了加強合同檔案信息化管理的重要作用，并進一步對加強合同檔案信息化管理的措施進行了具體的闡述。
關鍵詞：合同檔案；信息化管理；作用；措施
在各行業經營活動中，合同作為重要組成部分，為各行業的運營管理提供了重要的保障，其作為經營活動中各方權利和義務關系的書面憑證，作為各行業經營管理及業務收支的直接載體，可以說各行業對合同檔案管理的水平直接關系到其經營風險和業務收入。因此需要對合同檔案進行科學管理，充分的運用信息化技術和手段來改變傳統的合同管理模式，加快推進合同檔案管理規范化和信息化的進程，使其更好的服務于各行業的健康發展。
1加強合同檔案信息化管理的重要作用
1.1改變了合同檔案的管理模式
在傳統合同檔案管理工作中，通常針對合同的類型將其劃為基本建設類檔案管理、文書檔案管理和業務檔案管理，這也使合同檔案管理呈現為分散的特點，并沒有設置單獨的部門對合同檔案進行統一管理。合同檔案信息化管理實現后，合同檔案管理系統的應用，實現了與合同管理系統的有效對換，這樣合同管理系統中各類合同簽約完成后，電子合同數據則會自動進入到合同檔案系統中，從而實現電子合同與紙質合同的對應接收，并對合同檔案進行統一分類和集中管理，有效的改變了合同檔案的管理模式。
1.2確保了合同檔案內容的完整
合同檔案信息化管理的實現，使合同檔案管理系統得以有效的應用。這也有效的規避了之前人工管理工作中，合同歸檔只提前審批表和合同原件的情況，將合同當事人的資信證明材料和與合同簽署有關資料的歸檔忽略掉，從而影響合同檔案內容的完整性。在合同信息化管理實現后，在合同檔案管理系統中對于合同經辦部門和經辦人的職責進行了清晰的界定，而且還設置了合同經辦人在起草合文本時需要填寫送審表、上傳對方當事人資信證明及與合同簽署有關的資料。同時，在合同簽約完成后，還需要上傳簽章頁，進一步對電子合同數據進行完善，確保合同檔案系統中電子合同數據的完整性和有效性。還需要同時進行紙質文本合同的歸檔，使合同檔案管理工作實現紙質文本和電子數據的有效歸檔，有效的保證了合同檔案內容的完整性。
1.3紙質合同檔案及時歸檔
合同檔案信息化管理實施后，實現了電子合同數據的自動采集和接收，檔案管理人員可以通過檔案系統掌握合同檔案的入庫信息，對系統采集的數據進行跟蹤處理，并通過合同檔案流程與財務報帳流程的綁定，使紙質合同的及時歸檔成為發起合同報帳的約束條件。即檔案管理人員進行紙質合同歸檔操作后，合同報帳流程才被激活，經辦人才能發起合同報帳，確保了紙質合同檔案的及時歸檔。
1.4實現了合同檔案信息資源共享
首先，合同檔案系統的上線，為合同檔案的利用和查詢提供了信息化的平臺，合同經辦人或OA用戶通過權限的配置可直接查看或網上申請查看合同檔案，實現了合同檔案網上遠程查詢利用，節省了人力、時間和空間資源。其次，通過信息化技術來對合同管理流程、檔案流程、財務報賬流程進行整合，實現共享報帳流程應用電子合同，實現了各專業系統間的關聯應用和資源共享。提高了合同檔案綜合利用的及時響應能力。
2加強合同檔案信息化管理的措施分析
2.1加強軟硬件建設
在當前合同檔案信息化管理工作中，需要重視軟硬件方面的建設，為合同檔案管理信息化的實現提供重要的基礎保障。首先，強化硬件設施建設。合同檔案信息化管理工作中離不開必要的硬件設施，如電腦、刻錄設備、掃描儀等辦公設備，同時還要具備良好的網絡條件。因此需要加大資金方面的投入，確保硬件設施配備齊全，進一步對硬件環境和網絡條件進行完善，實現信息使用主體與合同檔案管理設備的之間的穩定鏈接。其次，加大軟件的研究力度。在合同檔案信息管理工作中，軟件的選擇要針對實際情況，綜合對當地網絡、硬件及服務對象范圍等進行考慮，從而決定需要使用的軟件系統。對于選擇的合同檔案管理軟件，還要考慮其后續的升級及兼容情況，通過對軟件的成熟性、公司實力和售后服務等多方面進行分析后，從而選擇性能穩定的軟件，規范對合同檔案的有效管理。
