檔案信息化應用量化考核實踐范文

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中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）中要求“切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化”，勝利油田檔案管理中心在貫徹《意見》的行動中制定了一系列措施，其中檔案信息化應用考核措施是最具代表性的一項。檔案信息化建設與應用是系統工程，涉及的廣度幾乎涵蓋檔案業務的全部。因此，檔案信息化應用專項考核，實際上是對檔案業務工作的全面評價，能夠清楚地反映出檔案工作的面貌和狀態。本文結合考核工作的實例來闡述考核過程，雖然提出了具體的考核項和分值等，但筆者的本意是不拘泥于具體數據，重點交流考核的思想與方法。

一、考核辦法

1.考核內容及規則本文列舉的考核實例，成績實行百分制。考核內容和評分規則在制定完成后，在一個階段相對穩定地實施。在下一個年度的開始，根據檔案工作實際開展情況再靈活地進行修訂。考核內容有4項，即檔案門類的齊全與數據完整性、歸檔及時性、檔案數字化和系統管理，所占分值分別為30、20、20、30。因各單位的檔案業務有差異，考核的檔案門類也要根據實際情況而定。根據業務類型將各單位組到幾個板塊，分別進行考核，每個板塊分別排名，突出考核的可比性、精確性和真實度。對油田企業來說，可劃分為生產、工程、保障、社區和其他等5個板塊，每個板塊內檔案業務基本相同，在考核中能夠充分體現出可比性。假如生產單位和社區的一并進行考核，社區內就不涉及生產類的勘探開發檔案，檔案門類的差異造成單位之間無可比性，考核結果中若摻雜形式主義成分就無實際意義。4項考核內容的每一部分，原則上將分值細化到每個檔案類，具體做法是：對每個檔案類分別考核，有幾個考核門類就得出幾個分值。比如要考核9個檔案類，那就要計算出9個考核值，先按百分制給出每個門類的分值，再被9除，然后相加，最后和該考核大項占總成績的權值相乘，就得出該項的分值。本文的實例中，四個考核項所占權值分別為30%、20%、20%、30%。

2.考核流程在考核辦法（制度）落實后，根據檔案工作的特點，考核周期按季度進行。在每一個季度末，起草并下發考核通知，確定考核內容、規則及具體流程、上報方式等。下屬單位接到通知后，先按要求開展自查，并按時上報自查成績，由檔案主管部門討論核實后呈領導閱示確認，在下一個季度初公布考核結果。期間充分聽取下屬單位對考核的反饋意見，以改進和調整下一步的工作計劃與方式。

二、考核內容解釋

1.檔案門類的齊全與數據完整性該項考核包括兩部分內容：一是檔案門類的齊全性，指的是考核有關單位所管理的檔案類是否全面，每個板塊考核哪些檔案類在規則中是很明確的，缺項就要按評分標準扣分；另一個是檔案數據的完整性，指的是在每個檔案類中，檔號、題名、歸檔日期、責任人等必填信息是否存在空值的問題，若存在這種情況就要按標準扣分。檔案門類是根據國家有關標準，結合企業自身的業務特點，科學、合理地進行劃分。作為油田企業，納入考核的檔案有9類，即勘探開發、基建、管理、會計、科研、實物、照片、視頻、設備等，每個板塊的種類也不完全相同，若門類缺少，齊全性就要扣分；在各類檔案的管理字段中，分別有規定的必填項，若必填字段值為空，就要扣分。齊全完整性的檢查要靠工具軟件輔助完成，這是為輔助考核管理而編制的專用軟件，靠人工檢查工作強度是海量的，不現實。

