檔案管理的科學化水平分析范文

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摘要：

文章首先分析了檔案管理現代化過程中常見的問題，總結為管理標準化程序低、工作人員技能水平不達標以及管理方式落后等內容。其次重點探討提升科學化管理的有效建議，以及工作期間應當注意的技術要點，幫助提升檔案管理任務完成質量。

關鍵詞：

檔案；管理；科學化；路徑

信息技術應用在檔案管理中，大幅度提升了檔案管理任務完成質量。傳統管理方式是對紙質檔案進行保存，在使用過程中很容易損壞或者丟失，隨著科技不斷發展進步，這種管理理念也顯示出極強的落后性，大部分檔案管理單位也正在向電子檔案轉變，幫助提升使用安全性。提升檔案管理水平還需要在工作理念上做出創新，下面文章將重點探討提升檔案管理科學化水平的具體途徑，幫助基層檔案工作人員高效完成工作任務。

一、檔案管理現代化過程中存在的一些問題

1、檔案管理的標準化程度非常低目前的檔案管理工作開展形式，仍然處于傳統的落后階段，科學化只是作為理念出現，并沒有真正的落實到實際工作中。管理方式也缺乏規范性，各基層單位所執行的標準得不到統一，這一現狀并不利于檔案安全管理，增大了風險隱患。領導干部對檔案管理工作重視程度不足，基層工作人員自我約束能力差，受多重因素影響，檔案管理工作開展形式得不到更新，仍沿用落后的管理方法。檔案得不到標注化管理，嚴重威脅著信息資料的安全性。檔案是隨著工作開展而產生的，數量會逐漸增多，如果不進行標注化管理，紙質檔案在存放期間管理任務加劇，很容易出現潮濕、蟲蛀等風險問題，這些原始資料一旦損壞很難再修復，會對未來的工作服務質量造成影響。標準化管理并不是工作理念，而是需要落實到實處的信息技術，借助計算機設備來實現高效管理。

2、檔案管理人員的素質比較低下檔案管理工作人員多數是從其他崗位中調動的，年紀較大在這一崗位中任務比較簡單，也正是受這種工作人員特征限制，檔案管理形式很難有所進步。管理人員長期在固定的工作模式下，并不能適應新的科學技術，對計算機辦公設備操作水平達不到標準，因此科學化管理很難落實。檔案管理崗位缺乏流動性，在員工中不能形成競爭意識，造成大部分員工只是完成規定的任務，并不注重在崗位中創新研究。新管理理念在落實期間，基層員工學習的熱情也達不到標準，久而久之產生了嚴重的安全隱患。人員問題與管理理念落實同等重要，是科學化技術落實需要解決的。

3、檔案管理方式落后，缺乏創新性紙質檔案在存放期間容易受外界因素影響，存放房間安全性不達標很容易會造成資料損壞。需要使用檔案時查找也存在困難，會浪費大量的工作時間，檔案頻繁的翻動紙張頁面會破損，影響內容閱讀查看。由于科學化管理并沒有全部落實，此類問題仍然存在。

4、檔案管理投入無法滿足現代化管理需要檔案管理工作開展期間，由于缺乏現代化理念落實，造成信息資料使用效率下降。計算機設備雖然在日常辦公中得到普及，但應用于檔案管理中仍然有大部分功能沒有被開發，僅僅是用來錄入檔案所在位置，便于查找搜索。電子檔案管理模式并沒有得到落實。單位對檔案工作體系建設的資金投入量低于需求標準，因此檔案基礎設施建設目標也難以實現，工作任務開展期間，基層人員只能利用現有條件向群眾提供服務，工作模式很難改變。