2.2建立統一的合同檔案管理
信息化標準合同檔案管理信息化是管理工具，目的是實現合同檔案資源利用的最大化。因為，必須有效建立起一套統一的合同檔案管理信息化標準，對于合同檔案的整理、統計、服務標準等進行統一規定，以此作為進行合同檔案管理工作的標準。這種統一的標準的使用，使合同檔案信息在合并統一管理、查詢時無阻礙，大大提高了信息的利用率，對合同檔案信息資源的共享與管理十分有利。
2.3合同管理系統中電子印章的技術處理
一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統，通過系統審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統，也可能使用不同的系統，不太可能使用同一系統進行同一合同的審簽，合同簽署環節加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
2.4合同檔案的數字化管理
首先，搭建系統橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網絡版合同系統和檔案管理系統，通過建立聯網的系統間數據交換接口，實現已辦結合同數據自動轉換、存儲到檔案管理系統，直接實現合同檔案的數字化管理。其次，下載轉存數據。對于因經濟、技術等原因無法建立系統間數據交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統，以實現合同檔案的數字化管理。最后，掃描掛接數據。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數據掛接方式，實現合同檔案的數字化管理。
結束語
合同檔案信息化管理的實現，有效的提高合同檔案管理的水平，為合同管理質量的提升創造了良好的條件。合同檔案作為各行業經濟活動的重要憑證和依據，是合同得以執行的重要保障，因此需要重視合同檔案管理工作，充分的利用信息化技術有效的創新合同檔案管理模式，從而開創合同檔案管理的新局面。
參考文獻
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作者：陳曉悅 單位：齊齊哈爾市第一醫院
第二篇：新時期人事檔案信息化管理問題分析
【摘要】在我國人事管理制度改革過程中，分析測試中心人事檔案管理工作面臨巨大考驗，也出現了很多新的問題，需要充分利用信息技術手段，提升人事檔案管理工作效率。本文將簡述新時期人事檔案管理工作信息化的意義，通過分析其中存在的問題，有針對性地提出解決對策。
【關鍵詞】新時期；人事檔案；信息化管理
隨著現代信息技術的快速發展，社會各個領域都實現了信息化。對于分析測試中心而言，傳統人事檔案管理方法已經難以滿足新時期要求，需要盡快進行更新，轉變理念，加大對信息技術的利用，提升工作效率。通過提升人事檔案管理信息化水平，才能真正共享信息資源，保證人事檔案資料的完整性和真實性，并充分發揮檔案信息的作用，更好地服務于分析測試中心各項工作。
一、新時期人事檔案信息化管理的意義
人事檔案信息化管理，就是將現代信息技術應用到檔案管理活動中，實行對檔案信息資源的數字化管理，確保檔案資料得到有效利用。現階段信息技術發展速度很快，人事制度改革也不斷深入，在分析測試中心日常工作中，會產生很多的人事檔案資料，人才流動也更加頻繁。對人事檔案管理工作而言，需要盡快轉變理念，不斷進行創新，將已有資源充分整合在一起，改變以往單一紙質管理方法。要將信息化管理手段充分利用起來，加大對人事檔案的開發利用，確保其得到便捷、高效利用，實現人事檔案管理工作效率的提升。此外，加強人事檔案信息化管理工作，還能實現對檔案資料的自動化管理，更好地共享信息資源，最大限度發揮出分析測試中心人事檔案資料的價值。
二、新時期人事檔案信息化管理中的問題