2.歸檔及時性在預定的《企業檔案管理辦法》中，各類檔案的歸檔時間有明確的要求，歸檔滯后就要扣分。下邊列出各類檔案歸檔及時性的具體要求：（1）勘探開發檔案。完井地質總結報告，開發井等在完工10日內，探井在完工35日內歸檔；測井資料在完成7個工作日內歸檔；其他地質資料在形成后的10個工作日內歸檔。（2）基建檔案。工程項目文件材料在其項目竣工后3個月內（以竣工驗收時間為準）歸檔。（3）管理檔案。文件辦理完畢后，在30日內（以文件形成日期為依據）歸檔。（4）會計檔案。當年的會計檔案在形成部門再保管一年后，在來年的6月30日前歸檔（如：2014年6月30日前，完成2012年的會計檔案歸檔）。（5）科研檔案。科研課題文檔要在項目鑒定后3個月內歸檔。（6）實物檔案。實物檔案應在相關工作結束后30日內歸檔（以實物形成日期為依據）。（7）照片。照片（包括底片）及相關文件材料在有關工作（活動）結束后30日內歸檔。（8）視頻檔案。同照片。（9）設備檔案。外購設備儀器、引進項目的文件材料，在開箱驗收或接收后及時登記，安裝調試完成后，3個月內歸檔。

3.庫藏檔案數字化《意見》指出：“各檔案館（室）要大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用，對已實現數字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。”檔案數字化工作目前雖然有了一定進展，但離工作目標還有距離。面對企業實體庫藏量大，載體種類多，檔案保存時間久遠，借閱利用逐年遞增的現狀，需要制定可行的檔案數字化計劃，按照載體老化程度、檔案價值重要性、借閱利用率、檔案開放需要的優先順序開展數字化工作，爭取在3年內實現庫藏目錄數字化率100%，檔案全文數字化率80%的目標，實現這個目標，要用考核來推動和促進。目前，庫藏檔案目錄基本入庫，重點考核的內容是全文數字化部分。具體方法是：以上傳到系統的全文為基準進行考核，已數字化而沒有進入系統的全文，不能通過系統檢索，即還沒有納入檔案信息化平臺運行，因此不計入考核成績。全文數字化率80%的目標的計算方法是，以系統內掛接全文的目錄數（包括卷內和按件管理的目錄）占應該帶有全文的目錄數的80%，每個單位的檔案數字化率也是通過這個方法統計得出。在以往的全文掛接中，卷內的每一件（或按件管理的每一件）都可能對應著全文中的多個電子文件，比如說，一個文件有發文稿紙、正文、修改稿等，原來的做法是分別將這些文件掃描成JPG或其他格式的文件作為全文上傳，即一件對應多個全文文件，顯得有些凌亂。目前的做法是一件對應一個文件（全文），實現過程是將多個電子文件合成一個單層或雙層PDF文件。這樣，在統計全文數字化率的過程中，無論按目錄或按全文，統計出的數據是一致的（按原來的做法，全文的數量一般都大于目錄數）。

4.系統管理檔案信息系統的應用是樹狀分布的，系統維護管理也按權限分布至基層單位的每個節點。系統管理的水平直接影響到應用開展的質量與效率，因此，對系統安全措施、配置規范性、完整性、正確性等作為重要考核點，對管理機構、用戶、角色、應用視圖、歸檔流程等要求及時優化與更新。另外，還要求系統管理員和系統用戶對應用過程中遇到的問題和合理化建議及時提報，酌優計入考核成績。

三、考核效果

通過檔案信息應用考核，增強了各單位檔案意識，尤其是引起了檔案分管領導和有關部門的注意和重視，提高了對檔案工作的重視程度，提高了檔案部門和檔案工作者的話語權，形成了對標、追標的良好氛圍。考核本身就是規范檔案工作的過程，通過考核促進了全文數字化工作的開展，檔案數據進一步規范、正確、完整，檔案工作者的應用技能快速提升，上下級、同級檔案部門單位業務交流更加緊密和具體，形成了新形勢下檔案工作的規范、有序、高效的良性循環新常態。檔案考核結果報企業經營管理部門納入總體考核目標管理，獎懲兌現，提升了檔案服務于企業主營業務的比重。

本文所述的檔案信息化應用專項考核做法，可以推廣至檔案工作的全面考核。需要進一步提升和改進的部分就是將考核目標再進行細化和科學量化，盡可能用軟件輔助實現考核自動化，減少人為因素的干預和考核工作量。考核是一個客觀行為，考核和被考核者要充分履行各自的責任義務，要對考核結果負責。通過考核，要使被考核單位知道問題在哪里，整改對象更明確。因此，每次考核過后，要認真做好信息反饋與溝通，目的是通過考核，真實地反映出基層工作實際，更有效地促進檔案工作的開展。

作者：劉茂誠 單位：勝利油田檔案管理中心