集團銷售辦公自動化系統優化范文

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摘要：歸納總結了國家能源集團銷售集團辦公自動化系統的基本功能及運用情況，剖析了系統運用中存在的問題和不足，針對這些問題和不足，探討了優化集團辦公自動化系統的路徑。

關鍵詞：煤炭銷售；OA系統；業務流程；國家能源集團銷售集團

當前，我國已經步入高質量發展階段，經濟發展的動力、效率和質量都發生了變化。同時，隨著科學技術的快速發展，時代對創新的要求和呼聲也越來越高，企業要想在新形勢下保持原有的競爭力，立于不敗之地，就必須跟著外部形勢轉變發展模式和方式，依托科技創新，搭乘經濟發展順車，把握企業發展階段規律，堅持用一流勇氣做出一流業績［1］。具體到煤炭企業，面對能源發展的要求，必須降低成本、提高工作效率，走精細化管理之路。在日常的管理中越來越多的煤炭企業建立并在不斷完善自身的OA系統，跟隨時展步伐，OA系統也在不斷進行創新和改良，目前它基本上已經不再是單純的一項計算機技術，而演變成了一種管理理念和管理模式，是現代企業管理與企業信息化有機融合的產物。目前，OA系統的功能比較強大，發展較為成熟，系統更新快，已成為絕大多數企業應用的管理平臺。國家能源集團銷售集團（以下簡稱集團）作為一家大型的煤炭銷售企業，同樣也建立了適合企業自身發展需要的OA系統，并在多年的企業發展中發揮了重要作用。伴隨我國經濟步入新的發展階段和煤炭行業面臨的發展形勢，集團OA系統只有隨之進行優化和改進，才能在今后的市場競爭中爭取優勢。

1集團OA系統基本體系構成

1.1總體情況

為了節約成本、降低費用、提高效率，集團多年以來一直致力于優化提升企業辦公自動化系統，為企業規范內部管理、提高辦事效率奠定了扎實基礎。目前，集團運用的OA系統主要是指運行在公司各部門和各單位之間，包含文件收發、公文流轉、公共信息、個人郵箱、個人事務等業務內容的公司辦公自動化系統?！秶夷茉醇瘓F銷售集團有限公司辦公自動化系統運行管理辦法》是企業內部目前使用OA系統的指導手冊，其中對辦公自動化系統的基本功能、組織與職責、用戶管理、電子公文管理、上線運行管理、信息管理等進行了規范和說明。

1.2主要功能模塊

辦公自動化系統包括系統門戶頁面和日常辦公頁面。系統門戶頁面包括公司新聞、公司公告、資訊報道、業內新聞、市場信息、業務系統鏈接等具體名目；日常辦公頁面包括待辦事宜、公文管理、文件收發、會議通知、調運信息、資訊新聞、公共資料、個人郵件等具體項目。在日常工作中運用的基本功能有以下幾種：一是迅速處理除涉密之外的文件和資料，包括輸入、編輯、排版、修改、打印、儲存、發送、歸檔等；二是快速進行各種信息資料的閱覽、分類、檢索、分析，實現信息的全面共享；三是在網上下載資料、信息、傳遞文件，運用電子信箱、短信等手段進行網絡通信等處理，實現公文、檔案、信息宣傳、辦公等日常工作全程網絡化、無紙化。

1.3組織與職責

集團辦公室是辦公自動化系統的歸口管理部門，負責對OA系統的運行進行監管、協調，協助處理公文流轉過程中出現的問題，負責收集系統中的業務流程、版面設計、操作規程等方面的反饋意見，提出進一步改進的意見。集團市場信息技術研究所負責OA系統硬件、軟件的升級，以及應用系統的培訓管理，負責OA系統硬件、軟件環境的運維管理，負責OA系統日常的數據備份及數據恢復，負責OA系統的設置、用戶注冊及使用權限的分配和管理，為整個辦公自動化系統的正常運行提供技術保障。各部門和各單位文書負責培訓、指導本部門、本單位相關人員正確使用辦公自動化系統，協助維護和保障辦公自動化系統的正常運行。各部門、各單位負責其職能范圍內的欄目信息。