（一）硬件設施不完善。在分析測試中心人事檔案信息化管理工作中，計算機、掃描儀等硬件設備必不可少，這是實現其利用率提升的關鍵。只有具備完善的硬件設備和基礎設施，才能讓人事檔案資料得到有效管理，共享信息資源。但是當前很多分析測試中心由于缺乏足夠經費，硬件設備不完善，基礎設施建設滯后，這樣人事檔案信息化管理工作很難正常開展，工作效率也不高。
（二）信息數據庫建設滯后。在人事檔案信息化管理工作中，首先需要及時收集日常工作中形成的人事檔案，并集中進行整理，之后利用聲像技術、掃描、打字等手段，將檔案材料錄入計算機中，讓人事檔案信息的收集與整理更加科學。此外，還要通過建立信息數據庫，便于今后的檢索，這樣能夠充分發揮出檔案的服務功能，體現出檔案資料的利用價值。分析測試中心要實行檔案管理工作的標準化，這是提升其信息化管理效率的關鍵，但是目前還沒有落實人事檔案管理工作的標準化，且人事檔案信息數據庫建設也很緩慢，并存在信息數據不完整、準確性不高等問題。
（三）存在檔案信息安全隱患。從分析測試中心人事檔案信息化管理工作現狀來看，信息失真問題非常嚴重。一方面，檔案管理人員責任心不強，工作疏忽大意，且在檔案信息化管理中，由于缺乏專業技術，在人事檔案信息傳遞、加工和利用過程中，容易導致檔案出現缺損，從而出現失真問題。另一方面，檔案信息不完整，存在安全隱患。在人事檔案信息化管理中，網絡安全問題也不容忽視。在網絡發展過程中，人事檔案信息的可靠性、安全性問題越來越凸顯，尤其是各種網絡病毒的威脅、黑客的入侵等，為人事檔案信息安全帶來巨大威脅，容易發生信息泄密的情況。
（四）檔案管理人員素質偏低。在以往人事檔案管理工作中，技術含量不高，對檔案管理人員的要求也不高，現有檔案管理人員未掌握先進信息化管理手段，這導致缺少檔案信息化管理人才。例如：在開展人事檔案信息化管理工作時，檔案管理人員大多根據軟件程序進行操作，缺少計算機管理知識，雖然配備了現代設備，但是只要系統發生問題，就無法解決，從而為人事檔案信息化管理工作的正常開展帶來不利影響。此外，在信息化背景下，檔案管理人員的工作方式、服務手段等也有了變化，對人才的需求量也在增加，需要掌握更多信息化手段，才能滿足檔案人事檔案管理工作的需要。
三、新時期人事檔案信息化管理的對策
（一）加快基礎設施建設。為提升分析測試中心人事檔案信息化管理水平，需要盡快配置完整的硬件設備，從而加快檔案信息資源的開發與利用。為確保檔案信息順利傳輸與交換，實現信息資源的共享，分析測試中心檔案管理部門還要增加資金投入，及時購置先進設備，如自動化辦公設備等，并建立起完善的信息管理網絡系統。只有這樣才能最大限度發揮信息資源的作用，實現人事檔案管理工作效率的提升，讓其更加現代化、信息化和智能化。
（二）實現檔案信息的數據化。在人事檔案信息化管理工作中，不僅有紙質材料，還有很多電子文件，檔案管理部門要做好這些檔案的收集工作，加強管理，尤其是要儲存好信息，并將工作重心放在信息的二次開發上。在將檔案信息錄入計算機以后，要及時進行分類，做好加工工作，同時建立檔案信息數據庫。此外，還要建立標準統一的信息化系統，在原始檔案資料的基礎上，利用信息維護系統，在計算機中錄入檔案信息，確保人事檔案信息數據庫的完整與準確。為實現信息資源的共享，還要采用規范、標準的軟件，避免數據結構發生混亂，從而讓上下級數據得到更好的共享。
（三）依法保障檔案信息安全。對于分析測試中心人事檔案信息化管理工作而言，還要重視人事檔案信息的安全工作，防止出現信息泄露、丟失等問題。要將對人事檔案信息的安全保護措施做到位，避免信息資料被破壞，應嚴格按照《檔案法》中相關規定，確保人事檔案信息的安全性與真實性。這對檔案管理人員政治素質要求較高，需要掌握一定計算機與網絡信息技術，能夠做好對數據庫的備份工作，將數據庫使用權限明確下來，將制定的規章制度落到實處。