二、提高檔案管理科學化水平的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業檔案為例，檔案管理包含了企業內部的人事信息及人才儲備信息，還包括重要的會議及談話記錄，這些都對企業未來發展起著重要的作用，是企業從事各項管理工作的基礎。如通過決策者制定決策時所采取的方案資料等，可以了解企業的經營狀況，可明確企業未來發展方向；再如企業人事檔案，是企業用人、留人、提升人的依據；企業的財務信息可以為企業下一年度的發展作財務預算提供依據。思想決定行動，要提高檔案管理科學化水平，必須從檔案管理負責人開始，從思想上提高對檔案管理工作重要性的認識，通過不斷的學習，提高檔案管理科學化對檔案工作的重要性的認識。建立檔案管理服務意識，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項服務性的工作，要切實作好檔案管理服務的主動性與預見性，加強檔案管理人員對當前社會發展、經濟形式的認識，全面了解用戶需求，才能更有針對性地為用戶提供服務；落實檔案管理工作的安全意識，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務，結合自身特點，完善崗位工作職責，以部室主任為領導，各部門采取專人專管的形式，責任到人，確保檔案管理工作切實落實到位。

三、提高檔案管理科學化水平的路徑探討

1、重視檔案管理的規范化和標準化建設基層單位在開展工作期間，要重視檔案管理的重要性，總結傳統管理方式中存在的問題，通過完善管理制度來提升工作質量。科學化水平需要在技術與理念上做出創新，應用落實信息化技術，將紙質檔案制作成電子檔案，更方便管理，也可以根據使用需求在網絡環境中共享，提供檔案使用效率，同時也能夠節省大量的工作時間。標準化體系的建立，要在基層崗位中落實，建立完善的管理制度，加強監督管理確保檔案管理工作開展形式得到規范。

2、提高檔案管理人員的素質與能力基層工作人員技術水平如果得不到保障，科學化管理體系很難應用。可以通過教育培訓的方式來提升工作人員技能水平。培養計算機設備操作技能，針對檔案管理系統運行期間常見的風險隱患問題，要引導員工不斷的探討學習，這樣才能夠規避風險隱患。同時還要在崗位中形成競爭意識，這樣工作人員才能夠自覺的學習科學管理技術，提升個人工作能力。計算機技術應用過程中，要培養工作人員的安全操作知識避免對系統安全運行造成影響。隨著檔案產生，要及時的錄入到計算機設備中，這樣才能夠避免信息資料丟失的問題發生。即使應用了信息化管理技術，也需要對電子檔案進行備份處理，以免設備發生系統故障造成檔案丟失。

3、加強基礎建設，提高管理水平增大技術設施建設的資金投入量，如論是傳統的管理形式還是科學化標準管理，都需要安全的基礎設施作為保障。紙質檔案存放室內保持清潔通風，消防設施要達到使用標準。電子檔案基礎建設主要是針對系統來進行的，工作期間可能會發生的病毒隱患能夠得到治理。加強軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網站、信息共享平臺等軟件系統的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運用各項檔案管理載體，使用現代化技術手段，不斷完善電子檔案信息內容，采用現代檔案網絡化管理手段，使其更具科學化水平。加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構建，實現信息、資料統一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權限及移交明細，使所有文件都能夠有據可查。做好檔案的動態管理，特點是資料上發生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱、規范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發現并糾正管理中存在的問題，保障檔案。

4、強化管理意識，加大對檔案管理現代化的投入想要真正實現檔案管理現代化，必須將大量的資金以及先進設備投入進來。各級領導也必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動檔案管理現代化地進行。加大對檔案管理現代化資金、設備方面的投入，在進行檔案室設置的時候，必須做好通風、采光、安全以及防潮方面的措施，根據實際的需要還可以將電腦、監視設備、空調等設備運用進來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現資料丟失的情況。現代化的檔案管理與傳統的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創造出一定的經濟效益。

總之，在新的時期，做好檔案管理現代化建設是檔案管理發展的必然，我們在推動檔案管理現代化建設的時候，必須真正地認識到其中存在的問題，從思想、人員素質、管理基礎建設等方式，深入研究社會經濟發展水平與用戶的實際需求，采取切實有效的方式提高檔案管理的科學化水平，提高檔案管理的質量。

參考文獻：

[1]李鐵英,徐華妹.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經營管理者,2015(02).

[2]鄧丹.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究[J].經營管理者,2014(09).

作者：李軍 單位：黑龍江省職業介紹中心