1.4其他管理規范

用戶管理規范：凡需使用OA系統的人員，應向本部門或本單位提出申請，并由本部門或本單位向集團市場信息技術研究所提出申請注冊，獲批準后方可進入和使用；每個OA系統用戶擁有唯一的用戶賬號和口令，為保證信息安全，用戶要定期更換密碼。用戶賬號和口令只限本人使用，他人不得盜用，否則由此造成的一切后果按有關規定處理；用戶如需修改或注銷，所在部門或單位應及時通知集團市場信息技術研究所修改（或注銷）其用戶賬號和權限。電子公文管理規范：辦公自動化發文系統產生的辦公文檔與加蓋公章后的紙質辦公文檔具有同等效力；各部門和各單位辦公室要指定專人（文秘人員）負責電子公文管理，并報辦公室備案，如有人員調整應及時告知；各部門、各單位對接收到的電子公文，不得以任何理由推諉、拖延，也不得做任何增刪、修改、偽造或變造電子公文；電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括緩急、公文版頭、公文編號、公文標題、簽發人、主送單位、正文、附件、成文日期、版記等；標有國家密級、公司密級的公文嚴禁在網上傳遞。上線運行管理規范：上線運行后，所有使用辦公自動化系統的用戶，要求每天登錄辦公系統察看“待辦事宜”和“個人郵箱”，及時處理待辦公文和郵件；擬稿人與文書可通過電話、短信形式對各環節處理人進行催辦、督辦；各單位辦公室必須設專人負責本單位網上辦公信息的收取、分發和上傳等業務。信息管理規范：各部門根據職能分工負責本部門欄目的信息。的信息經部門負責人審核無誤后，由指定的部門文書。

2集團OA系統運用中存在的不足

近年來，集團雖然一直堅持在企業內部推行辦公自動化系統的運用和完善，同時通過運用此系統也確實提升了企業內部管理水平，大大提高了工作效率。但是在系統應用方面還存在一些問題和不足，主要體現在以下幾個方面。一是OA系統各功能運用的范圍還不夠廣泛。盡管系統內各單位均已建立了辦公自動化系統，但系統內所有功能并未面向各級所屬單位開放，如印審批只面向銷售集團總部員工開放了權限，其他所屬單位仍在使用傳統的紙質審批方式。這導致集團在辦理一些實際業務時效率大打折扣，影響辦事效率，在一定程度上也影響了集團整個信息化水平的建設工作，難以形成各部門、各單位高效協同辦公的良好局面。二是部分領導和員工的觀念還比較落后。特別是一些老領導和老員工，對于這種全新的信息化工作方式不能很快適應，還停留在傳統的工作方式上，認為紙質化辦公模式更方便快捷。另外，一些老領導和老員工由于年齡和知識儲備等問題，在應用辦公自動化系統時也顯得很吃力，在一定程度上影響了集團整個辦公自動化系統的推廣和應用。三是集團內部橫向管理功能需要進一步完善。從目前集團已有的辦公自動化系統基本功能來看，雖然能夠滿足日常工作絕大部分的需要，但是通過實際工作的檢驗，需要對一些功能進行完善，比如個人事務中增加個人日歷、公文管理中完善呈批件管理和流程定制、行政辦公優化領導日程和信箱、公共信息增加電子期刊和規章制度、綜合業務管理增加接待管理等職能。通過完善基礎功能，規避之前的不足，進一步優化完善集團OA功能系統［2-3］。四是缺乏對員工行為進行約束的專項制度。由于在辦公自動化系統內開展的日常工作，與紙質文件及制度等具有同等法律效力，如果出現工作差錯或者重大事故，同樣要追究責任人相關責任。但是對于這個問題，領導和員工們的思想認識上還未達成高度的一致和統一，急需集團制定出臺相關的規定、辦法和制度等，對操作系統人員的工作行為進行規范與約束，將他們的工作行為限制在一定的框架內，同時也提高他們對辦公自動化系統的認識和重視。

3集團OA系統優化設計路徑

3.1OA系統建設總體目標

集團OA系統建設的總體目標是打造聯通企業內外的辦公信息平臺，充分利用互聯網技術實現銷售中心內部（包括各下屬單位）的辦公信息流轉和行政管理業務的協作，實現集團與各分子公司的對接和公文的網上流轉。

