檔案信息化建設探討范文

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摘要:

從檔案信息化建設的必然發展趨勢和發展現狀等方面解析了全球信息化革命帶給檔案工作的深刻轉變和啟迪，旨在今后的檔案信息化建設中能認真吸取經驗教訓，更好地促進以后的工作發展。

關鍵詞:

檔案;信息化;發展;啟示

檔案是人類社會各種實踐活動的真實記錄，是人類的記憶，是傳承文明的載體，是人類重要的歷史文化遺產。組織檔案、保護檔案，旨在維護歷史真實面貌;管理檔案、利用檔案則對社會的經濟發展、科技進步、精神文明建設有著舉足輕重的影響。檔案的信息化，是指將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用，最終實現檔案信息資源的社會共享。

1檔案信息化建設是發展的必然趨勢

檔案信息是社會唯一的原生信息源，長期以來，檔案的收集和保管被人們所理解和重視，但檔案的開發利用卻由于認識的局限以及提供利用的手段滯后而受到人們的忽略。隨著時代的發展，先進科學技術廣泛地改變著人們的生產、生活方式，特別是計算機和網絡技術的快速發展和廣泛利用，給人類社會生產力的發展帶來了革命性的進步，給現代化注入了全新的內涵，也為加速實現現代化進程提供了強大的動力。IT技術引領著現代科技的發展，同時也為科技創新提供了最先進的手段。隨著信息化時代的到來，在信息社會決定一個國家和地區生產力發展水平不再局限于自然資源、歷史條件等，而是包括知識、文化遺產在內的各種信息資源，信息將成為知識經濟時代最為重要的資源。檔案作為社會信息的重要組成部分，也是國家信息化戰略的重要組成部分，其收集、管理、提供利用的手段等方面必然形成一場深刻的變革。同時，對于檔案管理和檔案工作者來說，檔案的信息化是一場歷史性的挑戰，是順應潮流、適應社會發展的新舉措、新要求。

2我國檔案信息化的發展歷程及現狀

我國檔案信息化啟蒙于20世紀80年代末，成型于20世紀90年代，21世紀是快速發展時期。可以概括為四個階段:啟蒙與認識階段、起步與探索階段、建設與成長階段、發展與應用階段。隨著檔案信息化工作的深入開展，檔案管理信息系統也從應用形態、操作模式、網絡數據庫環境、數據存儲方式到系統的體系架構一一發生著巨大變化，歷經了單機應用、網絡應用、集成應用三個過程。目前，我國檔案信息有以下幾種應用模式。1)總體規劃、統一部署。這是把檔案信息化管理納入到整個信息化建設的全局中，將檔案信息作為單位信息資源的重要組成部分進行統一管理，這樣做的優點在于克服了伴隨電子政務而產生的電子文件的實時歸檔問題，實現了內部資源的共享，加強了各部門之間以及檔案館與歸檔單位之間的信息集成。這種模式在我國資金、技術條件雄厚、網絡化程度較高的機構和部門中應用較為普遍。2)重點突破、落實到位。這種模式一般采用于檔案專門管理機構。在制定了整體信息化建設戰略與規劃的基礎上，按照“收集—編目—整理—加工轉化—保管—利用”的業務流程，開發和實施支持檔案業務管理的信息系統。由于管理系統的應用需求針對性很強，因此在相應檔案管理流程的實現思路和應用模式上，考慮比較周到。不足之處在于多個系統并行運行，信息資源尚未完全實現總體集成。3)需求推動，分步實施。此種模式普遍應用于那些資金、技術不能一次到位的機構和部門，信息化開發重點強調當前性和實用性上。這種做法既滿足了目前工作的需要，又為今后更廣泛、更深層、更精細的信息資源建設打下了堅實的基礎。

3檔案信息化建設帶來的變革與啟示

檔案信息化跨越式發展帶來三大變革:一是紙質載體數字化，二是管理工作的現代化、科學化，三是檔案提供利用的現代化。在這場歷史性的大變革中，檔案工作者不斷轉變觀念，更新思想，努力掌握各種現代技術，不斷譜寫出新篇章。在激勵我們全體檔案人奮勇向前的同時，也帶給我們諸多啟示。1)轉變觀念，順應潮流，與時俱進。在全球大范圍的信息化建設環境下，如果檔案管理保持不動，固封自守，那么檔案信息將成為一座無人知曉的信息孤島，無論其自身所蘊含的價值如果巨大，也發揮不了社會效用。2)注重全局規劃，堅持高標準建設，著力解決建設中不規范的方面，統一部署，穩步推進。檔案信息建設從一開始就一定要納入單位、系統、地區甚至國家的信息化建設全局中，做到統籌安排，協同發展。3)堅持高水平管理，開展“一把手”工程。信息化建設是一項涉及多學科、多部門、全社會共同參與的綜合性和基礎性工作，必然成立一個層次高、有權威、專業性強的專門機構制定行業標準規范，研制權威性軟件系統，開展信息化全過程的監控與管理，達到全面整合檔案信息資源，實現信息共享的目的。4)注重檔案管理人員的素質培養，推動專業檔案人才向復合型人才轉變。檔案的信息建設跨越幾門學科，其間的銜接和溝通有諸多的不代溝，往往造成開發研制出的軟件不能最大程度地滿足檔案管理工作。所以我們要注重復合型人才和發展型人才的培養，擴大檔案信息建設化水平的思路，保障和促進檔案信息化的快速穩步發展。

參考文獻:

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［2］王賢會．檔案信息化建設帶來的變革與啟示［J］．中國檔案，2006(4)．

［3］倪麗娟．管理信息化背景下的檔案工作思考［J］．檔案學通信，2004(4)．

作者：李波 單位：重慶師范大學 檔案館