（四）提升檔案管理人員素質。隨著信息技術的發展，新時期對人事檔案管理工作有了更高的要求，需要將信息技術充分運用到人事檔案管理工作中，從而簡化工作流程，讓檔案資料價值得到體現。這對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要熟知政策法規，還要精通計算機管理。這需要加大對現有檔案管理人員的培訓工作，讓他們掌握更多先進的信息技術知識，懂得網絡管理的方法，同時提升他們的操作技能。此外還要積極引進計算機專業人才，通過打造一支素質高、能力強的專業化人才隊伍，才能保證分析測試中心人事檔案信息化管理工作的順利開展。
四、結語
總之，提升人事檔案信息化管理水平，能夠讓檔案資料的利用更加科學、便捷。分析測試中心檔案管理部門應及時轉變思想觀念，改變以往被動的工作狀態，要主動開展人事檔案收集和整理工作，并充分利用現代信息技術，提升人事檔案管理工作效率。此外，還要建立完善的規章制度，規范檔案管理人員的工作行為，避免檔案資料出現丟失、泄密的問題，確保檔案信息的完整性。只有這樣才能讓人事檔案資料的價值得到最大體現，更好地服務于分析測試中心的各項工作。
【參考文獻】
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作者：劉長安 單位：山東省分析測試中心
第三篇：醫院病歷檔案信息化管理中的利弊探究
摘要：現代信息技術為病歷管理提供了極大的方便，借助信息化的管理方式，不僅可以提高病歷管理工作的效率，而且有助于提高病歷管理工作的質量。但是，病歷信息化也存在著弊端，需要科學的進行分析和討論。
關鍵詞：醫院；病歷檔案；信息化管理；利弊分析
信息化病歷管理是醫院病歷工作的主流發展趨勢，本文在分析病歷信息化管理存在的利弊基礎上，探討有效的病歷管理方法，全面提高病歷管理工作的質量。
1醫院病歷檔案信息化管理的優勢
1.1實現無紙化
辦公病歷檔案是醫院主要的信息檔案，對于提高醫院工作效率，降低日常醫療工作成本有重要意義。首先，電子病歷檔案可以實現無紙化辦公，有利于醫務工作者更方便快捷的查詢檔案信息，實現了全面準確記錄病人數據信息的目的。其次，醫院病歷檔案的信息化還有助于檔案數據的快速傳遞，縮短了檔案的傳遞時間，可以不受空間與時間限制，隨時使用檔案數據。
1.2有助于提升醫院工作效率
使用計算機來存儲病歷檔案，可以全面的記錄病人的數據信息，醫生從此不再受到病歷因素的限制，能夠更準確的統計多種病人的數據信息。更好的滿足臨床需要。首先，將檔案錄入計算機，可以顯著的提升醫生的工作效率，可以把醫生從繁重的病歷填寫工作中解放出來，把更多的精力集中在病人的診療上，全面提高診治工作的質量。其次，采用計算機來記錄病人的病歷信息，可以做到規范、完整和數據詳實，可以杜絕以往自由書寫病歷形式而帶來的問題，解決了病歷不標準的問題。第三，可以通過數字病歷信息的查詢，建立起分析、預警和治療的控制手段，提升了醫院的診療效率，科學的合理的配置醫療資源。
1.3降低了病歷的錯誤率
采用計算機來記錄病歷信息，減少了不必要的數據傳遞工作，計算機可以自動的根據病人的病歷來分析醫囑，計算機可以對醫生提出的具體診療方法進行判斷，從而避免了嚴重問題的出現。首先，計算機可以對病人的病歷進行集中的管理，即使病人的資料再多，也可以按照具體的程序要求實現分門別類的管理。其次，通過電子病歷可以實現對病人的病情有效監控，可以采用科學的方法有效杜絕醫療事故的發生。
1.4有助于化解醫療糾紛
電子信息化的醫療病歷可以對患者的全程就診情況進行監控，可以記錄與病人相關的所有數據信息記錄，這些記錄不僅為病人的具體的就診提供依據，而且還可以實現數據信息的長久保存。首先，病歷是具有法律效力的醫學記錄，它可以成為鑒定事故，解決醫療爭議的法律文書，可以實現對病歷信息的全面持久保存的目的。其次，電子病歷記錄的數據信息更全面，有助于解決醫患矛盾，對提高醫療工作的效率有重要的意義。