3.2OA系統功能優化路徑

鑒于目前集團OA系統存在的不足，建議對系統已有的功能進行優化，同時增加一些新功能，以方便企業處理日常工作，提高效率。具體來說應該從以下幾個方面入手。

3.2.1優化基礎管理功能模塊對于基礎管理應該細化原有的功能，應做到更加細致和詳細地反映領導和員工的工作狀態，為每位員工處理日常事務提供更加精細的工作保障，每項功能完善后應該具備的基本條件如下：（1）個人事務功能。個人事務功能主要是個人日歷，即用戶可以創建個人日程文檔，以日為基本單位，定制個人日程安排的周、月、年計劃，并提供計劃的查詢、維護。（2）公文管理功能。公文管理功能主要包括以下幾方面：一是發文管理。提供集團中針對各級組織內部和組織之間的公文流轉功能，實現從擬稿到紅頭文件下發的一個完整流程的控制，并支持公司與其下屬各級單位的公文交換，給集團公司或上級部門報送文件。發文過程中提供正文批注和修改留痕、流程跟蹤、意見電子簽名、正文電子印章等功能。二是收文管理。完成來自內部及外部公文的登記、批閱、辦理、歸檔以及查詢等全過程的電子化和網絡化管理，支持當前及歷史的紙質文件的掃描，支持多種附件格式，并實現文檔的密級控制。三是呈批件管理。為公司內部的員工提供處理日常事務的相應功能，如就有關的業務，向上級領導請示、匯報、審批等相關的工作。四是工作流定制。工作流平臺的核心部分是工作流引擎，工作流引擎是驅動流程流動的主要部件，負責解釋工作流流程定義，創建并初始化流程實例，控制流程流動的路徑，記錄流程運行狀態，掛起或喚醒流程，終止正在運行的流程，與其他引擎之間通信等工作。（3）行政辦公功能。行政辦公功能主要包括以下幾方面：一是領導日程。主要完成對中心領導一周內工作日程的制定、審核、等業務處理工作。二是領導信箱。用來接收員工的來信（合理化建議和個人意見），使上級領導及時了解和處理員工的反映和意見，以便加強領導和員工之間的交流。三是領導交辦。管理各類領導交辦工作的催辦、督辦。對交辦工作的布置、安排、指派、反饋等環節進行統一管理，并能設定對某項工作的定時自動催辦，催辦的信息將通過郵件及時通知辦理人。當辦理人完成指定工作后，可以通過反饋表將工作完成的情況反饋給督辦人，從而實現閉環的督查督辦管理。四是會議管理。實現各類會議網上審批、通知及會議室資源管理，包括會議室占用查詢、會議室申請、會議室審批及安排、會前通知參會人員。（4）公共信息共享功能。公共信息共享功能主要有兩方面：一是討論區。系統內的每位員工和領導可以就集團內的重大決策事項結果進行討論，發表個人看法，暢通民主管理通道，充分發揮企業民主管理職能和職工參與企業發展的權利。二是電子期刊。為了激勵領導和員工提高學習興趣，方便大家學習，提高廣大員工的業務素質和能力水平，集團在OA系統內專門為廣大職工提供電子期刊，并進行實時更新。（5）綜合業務管理職能。綜合業務管理職能主要有兩方面：一是接待管理。對于外來單位來企辦理相關事宜，如需要接待和召開會議等，承辦部門也可以通過OA系統進行申請和協調，對涉及的相關部門和單位可以列入流程之中，提高參與度。二是其他行政或者業務事項［4］。

3.2.2完善業務子系統功能模塊業務子系統應該細化完善2個內容，一是豐富和完善知識管理平臺。建立文檔管理系統，并實現簡單的知識管理功能。對所有的文檔進行集中存儲、分級管理，并提供分類、分部門、分時間段、按關鍵字進行查詢的功能，逐步摒棄目前存在的人工化、紙質化檔案管理模式，爭取早日實現檔案管理的電子化，提高檔案日常、調用、更新等管理職能。二是建立業務流程平臺，實現公司內部某些業務的網上審批功能，如合同的審批、呈批件的審批、裝車（船）確認單、銷售結算單的審批等，逐步轉變業務管理模式，將原來紙質化、人工化的處理模式逐漸取消，用電子化系統進行替代，減少工作失誤率，提高辦事效率，為具體業務的開展節約時間。

3.2.3完善集成系統功能模塊即時通信：采用IBM的產品Sametime功能，實現公司內員工之間的即時溝通，并通過和OA集成實現辦公系統中待辦事項、需要辦理的各項工作的即時消息提醒，確保工作有效性和高效性，不浪費審批和流轉時間。網絡傳真：以辦公網絡為基本介質，實現接收內外部的傳真件，也可以往其他單位的電子傳真系統或傳真機發送傳真件。這樣就可以大大減少通過電話及電腦進行傳真的頻率，操作方便、簡單，大大簡化了工作流程，工作效率大幅提升。綜上所述，集團OA系統經過完善和優化后的功能應該如表1所示。其中，協同管理屬于OA系統的基礎功能，應該在個人事務、公文管理、行政辦公、公共信息和綜合業務管理等方面進行優化。同時增加業務子系統和集成系統兩大新功能，提高處理業務的能力和效率，從而進一步提升集團OA系統的運行效率，助推集團邁向更高級的信息化管理水平，形成新的獨特市場競爭優勢。

參考文獻

［1］李志強.山西資源型經濟轉型發展報告（2018）：新時代高質量轉型發展［M］.北京：社會科學文獻出版社，2018：1-18.

［2］白樹深.寧煤銷售公司OA系統的設計與實現［D］.成都：電子科技大學，2013.

［3］喬平.淺談煤炭企業辦公自動化［J］.現代經濟信息，2017（18）：40-41.

［4］趙彥佳.煤炭企業辦公自動化系統的布置方式與功能［J］.科技與企業，2014（19）：5-6.

作者：馬翹楚 單位：國家能源集團銷售集團