人事檔案管理的重要性微探范文

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一、人事檔案審核工作在檔案管理中的重要作用

人事檔案是國家相關部門以及社會組織進行人事管理活動過程中產生的，而且是經過組織審查、認可的公民個人資料。它記錄并反映了個人的真實經歷、工作成績以及德才能力等，是包括文字、表格、圖像以及照片等多種形式的原始記錄。人事檔案的主要作用在于：考察并了解人才的重要根據，同時也是落實個人待遇、澄清個人問題的重要憑證，是人力資源管理過程中進行人才開發、使用以及人才計劃的重要手段。與此同時，人事檔案還關系到社會保險以及民生工作，是部分出國人員的有效憑證。同時還是進行科學研究，尤其是人文歷史研究的寶貴資料。總的來講，人事檔案具有“原始記錄”與“歷史證件”的特殊性質，其在人力資源開發與管理過程中發揮著至關重要的作用。因此，人事檔案的審核工作對保證檔案的真實性，提高人事管理水平有重要作用。首先，在事業單位開展人事檔案的審核工作，有利于檔案工作的保密與查閱。通過促進事業單位人事檔案管理工作的方式達到開發檔案信息源的目的，為事業單位的組織人事工作服務；其次，人事檔案的審核有利于檔案工作中對相關人員的保護。在完成人事檔案的整理工作之后，通過對應的保管與保護措施，能夠顯著提高檔案的完整性與安全性，有利于為人事檔案長期服務；再次，及時的開展人事檔案的審核工作有利于提高檔案信息的統計水平。尤其是在事業單位開展人事檔案的審核工作，其可以給檔案信息統計管理工作帶來極大的方便；其四，人事檔案的審核與整理工作有利于提高檔案審核人員的整體素質，對提高單位的檔案管理水平有重要作用。

二、加強人事檔案審核工作的相關策略

（一）提高意識，提高人事檔案審核投入

檔案管理部門應該高度重視檔案審核工作，在日常工作中定期的對檔案審核工作的開展情況進行檢查、督促與指導。同時，還應該在檔案審核工作方面進行經費與其他資源的投入。通過提高檔案審核工作信息化水平、提高檔案審核人員專業素質等，為檔案審核工作提供堅實的保障。

（二）認真鑒別，確保檔案材料的真實性

人事檔案是通過“原始記錄”的方式體現其價值的，只有保證“原始記錄”真實才能夠確保人事檔案的真實，這也是人事檔案存在的根本。其直接關系到人事檔案的利用價值、組織部門對個人的評價與培養、關系到人才自身的利益及政治前途。在人事檔案的審核過程中，要提高認識，通過認真鑒別的方式開展審核工作。基于“保持檔案真實性、嚴禁造假、不主張重新制作”的人事檔案審核基本原則，切實有效的開展人事檔案審核工作。在工作過程中，若發現存在缺失的材料，首先要盡量查找原件，當原件不能及時找到時，可以通過使用“性質與記載內容相同的替代類材料予以代替”。在整個操作過程中，不得隨意更改檔案材料中的內容。

（三）及時收集，確保人事檔案的實時性

對人事檔案進行完善、充實是整個人事檔案管理工作的一項常態性工作。在人事檔案的審核工作中，除了保證人事檔案的真實、客觀、完整之外，還需要及時的進行檔案搜集，通過“主動、及時、深入細致”的方式保證人事檔案的完整。由于人事檔案材料的形成設計多不同區域的多個單位，在審核、整理和搜集過程中不可能坐等其他單位和部門將材料送上來，而是需要進行主動收集。而及時則是指在收集人事檔案的過程中，要樹立起時間觀念，工作不能拖沓、材料不能積壓，要積極采取相關措施盡快將新形成、發現的人事檔案材料收集起來。深入細致則是要求在人事檔案的審核工作過程中要具有良好的工作態度與工作作風，通過深入到相關部門進行廣泛的調查和研究，積極疏通檔案材料來源渠道，把握材料收集工作的主動權，通過有的放矢的方式確保人事檔案完善、真實。

作者：張婷單位：中國石油大港油田公司天然氣公司工藝研究所