項目管理論文：項目投放與檔案監管的聯系范文

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作者：張海琳 申愛珍李小娟單位：中國北方通用動力集團

檔案規范執行問題較多

重點工程項目檔案資料的整理不夠規范，施工控制過程記錄(如測量文件、原始記錄)不齊全，原材料合格證、復合報告、材料(構件、配件）質量保證書資料不齊全。

監理單位對重點工程項目檔案的過程監理與工程報檢職責不明

各種隨工檢查記錄中缺少簽字，簽章手續不全，在工程報驗時，工程的相關資料不夠齊全、完整、準確。

總包單位責任落實不到位

總包單位管理措施不具體，責任不明晰，沒有認真履行對分包單位檔案的匯總、組織交付驗收等合同規定；沒有及時組織有資質的單位進行工程總平面圖、工程管線竣工圖的編制、歸檔。工程項目檔案存在的問題如得不到有效解決與整治，重點工程項目檔案記錄的內容就難以反映工程的真實情況，勢必會影響到工程的建設，乃至今后的投入使用、維護管理和改擴建。因此必須加強工程項目檔案的管理與規范操作，重點做好工程項目檔案歸檔工作，保證工程項目檔案的質量。

加強工程項目監控，保證工程項目檔案質量

(一)健全規范標準來監控

近年來，國家檔案與建設行政管理部門相繼制定了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重點建設項目檔案驗收辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等有關工程項目檔案管理的規范性文件和一般性質量標準，使工程項目檔案工作有章可循。具體到每個工程項目，應當結合實際，根據工程項目文件形成、積累與歸檔各個環節的具體情況，針對不同部門分別提出具體標準與要求。不僅要明確歸檔范圍和要求，還要規范工程項目檔案材料形成的種類和質量。如果僅僅滿足于歸檔范圍，而未對形成過程作出約束，歸檔就會成為無源之水，無本之木，工程項目檔案的齊全完整就成為一句空話。

由于時間緊急或場景特殊，工程建設者往往會忽略以下材料的收集和歸檔：

1.地基開挖后的情況記錄。驗基要對該工程地質情況作出簡要描述，按規定該簽章的個人和單位要完善手續。

2.工程隱蔽記錄。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩蓋的重要部位應做好隱蔽記錄。

3.質量問題處理記錄。工程監理單位對工程活動中發生的質量問題及其處理措施、實施過程、處理后的檢測結果和鑒證情況要做好詳細記錄。

4.主要建材、構配件試驗報告。主要建筑材料與構件、配件，必須經過質量檢驗及技術參數測定，有的是供應廠商提供的試驗報告，有的是承建單位委托科研機構進行檢測。送檢的建材、構配件一定要形成書面檢測報告，供應廠商的試驗報告也要收集齊全。

5.工程建設情況報告。單項工程和整個工程竣工后，應當撰寫一個專題總結或情況報告，將該項工程建設情況及其基本情況，尤其是一些檔案材料中沒有記載而十分重要的材料，在總結中應加以說明，以備查考。

為確保這些重要檔案材料的形成，必須通過工作標準、操作規程等做出強制性規定，并且在收集、整理檔案材料的過程中認真加以甄別，鑒定文件材料的真偽，使所有檔案材料能夠真實準確地反映建設活動。

(二)運用管理制度來監控

嚴密、科學的管理制度，是確保工程項目檔案質量的保證。建設單位在招標、投標以及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂合同時，要特別明確工程項目檔案管理的責任與義務。勘察、設計、施工、監理等單位要認真收集和整理本單位所形成的工程檔案，及時向建設單位移交。工程監理單位在對工程質量監理的同時，還應將工程檔案質量納入監理的范圍，要完成一項審理一項，使工程項目檔案質量得到全程控制。

(三)采取跟蹤管理來監控

跟蹤管理是國家對工程項目檔案管理的基本要求，其主要內涵是檔案工作要與工程建設開始同步，與工程建設同步，與工程竣工驗收同步。實行同步跟蹤管理，便于將工程項目檔案質量監控機制貫穿于工程建設的全過程。

工程檔案的同步跟蹤管理要抓住以下關鍵環節，并明確相應的質量要求：

1.文字材料登記。對進入現場指揮部的所有文字材料，要有專人登記管理，注明文字材料的名稱、編制單位、時間、來文單位、簽收人簽名等，發現來文不符合質量要求的要及時處置。

2.藍圖清點鑒定。藍圖需要逐套清點、鑒定，發現問題，如有缺圖、漏項或不清晰、份數不夠的，及時向設計部門索取，確保每套圖紙的完整、準確。

3.變更設計歸類。對設計修改、補充的變更通知單一定要按不同的專業逐份進行分類登記。可將設計變更依據性文件按其產生的來源分為三大類，即設計方編制的設計變更通知單，施工方申報經設計部門確認生效的業務聯系單、技術核定單以及建設方產生經各方確認的有效圖紙的會審、工程會議紀要等。這三大類文件一般經過設計方簽章后即視為生效文件，一定要保證手續完備有效。

4.設備開箱技術文件收集。檔案人員必須參加重要設備的開箱，詳細填寫好“設備開箱資料驗收記錄表”，作為竣工交付驗收檔案的憑證。若發現開箱資料不齊全、不配套，要及時反映，向廠家、商家索取，索賠技術文件。