1.5可以實現遠程會診目的
現代醫學的發展越來越依賴電子信息技術，電子病歷檔案可以為遠程會診提供基礎性的數據，有助于實現數據信息的共享，同時也避免了數據信息檢查的重復性問題，方便了遠程會診工作。首先，醫院在獲得授權的情況下，可以把電子病歷信息提供與病人相關的醫療機構，從而減少醫院對獨個大夫判斷依賴。其次，電子病歷可以為醫生的診療工作提供更大的支持，有助于實現病人數據信息的對接，提高診療工作的認可度，保證了醫療工作的質量和銜接性。
2醫院病歷檔案信息化管理的問題
2.1數據安全問題
依靠信息技術存儲電子病歷，雖然極大的方便了患者和醫生，但是也存在著安全風險。首先，電子計算機不是完全安全的環境，也存在著數據存儲、交換的危險，由于計算機病毒和計算機數據庫結構的錯誤，都可能威脅電子病歷的安全。其次，電子病涉及到患者的個人隱私，由于各種原因而發生了電子病歷的泄露問題，會對患者造成傷害。醫院現有的電子病歷管理手段和能力水平，還不能保證電子病歷檔案的絕對安全。
2.2現有軟硬件水平不完善
現有的電子病歷軟硬件條件還不能滿足現實現醫院電子病歷信息檔案的存儲工作，不僅存在著電子計算機的硬件設備不足，硬件數據庫存儲空間有限的問題，而且還存在著現有軟件功能不完善，不能滿足醫生操作電子病歷的需求。首先，電子數據庫的存儲形式還無法滿足日益增長的病患數據的需求，無法全面的支撐對患者數據信息的全面存儲。其次，數據庫的運算效率和數據的管理方法還有待進一步的提高，現有的數據存儲方法已經不適合云計算機時代的數據使用的實際需求。
2.3相關法律方面的問題
電子病歷檔案的法律效力目前還有待界定，有些電子病歷由于痕跡不明顯，存在著數據被篡改的風險，數據電子病歷作為法律文件的效力還有待確定。首先，目前電子病歷檔案的法律地位還有待的確認，尤其是在處理醫療事故時的電子病歷，更需要從舉證的角度對于進行確定。其次，當前醫療糾紛中關于電子病歷在的爭論還較多，由于電子病歷管理上的差異，不同醫院電子病歷管理標準不同，這些病歷往往得到不到法律上的認可。
2.4病歷管理部門能力不強
現代醫學的快速發展，對醫院病歷管理部門的要求越來越高，這反襯出病歷管理部門存在的問題。首先，現有病歷管理部門的業務人員素質有限，還能完全適應病歷電子化的工作趨勢，需要針對不同醫院的實際情況，建立起完善的電子病歷的管理方法。其次，現有病歷管理人員的計算機操作能力水平參差不齊，由于操作錯誤而導致的電子病歷生成困難，數據信息遺失等問題還存在，還需要對相關人員的操作能力進行提高。
3醫院病歷檔案信息化管理的策略
3.1提高管理人員的素質
提高病歷管理人員的信息化能力水平，圍繞電子病歷進行專業的培訓有重要意義。首先，醫院應當定期的開展相關人員的病歷培訓工作，全面提高病歷管理人員的信息化操作能力，全面提高相關人員的病歷操作素養。其次，提高病歷管理人員的職業精神，以高度負責的精神加強電子病歷的管理工作。
3.2強化電子病歷管理質量
做好電子病歷的管理工作是醫院的應用職能，醫院應當在完善的制度體系規范下，全面提高病歷的管理工作水平。首先，做好電子病歷的歸檔存儲工作，保證電子病歷的存儲、檢索和使用的高效有序進行。其次，及時反饋信息，根據實際情況不斷的補充電子病歷的數據信息，實現電子病歷與紙制病歷的雙軌管理，并且做好關的病歷數據信息的轉換工作。第三，定期對電子病歷進行檢查，及時修正相關的數據信息，保證系統的穩定運行。
4結論
做好病歷信息化管理工作對促進醫院的發展有重要意義，只有從病歷管理的規律出發，根據醫院的實際情況制訂完善的病歷管理制度，加強相關人的員的培訓工作，才能消除電子病歷的弊端，實現科學管理的目的。
參考文獻
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作者：王永健 單位：牡丹江市腫瘤醫院
