人事局檔案管理制度范文

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1范圍

本標準規定了xxxxxx人事檔案管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適應于xxxxxx人事檔案的管理工作。

2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

中共中央組織部關于印發《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標管理考評標準》的通知(組通字［］55號)。

關于轉發中共省委組織部《省-年干部人事檔案工作規劃》的通知(組廳

字［］36號)。

國電公司關于印發《國家電力公司干部檔案工作八項制度》的通知(人建［］48號)。

《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。

3管理職責

1主管勞動人事工作的局長對人事檔案工作負領導責任。

×人事檔案管理工作由局勞動人事部負責。

×人事檔案管理專職負責人事檔案管理工作。

4管理內容與要求

1基本任務

×1負責接收、征集、整理、立卷、編目和統計本局形成的人事檔案。

×負責對形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進行業務指導和檢查。

×負責人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對等管理工作。

×人事檔案材料的收集途徑和范圍

×1通過局黨委工作部、勞動人事部收集職工在吸收、聘任、調配、轉業退伍安置、

任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。

×2通過局黨代會、職代會、工會、共青團等代表會議的部門，收集代表、委員登記

表和個人政績材料。

×通過局勞動人事部收集職工受教育的學生(學員)登記表，考生登記表，學習成

績表，畢業生登記表、鑒定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結業成績表，學習鑒定

等材料。

×通過局勞動人事部收集專業技術資格評定、認定、確認審批材料和工人技師資

格審批材料。

×通過局黨委工作部收集在組織建設中形成的批準為正式中國共產黨黨員的志愿書

、申請書、自傳、登記表等材料。

×通過局黨委工作部收集在共青團建設中形成的入團志愿書、申請書、登記表等材

料。

×通過局長工作部、局工會、黨委工作部等部室收集表彰活動中形成的先進工作(

生產)者、勞動模范等的登記表、先進模范事跡、嘉獎通報等材料。

×通過局紀檢監察室、勞動人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級批

復、個人對處分決定的意見等材料。

×通過局審計稽查部收集形成對職工經濟工作中的評價、處理意見等材料。

×通過局安全生產部、生產科技部及本人、報刊雜志等途徑收集本局職工的發明、

科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄．

×通過局勞動人事部、工會收集職工更改姓名、民族、出生年月、國籍、入黨入團

時間、參加革命工作時間等有關材料：個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級

批復及職工離、退休審批材料等。

×通過局工會、安全保衛部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報道、非正常死亡的

調查報告等材料。

×人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規

定》執行。

3歸檔要求和時間

×1凡需要歸檔的人事材料，由各主管部室負責收齊，確認無誤后，填寫移交清冊一

式二份，經部室領導審簽后，交局人事檔案室歸檔。

×2凡需要歸檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據為已有，必須主動向局

人事檔案室移交。

×3各部室移交人事檔案時，必須詳細填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局

人事檔案室。

×人事檔案管理專職接收歸檔人事材料時，須按照歸檔登記表的項目，逐份逐頁地

進行核對，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門保存。

×歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實，文字清楚，對象

明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

×歸檔材料必須手續完備，經鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

×對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應銷毀的材料要詳細登記，經分管局領

導審查批準；對應轉出的材料要辦理轉遞登記手續。

×人事檔案材料的載體，應使用16開規格的辦公用紙，材料左邊應留出2-厘米的

裝訂邊。

×凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計算機打印、膠印、油

印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復

寫紙書寫。

×歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件

存檔。

×本局各部室在人事材料形成后的一個月內移交局人事檔案室，移交份數一般為

一份(省公司管理的局級領導需二份)。

4鑒別與轉遞

×1認真鑒別、判定人事檔案的真偽，做到不錯歸、錯銷。

×2從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現象發生。

×3按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學歷、政審、黨團、獎勵、處分

、待遇、其他等類)的內容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

×4以《干部檔案工作條例》及《企業職工檔案管理工作規定》為準繩，以審查結論

為依據，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關政策。

×剔出歸檔材料中的重份、內容重復、不能說明問題和沒有價值的材料，使歸檔材

料更精練。

×通過政審材料和處分材料的構成以及每份材料的內容，鑒別歸檔材料是否完整。

×檢查歸檔材料的審查、批準、簽署、蓋章、落款等手續，鑒別歸檔材料手續是

否完備。

×職工因工作調動需要轉遞人事檔案的，應在10天內辦理轉遞手續，避免因時間

拖久，產生“無頭檔案”。

×對轉出的人事檔案要認真地檢查核對，按有關要求整理合格，裝訂成冊，不得

扣留材料或分批轉出。

×人事檔案轉出后，須在檔案名冊注明何時轉向何處，以便備查。

×轉出的人事檔案要仔細填寫《人事檔案轉遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過機要交通或派專人轉遞，不準郵寄或交本人自帶。

×人事檔案的整理

×人事檔案的整理必須規范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規定》的方法和程序，對歸檔的干部、職工個人材料進行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使

之系統化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

×2整理后的案卷，須按計算機檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐

件、逐個字段地輸入微機。

×3案卷裝訂前，應拆除卷內每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料

。

×4案卷裝訂時，按“封面——目錄——卷內文件——封底”的順序分箱排架。

×5案卷裝訂后，一律使用標準檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項目的內容后

，按“姓氏筆畫——編號”的順序分箱排架。

×人事檔案的保管、保密

×1為確保人事檔案的絕對安全，須使用門窗較堅固的專用檔案庫房，配置專用鐵

質的檔案柜。

×人事檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°c～24°c之

間，濕度控制在×～×之間。

×3庫房內每個鐵質檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵

蝕。

×4依據檔案庫房通風去濕(降溫)原理，不定時地開啟庫房門窗，保持庫內空氣清新

，防止有害氣體對檔案的腐蝕。

×5檔案庫房的門窗必須密封無損，庫房門窗開啟后，須隨時注意關閉，防止老鼠入

庫危害庫存檔案。

×6嚴禁在庫房內吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設備，保證用電安全。

×每月定期對庫藏檔案進行清理檢查，若發現有破損或載體變質的檔案，要查明原因

并及時進行修補或復制。

×管理人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容。

×任何人不準攜帶檔案材料進入公共場所，個人不準私自保存他人的檔案材料。

×人事檔案庫房為我局機要重地，無關人員不得入內。

×檔案管理專職每天下班前須對庫房進行安全檢查，節假日須做好安全防范工作。

×人事檔案的提供利用

×1檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務。

×2凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應填寫查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

×3查閱人事檔案時要注意愛護，保持案卷的整潔，嚴禁對檔案涂改、圈劃、抽取、

撤換、污損等。

×4未經批準，不得擅自拍攝、復制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經有關領導同意后，方可辦理，復制的材料不得給無關人員觀看，用畢自行銷毀。

×5本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報告，經

本局分管領導批準后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時歸還。

×6借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴格保密，不準交給無關人員和職工本人翻閱

，用畢及時歸還。

×7本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

×檔案管理人員接待閱檔時，要先清點材料，后拿出，收回檔案時要清點，再歸檔

。

×每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者要及時催回；每年年底進行一次

檔案總核對工作，將不該管的檔案轉到有關單位，應管檔案及時索要。

5檢查與考核

本標準的檢查與考核按《xxxxxx工作質量綜合考核辦法》執行。

本標準的檢查與考核還應按xxxxxx有關規定執行。