5.聲像、光(磁)盤歸檔。由于形成這些載體的渠道較多，經手人員復雜，稍微疏忽就容易造成檔案散失。因此，檔案一經形成就要立即收集、鑒定，妥善保管。

6.竣工圖編制質量。目前，竣工圖的編制主要是以施工圖為基礎，通過將施工過程中的有效變更依據性文件在施工圖上予以充分、準確地反映和標記后形成的，保證了設計變更依據性文件在數量上的全面性與內容上的準確性，同時保證了竣工圖的編制質量。這些設計變更依據性文件既是施工變更的依據，也是編制竣工圖的依據。

實施工程項目檔案管理“三同步”，保證工程項目檔案質量

在工程項目檔案管理工作中，必須做到“三同步”，即制定工程項目檔案收集計劃與工程立項同步，工程檔案收集與工程設計、施工同步，工程檔案驗收與工程竣工驗收同步。

(一)制定工程項目檔案收集計劃與工程立項同步這是做好檔案收集工作，保證工程項目檔案完整、齊全的重要環節。工程檔案包括從工程立項到竣工驗收期間產生的檔案材料，貫穿于工程建設的始終，從另一個角度來看，它又分別產生于建設單位、設計單位和施工單位，而對大的項目來說，設計單位和施工單位往往還不止一個。因此，工程項目產生的檔案情況相當復雜，如果沒有一個詳細的計劃，要想最終保證檔案的完整齊全是不可能的。因此，作為一個工程項目的所有者，同時也是工程項目檔案收集工作的總責任人——建設單位，必須在工程立項時就制定一個詳細的收集計劃，包括該項工程可能產生哪些檔案，分別產生于哪些部門，如何收集，以及質量要求等；同時還應明確專職或兼職檔案人員的職責。

(二)工程項目檔案收集與工程設計、施工同步這一階段是工程建設的主要階段，工程項目檔案也主要產生于這一階段。檔案管理人員對于設計、施工過程中產生的工程項目檔案，應做到隨時收集，對較大的工程，還要對分階段收集來的檔案及時進行整理以防止散失遺漏；同時還要對有關部門進行監督，防止弄虛作假，從而保證檔案的完整準確，確保其質量。

(三)工程項目檔案驗收與工程竣工驗收同步以往，有關部門對這一環節最為重視，認為這是一個關鍵環節，把好這個關口，就能保證檔案的完整、齊全并確保其質量。但事實上這樣做其實是本末倒置，因為正如同工程質量在工程設計、施工階段就已經確定了，竣工驗收只是“驗收”而已一樣，工程項目檔案的質量，也是在產生的時候就已確定了，這時再抓，顯然是馬后炮。

當然，也不能否認對工程項目檔案進行驗收的重要性。對工程項目檔案進行驗收是將各階段、各部門產生的工程項目檔案進行匯總，并按照有關規定，盡快歸檔或報送有關部門，以防止散失在無關單位和個人手中，造成“人去檔空，不知所終”的結局。總之，工程項目檔案管理實行“三同步”有利于杜絕虛假檔案，有利于檔案行政管理部門職能的發揮，有利于工程項目檔案質量的提高，是確保工程項目檔案質量行之有效的方法。

加強固定資產投資項目檔案管理的措施

(一)強化責任意識，加強對工程項目檔案管理工作的組織領導建設單位要根據檔案法律、法規的要求，進一步強化責任意識，加強對檔案工作的領導，建立健全項目檔案工作領導責任制，將項目檔案管理納入部門職責和崗位責任制，與考核掛鉤。建立以檔案部門為核心，項目各參建部門共同配合的工程項目檔案工作管理體系，對工程項目檔案管理工作齊抓共管，確保工程項目檔案管理的質量。

(二)強化全程受控，加強對工程項目檔案工作的計劃管理將工程項目檔案管理列入工程項目實施網絡計劃中，實現立項階段就制定歸檔計劃，確定工程項目檔案直接負責人，實行節點和全程控制，保證工程項目檔案管理工作與各項工作緊密結合，從而促使工程項目檔案的收集、積累與工程項目實施進度同步進行，使工程項目檔案文件材料全程受控。

(三)強化合同管理，提高工程項目檔案管理的法律約束力將工程項目檔案管理的相關要求納入合同管理，在工程項目委托招標與設計、施工、監理等參建各方簽訂合同、協議時，設立專門條款，明確對工程項目文件的編制責任、份(套)數、質量、交付時間、違約罰則等內容的規定；也可將有關標準與規范的內容作為合同附件，實行檔案交付情況與結算掛鉤。

(四)完善工程項目檔案管理制度與業務操作規范完善工程項目文件管理程序和工程項目檔案管理制度，做到程序化、成體系、覆蓋全，職責要明確，要求要具體，控制和考核測試要有力度。根據工程項目具體特點，制定針對性、操作性強的歸檔范圍、歸檔要求和整理編目規范。在工程項目實施的全過程中，加強電子、聲像檔案管理，并按有關標準及時整理歸檔。

(五)加強工程項目檔案管理培訓與業務指導工作要加大對工程項目檔案管理的培訓工作，使工程項目管理人員了解檔案管理業務知識，檔案管理人員了解工程項目管理知識，根據工程項目建設程序掌握工程項目檔案管理規律，從而嚴格控制工程項目檔案的完整、準確與系統性，提高工程項目檔案管理水平。

要加強對施工、監理等參建單位的培訓、指導，明確竣工文件的編制規范、審核及歸檔流程、檔案整理標準等，提高工程項目檔案管理意識，保證歸檔項目文件的質量。